Scrum Meeting

Was ist ein Scrum Meeting, warum ist die Durchführung wichtig und welche Meetings gibt es?

Wissen kompakt: Es gibt verschiedene Scrum Meetings, die regelmäßig stattfinden: Sprint Planning, Daily Scrum, Sprint Review, Retrospektive und ggf. das Scrum of Scrums.

Der kontinuierliche Austausch auf Augenhöhe in Scrum

In Scrum gibt es eine Reihe von Meetings, die im Zuge der Entwicklung regelmäßig zwischen den Beteiligten stattfinden. Sie gelten als wesentliche Bestandteile einer agilen Vorgehensweise bei der Entwicklung von Software, Produkten oder Dienstleistungen. Gerade weil Scrum die Zusammenarbeit mit einem entsprechenden Mindset postuliert, ist es wichtig, sich kontinuierlich auszutauschen.

Der Scrum Guide 2020 erwähnt den Begriff des Meetings genau zweimal:

  • „Events are used in Scrum to create regularity and to minimize the need for meetings not defined in Scrum. Optimally, all events are held at the same time and place to reduce complexity.“ Auf Deutsch: „Events werden in Scrum verwendet, um eine Regelmäßigkeit zu schaffen und den Bedarf an Meetings, die nicht Scrum definiert sind, zu minimieren. Optimalerweise werden alle Veranstaltungen zur gleichen Zeit und am gleichen Ort abgehalten, um die Komplexität zu reduzieren.“
  • „Daily Scrums improve communications, identify impediments, promote quick decision-making, and consequently eliminate the need for other meetings.“ Auf Deutsch: „Daily Scrums verbessern die Kommunikation, identifizieren Hindernisse, fördern eine schnelle Entscheidungsfindung und machen somit weitere Meetings überflüssig.“

Anstelle von Meetings spricht der Scrum Guide von Events. Events sind gedacht, „um den Bedarf an zusätzlichen Meetings, die nicht in Scrum definiert sind, zu minimieren“. Daraus ergibt sich zumindest indirekt: Events und Meetings sind Synonyme.

In der Praxis gibt es jedoch einen Unterschied zwischen Event und Meeting: den Sprint. Der Scrum Guide spricht von „einem Event mit einer festen Länge von einem Monat oder weniger, in dem alle Arbeiten, die zur Erreichung des Product Goals (Produkt-Ziels) notwendig sind, einschließlich Sprint Planning, Daily Scrums, Sprint Review und Sprint Retrospektive stattfinden. Sprints sind der Herzschlag von Scrum.“ Der Sprint ist damit ein Event und kein Meeting, die anderen Events sind auch Meetings.

Die Scrum Meetings im Überblick

Folgende Scrum Meetings aka Events gibt es neben dem Sprint:

  • Sprint Planning
  • Daily Scrum
  • Sprint Review
  • Sprint Retrospektive 

Das Sprint Planning dient der Klärung der Fragen „wer“ „was“ im aktuellen Sprint entwickelt und „wie“ die vereinbarten Backlog Items realisiert werden. Beim Sprint Planning nimmt das gesamte Scrum Team (Scrum Master, Product Owner und Entwickler) teil. Auch Stakeholder könnten zum Planungsmeeting eingeladen werden, sie sollten sich aber eher passiv verhalten. Unter anderem gilt es ein Sprint-Ziel und die Realisierung eines potenziell lieferbaren Inkrements zu vereinbaren.

Das Daily Scrum ist ein täglich stattfindendes Meeting, bei dem die Entwickler beliebige Strukturen und Techniken wählen können, solange sich ihr Austausch auf den Fortschritt in Richtung Sprint-Ziel konzentriert und ein umsetzbarer Plan für den nächsten Arbeitstag erstellt wird. Laut aktuellen Scrum Guide schafft dies „Fokus und verbessert das Selbstmanagement“.

In der Praxis haben sich drei Fragen bewährt:

  • Was habe ich seit gestern getan, um das Sprint-Ziel zu erreichen?
  • Was mache ich bis morgen, um das Sprint-Ziel zu erreichen?
  • Was behindert mich bei meiner Arbeit?

Die Teilnahme an dem Meeting ist für die Entwickler verpflichtend, zusätzlich sollte der Scrum Master und könnte der Product Owner teilnehmen. Es ist ein Austausch unter Gleichen, bei dem es nicht um Schuld, Verantwortung oder die Beurteilung der Arbeit von Kollegen geht, sondern bei Bedarf um die Verabredung notwendiger Anpassungen, um das Erreichen des Sprint-Ziels zu gewährleisten.

Das Sprint Review ist ein Treffen am Ende eines Sprints zur Beurteilung und Abnahme der erledigten Arbeit in Bezug auf das gesteckte Sprint-Ziel. Der Scrum Guide definiert: „The purpose of the Sprint Review is to inspect the outcome of the Sprint and determine future adaptations. The Scrum Team presents the results of their work to key stakeholders and progress toward the Product Goal is discussed“. Auf Deutsch: „Der Zweck der Sprint-Überprüfung besteht darin, das Ergebnis des Sprints zu prüfen und künftige Anpassungen festzulegen. Das Scrum-Team präsentiert den wichtigsten Stakeholdern die Ergebnisse seiner Arbeit und die Fortschritte in Richtung des Produktziels werden diskutiert“.

Idealerweise hat das Team jedes Sprint Backlog Item fertiggestellt, wichtiger ist aber die Erreichung des Sprint-Ziels, das im Sprint Planning gemeinsam vereinbart wurde. Präsentiert werden beim Review lediglich die Items, die entsprechend der Definition of Done auch tatsächlich fertiggestellt wurden.

Eine Sprint-Retrospektive ein regelmäßiges Event, zu dem sich das Scrum Team trifft, um den zurückliegenden Sprint zu beleuchten und die zukünftige Zusammenarbeit im Team zu verbessern. Der Scrum Guide definiert: „The Scrum Team inspects how the last Sprint went with regards to individuals, interactions, processes, tools, and their Definition of Done. The Scrum Team discusses what went well during the Sprint, what problems it encountered, and how those problems were (or were not) solved. The Scrum Team identifies the most helpful changes to improve its effectiveness“. Auf Deutsch: „Das Scrum Team untersucht, wie der letzte Sprint im Hinblick auf Individuen, Interaktionen, Prozesse, Werkzeuge und deren Definition von Done verlief. Es bespricht, was während des Sprints gut gelaufen ist, auf welche Probleme es gestoßen ist und wie diese Probleme gelöst wurden (oder auch nicht). Und es identifiziert die hilfreichsten Änderungen, um seine Effektivität zu verbessern“. Kurzum: Die Retrospektive ist ein Meeting, um die Zusammenarbeit im Detail und als Ganzes zu verbessern.

Ein besonderes Scrum Meeting ist das Scrum of ScrumsDer Scrum Guide erwähnt keinerlei Skalierung und damit weder Scrum of Scrums noch andere Vorgehensweisen oder Frameworks. Das Scrum of Scrums  ist für viele größere Unternehmen mit mehreren Scrum Teams relevant. Es ist ein Meeting von Vertretern einzelner Scrum Teams und dient dem Zweck, sich gegenseitig über den Status quo der einzelnen Teams, über anstehende Tätigkeiten und mögliche Hindernisse bei der Entwicklung auszutauschen.

Ziel des Scrum of Scrums ist es, die Arbeit der verschiedenen Scrum Teams zu synchronisieren und Entwicklungen von Teams zu identifizieren, die andere Teams bei der Umsetzung ihrer Anforderungen beeinflussen.

 

Scrum Meeting

Elemente für erfolgreiche Scrum Meetings

Es gibt eine Reihe von Elementen, die in der Praxis für die erfolgreiche Durchführung der Scrum Meetings wesentlich sind:

  • Die Timebox definiert den zeitlichen Rahmen eines jeden Meetings.
  • Die Frequenz, Start, Ort und Ablauf sind festgelegt und werden beibehalten.
  • Die Definition of Ready, das Product Goal, das Sprint Goal und die Definition of Done helfen bei der Arbeit mit Backlog Items.
  • Und die Vegas-Regel sorgt für den vertrauensvollen Umgang und Austausch mit- und untereinander.

Gerade diese Elemente sorgen dafür, dass die Scrum Meetings als solche meist positiv gesehen werden; im Gegensatz zu zahlreichen Meetings in klassischen Projekten bzw. Projektorganisationen, die oftmals eher als Zeitverschwendung erachtet werden.

 

Impuls zum Diskutieren:

Die Scrum Meetings sind kein Selbstzweck, sondern müssen mit dem Wertbeitrag gekoppelt werden.

Hinweise:

Auch das Backlog Refinement findet regelmäßig in Entwicklungen statt, die Scrum als Framework nutzen. Es gilt gemeinhin aber nicht als Scrum Meeting oder Event, sondern eher als kontinuierliche Aufgabe.

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