Lean Coffee

Wie funktioniert Lean Coffee?

Auch wenn die Lean-Coffee-Methode an sich ein unstrukturiertes Format zum Austausch auf Augenhöhe ist, so gibt es einige Punkte, die zu einem erfolgreichen Miteinander beitragen:

• Es wird eine Einladung veröffentlicht – bspw. am Schwarzen Brett, per Mail, im Intranet etc. – mit Ort, Datum, Uhrzeit, Dauer (meist zwischen 1 bis 2 Stunden) des Treffens sowie idealerweise einen Themenkomplex, so dass potentielle Teilnehmer beurteilen können, ob sie Interesse an einem Austausch haben.
• Vor Beginn des Treffens wird ein Flipchart oder ein Whiteboard mit einer Tabelle, bestehend aus drei Spalten, vorbereitet: „zu diskutieren“, „in Diskussion“ und „diskutiert“. Alternativ können die Spalten auch bspw. „bereit“, „in Bearbeitung“ und „erledigt“ heißen.
• Ein Teilnehmer der Gruppe übernimmt die Koordination bzw. Moderation während der Durchführung des Meetings.
• Themen bzw. Fragen werden gesammelt. Jeder Teilnehmer notiert seine persönlichen Fragen auf Moderationskarten oder Post-its. Sämtliche Fragen werden untereinander und für alle Teilnehmer sichtbar in der Spalte „zu diskutieren“ angeordnet. Eine Begrenzung der Anzahl vor Fragen pro Teilnehmer gibt es nicht. Idealerweise erhält jeder Fragensteller die Gelegenheit, in aller Kürze die Hintergründe der Frage zu erläutern und so ein kleines bisschen Werbung für das jeweilige Thema zu machen.
• Die Themen werden priorisiert. Dazu vergibt jeder Teilnehmer 2 (manchmal auch 3 oder 5) Punkte, wobei auch alle Punkte für ein einzelnes (und auch eigenes) Thema verwendet werden dürfen.
• Die Themen werden entsprechend nach der Anzahl der Punkte sortiert. Das Thema mit den meisten Punkten wird als erstes diskutiert.
• Die Gruppe bestimmt eine Timebox, also die Dauer einer Diskussion pro Thema. Oftmals ist sie von der Anzahl der Themen abhängig. Da möglichst viele Themen besprochen werden sollen, werden häufig Zeitfenster von 5 oder 10 Minuten vereinbart.
• Die Diskussion zum ersten Thema beginnt. Der Koordinator schiebt die erste Moderationskarte in die Spalte „in Diskussion“. Der Fragensteller erläutert den Hintergrund seines Themas und bei Bedarf ein gewünschtes Ergebnis. Die Diskussion beginnt.
• Der Koordinator achtet auf die Einhaltung der Timebox. Ist die vereinbarte Zeit abgelaufen, fragt er die Teilnehmer, ob das Thema weiter diskutiert werden soll oder ob es ausdiskutiert wurde. Die Abstimmung kann einfach per Handzeichen oder mittels „Daumen-hoch“ bzw. „Daumen-runter“ erfolgen.
  Im Vorfeld sollte geklärt werden, ob es einen Mehrheitsentscheid oder einen Veto-Entscheid geben soll. Beim Veto-Entscheid reicht eine für das Ende der Diskussion votierende Stimme, um die Diskussion während des Treffens zu beenden.
  Kommt es zu einer Verlängerung beginnt je nach Vereinbarung ein neues Zeitfenster mit a) identischer Dauer oder b) verkürzter Dauer (bspw. die Hälfte der ursprünglichen Timebox).
  Auch nach einer möglichen zweiten Runde folgt eine Abfrage; sorgt das Votum für eine weitere Verlängerung, sollte das Thema in einem separaten Meeting erörtert werden. Damit weitere Themen im Rahmen des Treffens behandelt werden können, wandert die Moderationskarte in „diskutiert“ oder alternativ in eine separate Spalte „separates Meeting“.
• Der Moderator schiebt die zweite Moderationskarte in die Spalte „in Diskussion“ und diese startet.

Oftmals werden innerhalb eines Lean Coffees nicht alle Themen erörtert. Es obliegt jedem Teilnehmer nicht besprochene Themen beim nächsten Treffen nochmals zur Diskussion zu stellen.

Welche Herausforderungen gibt es bei der Lean-Coffee-Methode?

Eine Herausforderung bei der Lean-Coffee-Methode besteht darin, dass sie eine sorgfältige Moderation erfordert, um effektiv zu sein. Der Moderator muss in der Lage sein, den Diskussionsfluss zu steuern und sicherzustellen, dass alle Teilnehmer die Möglichkeit erhalten, ihren Beitrag zu leisten.

Eine weitere Herausforderung besteht darin, dass die Methode Teilnehmer voraussetzt, die in der Lage sind, ihre Ideen und Gedanken effektiv zu ordnen und zu priorisieren. Das kann für manche Menschen schwierig sein, vor allem, wenn sie nicht an diese Art von Diskussionen gewöhnt sind.

Außerdem kann die Lean-Coffee-Methode für Personen, die mit agilen Methoden nicht vertraut sind oder sich beim agendalosen Austausch nicht wohl fühlen, eine Herausforderung darstellen. Es kann einige Zeit dauern, bis sich die Teilnehmer an das Format gewöhnt haben und sich wohl dabei fühlen, ihre Ideen einzubringen.

Insgesamt kann Lean Coffee ein wirksamer Ansatz sein, um Diskussionen zu erleichtern und Fortschritte bei wichtigen Themen zu erzielen, wobei eine sorgfältige Moderation und die Fähigkeit der Teilnehmer, ihre Gedanken effektiv zu priorisieren und zu organisieren, wichtige Erfolgsfaktoren darstellen.

Tipps zur Anwendung der Lean-Coffee-Methode

Hier sind einige Tipps für die Durchführung eines Lean Coffees:

• Ermutigen Sie alle Teilnehmer bereits im Vorfeld, mögliche Diskussionsthemen mitzubringen.
• Verwenden Sie ein einfaches Abstimmungssystem, z. B. eine Punktabstimmung, um die Themen zu priorisieren und die Reihenfolge festzulegen, in der sie diskutiert werden.
• Ermutigen Sie zur aktiven Teilnahme und stellen Sie sicher, dass jeder die gleiche Chance hat, seine Gedanken und Ideen einzubringen. Fördern Sie eine offene und ehrliche Kommunikation und vermeiden Sie persönliche Angriffe.
• Laden Sie aktiv zum Perspektivwechsel ein, um so Ansichten, Erfahrungen, Meinungen, Interpretationen anderer zu hören, zu verstehen und idealerweise auch für bessere Entscheidungen, die Identifikation nützlicher Ideen oder das Lösen von Problemen zu nutzen.
• Kombinieren Sie die Methode mit anderen Ansätzen wie bspw. 1-2-4-All oder Reverse Brainstorming.
• Machen Sie ausführliche Notizen und halten Sie alle Aktionspunkte fest, die sich aus den Diskussionen ergeben.

Grundsätzlich ist es sicherlich auch sinnvoll, das Format als solches immer wieder zu bewerten, um so festzustellen, was gut funktioniert und was verbessert werden kann.

Vorteile von Lean Coffee

Die großen Vorteile von Lean Coffee liegen

• in der Einfachheit des Formats,
• im geringen organisatorischen Aufwand zur Vorbereitung und Durchführung,
• in der Diskussion auf Augenhöhe und ohne Hierarchien,
• in der Kürze des Formats,
• und in der Regelmäßigkeit des Austauschs.

Wichtig für das Gelingen sind wie erwähnt ein guter Moderator, die konsequente Visualisierung und die Einhaltung der vereinbarten Timebox. Je größer eine Gruppe wird, desto schwieriger wird die Anwendung des Formats; ein ähnliches Problem gibt es bei Walk-and-Talk-Meetings. Und vermutlich ist es aufgrund der Dauer auch keine gute Idee, dass Lean Coffee als Standup-Meeting zu organisieren.

Lean Coffee Software

Es gibt einige Tools, die Unterstützung bei Lean-Coffee-Meetings bieten. Hier finden Sie eine kleine Liste ohne Anspruch auf Vollständigkeit und ohne Bewertung:

• Lean Coffee Table
• Miro
• Mural
• Retrium
• Agile Coffee
• Mystery Coffee
• Remote Meeting

Sicherlich lässt sich die Liste ergänzen, zumal es zahlreiche Produkte gibt, die in Organisationen von Treffen genutzt werden, originär aber einen anderen Vermarktungsschwerpunkt haben.

Das Format ist auch remote bzw. online möglich. Geht aus Ihrer Sicht die persönliche, individuelle Note dadurch verloren oder überwiegen die Vorteile, sich mit Menschen über Themen standortunabhängig austauschen zu können?

Hinweise:

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Hier finden Sie ein englisches Video, dass Lean Coffee in 5 Minuten erklärt.

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