Projektorganisation

Was ist eine Projektorganisation, welche Arten und Formen gibt es und welche Ziele werden verfolgt?

Projektorganisation Definition

Per Definition ist ein Projekt etwas Einmaliges, das sich abgrenzt von anderen Vorhaben, unterschiedliche inhaltliche, zeitliche, personelle sowie finanzielle Rahmenbedingungen hat, und ein definiertes Ziel verfolgt. Die klassische Linienorganisation in Unternehmen – auch als traditionelle, primäre oder Stamm-Organisation bezeichnet – kann dieser Einmaligkeit oftmals nicht gerecht werden. Als Folge entstehen häufig sogenannte Projektorganisationen – auch Sekundärorganisationen genannt.

Es ist ein weit verbreiteter Irrtum, dass eine Projektorganisation lediglich den Aufbau eines Projekts im Blick hat. Auch und gerade der Ablauf des konkreten Projekts steht im Fokus. Die DIN 69901 definiert entsprechend eine Projektorganisation als „die Gesamtheit der Organisationseinheiten und der Aufbau und ablauforganisatorischen Regelungen zur Abwicklung eines bestimmten Projektes.“ Oder anders formuliert: Unter einer Projektorganisation – die wie ein Projekt immer nur temporär ist – wird die Gliederung, die Gestaltung und der planmäßige Ablauf eines Projekts verstanden. 

Projektorganisation - der Aufbau und Ablauf eines Projekts

Begriffe im Kontext der Projektorganisation

Die Projektorganisation ist ein sehr zentrales Thema im Projektmanagement, so dass es bei einer solchen weitreichenden Definition nicht überraschend, dass viele Begriffe im Kontext von Projektorganisationen genannt werden:

  • Gremien wie Project Management Office (PMO), Lenkungsausschuss, Entscheidungsgremium
  • verwendete Prozesse, Workflows, Methoden und Tools,
  • zu nutzende Techniken wie Netzpläne, Taskboards, Retrospektiven,
  • organisatorische Aspekte wie Organigramme, Projektleitung, Projektteam, Entscheidungsfindung, Meetings, Reportings etc.

 

Projektorganisation in der Praxis

Ziele einer Projektorganisation

Zwischen einer Unternehmensorganisation und einer Projektorganisation gibt es Wechselwirkungen. Viele Unternehmen arbeiten mit optimierten Abläufen. Sie haben gelernt, Gleichartiges möglichst optimal mit ihrer Primärorganisation zu erledigen. Doch neue Herausforderungen erfordern oft eine andere Form der Zusammenarbeit: ein Projekt. Und damit Projekte erfolgreich durchgeführt werden können, braucht es passende Projektorganisationen.

Unternehmen „verleihen“ Mitarbeiter und Ressourcen (also Arbeitsmittel, Materialien, Maschinen) – meist in einem zeitlich definierten Rahmen – an Projekte und versprechen sich davon verschiedene Ziele:

  • Die Nutzung von Kompetenzen und Synergien.
  • Die Beschleunigung und Verbesserung von Entscheidungen.
  • Die Verringerung des Koordinationsaufwands.
  • Die Erhöhung der Flexibilität.
  • Und natürlich die Erreichung der definierten Projektziele in der festgelegten Qualität mit den bereitgestellten Mitteln in der vereinbarten Zeit.

Auch wenn der Aufbau einer Projektorganisation erst einmal Aufwände und Kosten verursacht, so erhofft sich – in den meisten Fällen – ein Unternehmen durch das Projekt zumindest mittelfristig eine Steigerung der Wirtschaftlichkeit. Ausnahmen sind Projekte, die Unternehmen aufsetzen, um bspw. neuen Normen und Gesetzen zu genügen. Doch auch diese Projekte, wenn auch indirekt, tragen idealerweise zu einer verbesserten Produktivität und Rentabilität bei.

Arten und Formen der Projektorganisation

Mit Bezug auf die Aufbauorganisation gibt es verschiedene Arten und Formen einer Projektorganisation. Folgende Arten lassen sich unterscheiden:

  1. Unternehmensinterne Projektorganisation
  2. Unternehmensübergreifende Projektorganisation
  3. Projektgesellschaft

Die unternehmensinterne Projektorganisation ist die häufigste Form. Meist arbeiten Mitarbeiter aus einem oder mehreren Bereichen temporär in einem gemeinsamen Projekt zusammen.

Bei unternehmensübergreifenden Projektorganisationen arbeiten Mitarbeiter verschiedener Unternehmen partnerschaftlich über Unternehmensgrenzen hinweg zusammen.

Die Projektgesellschaft ist eine besondere Art der Projektorganisation, da sie nicht nur organisatorisch, sondern auch rechtlich – und unter Umständen auch aus Haftungsgründen – von Unternehmensorganisation losgelöst wird. Es handelt sich also um ein juristisch selbständiges Unternehmen, an denen die Unternehmen, deren Mitarbeiter in der neuen Projektgesellschaft aktiv mitwirken, Anteile besitzen.

Folgende Formen der unternehmensinternen Projektorganisation gibt es:

  • Stabsorganisation bzw. Stabslinienorganisation 
  • Autonome bzw. reine Projektorganisation
  • Matrix-Projektorganisation

Jede dieser Organisationsformen hat Vorteile und auch Nachteile. Unterschiede liegen einerseits im Setting (ist es ein internes Projekt oder arbeiten verschiedene Unternehmen zusammen), und andererseits in den fachlichen und disziplinarischen Befugnissen sowie der Zielverantwortung der Projektleiter.

Bei einer Stabsorganisation (auch Stablinienorganisation genannt) verfügt der Projektleiter weder über fachliche noch disziplinarische Weisungsbefugnis und oftmals nicht einmal über ein festes Projektteam. Da er die Organisation und insbesondere die Geschäftsführung berät, wird auch von einer Einfluss-Projektorganisation gesprochen. Sie wird meist bei eher kleinen, unkritischen Projekten genutzt, bei denen viele Organisationseinheiten betroffen sind. Wichtig ist, dass trotz der vergleichsweise niedrigen Priorität, die Geschäftsführung hinter dem Projekt steht. Ansonsten kann das Projekt aufgrund der fehlenden Befugnisse des Projektleiters schnell in Verzug geraten.

Bei der autonomen bzw. reinen Projektorganisation verlassen alle Mitarbeiter für die Projektdauer ihre ursprünglichen Abteilungen, um ihre gesamte Arbeitszeit dem Projekt zu widmen. Der Projektleiter ist sowohl fachlich als auch disziplinarisch weisungsbefugt und besitzt volle Zielverantwortung.

Die reine Projektorganisation wird häufig bei großen, strategisch wichtigen oder zeitkritischen, ggf. auch besonders riskanten Projekten genutzt. In der Theorie wird gerne die hohe Identifikation der Projektbeteiligten als Vorteil angeführt, dies stimmt aber nur, sofern die Teilnahme an dem Projekt „freiwillig“ erfolgt. Darüber hinaus gibt es auch – in Abhängigkeit von der Projektdauer – immer wieder Probleme bei der Wiedereingliederung der Mitarbeiter in die Linienorganisation.

Am häufigsten ist die Matrix-Projektorganisation bzw. die Matrix-Organisation in der Praxis anzutreffen. Bei dieser Struktur verbleiben die Mitarbeiter in ihren Abteilungen und jeder Abteilungsleiter behält seine disziplinarische Weisungsbefugnis. Der Projektleiter bekommt – für den Zeitraum, in dem die Mitarbeiter für das Projekt aktiv sind – die fachliche Weisungsbefugnis. Alleine aus diesem Setting ergibt sich bereits ein erhöhter Abstimmungs- und Koordindationsbedarf, zumal das Projekt mit den Linientätigkeiten um Verfügbarkeiten konkurriert. Hier bietet es sich bspw. an, einen Lenkungsausschuss „vorzuschalten“ und potenzielle Konflikte möglichst neutral zu lösen.

Eine Sonderform der Projektorganisation ist die Linienprojektorganisation, bei der keine eigenständige Organisationseinheit eingerichtet ist, da die Mitarbeitenden bereits einer gemeinsamen Abteilung angehören. Die Linienprojektorganisation – manchmal auch als schwache Matrix-Projektorganisation bezeichnet – eignet sich für kleinere Projekte, insbesondere, weil keine Experten aus anderen Abteilungen oder Bereichen zur Umsetzung des Projekts benötigt werden.

Weisungsbefugnisse und Verantwortung bei Projektorganisationen

Folgende Formen der unternehmensübergreifenden Projektorganisation gibt es:

  • Einzelauftragsorganisation
  • Konsortialorganisation bzw. Konsortium
  • Generalunternehmerorganisation

Bei der Einzelauftragsorganisation vergibt der Auftraggeber einzelne, definierte Aufträge an Projektauftragnehmer. Dem Auftraggeber obliegt die Projektverantwortung. Bei der Konsortialorganisation bilden verschiedene Unternehmen ein Konsortium, das gemeinschaftlich die Projektverantwortung trägt. Und bei der Generalunternehmerorganisation übernimmt ein Generalunternehmen die Projektverantwortung und erteilt Unterauftragnehmern / Subunternehmern einzelne Projektaufträge.

Herausforderungen für Unternehmen

Das Projektmanagement in der Projektorganisation

Wenn unter einer Projektorganisation die Gliederung und die Gestaltung, sowie der planmäßige Ablauf eines Projekts verstanden wird, ist noch eine Frage unbeantwortet: Wie funktioniert das eigentliche Projektmanagement? Und die Antwort lautet: es kommt darauf an. Unter anderem auf das Setting und die Erfahrungen der Projektbeteiligten, sowie den Gegenstand des Projekts.

Beispiel 1: Mehrere Unternehmen arbeiten gemeinsam in der Projektorganisation. Es handelt sich um ein umfangreiches, kompliziertes Projekt. Die Beteiligten entschließen sich für das V-Modell XT als Vorgehensmodell, denn das Model kennt sowohl Auftraggeber- als auch Auftragnehmerprojekte, es verwendet einen einheitlichen Sprachgebrauch und definierte Dokumente – die sogenannten Produkte – die zu definierten Zeitpunkten an die beteiligten Parteien übergeben werden.

Beispiel 2: Es ist ein unternehmensinternes Projekt in einem komplexen Umfeld. Ein flexibles Vorgehen wird benötigt: Scrum mit kleinen Iterationen, täglicher Abstimmung des Projektteams, kontinuierlichem Austausch über Inhalte mit den Stakeholdern und die Nutzung von neuen Erkenntnissen stehen im Vordergrund.

Das Setting und die konkreten Herausforderungen determinieren also nicht nur die Projektorganisation, sondern auch die Form des Projektmanagements. Bei der Wahl des Vorgehens sind daher Erfahrung, aber auch Kooperationsbereitschaft und der Wille zur Kommunikation gefragt.

 

Ein Impuls zum Diskutieren:

Wenn die Projektorganisation sowohl für den Aufbau als auch für den Ablauf eines Projekts steht, warum wird in den meisten Fällen das Organigramm – eigentlich ein Synonym für eine Aufbauorganisation – zur Visualisierung benutzt?

Hier finden Sie ergänzende Informationen aus unserer Rubrik Wissen kompakt:

Wissen kompakt: Was ist eigentlich ein Projektplan?

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Wissen kompakt: Wie gelingt ein Projektstart?

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Wissen kompakt: Was ist das Herz von Scrum?

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