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Was ist ein Daily Scrum?

Wer nimmt daran teil, welche Fragen werden beantwortet und wie wird mit Impediments umgegangen?

Daily Scrum – Definition

Das Daily Scrum ist ein täglich stattfindendes Meeting, zu dem sich das Entwicklungsteam trifft, um sich gegenseitig über den Fortschritt, die anstehenden Tätigkeiten und mögliche Probleme auszutauschen. Da sich die Teilnehmer im Kreis zum Dialog hinstellen, wird es auch als Standup Meeting oder als daily stand-up  bezeichnet. Die Teilnahme an dem Meeting ist für das Entwicklungsteam verpflichtend, zusätzlich sollte der Scrum Master und könnte der Product Owner teilnehmen. Auch Vertreter aus anderen Bereiche wie bspw. Marketing, Vertrieb oder Dokumentation können an dem Meeting teilnehmen und sich so ein Bild vom Status quo der Entwicklung machen. Gäste haben allerdings kein Rederecht. Die Uhrzeit, die Dauer und der Ort des Daily Scrums sind fixiert und müssen daher nicht von Meeting zu Meeting neu vereinbart werden.

Die drei Fragen im Daily Scrum

Beim Daily Scrum soll jedes Teammitglied drei Fragen beantworten:

  • Was habe ich seit gestern getan?
  • Was mache ich bis morgen?
  • Was behindert mich bei meiner Arbeit?

Wichtig ist bei der Beantwortung der Fragen die individuelle Orientierung am Sprint Goal. Das Sprint-Ziel wird durch das Team gesetzt und das Daily Scrum dient dem Abgleich der Tätigkeiten in Richtung des vereinbarten Ziels. „In Bezug auf das Sprint Goal habe ich seit gestern …“ – wäre eine nützliche Satzstruktur, die den Fokus der Antwort auf die Erreichung des Ziels legt. So kann das Team gut erkennen, falls Anpassungen zur gemeinsamen Erreichung des gesteckten Ziels notwendig werden.

Was ist Scrum?
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Agiler Kontext

Das Daily Scrum ist ein wesentlicher Bestandteil im agilen Projektmanagement und dem agilen Projektmanagement.

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Fragen

Jedes Teammitglied beantwortet im Daily Scrum kurz und knapp drei Fragen zu seinen Tätigkeiten und orientiert sich dabei an dem gemeinsamen Sprint-Ziel.

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Teilnahme

Beim Daily ist die Teilnahme für das Entwicklungsteam verpflichtend. Der Scrum Master sollte, der Product Owner kann daran teilnehmen.

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Frequenz

Der Begriff "Daily Scrum" sagt es an sich schon: es ist ein Meeting, das jeden Arbeitstag stattfindet.

Daily Scrum als typisches Scrum Meeting

Scrum definiert verschiedene Meetings, die innerhalb eines Sprints einmal oder mehrmals durchgeführt werden. Dazu gehören das Daily Scrum, das Sprint Planning, das Sprint Review und die Retrospektive. Auch das Backlog Grooming bzw. Refinement wird regelmäßig durchgeführt. Alleine die Anzahl der Events bzw. Rituale lässt erkennen, dass die Auseinandersetzung mit der Entwicklung, das Arbeiten an gemeinsam vereinbarten Zielen und die Kommunikation unter den Beteiligten in Scrum sehr wichtig sind. Keine der verschiedenen Aktivitäten ist dabei wichtiger als eine andere, denn jede Aktivität verfolgt eigene Ziele und hat einen konkreten Sinn.

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Das Daily Scrum in der Praxis

Timeboxing im Daily Scrum

Kommunikation ist in Scrum sehr wichtig. Damit diese Kommunikation in geordneten Bahnen verläuft, gibt es verschiedene Events wie bspw. das Daily Scrum. Viele Events bedeuten viel Zeit und Aufwand – hier hilft das Konzept der Timebox. Der Scrum Guide empfiehlt das Daily Scrum auf 15 Minuten zu limitieren. Natürlich können Teams auch 20, 25 oder 30 Minuten vereinbaren, allerdings multipliziert sich eine Verlängerung mit der Anzahl der Teilnehmer. Entscheidet sich ein Team für 25 anstelle von 15 Minuten, bedeutet dies bei 8 Teilnehmern 400 Minuten Mehraufwand pro Woche alleine für die Abstimmung untereinander. In fast sieben Stunden lässt sich vermutlich die eine oder andere User Story realisieren.

Damit die vereinbarte Timebox eingehalten werden kann, ist es notwendig, sinnvoll miteinander zu kommunizieren. Es macht bspw. wenig Sinn, ein Problem vor der gesamten Gruppe zu erörtern, wenn es zwei Teammitglieder einfach unter 4 Augen lösen können.

Bei dem Arbeiten mit der Timebox sollte das Team auch darauf achten, pünktlich zu beginnen. In manchen Organisationen werden Sanktionen bei verspäteter Teilnahme vereinbart, die Meinungen über den Sinn darüber gehen aber auseinander.

Impediments im Stand up Meeting

Impediments sind Hindernisse jeglicher Art, die einzelne Teammitglieder oder das gesamte Team betreffen. Sie werden durch die Frage „Was behindert mich bei meiner Arbeit“ offenbart. Hier finden Sie eine Auswahl mit „typischen“ Impediments:

  • „Mein Scanner ist kaputt und ich benötige heute einen neuen.“
  • „Ich kann den Support bei unserem Lieferanten nicht erreichen, um …“
  • „Unser Lieferant kann nicht beginnen, solange wir den Auftrag nicht schicken.“
  • „Die Klimaanlage spinnt, wie soll ich bei der Hitze arbeiten?“
  • „Ich habe Probleme beim Debuggen von ABC.“
  • „Der Bereichsleiter kam rein und hat mir eine ganz wichtige Aufgabe gegeben.“
  • „Wir sind 8 Teammitglieder, haben aber nur 5 Lizenzen von X.“

Es ist die Aufgabe des Scrum Masters die Impediments zu dokumentieren und zu beseitigen. Diese Beseitigung und auch die Diskussion darüber erfolgt nicht im Daily Scrum, denn sonst wäre die vereinbarte Timebox nicht zu halten. Die Dokumentation erfolgt in einem Impediment Backlog. Idealerweise werden die Hindernisse so schnell wie möglich gelöst, da dies aber nicht immer gelingt, ist die Kommunikation vom Scrum Master in Richtung Team und gegebenenfalls dem Management sehr wichtig.

Taskboard im Daily Scrum

Ein zentrales Element beim Arbeiten mit Scrum ist die Visualisierung der Tasks in Form eines Taskboards. Die verschiedenen Tasks zur Umsetzung einer User Story wandern von To Do, über Work in Progress und To Verify zu Done. Gibt es Impediments in Bezug auf eine einzelne Aufgabe lässt sich dies leicht mit Punkten visualisieren. Durch die gemeinsame Darstellung der Aufgaben und des Fortschritts im Daily Scrum weiß jedes Teammitglied, was noch getan werden muss, um das gemeinsam vereinbarte Sprint Goal zu erreichen.  Die Transparenz und das Bewusstsein um den Status quo werden gesteigert. Zusätzlich zur permanenten Visualisierung der Aufgaben im Büro der Entwickler fördert das manuelle Verschieben der Tasks die Motivation der Mitarbeiter, die gesteckten Ziele zu erreichen. Beim Einsatz von elektronischen Taskboards ist der Effekt weniger stark vorhanden. Und auch das Aktualisieren des Burn-Down Charts hat nicht diesen Effekt.

Unterschiede zu einem Status Meeting

Es gibt einen wesentlichen Unterschied zwischen dem Daily Scrum und einem Status Meeting. Die Teammitglieder berichten von ihren offenen und erledigten Aufgaben; sie liefern somit Informationen über den Status der Entwicklung. Diese Informationen richten sich aber an andere Teammitglieder, nicht an Vorgesetzte, nicht an den Scrum Master oder den Product Owner. Es ist ein Austausch unter Gleichen, alle anderen Teilnehmer sind lediglich Zuhörer. Das Team hat sich ein gemeinsames Ziel gesetzt und dieses gilt es zu erreichen. Command-and-Control weicht der Selbstorganisation und der Verantwortung des Teams. Verantwortung wird im Standup nicht abgegeben und es wird nicht über andere geurteilt, sondern die neuen Erkenntnisse werden zur Anpassung des vereinbarten Plans genutzt. Aus diesem Grund wird das Daily auch als Collaborative Planning Session verstanden.

Frequenz beim Scrum Stand up

Das Daily Scrum findet wie der Name sehr eindeutig formuliert täglich statt. Je nach Branche und Erfahrung kann es Überlegungen geben, diese Frequenz zu verändern und dem Team mehr effektive Arbeitszeit einzuräumen, bspw. in dem das Stand up Meeting nur jeden 2. Tag durchgeführt wird. Bei einem Team mit 9 Mitgliedern wären das in der Woche mit 2 Tagen ohne Daily eine Ersparnis von 4,5 Stunden und in der Woche darauf sogar eine von 6,5 Stunden. Allerdings reduzieren sich damit auch die Kontaktpunkte des Teams von 100% auf 60% bzw. 40%. Und was passiert, wenn nicht kommunizierte Information dazu führen, dass ein Entwickler einen ganzen Arbeitstag unbemerkt in eine falsche Richtung entwickelt, nur weil eine Abstimmung mit den Kollegen gefehlt hat? Es gibt Informationen, die dürfen nicht erst mit einer 24-stündigen Verspätung kommuniziert werden. Die Frequenz anzupassen, kann also riskant sein.

Bestrafung beim Standup Meeting

Nicht alle Teilnehmer sind immer pünktlich zu Beginn des Standup Meetings anwesend. Die Meinungen gehen auseinander, wie in solchen Situationen agiert werden sollte. In manchen Organisationen gibt es das Instrument der Bestrafung. Schon kleinste Geldbeträge oder die Investition von Zeit – bspw. für das Backen eines Kuchens bei 3 Verspätungen – führen schnell dazu, Verhaltensweisen zu ändern. Grundsätzlich ist es allerdings wichtiger, die Hintergründe von Verspätungen zu verstehen. Ein Entwickler, der durch einen Manager aufgehalten wird, kann sich vielleicht nicht „freimachen“ und gehen. Der Scrum Master sollte daher versuchen, die Gründe für das Zuspätkommen zu erfahren und dann gemeinsam mit dem Team oder den betroffenen Teammitgliedern daran arbeiten. Dies führt in dem meisten Fällen zu nachhaltigen Verbesserungen und bekämpft nicht nur die Symptome wie eine Bestrafung.

 

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Herausforderungen für Unternehmen

Die konsequente Orientierung am Sprint-Ziel

Beim Daily Scrum geht es um die Planung des Tags durch das Entwicklungsteam. Es geht um erledigte und offene Aufgaben, es geht um Hindernisse und es geht um Zusammenarbeit. Idealerweise ist der Product Owner anwesend und in der Lage, Auskünfte zu geben. Der Scrum Owner sorgt für einen effektiven Ablauf und kümmert sich um die Beseitigung der Impediments. Durch den Austausch untereinander synchronisiert sich das Team und Redundanzen werden vermieden. Wichtig ist, dass das Daily Scrum nicht zu einer Pflichtveranstaltung im Rahmen von Scrum verkommt, weil es keinen ernsthaften Austausch zwischen den Teilnehmern gibt. Denken einzelne Mitarbeiter, dass sie in der Zeit des Meetings sinnvollere Dinge tun und bspw. einzelne User Storys umsetzen könnten, läuft das Daily Scrum alles andere als ideal. Hier ist der Scrum Master gefordert und hier hilft die Orientierung an den gemeinsamen Sprintzielen. Agile Softwareentwicklung heißt nicht, dass jeder einzelne Entwickler seine Aufgaben erledigt, es bedeutet, dass das gesamte Team in der Veranwortung steht. Dieser Verantwortung sollte sich jeder Entwickler bewusst sein und so das Daily Scrum als Basis für eine erfolgreiche Zusammenarbeit verstehen. Dabei hilft die konsequente Orientierung am Sprint-Ziel.

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