Daily Scrum

Drei Fragen im Daily Scrum

Der Scrum Guide 2020 erläutert, dass „die Entwickler beliebige Strukturen und Techniken für das Event wählen können, solange sich ihr Austausch auf den Fortschritt in Richtung Sprint-Ziel konzentriert und ein umsetzbarer Plan für den nächsten Arbeitstag erstellt wird“. Dies schaffe „Fokus und verbessere das Selbstmanagement“.

Beim Daily Scrum geht es um den Austausch untereinander, es ist eine Verständigung unter Gleichen. Die geteilten Informationen richten sich nicht an Vorgesetzte in der Linie, nicht an den Scrum Master, den Product Owner oder andere Zuhörer. Es geht um Synchronisation und nicht um Rechenschaft.

In der gelebten Praxis haben sich beim Daily Stand-up drei Fragen bewährt, die jeder Entwickler beantworten sollte:

• Was habe ich seit gestern getan, um dem Scrum Team zu helfen, dass Sprint-Ziel zu erreichen? Oder: Was habe ich seit gestern erreicht?
• Was mache ich bis morgen, um dem Scrum Team beim Erreichen des Sprint-Ziels zu unterstützen? Oder: Was möchte ich heute erreichen?
• Was behindert mich oder das Scrum Team daran, das Sprint-Ziel zu erreichen? Oder: Was steht mir im Weg?

Wichtig ist bei der Beantwortung der Fragen die individuelle Orientierung am Sprint-Ziel, das durch das Team festgelegt wurde und es gemeinsam zu erreichen gilt. „In Bezug auf das Sprint Goal habe ich seit gestern …“ – wäre eine nützliche Satzstruktur, die den Fokus der Antwort auf die Erreichung des Ziels legt. Command-and-Control weicht dem Selbstmanagement und der Verantwortung des Teams.

Zwei Aspekte sind im Austausch miteinander wesentlich:

• Verantwortung wird im Daily Scrum nicht abgegeben
• und es wird nicht über andere geurteilt.

Bei Bedarf werden notwendige Anpassungen gemeinsam verabredet, um das Erreichen des Sprint-Ziels zu gewährleisten. Aus diesem Grund wird das Daily auch als Collaborative Planning Session – also als gemeinsame Planung – verstanden.

Timeboxing im Daily Scrum

Kommunikation ist in Scrum sehr wichtig. Kommunikation beansprucht viel Zeit und bedeutet Aufwand; hier hilft das Konzept der Timebox. Der Scrum Guide empfiehlt das Daily Scrum auf 15 Minuten zu limitieren. Natürlich können Teams auch 20, 25 oder 30 Minuten vereinbaren, allerdings multipliziert sich eine Verlängerung mit der Anzahl der Teilnehmer. Entscheidet sich ein Team für 25 anstelle von 15 Minuten, bedeutet dies bei 8 Teilnehmern 400 Minuten Mehraufwand pro Woche alleine für die Abstimmung untereinander. In fast sieben Stunden lässt sich vermutlich die eine oder andere User Story realisieren.

Damit die vereinbarte Timebox eingehalten werden kann, ist es notwendig, sinnvoll miteinander zu kommunizieren. Es macht bspw. wenig Sinn, ein Problem vor der gesamten Gruppe zu erörtern, wenn es zwei Teammitglieder einfach unter 4 Augen lösen können. Andererseits macht es natürlich auch wenig Sinn, eine wichtige inhaltliche Diskussion, die das ganze Team betrifft, zu verschieben, nur um die Timebox einzuhalten.

Impediments im Daily Scrum

Was behindert mich oder das Entwicklungsteam daran, das Sprint-Ziel zu erreichen? Die Antwort auf die dritte Frage im Daily Scrum ist ein Impediment. Ein Impediment ist eine Störung. Sie behindert Teammitglieder bei der Ausübung ihrer Aufgaben, verzögert die individuelle oder gemeinsame Entwicklung, und gefährdet in der Konsequenz das Sprint-Ziel.

Beim Umgang mit Impediments ist der Scrum Master gefordert, entweder das Team zu ermutigen, das Hindernis ggf. selbst zu beseitigen, oder sich um die Beseitigung der Ursache zu kümmern. Idealerweise sollte der Scrum Master bspw. beim nächsten Daily Scrum über den Fortschritt der Impediment-Beseitigung berichten.

Die konsequente Orientierung am Sprint-Ziel im Meeting

Beim Daily Scrum geht es um die Planung des Tags durch das Entwicklungsteam. Es geht um erledigte und offene Aufgaben, Hindernisse bei der Arbeit, und die Synchronisation bzw. die Vermeidung von Redundanzen im Sprint. Idealerweise ist der Product Owner anwesend und in der Lage, Auskünfte zu geben. Bei Bedarf unterstützt der Scrum Master und sorgt für einen geregelten, effektiven Ablauf.

Wichtig ist, dass das Daily Scrum nicht zu einer Pflichtveranstaltung im Rahmen von Scrum verkommt, weil es keinen ernsthaften Austausch zwischen den Teilnehmern gibt. Denken einzelne Mitarbeiter, dass sie in der Zeit des Meetings sinnvollere Dinge tun und bspw. einzelne User Storys umsetzen könnten, läuft das Daily Scrum alles andere als ideal. Hier ist der Scrum Master gefordert und hier hilft die Orientierung an den gemeinsamen Sprint-Zielen. Agile Software-, Produkt oder Dienstleistungsentwicklung heißt nicht, dass jeder einzelne Entwickler seine Aufgaben erledigt, es bedeutet, dass das gesamte Team in der Verantwortung steht. Dieser Verantwortung sollte sich jeder Entwickler bewusst sein und so das Daily Scrum als Basis für eine erfolgreiche Zusammenarbeit verstehen. Dabei hilft die konsequente Orientierung am Sprint-Ziel.

Die Visualisierung der Arbeit im Daily Scrum

Ein zentrales Element beim Arbeiten mit Scrum ist die Visualisierung der Tasks in Form eines Taskboards. Die verschiedenen Tasks zur Umsetzung einer User Story wandern von To Do, über Work in Progress und To Verify zu Done. Gibt es Impediments in Bezug auf eine einzelne Aufgabe lässt sich dies leicht mit Punkten visualisieren.

Durch die gemeinsame Darstellung der Aufgaben und des Fortschritts im Daily Scrum weiß jedes Teammitglied, was noch getan werden muss, um das gemeinsam vereinbarte Sprint Goal zu erreichen. Die Transparenz und das Bewusstsein um den Status quo werden gesteigert.

Zusätzlich zur permanenten Visualisierung der Aufgaben im Büro der Entwickler fördert das manuelle Verschieben der Tasks die Motivation der Mitarbeiter, die gesteckten Ziele zu erreichen. Beim Einsatz von elektronischen Taskboards ist der Effekt weniger stark vorhanden. Und auch das Aktualisieren des Burn-Down Charts hat nicht diesen Effekt.

Tipps für das Daily Scrum

Nicht alle Teilnehmer sind immer pünktlich zu Beginn des Standup Meetings anwesend. Die Meinungen gehen auseinander, wie in solchen Situationen agiert werden sollte. In manchen Organisationen gibt es das Instrument der Bestrafung. Schon kleinste Geldbeträge oder die Investition von Zeit – bspw. für das Backen eines Kuchens bei 3 Verspätungen – führen schnell dazu, Verhaltensweisen zu ändern.

Grundsätzlich ist es allerdings wichtiger, die Hintergründe von Verspätungen zu verstehen. Ein Entwickler, der durch einen Manager aufgehalten wird, kann sich vielleicht nicht „freimachen“ und gehen. Der Scrum Master sollte daher versuchen, die Gründe für das Zuspätkommen zu erfahren und dann gemeinsam mit dem Team oder den betroffenen Teammitgliedern daran arbeiten. Dies führt in dem meisten Fällen zu nachhaltigen Verbesserungen und bekämpft nicht nur die Symptome wie eine Bestrafung.

Auch wenn es gegen die gemeinsame Vereinbarung verstößt, besprochene Inhalte für Personen, die zu spät erscheinen, zu wiederholen, so müssen Teams dennoch eine Lösung finden, wie etwaige Informationen „nachträglich“ kommuniziert werden können. Meist reicht es, wenn ein Teammitglied – nicht der Scrum Master oder der Product Owner – diese Aufgabe im Nachgang zum Daily Scrum übernimmt.

Das Daily Scrum findet wie der Name sehr eindeutig formuliert täglich statt. Je nach Branche und Erfahrung kann es Überlegungen geben, diese Frequenz zu verändern und dem Team mehr effektive Arbeitszeit einzuräumen, bspw. in dem das Standup Meeting nur jeden 2. Tag durchgeführt wird. Bei einem Team mit 9 Mitgliedern wären das in der Woche mit 2 Tagen ohne Daily Scrum eine Ersparnis von 4,5 Stunden und in der Woche darauf sogar eine von 6,5 Stunden. Allerdings reduzieren sich damit auch die Kontaktpunkte des Teams von 100% auf 60% bzw. 40%.

Und was passiert, wenn nicht kommunizierte Information dazu führen, dass ein Entwickler einen ganzen Arbeitstag unbemerkt in eine falsche Richtung entwickelt, nur weil eine Abstimmung mit den Kollegen gefehlt hat? Es gibt Informationen, die dürfen nicht erst mit einer 24-stündigen Verspätung kommuniziert werden. Die Frequenz anzupassen, kann also riskant sein.

Laut Scrum Guide ist das Daily Scrum nicht die einzige Möglichkeit für Entwickler, ihren Plan an die Realität anzupassen. Entwickler können sich mehrfach am Tag über Anpassungen austauschen und verbleibende Tätigkeiten diskutieren. Macht es aus Ihrer Sicht Sinn, bei jeder Anpassung den Product Owner oder den Scrum Master zu informieren oder reicht dafür der Austausch im Daily Scrum am folgenden Tag?

Hinweise:

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Generell gelten das Nacheinander-im-Kreis-Sprechen, die Nominierung des nächsten Redners, die Verwendung eines Rede-Tokens oder die Abarbeitung des Taskboards von rechts nach links als gute Techniken, um die Kommunikation beim täglichen Austausch zu fördern.

Hier finden Sie eine Daily Scrum Checkliste als kostenlosen Download.

Hier finden Sie einen interessante Betrachtung von Anti-Pattern im Zuge des täglichen Austauschs.

Hier finden Sie einen Podcast, der die Frage Muss ein Daily jeden Tag stattfinden? beantwortet.

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