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Was ist ein Business Case?

Welche Fragen beantwortet ein Business Case, wie wird er erstellt und welche Vorteile bietet er?

Business Case – Definition

In einem Business Case werden mögliche finanzielle und strategische Auswirkungen einer Investition eines Unternehmens in ein Projekt oder in ein Vorhaben wie bspw. eine Produktentwicklung oder eine Marktexpansion dargestellt und beurteilt. Die Beurteilung erfolgt als Vergleich verschiedener Handlungsoptionen auf Basis einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung. In die Business Case Analyse fließen jedoch nicht nur monetäre Aspekte – wie z.B. die Möglichkeit Kosten zu reduzieren, Umsätze zu steigern oder Marktanteile zu erhöhen – ein, sondern auch nicht-monetäre Aspekte wie mögliche Risiken, ein erwarteter Nutzen oder die Umsetzbarkeit des Vorhabens.

Für „Business Case“ gibt es keine passende Übersetzung ins Deutsche. Ein Geschäftsfall bspw. ist ein Begriff der Buchhaltung und beschreibt eine Situation, in der Geld mit Bezug zum Unternehmensgegenstand als Einnahme oder Ausgabe verwendet wird. Synonyme wie Kosten-Nutzen-Analyse oder Investitionsrechnung treffen es nicht, denn sie sind eher ein Teil eines Business Cases. Auch Business Plan oder Business Model haben eine andere Bedeutung. Selbst der Begriff Geschäftsszenario, der sich mit der Entwicklung von Lösungen, der Definition von Wertschöpfungsketten, dem Umgang mit Risiken, Marktpotenzialen und Mitbewerbern beschäftigt, trifft es nicht genau. Business Case hat sich daher als Benennung durchgesetzt und wir nicht übersetzt.

Häufig dient ein Business Case als Grundlage zur Genehmigung oder Ablehnung eines Projekts, idealerweise sollte er aber nicht als einmalige sondern als fortlaufende Rechtfertigung eines Vorhabens verstanden werden. Ein Business Case ist immer eine Momentaufnahme. Er beurteilt eine Situation und verschiedene Handlungsoptionen zu einem bestimmten Zeitpunkt; doch Rahmenbedingungen können sich verändern und für Organisationen ist es wichtig, dies stets im Blick zu behalten, um entsprechend reagieren zu können. Dies kann zu einer Anpassung des Business Cases oder auch zum Abbruch des Vorhabens führen.

Business Case
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Die Bewertung

Ein Business Case bewertet den Nutzen und die Chancen eines Projektes im Verhältnis zu den Kosten und Risiken. Er dient damit als Grundlage zur Durchführung oder Ablehnung von Vorhaben bzw. Projekten.

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Die Kennzahlen

Durch die Verwendung von Kennzahlen, die sich aus der Quantifizierung der möglichen Vorteile und einer Investitionsberechnung ergeben, lassen sich verschiedene Optionen zur Durchführung miteinander vergleichen. Ein Business Case ist also keine Prosa-Beschreibung.

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Den Nutzen im Blick

Die Beurteilung eines Vorhabens erfolgt über die Zeit, d.h. nicht nur die Realisierungsdauer ist wichtig, sondern auch der Lebenszyklus der erstellten Lösung, denn nur dort lässt sich der erhoffte Nutzen realisieren.

Die Fragen zum Business Case

Einfach ausgedrückt beurteilt ein Business Case, ob sich ein Projekt, ein Vorhaben oder eine Unternehmung lohnt. Im Wesentlichen beantwortet er daher folgende Fragen:

  • Warum soll ein Vorhaben durchgeführt werden und was passiert, wenn nichts getan und der Status Quo beibehalten wird?
  • Was ist die beste Alternative zur Umsetzung des Vorhabens?
  • Welcher wirtschaftliche und/oder strategische Nutzen entsteht durch das Vorhaben?
  • Wie lange dauert das Vorhaben und in welchem Zeitraum wird ein wirtschaftlicher und/oder strategischer Nutzen realisiert?
  • Welche Risiken birgt das Vorhaben und welche Kosten lassen sich prognostizieren?
  • Welchen Beitrag leistet das Vorhaben zur Erreichung von strategischen Zielen?

Der Business Case in der Praxis

Der Sinn eines Business Cases

Sehr häufig fallen Entscheidungen in Unternehmen anhand von wirtschaftlichen Überlegungen. Der Business Case ist hierbei ein wichtiges Instrument, denn er beurteilt, welche Vorhaben anderen vorzuziehen sind und wer den internen Wettbewerb um Ressourcen, um Arbeitskräfte und Finanzmittel gewinnt. Er beurteilt auch, wie bei der Realisierung eines Vorhabens, bei der Umsetzung eines Projektantrags am besten vorgegangen werden sollten. Damit liegt der Sinn eines Business Cases sowohl in einer Betrachtung von Effektivität („die richtigen Dinge tun“) als auch von Effizienz („die Dinge richtig tun“). In der Praxis führt dies zu zwei möglichen Investitionssituationen, die ein Business Case adressiert: eine einzelne Investition oder ein Vergleich von Alternativen zwecks Priorisierung, von denen bspw. mehrere lukrativ sein können und dennoch nur das lukrativste umgesetzt wird.

Nicht rentable Business Cases

Wenn die prognostizierten Kosten den erwarteten Nutzen überschreitet, dann lohnt sich die Umsetzung eines Vorhabens nicht. Der Aufwand zur Erstellung des Business Cases war jedoch nicht umsonst, denn dadurch werden x-fach höhere Aufwände ohne sinnvollen Gegenwert vermieden. Selbst bei einer negativen Rentabilitätsbeurteilung können sich zwei grundsätzlich positive Optionen ergeben.

  • Bei einer Einstufung als „aussichtsreich“ könnte eine erneute Beurteilung nach der Durchführung einzelner anderen Vorhaben zu einer späteren Umsetzung führen.
  • Bei einer Einstufung als „strategisch“ könnte das Vorhaben dennoch umgesetzt werden, um so bspw. eine technologische Basis für weitere Projekte zu schaffen oder den Eintritt in neue Märkte zu ermöglichen.

Business Case Analyse

Ein Business Case entsteht im Zuge einer Analyse. An sich ist er damit lediglich das Ergebnis einer Recherche. Warum soll ein Vorhaben durchgeführt werden? Warum soll Vorhaben A eher durchgeführt werden als Vorhaben B? Wenn Vorhaben A umgesetzt wird, wie sollte dies geschehen? Welche Risiken bestehen bei der Umsetzung von Vorhaben A? Und was passiert eigentlich, wenn kein Vorhaben umgesetzt wird? Es sind solche Fragen, die im Rahmen der Business Case Analyse eine Antwort benötigen.

Ein Business Case kann auf verschiedenen Quellen basieren:

  • Fallstudien ähnlicher Projekte in der eigenen Organisation oder in der Branche
  • Umfragen, Studien oder Kundenmeinungen
  • Vorhandenen oder neu erstellten Risikobewertungen
  • Investitions-, Rendite- und/oder Finanzmittelberechnungen
  • frühere Business Cases vergleichbarer Vorhaben

Die Business Case Analyse liefert einen Vorschlag zur Durchführung eines Vorhabens. Ist eine initiale Durchführungsentscheidung gefallen, gilt es den Business Case zu definierten Zeitpunkten – gerne auch als Quality Gates bezeichnet – mit der Realität abzugleichen und gegebenenfalls anzupassen. Dies kann zu einer neuen Beurteilung oder gar zum Abbruch des Vorhabens führen.

Business Cases Vorteile

Das Arbeiten mit Business Cases bietet eine Reihe von Vorteilen:

  • die Entscheidungssicherheit wird erhöht, da mögliche Auswirkungen eines Vorhabens aufgezeigt werden.
  • der Entscheidungsspielraum wird vergrößert, da verschiedene Alternativen zur Realisierung beurteilt werden.
  • die Transparenz wird erhöht, denn alle monetären und nicht-monetären Fakten werden konsolidiert.
  • die Nachvollziehbarkeit wird garantiert, denn die Herleitung der Kennzahlen schafft Klarheit.
  • die Vergleichbarkeit wird sichergestellt, denn verschiedene Vorhaben oder Alternativen werden gegenübergestellt.
  • das Controlling wird während der Umsetzung der Vorhaben erleichtert, denn die getätigten Annahmen lassen sich gut mit der Realität abgleichen.
  • das Risikomanagement wird verbessert, denn mögliche Risiken und entsprechende Gegenmaßnahmen stehen frühzeitig im Fokus.
  • die Verbindlichkeit steigt, denn die Gründe, die zu einer Entscheidung führen, werden dokumentiert.

Business Case Kennzahlen

Projekte unterscheiden sich in Aufwand und Dauer, in Chancen und Risiken, in Nutzen und Auswirkungen. Ein Vergleich ist damit nicht immer leicht herzustellen. Erschwert wird ein Vergleich, wenn strategische Aspekte hinzukommen. So gibt es seit einigen Jahren unterschiedliche Marktteilnehmer, die sich nicht mehr im klassischen Sinne auf Umsätze und Gewinne ausrichten, sondern einen Fokus auf Bekanntheit, Reichweite und  Marktanteile legen. Erst mittel- oder langfristig sollen diese Aspekte zu Gewinnen führen. Dies hat auch Auswirkung bei der Beurteilung von Business Cases.

Kennzahlen bieten sich für den Vergleich von Vorhaben oder Alternativen an. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Kennzahlen zu erzeugen. Durch die Berechnung des internen Zinsfußes wird ein Vergleich von unterschiedlich umfangreichen Projekten ermöglicht. Die Kapitalwertmethode unterstützt den Vergleich von gleichartigen Projekten – also bspw. bei der Auswahl einer geeigneten Alternative zur Umsetzung eines Vorhabens – indem prognostizierte Zahlungsströme über den Zeitverlauf abzinst werden. Das Economic Value Added (EVA) – Verfahren beurteilt den Wertzuwachs, der für das Unternehmen idealerweise durch das Vorhaben entsteht. Die Risikobewertung kennt bspw. das GAMAP-Prinzip zum Vergleich von Risiken oder das ALARP-Prinzip zur Risikoreduktion. In der Praxis ist häufig auch die Kombination von verschiedenen Methoden zu beobachten.

Der Business Case Aufbau

Business Case Gliederung

Ein Business Case gliedert sich meist in folgende Kapitel:

  • Zusammenfassung: kurze Management-Übersicht
  • Gründe: Motivation für die Durchführung des Vorhabens
  • Optionen: Beschreibung der Möglichkeiten zur Durchführung des Vorhabens
  • Nutzen: Auflistung der Nutzenvorteile mit qualitativer und quantitativer Bewertung
  • Negative Effekte: Beschreibung möglicher negativer Effekte und Nachteile
  • Risiken: Beschreibung der größten Risiken mit entsprechenden Maßnahmen
  • Zeitrahmen: Realisierungszeit für das Vorhaben und auch für Return on Investment
  • Kosten: Kosten des Vorhabens während der Realisierung und nach der Inbetriebnahme
  • Investitionsrechnung: Informationen über das Return of Investment (ROI); Kosten-Nutzen-Analyse, Wirtschaftlichkeitsbetrachtung

Darüber hinaus empfiehlt sich auch die Beschreibung von Zweck und Geltungsbereich, die Verwendung eines Titels, die Nennung des Autors, sowie die Nutzung von Versionsnummern.

Business Case Vorlage

Bei der Definition eines Business Cases bietet es sich an, mit einer Vorlage zu arbeiten. So kann sich der Ersteller auf die Inhalte konzentrieren und muss sich weniger Gedanken um die Struktur und Gliederung machen. Manche Vorlagen sind kurz gehalten und nennen sich daher auch One Pager – das Ziel ist die kurze Beschreibung des Vorhabens mit seiner Wirtschaftlichkeit möglichst auf einer Seite. Dies kann bei einer relativen Betrachtung Sinn machen, also bei der Darstellung von Unterschieden einzelner Handlungsoptionen, z.B. bei Erweiterungen von vorhandenen Lösungen – der Kern der Lösung ist entsprechend bekannt und weniger wichtige Daten werden nicht erhoben.

Bei der absoluten Betrachtung empfiehlt sich aber eine Vorlage, die sämtliche Nutzenargumente, mögliche Risiken und Nebeneffekte, verschiedene Optionen und vor allem die Investitionsrechnung umfasst. Die Investitionsrechnung führt zu Kennzahlen und die Kennzahlen ermöglichen einen quantitativen Vergleich. Dies lässt sich nachvollziehbar nicht auf einer einzelnen Seite darstellen. Hier bietet sich also die Verwendung einer umfassenden Business Case Vorlage an. Ein entsprechendes Template mit Struktur und Erläuterungen finden Sie hier  »

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Herausforderungen für Unternehmen

Die fortlaufende Rechtfertigung

Die Erstellung eines Business Cases ist schwieriger als es vielleicht den Anschein macht. Die Schwierigkeit steigt mit der Komplexität des Projekts bzw. des Vorhabens. Meist reicht es nicht, eine einfache Vorlage auszufüllen, denn gerade bei der Berechnung der Wirtschaftlichkeit, bei der Betrachtung von Kosten und Nutzen und bei der Kalkulation von Finanzierungsmöglichkeiten sind methodische Kenntnisse zur Berechnung der Kennzahlen und eine Portion Erfahrung gefragt. In der Praxis hat es sich bewährt, Kosten in Einmalkosten und periodisch anfallende Kosten einzuteilen, wobei der Detaillierungsgrad in Abhängigkeit vom Umfang, der Dauer und der grundsätzlichen Bedeutung des Vorhabens gestaltet werden kann. Auch bei der Analyse der Nutzenvorteile empfiehlt sich eine entsprechende Gliederung. Selbst Risiken, denkbare Nebeneffekte und mögliche Maßnahmen sollten klassifiziert werden. Fällt eine Entscheidung nach der Analyse positiv aus, dann es sinnvoll, denn Business Case als Orientierung für das Projekt, das Vorhaben oder die Entwicklung zu nutzen. Die Projektmanagement-Methode PRINCE2 definiert bspw. die Verwendung von Quality Gates, d.h. sie legt fest, dass zu definierten Meilensteinen der Business Case auf seine Aktualität hin überprüft werden muss. Bei geänderten Rahmenbedingungen, bei neuen Erkenntnissen aus der Entwicklung oder neuen Anforderungen durch Stakeholder kann dies entweder die Anpassung des vereinbarten Business Cases oder sogar den Abbruch des Vorhabens zur Folge haben. Im Idealfall werden die Annahmen und die Ausrichtung des Business Cases bestätigt und das Projekt läuft wie geplant weiter.

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