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Projektstrukturplan

Die hierarchische Strukturierung der Projektarbeit

Ein Projektstrukturplan – im Englischen als work breakdown structure (WBS) bezeichnet – gliedert ein Projekt hierarchisch nach Phasen, Funktionen oder Objekten mit dem Fokus auf die Erzeugung erwarteter Ergebnisse. Der Project Management Body of Knowledge Guide (PMBOK) als anerkanntes Referenz- und Nachschlagewerk für Projektmanagement definiert den Projektstrukturplan als „eine an Liefergegenständen orientierte hierarchische Strukturierung der durch das Projektteam auszuführenden Arbeit, um die Projektziele zu erfüllen und die erforderlichen Liefergegenstände zu erstellen.“

Einfach ausgedrückt: ein Projektstrukturplan sagt, was in den Projekten getan werden soll. Dafür gliedert er Projekte in Teilprojekte, Teilaufgaben und Arbeitspakete, denen Mitarbeiter, Aufwände, erwartete Liefergegenstände, Kosten und Termine zugeordnet werden. Arbeitspakete beschreiben die unterste Ebene im Plan, evtl. Aktivitäten werden ihnen zugeordnet und tauchen damit im Projektstrukturplan – auch als PSP abgekürzt – nicht auf. Grundsätzlich bildet der PSP die Grundlage für die Termin- und Ablaufplanung, sowie die Ressourcen- und Kostenplanung. Auch Rückschlüsse für das Risikomanagement lassen sich ableiten. Aufgrund seiner Bedeutung für das Projekt wird er auch als „Plan der Pläne“ bezeichnet.

Projektstrukturplan

Es gibt drei Ansätze für die Gliederung eines Projektstrukturplans:

  • Die funktionsorientierte Gliederung nutzt Funktionsbereiche wie Vertrieb, Marketing, Entwicklung etc. als Strukturierungselemente und definiert Arbeitspakete als Tätigkeiten wie bspw. „Lastenheft erstellen“.
  • Die objektorientierte Gliederung stellt die Ergebnisse des Projekts – also Komponenten, Einzelteile oder auch Dokumente wie „Lastenheft“ in den Mittelpunkt der Planung.
  • Die phasenorientierte Gliederung nutzt Projektphasen wie Vorbereitung, Planung, Realisierung etc. zur Strukturierung.

In der Projektpraxis kommt es häufig zu Mischformen, wobei es Sinn ergibt, dieselbe Gliederung für Teilprojekte, Teilaufgaben und Arbeitspakete zu nutzen. So lassen sich Teilaufgaben bspw. objektorientiert und Arbeitspakete funktionsorientiert planen. Als Darstellungsform haben sich die Baumstruktur mit vielen Verzweigungen oder die Textstruktur mit einer Aufgabenliste bewährt, deren Einträge in Abhängigkeit ihrer Gliederungsebene eingerückt werden.

Das wichtigste Ziel eines Projektstrukturplans ist die vollständige Erfassung und Strukturierung aller relevanten Tätigkeiten eines Projekts. Dieses Ziel lässt sich durch einen Top-Down- oder einen Bottom-Up-Ansatz erreichen. Der Top-Down-Ansatz beschreibt einen deduktiven Weg vom Ganzen ins Detail, also ausgehend vom Projekt hin zur Gliederung mit Teilprojekten, Teilaufgaben und Arbeitspaketen. Der Bottom-Up-Ansatz ist ein induktiver Weg – von den Arbeitspaketen, zu den Teilaufgaben und den Teilprojekten – und eignet sich besonders, wenn sich das Projekt in seinem Umfang noch nicht genau bestimmen lässt. In der Projektpraxis werden oft beide Ansätze kombiniert und der Projektstrukturplan als Gantt-Diagramm dargestellt.

Folgende Vorteile bietet ein Projektstrukturplan:

  • Er ist leicht zu erstellen, leicht zu verstehen und bietet eine gute Übersicht über die geplanten Projekte.
  • Er unterstützt die Projektleitung bei der Planung der Projekte, insbesondere bei der Termin- und Ablaufplanung, sowie der Ressourcen- und Kostenplanung. Wird der Projektstrukturplan mit einer teamfähigen Softwarelösung erstellt, können auch die Projektbeteiligten unmittelbar davon profitieren, denn sie erhalten bspw. Informationen über die von ihnen zu bearbeiteten Arbeitspakete.
  • Er hilft bei der Identifikation benötigter Teilprojekte, Teilaufgaben oder Arbeitspakete durch den Vergleich mit anderen Projekten. Hier kann der Einsatz von Vorlagen bzw. Templates Sinn ergeben.

Bei agilen Vorhaben ist ein Projektstrukturplan eher unüblich.

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