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Änderungsantrag

Was ist ein Änderungsantrag, welche Inhalte werden dokumentiert und wie ist der Prozess nach der Erfassung?

Die strukturierte Erfassung von Änderungen

Der Änderungsantrag – im Englisch als Change Request bezeichnet – ist ein wesentliches Element im Änderungsmanagement. Unterschiedliche Institutionen oder Vorgehensmodelle interpretieren ihn unterschiedlich:

  • Das Project Management Institute (PMI) als weltweit tätiger Projektmanagementverband beschreibt im PMBOK, dass Änderungsanträge den Leistungsumfang, Richtlinien, Prozesse, Pläne, Arbeitsabläufe, Kosten, Budgets oder Zeitpläne betreffen.
  • Das V-Modell XT als Leitfaden zur Planung und Durchführung von Systementwicklungsprojekten nennt fehlende Funktionalität, technologische Probleme, Fehlverhalten des Systems, Veränderungen des eigenen Umfelds oder auch Missverständnisse im Auftrag als typische Gründe für Änderungsanträge.
  • Und die International Project Management Association (IPMA) nennt den Änderungsantrag in der IPMA Competence Baseline (ICB) als Ausgangspunkt des Änderungsprozesses, dessen Gestaltung zu Beginn des Projekts festgelegt wird.

Grundsätzllich nutzen Organisationen bzw. deren Mitarbeiter Änderungsanträge, um Änderungen an Richtlinien, Prozessen, Plänen, Arbeitsabläufen, Artefakten, Kosten, Budgets oder Zeitpläne zu dokumentieren. Wie der Begriff „Änderungsantrag“ andeutet, handelt es sich aber nicht nur um eine Dokumentation, sondern um einen Antrag mit dem Ziel, die Änderung umzusetzen.

Inhalte von Änderungsanträgen

Mit einem Änderungsantrag wird eine gewünschte oder benötigte Änderung dokumentiert. U.a. lassen sich folgende Punkte erfassen:

  • Erfassungsdatum
  • Änderungsnummer
  • Autor und/oder Antragsteller (Autor könnte ein interner Mitarbeiter, ein Requirements Engineer oder ein Account Manager sein, Antragsteller ein externer Auftraggeber)
  • Titel
  • Ziel
  • Beschreibung
  • Dringlichkeit
  • Priorität
  • Verantwortung und Mitwirkung
  • Betroffene Pläne, Artefakte, Teilprojekte, Projekte, Produkte oder Anforderungen
  • Bemerkungen
  • Anlagen
  • Status
  • Abschlussdatum

 

Änderungsantrag - Erfassung wichtiger Information per Formular

Organisationen sollten im Zuge eines strukturierten Änderungsmanagements definieren, wer welche Informationen festhält. Idealerweise werden entsprechende Rechte in eingesetzten Softwarelösungen hinterlegt. So könnten Organisationen bspw. definieren, ob der Autor einer Änderung auch gleich die Dringlichkeit und die Priorität bestimmen darf oder ob dies Aufgabe des Change Control Boards ist?

Der Prozess nach der Erfassung

Nachdem ein Änderungsantrag erfasst ist, stellt sich die Frage, wie der weitere Prozess ist. Bspw.  könnte ein Ablauf wie folgt aussehen:

  • Überprüfung auf Vollständigkeit der Informationen
  • Bewertung der Dringlichkeit und Priorität zur Umsetzung
  • Abstimmung der Umsetzung, Planung der Umsetzung und tatsächliche Realisierung
  • Überprüfung der Umsetzung, ggf. nachbessern der Umsetzung und idealerweise Änderungsantrag als „abgeschlossen“ erachten.

 

Hinweise:

Der PMBOK Guide unterscheidet zwischen „Change Request“ als informellen und den „Requested Change“ als formalen Änderungsantrag. Viele Unternehmen verzichten auf eine solche Unterscheidung.
Darüber hinaus gibt es auch Unternehmen, die anstelle eines separaten Änderungsantrags „einfach“ eine neue Anforderung definieren, denn in gewisser Weise sind in der Entwicklung Anforderungen und Änderungsanträge einander sehr ähnlich. Diese Unternehmen dokumentieren Änderungsanträge oftmals mittels Anforderungsmanagement-Software.

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