Jour fixe

Was ist ein Jour fixe, welche Regeln gelten und welche Tipps gibt es?

Ein sich wiederholendes Treffen zu einem fixierten Zeitpunkt

Kommunikation ist für Organisationen sehr wichtig. Ein Jour fixe bezeichnet ein regelmäßig stattfindendes Treffen einer Gruppe von Personen zu einem fest vereinbarten Zeitpunkt, bei dem meist über gleichbleibende, wichtige Themen gesprochen wird. Die Übersetzung von Jour fixe aus dem Französischen heißt „fester Tag“. An einem festen Tag – bspw. an jedem ersten Freitag im Monat oder jeden Tag um 7:30 Uhr – sind die teilnehmenden Personen miteinander zum Austausch verabredet. Ein Jour fixe ist also ein sich wiederholendes Treffen zu periodischen Zeitpunkten.

Regeln beim Jour fixe

Das Jour fixe wird auch als Regelkommunikation beschrieben. Dies ergibt Sinn, denn einerseits findet die Kommunikation sehr regelmäßig statt, und andererseits gibt es wie einige sehr leicht verständliche Regeln, die zum Gelingen beitragen:

  • Ein Jour fixe benötigt keine Einladung, denn der Kreis der Teilnehmer ist meist identisch. So trifft sich bspw. der Leitungsstab einer Organisation jeden Morgen zur Lagebesprechung oder das Entwicklungsteam täglich zum Daily Scrum.
  • Es gibt keinen Grund, einen nachfolgenden Termin mit potentiellen Teilnehmern abzustimmen, denn alle Termine stehen im Vorfeld fest. Es bedarf lediglich einer initialen Terminvereinbarung und alle Folgetermine stehen damit fest.
  • Ein Jour fixe benötigt keine separate Agenda. Während eine Agenda bei einem spezifisch geplanten und terminierten Meeting sehr wichtig ist und Orientierung bietet, ist dies bei einem Jour fixe selten nötig. Die besprochenen Themen sind ähnlich bzw. sogar identisch:
    Wie ist der Projektstatus?
    Welche Probleme gilt es zu lösen?
    Wie lauten die wirtschaftlichen Zahlen?

    Offene Punkte können natürlich ebenfalls besprochen werden.
  • Die Teilnahme am Jour fixe ist für den definierten Personenkreis obligatorisch. Ist ein Teilnehmer verhindert, sollte idealerweise ein Stellvertreter teilnehmen. Alternativ müssten die Erkenntnisse des Treffens separat kommuniziert werden.
  • Ob Gäste an dem Jour fixe teilnehmen dürfen oder nicht, gilt es innerhalb der Organisation festzulegen.
  • Das Jour fixe findet nicht nur zur selben Zeit, sondern auch am selben Ort statt.

 

Jour Fixe - ein sich wiederholendes Treffen zu einer fest vereinbarten Zeit

Tipps zur Durchführung eines Jour fixe

Zusätzlich zu den wenigen Regeln, die den kontinuierlichen Austausch untereinander fördern, sollten Organisationen separate Fragen und Regeln im Vorfeld klären:

  • Wie lange dauert das Treffen und wer sorgt für die Einhaltung der Timebox?
  • Wer moderiert das Treffen und gibt es einen Protokollanten?
  • Werden die Ergebnisse den Teilnehmern im Anschluss schriftlich zur Verfügung gestellt?
  • Wie werden besprochene Aufgaben nachverfolgt?
  • Ist die Verwendung von Handys und anderen Hilfsmitteln während des Treffens erlaubt? 

 

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Hinweise:

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