Besprechung

Was ist eine Besprechung, welche Arten gibt es in Organisationen und welche Tipps sind nützlich?

Wissen kompakt: Eine Besprechung ist ein organisiertes Gespräch mit definierten Teilnehmern zu definierten Themen. Auch in deutschsprachigen Unternehmen ist inzwischen der Begriff Meeting gebräuchlich.

Besprechung – ein organisiertes Gespräch mit definierten Teilnehmern und Themen

In Organisationen finden täglich sehr viele Gespräche statt. Aber nicht jedes Gespräch ist eine Besprechung. Eine Besprechung ist ein organisierter Austausch zwischen festgelegten Teilnehmern zu einem definiertem Thema, wobei der Zweck von Informationsaustausch, über Entscheidungsvorbereitung bis Beschlussfassung variiert.

Der Unterschied zwischen einem Gespräch und einer Besprechung ist nicht wirklich trennscharf. Ein Treffen in der Kaffeeküche einer Firma wird meist nicht als Besprechung tituliert, könnte aber dennoch eine sein. Der Unterschied liegt vor allem in der Organisation des Austauschs: Planung und Strukturierung sind hier die beiden wesentlichen Aspekte. Der Ort des Austauschs ist sekundär. Eine Besprechung könnte also auch telefonisch – bspw. in einer Telefonkonferenz – oder online – bspw. per Videokonferenz – stattfinden.

Besprechung - ein organisiertes Gespräch mit definierten Teilnehmern und Themen

Interessanterweise ist eine Telefonkonferenz praktisch immer eine Besprechung, eine Videokonferenz – bspw. wenn Sie an einem Webinar oder einem Online-Barcamp teilnehmen – hingegen nicht. Da es inzwischen bei zahlreichen Online-Veranstaltungen auch Möglichkeiten für einzelne Teilnehmende gibt, sich über ein definiertes Thema in kleinerem Kreise auszutauschen – über sogenannte Breakout-Räume oder -Sessions – kann es auch dort zu Besprechungen kommen.

An sich wird der Begriff Besprechung in vielen deutschsprachigen Unternehmen immer seltener benutzt. Alternativ wird meist von Meetings – der englischen Übersetzung – und mancherorts von Sitzung oder Unterredung gesprochen. 

Die Elemente einer organisierten Besprechung

Planung und Strukturierung sind die primären Aspekte einer Besprechung. D.h. in den meisten Fällen wird es

  • eine formale Einladung geben. Je mehr Teilnehmer an dem Austausch teilnehmen, desto wichtiger wird eine formale Einladung mit Termin- und Ortsangabe, Dauer, Thema, Zweck, Ziel und Teilnehmerkreis.
  • Evtl. ergibt es Sinn, die Agenda bereits im Vorfeld der Besprechung im Teilnehmerkreis zu publizieren, spätestens jedoch zu Beginn des Treffens. Auch die explizite Nennung von Zweck, Ziel und Struktur des Austauschs ist sehr zu empfehlen.
  • Oftmals übernimmt die einladende Person auch die Rolle der Moderation. In vielen Fällen spricht auch nichts dagegen, ich manchen Situationen kann es aber besser sein, diese beiden Rollen bewusst zu trennen.
  • Zusätzlich – ggf. in Abhängigkeit von Erfahrungen und Unternehmenskultur – kann die Bestimmung eines Protokollanten nützlich sein. Auch die Verwendung eines Timekeepers, der auf die Einhaltung der Timebox achtet, erweist sich häufig als sinnvoll.
  • Je nach Zweck variiert die Durchführung einer Besprechung. Die Dokumentation der Erkenntnisse, Ergebnisse, vereinbarten Maßnahmen, nächster Schritte, nächster Treffen etc. ist aber immer nützlich.

Auch ad-hoc Besprechungen sind in vielen Organisationen nichts Ungewöhnliches. Im kleineren, eingespielten Teilnehmerkreis kann der Austausch auch auf Zuruf, ohne formale Einladung und ggf. auch ohne Protokollant erfolgen. Und das sogar in der Kaffeeküche.

Arten einer Besprechung

Es gibt eine ganze Reihe von Arten und Varianten von Besprechungen. Hier finden Sie eine kleine Auswahl mit weiterführenden Links:

  • Ein Jour fixe bezeichnet ein regelmäßig stattfindendes Treffen einer Gruppe von Personen zu einem fest vereinbarten Zeitpunkt, bei dem meist über gleichbleibende, wichtige Themen gesprochen wird.
  • Ein Kick-off-Meeting ist ein Treffen im Zuge eines Projekts zum Informationsaustausch und zur Motivation, das zum Projektstart mit allen Beteiligten stattfindet.
  • Ein Standup Meeting ist ein zeitlich begrenztes Treffen von Personen einer Organisation, das von allen Teilnehmern im Stehen abgehalten wird.
  • Ein Walk-and-Talk-Meeting ist eine Besprechung, die im Gehen außerhalb der üblichen Räumlichkeiten stattfindet. Es bietet Vorteile, benötigt aber eine individuelle Vorbereitung.
  • Ein Brown Bag Meeting ist ein informeller Austausch zwischen Kollegen und Geschäftspartnern, bei dem jeder Teilnehmer sein eigenes Essen – meist in braunen Papiertüten – mitbringt.
  • In agilen Projekten gibt es eine Reihe von sogenannten Scrum Meetings, die im Zuge der Entwicklung regelmäßig zwischen den Beteiligten stattfinden: Sprint Planning, Daily Scrum, Sprint Review und Sprint Retrospektive.

Darüber gelten auch auch

und auch die Treffen von Gremien wie

als Besprechungen.

Tipps für Besprechungen

Es gibt eine ganze Reihe von Tipps für Besprechungen (siehe dazu gerne unsere ergänzenden Information aus dem t2informatik Blog). Hier möchten wir Ihnen gerne einige Tipps für eine konkrete Herausforderung bei der Durchführung von Sitzungen anbieten: Was tun mit Kollegen, die zu spät kommen? Sollen Sie auf die Nachzügler warten oder pünktlich beginnen?

  • Sie könnten die n-1-Regel einsetzen, d.h. mit der Sitzung beginnen, sobald alle Teilnehmer (n) bis auf einen anwesend sind. Auf diese Art können Sie meist pünktlich beginnen, ohne auf notorische Zuspätkommende warten zu müssen.¹
  • Sie könnten pünktlich beginnen und im Check-in thematisieren, was jeden einzelnen Teilnehmer fast aufgehalten hätte, heute pünktlich zu kommen.
  • Bei notorischem Bummeln oder Fehlen hilft möglicherweise auch das gemeinsame oder individuelle Erinnern an Regeln und Absprachen. In manchen Organisationen wird dies auch als Code of Honor bezeichnet, was sicherlich das Commitment zur pünktlichen Teilnahme verstärkt.
  • Sie könnten auch zu spät kommende Teilnehmer auffordern, einen Witz zu erzählen. Das verzögert zwar zusätzlich die Durchführung des Meetings, hebt aber gleichzeitig die Stimmung und wirkt vermutlich oftmals besser als kleinere Geldstrafen oder die Aufforderung, für die nächste Sitzung einen Kuchen backen zu müssen.

Welche Tipps haben Sie? Melden Sie sich bei uns – gerne verlängern wir die Liste.

Impuls zum Diskutieren:

[1] Eine asynchrome Kommunikation bspw. in Form von E-Mails ist keine Besprechung. Das ist auf den ersten Blick logisch, denn bei Besprechungen geht es um „Sprechen“ bzw. das „Besprechen“ von Situationen. Demzufolge wäre ein Chat auch keine Form der Besprechung, oder?

[2] Ist ein Lean Coffee eine Besprechung?

Hinweise:

[1] Der Tipp stammt aus dem Buch Retrospektiven in der Praxis von Marc Löffler.

Auch in Kunst und Literatur gibt es Besprechungen. Als Rezensionen adressieren sie Auseinandersetzungen und Beurteilungen u.a. von künstlerischen oder dramaturgischen Aspekten.

Hier finden Sie einen nützlichen Online-Timer für Ihre Unterredungen.

Und hier finden Sie ergänzende Informationen aus dem t2informatik Blog:

t2informatik Blog: Quo vadis, Meeting-Kultur?

Quo vadis, Meeting-Kultur?

t2informatik Blog: Remote Retrospektive

Remote Retrospektive – Tipps aus vielen Jahren Praxis

t2informatik Blog: Kreativität im Meeting - Ein Methodenvergleich

Kreativität im Meeting – Ein Methodenvergleich