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Ablaufplan

Planung und Dokumentation des Projektablaufs

Ein Ablaufplan dokumentiert den geplanten Projektablauf. Die DIN 69901-5:2009-1 „Projektmanagement – Projektmanagementsysteme – Teil 5: Begriffe“ definiert den Ablaufplan nicht als Terminplan, sondern als Übersicht die Vorgänge und Entscheidungspunkte bzw. Meilensteine, die unter Berücksichtigung von sachlichen, logischen und terminlichen Aspekten angeordnet werden. Wichtig ist, dass der Ablaufplan das Projektziel, die Randbedingungen und die geplanten Ergebnisse berücksichtigt.

Elemente des Ablaufplans sind Vorgänge, Ereignisse und die wechselseitigen Anordnungsbeziehungen. Es gibt Organisationen, die definieren Abläufpläne auf Basis von Prozessen (Prozessablaufpläne), die dann für konkrete Projektablaufpläne genutzt werden. So könnte ein Prozessablaufplan allgemeine Phasen wie die Projektvorbereitung, die Projektdurchführung und den Projektabschluss festlegen, der dann als Basis zur Konkretisierung des Projektablaufplans genutzt wird. Gängige Beispiele für Ablaufpläne sind Netzpläne und Gantt Charts (Balkendiagramme).

Im klassischen Projektmanagement ist die Erstellung des Ablaufplans eine wichtige Planungsaufgabe. Folgende Empfehlungen gibt es:

  • Planen Sie das Projekt realistisch und gemeinsam mit den Projektbeteiligten.
  • Definieren Sie Ziele, ggf. unterteilt in Muss-, Soll- und Kann-Ziele.
  • Gliedern Sie das Projekt in Phasen wie Vorbereitung, Durchführung, Lieferung und Projektabschluss und legen Sie entsprechende Meilensteine fest.
  • Vereinbaren Sie Verantwortliche für einzelne Arbeitspakete und nutzen Sie Puffer.
  • Kontrollieren, justieren und aktualisieren Sie den Ablaufplan regelmäßig.

Neben der Verwendung von Abläufplänen im Projektmanagement beschreibt jede Form einer Agenda – tabellarisch, formal grafisch oder freihändisch grafisch – einen Ablaufplan.

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