Deadline

Wissen kompakt: Eine Deadline kennzeichnet einen Zeitpunkt, der nicht überschritten werden darf, und zu dem spätestens eine Tätigkeit, Leistung oder Lieferung erbracht sein muss.

Deadline – ein Zeitpunkt mit verknüpfter Bedingung

Für den englischen Begriff Deadline gibt es zahlreiche Übersetzungen bzw. Bedeutungen. Sie kennzeichnet

eine (Teilnahme- oder Galgen-)Frist,
einen Fertigstellungs- oder Fälligkeitstermin,
einen Abgabetermin oder Stichtag,
einen Anzeigen- oder Annahmeschluss,
einen letzten Ablieferungstermin.¹

Allgemein gesprochen: eine Deadline ist ein definierter Zeitpunkt, an dem eine Tätigkeit, Leistung oder Lieferung erbracht sein muss. Es handelt sich um

einen Zeitpunkt, an den eine Bedingung geknüpft wird,
ein sich schließendes Zeitfenster, in dem Aufgaben zu erledigen sind,
das Ende eines Zeitraums zur Durchführung bestimmter Handlungen.

Ursprünglich wurde der Begriff im Journalismus als Bezeichnung für den letztmöglichen Zeitpunkt genutzt, an dem Druckzeilen (die sogenannten Lines) in der Druckerei sein mussten, um die Zeitung für den nächsten Tag produzieren zu können. Wurde dieser Zeitpunkt verpasst, drohte im übertragenen Sinne der Tod (Dead), und somit ein Tag ohne Tageszeitung und ohne Chance auf Umsätze. Heute ist der Begriff in zahlreichen Bereichen wie bspw. im Projektmanagement, in der Produktentwicklung, im Marketing, Vertrieb oder Rechnungswesen und in vielen Produktions- oder Dienstleistungsbereichen etabliert und entsprechend auch eingedeutscht.

Der Sinn von Deadlines

Deadlines haben einen Sinn.

Sie helfen, Erwartungen inhaltlich und terminlich zu fixieren.
Sie unterstützen bei der gemeinsamen Arbeit in Richtung eines vereinbarten Ziels.
Sie stellen sicher, dass Handlungen nicht vergessen und Tätigkeiten abgeschlossen werden.

Auch wenn sie häufig herausfordernd und nicht immer einfach zu erreichen sind, sie bieten Orientierung und erzeugen Verbindlichkeit. Verbindlichkeit innerhalb einer Organisation und zwischen Unternehmen.

Die Konsequenzen bei einer verpassten Deadline

Die Konsequenzen bei einer verpassten Deadline können mannigfaltig sein:

Terminliche Verzögerungen in der Produktion oder bei Lieferungen sowie zusätzliche Arbeitsaufwände drohen. Wird ein vereinbarter Abgabetermin verpasst, führt dies praktisch automatisch zu Verschiebungen im Terminplan und ggf. zu Ressourcenengpässen. Gleichzeitig steigt der Aufwand zur Plananpassung, zur Koordination der beteiligten Parteien und zur möglichen Suche nach Alternativen. Wiederholen sich solche Szenarien unternehmensintern, werden häufig Kontrollmechanismen mit entsprechenden Reportings aufgebaut, Entscheidungsgremien definiert und regelmäßige Jour fixes vereinbart.
Indirekte und direkte finanzielle Folgen drohen. Werden Werbekampagnen vor sogenannten “compelling events” wie bspw. Ostern oder Weihnachten, vor Sportereignissen wie dem Amerikanischen Superbowl , den Olympischen Spielen oder den Fußball-Weltmeisterschaften nicht fertiggestellt, drohen Einnahme- und Umsatzverluste. Die Events lassen sich nicht verschieben und entsprechende Gelegenheiten gibt es oftmals erst in einem Jahr und manchen Fällen erst 4 Jahre später wieder. Bei einmaligen Events wie einer bemannten Marsmission oder der Verhüllung des Deutschen Reichstages gibt es genau eine Chance. Entsprechend vereinbarte Deadlines zu verpassen kann also extrem bitter sein. Gleiches gilt übrigens auch beim Verpassen von Teilnahmefristen, die dann z.B. zum Ausschluss von Bieterwettbewerben führen, oder bei Fälligkeitsterminen, die Vertragsstrafen auslösen.
Vertrauens- und Imageverlust droht. Werden Zusagen zwischen Vertragspartnern nicht eingehalten, leidet das Vertrauen in die Zusammenarbeit der beteiligten Parteien. Spricht sich dies in einer Branche rum, leidet das Image. Bei Wiederholung ist das Ende einer Zusammenarbeit oftmals unausweichlich.

Tipps im Umgang mit Deadlines

Eine Deadline ist kein x-beliebiger Termin auf einer Zeitachse. Es handelt sich um ein Termin, der besonderes Augenmerk erfordert. Glücklicherweise gibt es zahlreiche Hilfsmittel, die im Umgang damit nützlich sein können. Hier finden Sie eine kleine Auswahl:

Der Projektstrukturplan bzw. die Work Breakdown Structure hilft bei der hierarchischen Strukturierung der Projektarbeit, in dem ein Projekt in Teilprojekte, Teilaufgaben und Arbeitspakete gegliedert wird, denen Mitarbeiter, Aufwände, Liefergegenstände, Kosten und Termine zugeordnet werden. Die Struktur hilft idealerweise dabei, terminliche und logische Zusammenhänge zu identifizieren, um so vereinbarte Stichtage einhalten zu können. Die Visualisierung könnte bspw. per Gantt-Diagramm erfolgen.
Ein Netzplan stellt Vorgänge, deren Dauer und zeitliche Anordnung sowie logische Abhängigkeiten grafisch oder tabellarisch dar. Hier bietet sich vor allem die Rückwärtsrechnung an, bei der – auch ausgehend von einer vereinbarten Deadline – die spätestmöglichen Anfangs- und Endzeiten von Aktivitäten berechnet werden.
Die Arbeit mit Fertigstellungsgraden als Fortschrittsindikator, der für Arbeitspakete oder Projekte das prozentuale Verhältnis der erbrachten Leistung zur geplanten Gesamtleistung bestimmt.
Die Verwendung von Checklisten als Fragenkatalog mit einer Sammlung von Fragen zu einem definierten Thema oder als Prüfliste mit abzuhakenden Kriterien.
Das Change Control Board ist eine Gruppe innerhalb einer Organisation, die Änderungsanträge auf ihre Auswirkungen untersucht, genehmigt oder ablehnt. Änderungen sind zwar in vielen Organisationen an der Tagesordnung (bspw. weil Kunden ihre Meinungen ändern), dennoch sollten etwaige Auswirkungen genau betrachtet, beurteilt und kommuniziert werden. Inhaltlich könnte bspw. eine Impact Map helfen.

Natürlich kann es auch Sinn ergeben, entsprechende Puffer einzuplanen, und vorhandene Good Practices oder Lessons Learned aktiv zu nutzen. Falls dennoch eine Deadline verpasst wird, ist es sinnvoll, Ruhe zu bewahren, und den möglichen Schaden zu begrenzen. Eine klare und ehrliche Kommunikation mit betroffenen Parteien kann auch in einer solchen Situation Vertrauen schaffen. Idealerweise wird ein neuer, realistischer Zeitpunkt vereinbart und gemeinsam – in Form eines Reviews – aus der Situation gelernt und das Beste daraus gemacht.