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Scrum Retrospektive

Scrum Retrospektive

Inhaltsverzeichnis: Definition – Ziele – Regeln – Phasen – Methoden – Fragen zum Starten – Timebox – Anforderungen an den Scrum Master – Tipps – Tools – Download – Hinweise

Wissen kompakt: Die Scrum Retrospektive ist ein Meeting von Entwicklern, Scrum Master und Product Owner am Ende eines Sprints mit dem Ziel, die Zusammenarbeit zu verbessern.

Scrum Retrospektive Definition

Eine Retrospektive ist ein Rückblick. Als Begriff in der Kunst beschreibt er die Auseinandersetzung mit Werken eines Künstlers und/oder einer Epoche. In Scrum ist eine Retrospektive ein regelmäßiges Event, zu dem sich das Scrum Team trifft, um die jüngere Vergangenheit – also den zurückliegenden Sprint – zu beleuchten und dadurch die zukünftige Zusammenarbeit im Team zu verbessern. Es ist ein Meeting, bei dem

Prozesse und Abläufe,
Werkzeuge,
Fähigkeiten,
Beziehungen,
die Zusammenarbeit im Team,
generelle und spezielle Herausforderungen sowie
Erfahrungen

reflektiert werden. Der Austausch miteinander bietet dabei Chancen sowohl für das Team als Ganzes als auch für jeden einzelnen Teilnehmer.

An der Sprint Retrospektive – so der offizielle Name aus dem Scrum Guide, da die Rückschau zum Ende eines Sprints erfolgt – nehmen die Entwickler und der Scrum Master teil. Über die Teilnahme des Product Owners gibt es unterschiedliche Auffassungen.

Der Scrum Guide definiert: “The purpose of the Sprint Retrospective is to plan ways to increase quality and effectiveness. The Scrum Team inspects how the last Sprint went with regards to individuals, interactions, processes, tools, and their Definition of Done.” Daraus ergibt sich die Möglichkeit der Teilnahme des Product Owners, denn er gehört neben den Entwicklern und dem Scrum Master zum Scrum Team. Alternativ kann es auch reine Team Retrospektiven (also ohne Scrum Master und Product Owner) oder Overall Retrospektiven mit einem Vertreter des Teams, dem Scrum Master, dem Product Owner und einem Manager aus der Linie geben.

Ziele der Scrum Retrospektive

Die Retrospektive als Treffen des Scrum Teams verfolgt verschiedene Ziele:

Die Verbesserung der Zusammenarbeit im Team und somit um die Verbesserung von Abläufen und Inhalten. Es geht auch um das Zusammenspiel zwischen einzelnen Entwicklern, um das Wirken des Scrum Masters und die Kommunikation mit dem Product Owner. Damit ist die Retrospektive wichtiger Teil eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP).
Die Festlegung von Maßnahmen, von Dos und Don’ts, basierend auf den gemeinsam gewonnen Erkenntnissen und Überprüfung der vereinbarten Maßnahmen der vergangenen Retrospektive.
Raum und Gelegenheit für offenes Feedback im Team, zur Vermeidung von Frust und Beseitigung von Missverständnissen.

Regeln der Sprint Retrospektive

Bei der Durchführung von Sprint Retrospektiven sind zwei einfache, aber wichtige Regeln zu beachten:

Vegas-Regel: “What happens in Vegas, stays in Vegas.” Alles was in der Retrospektive besprochen wird, bleibt den Teilnehmern der Retrospektive vorbehalten. Das Treffen zur Verbesserung der Zusammenarbeit im Team und der gemeinsamen Entwicklungsleistung basiert auf Vertrauen. Gerade beim Feedback untereinander ist dieses Vertrauen elementar.
Goldene Regel: Alle Teilnehmer behandeln sich mit Respekt und Wertschätzung. Es geht nicht um Schuldzuweisungen und Besserwisserei, es geht um das Team, in das sich jeder mit bestem Wissen und Fähigkeiten einbringt.

Phasen einer Retrospektive

Eine Retrospektive – gerne auch in Kurzform Retro genannt – läuft in der Regeln in fünf Phasen ab:

Ankommen
Informationen sammeln
Erkenntnisse entwickeln
Maßnahmen festlegen
Abschluss

Beim Ankommen geht es darum, für die Teilnehmer eine angenehme und passende Atmosphäre für den Austausch untereinander zu schaffen, bei dem auch kritische Aspekte der Zusammenarbeit thematisiert werden können. Wichtig ist dabei die Annahme, dass jeder im Sprint involvierte Mitarbeiter die bestmögliche Arbeit geleistet hat, die er leisten konnte. Gemeinsam wird zudem das Ziel der Retrospektive vereinbart und der Scrum Master beschreibt kurz die Methode, die er für den Austausch nutzen möchte.

Beim Sammeln von Informationen – bspw. anhand von definierten Fragen – geht es darum, die Dinge zu benennen, die im zurückliegenden Sprint gut oder weniger gut waren.

Bei der Entwicklung von Erkenntnissen sollen Einsichten gewonnen werden. Einsichten über Gründe und Probleme, Einsichten über Positives und Möglichkeiten. Es geht darum, nicht nur Maßnahmen für Symptome zu identifizieren, sondern tatsächliche Ursachen zu erkennen, um dafür Maßnahmen festzulegen.

Sind Probleme und Chancen identifiziert, werden gemeinsam Maßnahmen – konkrete und sinnvolle Schritte – für den nächsten Sprint vereinbart.

Zum Abschluss der Retro lassen die Teilnehmer den Austausch untereinander Revue passieren: Was lief gut, was könnte beim nächsten Mal besser laufen? Der Moderator nutzt das Feedback für die Vorbereitung der nächsten und beendet die aktuelle Retrospektive.

Methoden der Scrum Retrospektive

Es gibt verschiedene Methoden, um Retrospektiven erfolgreich zu gestalten:

Die Starfish Retrospektive hilft den Teilnehmern über verschiedene Grade der Zusammenarbeit nachzudenken und Aspekte entsprechend in einem Diagramm zu visualisieren: Start Doing (ab sofort nutzen), More of (mehr davon), Less of (weniger davon), Keep doing (weiterhin nutzen) und Stop Doing (nicht mehr nutzen).
Die 4L Retrospektive verfolgt einen ähnlichen Ansatz, jedoch nur mit 4 Kategorien: Loved, Learned, Lacked (was habe ich vermisst?) und Longed for (wonach habe ich mich gesehnt?).
Ähnliche 4-teilige Gliederungen bieten DAKI (Drop, Add, Keep, Improve) oder KALM (Keep, Add, Less, More) oder FLAP (Future Considerations, Lessons Learned, Accomplishments, Problem Areas).
Die 3S Retrospektive kennt 3 Kategorien: Start, Spice up, Stop.
Ähnliche 3-teilige Gliederungen sind Small Starfish oder Mad, Sad, Glad oder Plus, Minus, Interesting oder Anfangen, Aufhören, Weitermachen.
Die Anchors and Engine und die Start-Stop Retrospektive bieten 2-teilige Gliederungen und adressieren Aspekte, die das Team blockiert oder voran gebracht haben bzw. die fortan getan oder weggelassen werden sollen.
Bei der BYOSM Retrospektive beschäftigt sich das Team mit dem idealen Scrum Master, den sich das Team wünschen würde: Build Your Own Scrum Master. Dazu werden drei Fragen gestellt: Wie sieht unser perfekter Scrum Master aus? Was muss er über uns wissen? Wie können wir ihm helfen?
Der Wetterbericht bietet die Möglichkeit, Stimmungen auf einem Flipchart in den Kategorien Sonnenschein, Bewölkung, Regen und Gewitter zu dokumentieren.
Ähnlich funktionieren Steh zu Deiner Meinung, Line Dance, Happiness Histogramm und Der perfekte Sprint.
Beim Lean Coffee werden Themen gesammelt, gruppiert, bewertet und entsprechend der Bewertung in einer festen Zeitvorgabe diskutiert. Ist das Thema nicht abschließend besprochen, kann die Zeitvorgabe verlängert werden.
Die Amazon Retrospektive ist eine Form der Rückschau, bei der jeder Teilnehmende – ähnlich wie bei einer Produktbewertung auf Amazon – für den zurückliegenden Sprint Sterne vergibt und eine Rezension schreibt.
Die Timeline Retrospektive ist eine Form der Rückschau, bei der Ereignisse und Stimmungen von Teammitgliedern auf einer Zeitleiste visualisiert werden.
Beim Pessimieren wird zu Beginn eine negativ formulierte Frage gestellt (z.B. Was hätten wir getan, wenn wir das Sprintziel verfehlt hätten?), die Antworten auf die Fragen ins Gegenteil verkehrt, um anschließend die Fragen zu beantworten “Was hält uns davon ab?” und “Warum ist das so?”
Ähnlich funktioniert Das Schlimmste, was wir machen können.
Bei Wünsch Dir was geht es um die Beschäftigung mit der größten Herausforderung bei der Arbeit, dem Wunsch diese zu meistern und der Frage “Woran merkst Du, dass sich Dein Wunsch erfüllt hat?”.
Bei Verdeckter Boss nimmt das Team den Blickwinkel eines Vorgesetzten ein und überlegt sich, was der ändern würde, hätte er unerkannt den letzten Sprint beobachten können.
Die Karneval Retrospektive ist eine Rückschau, die Karneval als Motto nutzt, um die Zusammenarbeit im Team zu verbessern.

Es gibt noch viele weitere Methoden und Möglichkeiten, um die Eindrücke und Meinungen der Teammitglieder in Erfahrung zu bringen. Es obliegt dem Scrum Master, hier einerseits neue Methoden einzubringen, andererseits an bewährten Techniken festzuhalten. Eine Retrospektive darf trotz aller Ernsthaftigkeit auch Spaß machen.

Offene Fragen zum Starten einer Retrospektive

Neben den verschiedenen Methoden, die sich gut für den Meinungsaustausch im Team eignen, besteht auch die Möglichkeit, viele einzelne Fragen zu stellen, um Befindlichkeiten, Werte, Ziele, Vorgehensweisen etc. zu erkennen:

Was kannst Du von mir erwarten?
Was erwarte ich vom Team / von Dir?
Was wünsche ich mir vom Team / von Dir?
Was möchte ich ab sofort anders / besser tun?
Was schätze ich an Dir und an Deiner Arbeit?
Was wünsche ich Dir, dass Dir besser gelingt?
Worauf kann das Team / kannst Du Stolz sein?
Was waren positive / negative Momente im letzten Sprint?
Was war großartig für Dich / das Team im letzten Sprint?
Was hat Dich / das Team angetrieben / gebremst?
Was hast Du am letzten Sprint gehasst?
Wie findest Du das Zusammenspiel und die definierten Prozesse im Team und was würdest Du ändern?
Wie finden die anderen Teammitglieder die Zusammenarbeit und die Beziehungen untereinander?
Wo waren für Dich / das Team die Stolpersteine im letzten Sprint?
Was behindert Dich / das Team bei der Arbeit?
Was würdest Du gerne mal ausprobieren?
Was lief gut und müssen wir uns merken, damit wir es nicht vergessen?
Wie wird unser Team von außen wahrgenommen?
Was hast Du / hat das Team im letzten Sprint gelernt?
Welche Skills möchtest Du /sollte das Team verbessern?
Wie hast Du Dich / glaubst Du haben sich Deine Kollegen gefühlt?
Wo hättest Du mehr Hilfe benötigt / geben können?
Was hat Dich / das Team überrascht?
Was sollten wir im nächsten Sprint unbedingt verbessern?
Was wünschst Du Dir vom Scrum Master / Product Owner / Manager?
Wie findest Du denn Einsatz der Tools und was würdest Du verändern?
Was nimmst Du aus der Retrospektive mit?
Wie findest Du die Retrospektive im Sinne von Offenheit, Ehrlichkeit und Respekt?

Eine Retrospektive bietet viel Raum zur Beantwortung der unterschiedlichsten Fragen. Zwei Fragen sind zum Ende einer Retrospektive wichtig zu beantworten: 1. Wie nützlich war die Retrospektive für Dich (auf einer Skala von 1-5)? Und 2. Was kann der Moderator beim nächsten Mal besser machen?

Timebox der Retrospektive

Die Retrospektive ist ein sehr gutes Instrument, um die Leistung und Zusammenarbeit im Team kontinuierlich zu verbessern. Sie bietet die Möglichkeit, Unsicherheiten und Probleme anzusprechen und zu beseitigen. Der Scrum Guide empfiehlt bei Sprints mit einer Länge von 1 Monat eine Timebox von 3 Stunden, bei kürzeren Sprints ist das Event üblicherweise kürzer.

Rechnen Sie dies auf einen Sprint von 2 Wochen herunter, ergeben sich 1,5 Stunden, bei einer Sprintdauer von 1 Woche knapp 40 Minuten. Bei kurzen Sprints sollten sich Teams überlegen, von der Vorgabe, am Ende eines Sprints eine Retrospektive durchzuführen, abzuweichen. So könnten Teams bspw. vereinbaren, immer nach zwei einwöchigen Sprints die nächste Retrospektive mit einer Dauer von 1,5 Stunden durchzuführen.

Wichtig ist, dass die Teilnehmer die Durchführung der Retrospektiven im Verhältnis zum Aufwand als positiv einschätzen. Nur dann machen die Meetings Sinn. Und je eingespielter das Scrum Team ist, desto kürzer fallen meist die Treffen aus.

Anforderungen an den Scrum Master

Die Durchführung der Scrum Retrospektive lässt sich in 5 Phasen einteilen:

Intro mit Begrüßung, Klärung der Ziele, Rückblick auf das letzte Treffen.
Sammeln von Daten bspw. mit den oben beschriebenen Fragen.
Gewinnen von Einsichten, also die Klärung von “Wieso, Weshalb, Warum”.
Festlegen von Maßnahmen.
Retrospektive der Retrospektive mit der Frage, was beim nächsten Treffen wiederholt oder verändert werden sollte.

Für diesen Ablauf ist der Scrum Master verantwortlich. Meist ist er Moderator und evtl. auch Motivator. Er wählt die Methoden aus und sorgt für eine offene, vertrauensvolle und ehrliche Kommunikation. Wichtig ist zu wissen, dass der Scrum Master kein Vorgesetzter ist, er ist ein gleichberechtigter Teil des Teams und versucht daher ebenfalls seine Leistung und das Miteinander mit den Entwicklern zu optimieren. Sollte der Product Owner am Meeting teilnehmen, sorgt der Scrum Master dafür, dass dieser nicht mehr Redeanteile als andere erhält. Er benötigt also ein Standing im Team und gegenüber dem Product Owner.

Tipps für Retros

Es gibt eine Reihe von Tipps zur Durchführung von Retros:

Planen Sie genügend Zeit für die einzelnen Phasen der Retro ein. Hier kann es sinnvoll sein, für jede Phase eine Timebox zu definieren, wobei die Timebox für den gesamten Austausch in der Praxis sicherlich wichtiger ist als eine konkrete für eine einzelne Phase.
Schaffen Sie eine Atmosphäre für einen konstruktiven Austausch. Erwähnen Sie sowohl die Vegas-Regel als auch die Goldene Regel. Die Einhaltung dieser Regeln schafft einen Raum für die Selbstreflexion jedes einzelnen Teammitglieds. Das ist Basis für Verbesserungen in der Zusammenarbeit im Team.
Nutzen Sie bei Bedarf einen separaten Scrum Master als Moderator, so dass das gesamte Team – Product Owner, Scrum Master des Teams und die Entwickler) aktiv an der Verbesserung der Zusammenarbeit mitwirken können.
Nutzen Sie die Erkenntnisse aus der vorherigen Retrospektive – das Feedback zum Ablauf und insbesondere die Aspekte, für die Maßnahmen festgelegt wurden. Überprüfen Sie die Maßnahmen: Lassen wir X und Y weiterhin sein, hat Z die erhoffte Wirkung entfaltet?
Besprechen Sie, wie die Beseitigung von Impediments gelingt.
Gehen Sie Dingen auf den Grund, fragen Sie also bspw. mehr als einmal nach dem “Warum”.
Manche Teams machen gute Erfahrungen, wenn die Methoden zur Durchführung der Retro variieren. Probieren Sie aus, ob und wie gut ein Wechsel funktioniert.
Besprechen Sie, wann der richtige Zeitpunkt (bspw. morgens früh, nach der Mittagspause oder zwei Stunden vor Feierabend) für die Retro ist. Die Vorlieben variieren häufig von Team zu Team.

Und last but not least: Freuen Sie sich auf den Austausch, denn er legt die Basis für eine verbesserte Zusammenarbeit. Feedback ist ein Geschenk. Es ist eine Möglichkeit, sich gegenseitig zu unterstützen, Probleme anzusprechen und zu lösen. Es ist die Basis für eine kontinuierliche Verbesserung.

Tools für Retrospektiven

Im Zuge von Homeoffice und verteilter Arbeit taucht immer wieder die Frage nach „guten“ Tools auf. Doch was ist gut? Wird mehr benötigt als ein Whiteboard, auf das die Beteiligten gemeinsam zugreifen können? Welche Funktionen müssen die Tools bieten, welche Fähigkeiten setzen sie bei Anwendern voraus? Wo erfolgt ein mögliches Hosting? Was darf es kosten? Wie wichtig sind das Teilen von Dokumenten und Bildschirmen, Chats und deren Versionierung, die parallele Übertragung von Bild und Ton aller Teilnehmer, die Anzahl paralleler Boards etc.

Nachfolgend finden Sie eine Liste mit Tools, ohne Anspruch auf Vollständigkeit und mit individuellen Schwerpunkten: