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Lean Coffee

Ein Agenda-loses Treffen zum Austausch auf Augenhöhe

Häufig gelten Meetings als zeitaufwendig, unproduktiv und nicht zielführend. Mangelnde Zielsetzung, Teilnehmer mit unterschiedlichen Interessen, eine fehlende Agenda – eine Liste mit Kritikpunkten lässt sich leicht erstellen. Lean Coffee versucht nicht, diese Fehler zu beseitigen, sondern macht aus ihnen eine Tugend. Lean Coffee ist ein Format für ein Treffen, ohne vorher festgelegte Agenda, ohne Teilnahmeverpflichtung und ohne vorab definierte Zielsetzung. Es ist ein strukturiertes Format für unstrukturierte Treffen.

Wie funktioniert Lean Coffee?

  • Es wird eine Einladung veröffentlicht – bspw. am Schwarzen Brett, per Mail, im Intranet etc. – mit Ort, Datum, Uhrzeit, Dauer (meist zwischen 1 bis 2 Stunden) des Treffens sowie idealerweise einen Themenkomplex, so dass potentielle Teilnehmer beurteilen können, ob sie Interesse an einem Austausch haben.
  • Vor Beginn des Treffens wird ein Flipchart oder ein Whiteboard mit einer Tabelle, bestehend aus drei Spalten, vorbereitet: „zu diskutieren“, „in Diskussion“ und „diskutiert“. Alternativ können die Spalten auch bspw. „bereit“, „in Bearbeitung“ und „erledigt“ heißen.
  • Ein Teilnehmer der Gruppe übernimmt die Koordination bzw. Moderation während der Durchführung des Meetings.
  • Themen bzw. Fragen werden gesammelt. Jeder Teilnehmer notiert seine persönlichen Fragen auf Moderationskarten oder Post-its. Sämtliche Fragen werden untereinander und für alle Teilnehmer sichtbar in der Spalte „zu diskutieren“ angeordnet. Eine Begrenzung der Anzahl vor Fragen pro Teilnehmer gibt es nicht. Idealerweise erhält jeder Fragensteller die Gelegenheit, in aller Kürze die Hintergründe der Frage zu erläutern und so ein kleines bisschen Werbung für das jeweilige Thema zu machen.
  • Die Themen werden priorisiert. Dazu vergibt jeder Teilnehmer 2 (manchmal auch 3 oder 5) Punkte, wobei auch alle Punkte für ein einzelnes (und auch eigenes) Thema verwendet werden dürfen. 
  • Die Themen werden entsprechend nach der Anzahl der Punkte sortiert. Das Thema mit den meisten Punkten wird als erstes diskutiert.
  • Die Gruppe bestimmt eine Timebox, also die Dauer einer Diskussion pro Thema. Oftmals ist sie von der Anzahl der Themen abhängig. Da möglichst viele Themen besprochen werden sollen, werden häufig Zeitfenster von 5 oder 10 Minuten vereinbart.
  • Die Diskussion zum ersten Thema beginnt. Der Koordinator schiebt die erste Moderationskarte in die Spalte „in Diskussion“. Der Fragensteller erläutert den Hintergrund seines Themas und bei Bedarf ein gewünschtes Ergebnis. Die Diskussion beginnt.
  • Der Koordinator achtet auf die Einhaltung der Timebox. Ist die vereinbarte Zeit abgelaufen, fragt er die Teilnehmer, ob das Thema weiter diskutiert werden soll oder ob es ausdiskutiert wurde. Die Abstimmung kann einfach per Handzeichen oder mittels „Daumen-hoch“ bzw. „Daumen-runter“ erfolgen.
    Im Vorfeld sollte geklärt werden, ob es einen Mehrheitsentscheid oder einen Veto-Entscheid geben soll. Beim Veto-Entscheid reicht eine für das Ende der Diskussion votierende Stimme, um die Diskussion während des Treffens zu beenden. Kommt es zu einer Verlängerung beginnt je nach Vereinbarung ein neues Zeitfenster mit a) identischer Dauer oder b) verkürzter Dauer (bspw. die Hälfte der ursprünglichen Timebox).
    Auch nach einer möglichen zweiten Runde folgt eine Abfrage; sorgt das Votum für eine weitere Verlängerung, sollte das Thema in einem separaten Meeting erörtert werden. Damit weitere Themen im Rahmen des Treffens behandelt werden können, wandert die Moderationskarte in „diskutiert“ oder alternativ in eine separate Spalte „separates Meeting“.
  • Der Moderator schiebt die zweite Moderationskarte in die Spalte „in Diskussion“ und diese startet.

Lean Coffee - Wissen kompakt - t2informatik

Oftmals werden innerhalb eines Lean Coffees nicht alle Themen erörtert. Es obliegt jedem Teilnehmer nicht besprochene Themen beim nächsten Treffen nochmals zur Diskussion zu stellen.

Das erste öffentliche Lean Coffee wurde von Jeremy Lightsmith und Jim Bensen, zwei amerikanischen Agile Coaches, 2009 in Seattle, USA durchgeführt. Der Name geht auf die Prinzipien des Lean Thinking – mit individuellem Lernen, Eigenverantwortung und Wissensaustausch – bei einer wünschenswerten Coffee Shop Atmosphäre zurück.

Der große Vorteil von Lean Coffee liegt

  • in der Einfachheit des Formats,
  • im geringen organisatorischen Aufwand zur Vorbereitung und Durchführung,
  • in der Diskussion auf Augenhöhe und ohne Hierarchien,
  • in der Kürze des Formats,
  • und in der Regelmäßigkeit des Austauschs.

Wichtig für das Gelingen ist ein guter Moderator, die konsequente Visualisierung und die Einhaltung der vereinbarten Timebox. Je größer eine Gruppe wird, desto schwieriger wird die Anwendung des Formats; ein ähnliches Problem gibt es bei Walk-and-Talk-Meetings. Und vermutlich ist es aufgrund der Dauer auch keine gute Idee, dass Lean Coffee als Standup-Meeting zu organisieren.

“Das Fachwissen zu Softwarearchitekturen, die Expertise in der Softwareentwicklung und die sehr flexible Arbeitsweise waren ideal für uns.“

„Ich brauche Freiheit und Vertrauen. Und ich möchte Verantwortung übernehmen und dabei Spaß haben!“

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