Priorisierung

Wie funktioniert Priorisierung, welche Methoden und welche Tipps gibt es?

Priorisierung – Die Rangfolge von gleichartigen Elementen

Sie haben mehr Aufgaben, als Sie an einem Tag erledigen können. Sie haben mehr Anforderungen als Sie innerhalb einer Iteration realisieren können. Oder Sie haben verschiedene potentielle Projekte und benötigen eine Entscheidung, welches dieser Projekte Sie als erstes realisieren wollen. Es gibt sehr viele Situationen, in den Menschen und Organisationen Reihenfolgen definieren müssen. Den Vorgang zur Bewertung von gleichartigen Elementen nach bewusst gewählten Kriterien mit dem Ziel, eine Rangordnung der Elemente zu erreichen, nennt sich Priorisierung.

Praktisch alles, was Menschen und/oder Organisationen tun, lässt sich priorisieren. Zum Beispiel:

  • Aufgaben,
  • Arbeitspakete,
  • Arbeitsaufträge,
  • Anforderungen,
  • User Storys,
  • Änderungsanträge,
  • Risiken,
  • Impediments,
  • Use Cases,
  • Stakeholder,
  • Ziele oder
  • Projekte.

Die Kriterien, die zur Festlegung einer Rangfolge genutzt werden, lassen sich dabei frei – allerdings in Abhängigkeit vom jeweiligen Element – wählen. Bei Anforderungen kann es bspw. eine „Must have“-Kategorie geben; Anforderungen, die in einer solchen Kategorie eingeordnet werden, „müssen“ also erfüllt werden. Eine „Must have“-Kategorie gibt es bei Risiken aber nicht.

Priorisierung - der Vorgang zur Bewertung von gleichartigen Elementen

Methoden zur Priorisierung

Für die verschiedenen Elemente gibt es unterschiedliche Methoden der Priorisierung. Hier finden Sie eine Liste mit einigen Methoden und praktischen Hilfsmitteln:

  • Die Eisenhower Matrix ist eine Methode zur Priorisierung von Aufgaben und hilft bei der Unterscheidung von wichtigen und unwichtigen, von dringenden und nicht dringenden Aufgaben.
  • Eine Entscheidungsmatrix ist ein Hilfsmittel zur Auswahl der besten Alternative aus verschiedenen Optionen unter Berücksichtigung definierter Kriterien. Da in der Praxis der Entscheidungsfindung nicht immer alle Kriterien gleich wichtig sind, werden sie oftmals mit separaten Faktoren gewichtet.
  • Ein Entscheidungsbaum visualisiert einen mehrstufigen Entscheidungsprozess mit allen Entscheidungsoptionen. Der Sinn eines Entscheidungsbaums liegt darin, anhand von verschiedenen, visualisierten Antwortoptionen auf konkrete Fragen zu einer finalen Entscheidung zu gelangen. Theoretisch eignet er sich für alle Arten von Entscheidungen und Priorisierungen.
  • Die Pugh-Matrix ist eine Entscheidungshilfe zur Priorisierung konkurrierender Konzepte im Vergleich zu einem Basiskonzept. Sie basiert auf einem Set an definierten, gewichteten Kriterien, der Bewertung von Alternativen im Vergleich zu einer Basislösung, der Multiplikation der Bewertungen mit den jeweiligen Gewichtungen und der anschließenden Addition der gewichteten Bewertungen.
  • In einem Business Case werden mögliche finanzielle und strategische Auswirkungen einer Investition eines Unternehmens in ein Projekt oder in ein Vorhaben beurteilt. Die Beurteilung erfolgt als Vergleich verschiedener Handlungsoptionen auf Basis einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung.
  • Die Risikomatrix ist eine grafische Repräsentation einer festgestellten Risikolage. Die Positionierung der Risiken ermöglicht einen Vergleich der Risiken und ist Grundlage für die Definition und Priorisierung von Maßnahmen zur Minimierung der wesentlichen Risiken.
  • Die Netzplan-Technik visualisiert Vorgänge, die auf dem kritischen Pfad liegen und wesentlich für die Erreichung der Terminvorgaben bzw. Projektziele sind. Damit hilft sie Aktivitäten zu identifizieren und zu priorisieren, die zur Erreichung der Projektziele notwendig sind.
  • Die MoSCoW-Methode ist ein Verfahren zur Priorisierung von Anforderungen, Zielen oder Aktivitäten, das vier Kategorien (Must, Should, Could und Won’t) definiert.
  • Das Kano-Modell beschreibt den Zusammenhang zwischen Kundenzufriedenheit und der Erfüllung von Kundenanforderungen. Es zeigt, dass einzelne Produktmerkmale für die Kundenzufriedenheit unterschiedlich wichtig sind, so dass die Realisierung entsprechender Merkmale priorisiert werden sollte.
  • Die Stakeholderanalyse ermittelt die für ein Vorhaben, ein Projekt oder eine Entwicklung wichtigsten Stakeholder. Sie liefert die Basis für die Stakeholderkommunikation inklusive Priorisierung.
  • Die ABC-Analyse ist ein Analyseverfahren zur Gewichtung von Objekten nach ihrer Bedeutung. Sie lässt sich u.a. für die Priorisierung von Arbeitspaketen im Projektmanagement, im Vertrieb bei der Klassifizierung von Kunden und Absatzgebieten oder in der Materialwirtschaft bei Überlegungen zu Rationalisierungen nutzen.
  • Die XYZ-Analyse ist ein Verfahren in der Betriebswirtschaftslehre bzw. der Materialwirtschaft, bei der Artikel – also Waren, Güter, Dienstleistungen etc. – nach ihrer Umsatzregelmäßigkeit klassifiziert werden. Wichtig sind die Erkenntnisse der XYZ-Analyse für die rechtzeitige Produktion von Artikeln oder die Beschaffung von Waren.

Je mehr Bereiche Sie sich anschauen, desto mehr Methoden zur Priorisierung werden Sie finden. Im Portfoliomanagement werden bspw. die Projektabhängigkeitsanalyse oder die Nutzwertanalyse zur Priorisierung von Projekten und zur Entscheidungsfindung bei Investitionen genutzt. Die Ivy-Lee-Methode fordert die Priorisierung von maximal 6 Tagesaufgaben, wobei die Aufgabe mit der höhsten Priorität als erstes erledigt werden sollte. Das Eat that Frog-Prinzip propagiert die unangenehmste Aufgabe zur ersten Tagesausgabe zu machen. In der Produktionsplanung gibt es Heuristiken mit Prioritätsregeln zur Maschinenbelegung. Und Prozessorkerne in Computern kennen ein Prioritätsscheduling, um wichtigere Prozesse häufiger als weniger wichtige durchführen zu können.

Kurzum: Die Menge an Methoden, Techniken oder Hilfsmittel zur Bewertung, Gewichtung oder Wichtung ist fast grenzenlos.

Tipps für die Priorisierung

Das Ergebnis einer Bewertung bzw. Gewichtung ist eine Rangfolge von Elementen, aus der sich Prioritäten ablesen lassen. Der Begriff „Priorität“ leitet sich aus dem lateinischen Wort „prior“ – der Vordere – ab. In der Praxis von Gewichtungen gibt es immer wieder Situationen, in denen die Priorisierung nur scheinbar eine Rangfolge und damit eine Struktur für die Abarbeitung bringt. Bspw. werden Anforderungen häufig in drei Kategorien eingeteilt: sehr wichtig, wichtig, wünschenswert. Eine solche Einteilung führt oftmals zu einer langen Liste von Anforderungen in der vordersten Kategorie „sehr wichtig“ landen, denn jegliche andere Einordnung bedeutet für eine Anforderung, dass sie aufgrund der Menge von Anforderungen vermutlich nie realisiert wird. Aus einer solchen Situation lassen sich einige Tipps ableiten:

  • Arbeiten Sie mit absoluten Werten und nicht mit Einteilungen. Eine Anforderung mit der Priorität 984 ist wichtiger als eine mit der Priorität 983.
  • Wenn Sie mit Einteilungen arbeiten (müssen), sorgen sie für transparente Kriterien bei die Gewichtung. Lassen Sie falls möglich die Bewertung durch eine „neutrale“ Rolle wie bspw. den Product Owner oder den Product Manager vornehmen. Alternativ können Sie die Gewichtung auch im Team durchführen.
  • Nutzen Sie Mengenbegrenzungen wie bspw. bei der Ivy-Lee-Methode oder dem WIP-Limit aus Kanban. Und lernen sie bspw. aus Kennzahlen wie der Velocity.
  • Sofern Sie Priorisierungen vornehmen, die Einfluss auf Kunden, Kollegen, Mitarbeiter oder andere Projekte und Entwicklungen haben, kommunizieren Sie diese. Begründen Sie etwaige Entscheidungen.
  • Je nach Element kann es sich beim Prozess zur Bewertung um eine kontinuierliche Aufgabe handeln. Beim Backlog Refinement und Sprint Planning führt dies bspw. regelmäßig zu neuen Rangfolgen basierend auf neuen Erkenntnissen und Einschätzungen.

Es ist nicht überraschend, dass sich auch die Liste der Tipps leicht verlängern lässt.

Impuls zum Diskutieren:

Auch eine Not To Do Liste ist eine Methode zur Priorisierung.

Hinweise: 

Interessanterweise finden sich in verschiedenen Beiträgen und Artikeln zur Priorisierung Hinweise auf die ALPEN Methode, die SMART Methode oder sogar Walking Skeleton, wobei es sich zumindest originär nicht um Methoden der Priorisierung handelt. Auch die 80-20-Regel bzw. das Pareto-Prinzip erläutert „lediglich“,  dass eine kleine Anzahl von hohen Werten mehr zum Gesamtwert einer definierten Wertemenge beiträgt als eine hohe Anzahl von kleinen Werten. Erst in Kombination z. B. mit der ABC-Analyse kommt das Thema Priorisierung zum Tragen.

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