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Arbeitspaket

Was ist ein Arbeitspaket und welche Eigenschaften kann es beinhalten?

Eine zu erbringende Leistung in einem Projekt

Ein Arbeitspaket definiert eine Leistung, die im Zuge eines Projekts zu einem definierten Termin und mit einem geplanten Aufwand erbracht werden soll. Der Begriff selbst deutet es bereits an: es ist ein Paket an Arbeit. Damit kann ein Arbeitspaket eine interne Struktur haben und in kleinere Arbeitsschritte gegliedert werden. Da es immer einen Verantwortlichen pro Arbeitspaket gibt (oder geben sollte), muss sich die Projektleitung nicht mit allen Arbeitsschritten auseinandersetzen, sondern kann sich auf größere Planungseinheiten wie eben bspw. Arbeitspakete oder Projektphasen konzentrieren.

Nach PRINCE2 ist ein Arbeitspaket lediglich eine Art Arbeitsauftrag, den der Projektleiter einem Teamleiter erteilt. Nach dem PMBOK Guide ist ein Arbeitspaket ein Element im Projektstukturplan, das mittels Arbeit (work) ein Arbeitsergebnis (deliverable) produziert, und das in Vorgänge aufgeteilt werden kann. Die Leistung kann dabei von einem einzelnen Mitarbeiter oder einem Team erbracht werden. Der Umfang eines Arbeitspakets ist nicht grundsätzlich festgelegt. Wichtig ist, dass ein Arbeitspaket nicht das kleinste Element in einem Projektstrukturplan darstellt – diese Interpretation gilt spätestens seit der DIN 69901-5:2009-1 „Projektmanagement – Projektmanagementsysteme – Teil 5: Begriffe“ als überholt.

Theoretisch könnte ein Arbeitspaket in wenigen Minuten zu erledigen sein oder einem Teilprojekt entsprechen. Für Organisationen und Ihre Projekte ist es daher wichtig, ein gemeinsames Verständnis der Begriffe zu haben, die verwendet werden: Projekt, Teilprojekt, Vorgang, Aktivität, Teilaktivität, Arbeitspaket, Aufgabe, Task etc.

Eigenschaften von Arbeitspaketen

Grundsätzlich lassen sich folgende Eigenschaften festhalten:

  • Pro Arbeitspaket gibt es einen verantwortlichen Mitarbeiter. Weitere Mitarbeiter können an dem Arbeitspaket mitwirken. Hier kann eine Zuordnung über das Ressourcenmanagement und ein Visualisierung bspw. per Gantt-Chart erfolgen.
  • Auch wenn ein Arbeitspaket theoretisch ein Teilprojekt sein könnte, so wird es meist in Projektphasen eingeplant. Grundsätzlich ist ein Arbeitspaket immer einem Projekt zugeordnet, wobei ein Projekt natürlich auch zahlreiche Arbeitspakete umfassen kann.
  • Inhaltlich muss ein Arbeitspaket einen klaren Arbeitsauftrag umfassen, inklusive Beschreibung der Aufgabenstellung und des erwarteten Ergebnisses, sowie Starttermin, Endtermin, geplanter Aufwand und ggf. auch einem Budget und geplante Kosten.
  • Die geleisteten Aufwände werden per Zeiterfassung dokumentiert. Und natürlich lassen sich auch Fertigstellungsgrade und Statusinformationen erfassen.
  • Ähnlich wie bei den Projektphasen ergibt es Sinn, die Dauer und den Umfang von Arbeitspaketen relativ gleichmäßig zu planen.
  • Gibt es Beziehungen zu anderen Arbeitsergebnissen sollte Einigkeit über die genutzte Schnittstelle und die Übergabe der Arbeitsergebnisse herrschen.
  • Natürlich können Änderungen bzw. Änderungsanträge im Laufe eines Projekts Auswirkungen auf Arbeitspakete haben. Es empfiehlt sich diese Auswirkungen zu dokumentieren.

 

Arbeitspaket - Beispiel für eine Vorlage

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