Organigramm
Inhaltsverzeichnis: Definition – Arten – Elemente – Vorteile und Nachteile – Fragen aus der Praxis – Hinweise
Wissen kompakt: Ein Organigramm visualisiert den Aufbau von Unternehmen oder Unternehmensteilen mit Organisationseinheiten, Verantwortlichkeiten und Aufgaben.
Organigramm – Die Darstellung einer Aufbauorganisation
Ein Organigramm ist das Diagramm einer Organisation. Es zeigt den Aufbau von Unternehmen oder Unternehmensteilen und damit die Organisationseinheiten mit ihren Aufgaben bzw. Funktionen, ihren Vorgesetzten und oftmals den formalen Kommunikationswegen.
Erstmals verwendet wurde der Begriff Organigramm, der sich aus den Worten Organisation und Diagramm zusammensetzt, ca. 1855 von Daniel Craig McCallum¹, einem aus Schottland stammenden und in New York arbeitenden Eisenbahnmanager. Obwohl die Darstellung damit vor mehr als 160 Jahren erfunden wurde, ist es auch heute die bevorzugte Visualisierung für Aufbauorganisationen.
Alternative Begriffe für das Organigramm sind bspw. Organisationsdiagramm, Organisationsplan, Organogramm oder Organisations-Chart.
Verschiedene Arten von Organigrammen
Organigramme sind grafische Darstellungen, die die Struktur einer Organisation abbilden. Sie können auf verschiedene Arten erstellt werden, abhängig von den Bedürfnissen und der Struktur der Organisation. Hier sind die wichtigsten Typen von Organigrammen:
Das hierarchische Organigramm ist die klassischste Form und zeigt die Organisationsstruktur in einer pyramidenförmigen Darstellung. An der Spitze steht normalerweise der CEO oder die Geschäftsleitung, gefolgt von verschiedenen Abteilungen und deren Unterabteilungen. Diese Struktur verdeutlicht die vertikalen Hierarchien und die Kette des Kommandowegs, wobei jede Ebene den nächsthöheren Ebenen untergeordnet ist. Dieses Modell eignet sich besonders für traditionelle Unternehmen mit klaren Machtverhältnissen und Berichtslinien.
Im Gegensatz zum hierarchischen Modell zeigt das flache Organigramm eine weniger gestaffelte Struktur mit wenigen oder keinen mittleren Führungsebenen. Diese Art von Organigramm ist typisch für kleinere oder modernere Unternehmen, die auf Flexibilität und Teamarbeit setzen. Die Entscheidungswege sind kürzer, und die Mitarbeiter haben oft mehr Autonomie. Dies kann die Kommunikation und Zusammenarbeit fördern, birgt aber auch das Risiko von Unklarheiten in der Verantwortungszuweisung.
Das Matrix-Organigramm kombiniert Elemente aus verschiedenen Strukturtypen und wird häufig in Unternehmen verwendet, die eine Kombination aus funktionaler und projektbasierter Organisation haben. Mitarbeiter berichten dabei sowohl an eine funktionale Führungskraft als auch an einen Projektmanager. Diese doppelte Berichtslinie kann die Flexibilität erhöhen und die Ressourcen effizienter nutzen, führt jedoch oft zu Konflikten und Verwirrung, wenn nicht klar ist, welche Prioritäten Vorrang haben.
Das kreisförmige Organigramm stellt die Organisation als einen Kreis dar, bei dem die Führung in der Mitte positioniert ist und die übrigen Abteilungen konzentrisch darum angeordnet sind. Diese Form wird oft verwendet, um die Gleichwertigkeit und Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen oder Teams zu betonen. Es ist eine visuelle Abkehr von der traditionellen Hierarchie und fördert ein Gefühl der Gemeinschaft und des gemeinsamen Ziels.
In einem funktionalen Organigramm werden die Abteilungen nach ihren spezifischen Funktionen, wie z.B. Marketing, Finanzen oder Produktion, geordnet. Jede Abteilung ist in einem eigenen Zweig dargestellt und wird von einem Abteilungsleiter geführt. Diese Struktur ist besonders geeignet für Unternehmen, die stark auf Spezialisierung und Fachkompetenz setzen. Sie kann jedoch dazu führen, dass Abteilungen isoliert arbeiten und weniger interdisziplinäre Zusammenarbeit stattfindet.
Jede dieser Organigramm Arten hat ihre spezifischen Vor- und Nachteile und eignet sich für verschiedene Organisationsstrukturen und -anforderungen. Während das hierarchische Organigramm Klarheit und Struktur bietet, können flache oder kreisförmige Organigramme die Zusammenarbeit fördern. Matrix-Organigramme bieten Flexibilität, bergen aber das Risiko von Überschneidungen und Konflikten. Die Wahl des richtigen Organigramms sollte daher sorgfältig an die spezifischen Bedürfnisse und Ziele der Organisation angepasst werden.
Elemente eines Organigramms
Ein Organigramm ist eine grafische Darstellung, die die Struktur und die Beziehungen innerhalb einer Organisation visualisiert. Die wichtigsten Elemente eines Organigramms sind Kästen und Linien, Titel und Namen, Verbindungen und Richtungen sowie Farbkodierungen und Symbole. Diese Komponenten arbeiten zusammen, um eine klare Übersicht über die organisatorischen Strukturen und Kommunikationswege zu bieten.
Kästen und Linien bilden die Grundlage jedes Organigramms. Die Kästen repräsentieren Positionen, Abteilungen oder Einheiten innerhalb der Organisation. Diese Kästen enthalten in der Regel Titel und Namen, um zu zeigen, welche Rolle eine bestimmte Person oder Abteilung einnimmt. Beispielsweise könnte ein Kasten den Titel “Vertriebsleiter” und den Namen der Person enthalten, die diese Position ausfüllt. Die Verbindungen und Richtungen zwischen den Kästen, dargestellt durch Linien, verdeutlichen die Beziehungen und Kommunikationswege. In einem Organigramm werden diese Linien normalerweise vertikal und horizontal gezeichnet, um die Hierarchieebenen und die Berichtswege darzustellen.
Optisch entsprechen die Organigramm-Darstellungen einem abstrakten Baumdiagramm, auch wenn die Verbindungen bzw. Beziehungen zwischen einzelnen Knoten der Einheiten (Standorte, Bereiche, Abteilungen) – als Rechtecke gezeichnet – nicht als Äste, sondern mittels horizontalen und vertikalen Linien visualisiert werden. Diese Linien verdeutlichen, wie die verschiedenen Positionen miteinander verbunden sind und wie die Kommunikation innerhalb der Organisation fließt.
Ein wesentliches Unterscheidungsmerkmal bei Organigrammen ist die Art der Verbindungen, die entweder als Einliniensysteme oder Mehrliniensysteme dargestellt werden. In einem Einliniensystem gibt es zwischen zwei Einheiten eine eindeutige Beziehung. Dies bedeutet, dass jede Einheit nur eine einzige übergeordnete Einheit hat, von der sie Anweisungen erhält, was eine klare und einfache Hierarchie schafft. Im Gegensatz dazu sind in einem Mehrliniensystem untergeordnete Einheiten mehreren übergeordneten Einheiten zugeordnet. Diese Struktur, bei der die Linien horizontal, vertikal und diagonal eingezeichnet werden, zeigt, dass eine Einheit Anweisungen von mehreren Führungskräften erhält. Dies kann die Komplexität erhöhen, aber auch eine flexiblere und dynamischere Arbeitsweise fördern.
Farbkodierungen und Symbole können in einem Organigramm verwendet werden, um zusätzliche Informationen zu liefern und die Interpretation zu erleichtern. Zum Beispiel könnten Farben verwendet werden, um verschiedene Abteilungen zu kennzeichnen, oder Symbole könnten spezifische Rollen oder Zuständigkeiten hervorheben. Diese visuellen Hilfsmittel unterstützen das Verständnis und machen komplexe Strukturen leichter nachvollziehbar.
Vorteile und Nachteile bei der Nutzung von Organigrammen
Die Arbeit mit einem Organigramm bietet einige wesentliche Vorteile:
- der Aufbau und die Struktur einer Organisation mit den Organisationseinheiten und Aufgaben lässt sich leicht darzustellen und ist grundsätzlich leicht zu verstehen.
- die Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten (auch der eigenen Position) innerhalb einer Organisation oder einer Organisationseinheit lassen sich leicht ablesen.
- die Kommunikation und der formale Informationsaustausch entlang der dokumentierten Hierarchien lassen sich gut nachvollziehen.
Es gibt aber auch einige Nachteile:
- Sie sind stark vereinfachend. Hierarchien und Kommunikationswege bilden sich in zahlreichen Unternehmen oft unabhängig von Organisationseinheiten. Gerade in Zeiten, in denen Netzwerke als wesentlicher Bestandteil für einen Austausch auf Augenhöhe verstanden werden, dient das Organisationsdiagramm als eine Art “Feindbild”. Eine Ursache dafür ist die Interpretation der Darstellung als Struktur der Autorität, der Führung, Macht und der Entscheidungsfindung.
- Temporäre Organisationseinheiten wie Projektorganisationen lassen sich nur schwer darstellen.
- Komplexe Organisationsformen benötigen zusätzliche Informationen; andernfalls werden Informationen interpretiert. Beispiel: Eine Stabsstelle – meist wie oben in der Abbildung als Ellipse in einem Stabliniensystem dargestellt – unterstützt in direkter Linie einen Bereich bzw. einen Bereichsverantwortlichen. Ob die Mitarbeiter dieser Stabsstelle nun gegenüber den Mitarbeitern des Bereichs weisungsbefugt sind oder nicht, lässt sich aus der Darstellung nicht ableiten. Ähnlich verhält es sich mit Querschnittsfunktionen wie bspw. dem Einkauf, Logistik etc.
- Organisationspläne müssen gepflegt werden, denn sie sind eine Momentaufnahme zu einem Stichtag. Bei der Darstellung einer Projektorganisation ist das naheliegend, denn mit dem Projektabschluss löst sich mehrheitlich auch die Projektorganisation auf. Doch auch Unternehmensorganisationen sind größtenteils nicht dauerhaft, bspw. wenn Mitarbeiter neue Aufgaben übernehmen, neue Abteilungen entstehen oder Unternehmensbereiche verkauft werden.
Viele Unternehmen beschäftigen sich heutzutage mit Themen wie einer agilen oder hybriden Transformation, mit lernenden und virtuellen Organisationen. Inwiefern das Organisationsdiagramm in Zukunft genutzt wird, bleibt also abzuwarten.
Fragen aus der Praxis
Hier finden Sie einige Fragen und Antworten aus der Praxis:
Was ist ein digitales Organigramm?
Mit der zunehmenden Digitalisierung haben sich auch Organigramme weiterentwickelt. Digitale Organigramme sind oft interaktiv und können in Echtzeit aktualisiert werden. Sie ermöglichen es Benutzern, tiefere Einblicke zu gewinnen, indem sie auf verschiedene Ebenen der Organisation klicken und zusätzliche Informationen abrufen.
Streng genommen handelt es nicht um eine eigenständige Diagrammart, sondern vielmehr um eine moderne Weiterentwicklung und Darstellungsform, die auf digitalen Plattformen basiert. Der Begriff “digitales Organigramm” bezieht sich auf die Art und Weise, wie das Organigramm erstellt, verwaltet und angezeigt wird:
- Benutzer können auf verschiedene Teile der Darstellung klicken, um zusätzliche Informationen wie detaillierte Beschreibungen, Verantwortlichkeiten oder Kontaktinformationen zu erhalten.
- Tools können verschiedene Ansichten der Visualisierung bieten, je nachdem, welche Informationen hervorgehoben werden sollen (z. B. projektbasierte Ansichten, funktionale Ansichten usw.).
In der heutigen Praxis kann jedes der klassischen Organigramme (hierarchisch, funktional, Matrix, etc.) in digitaler Form dargestellt werden.
Was ist der Unterschied zwischen einem hierarchischen und einem funktionalen Organigramm?
Der Unterschied zwischen einem hierarchischen und einem funktionalen Organigramm liegt in der Art und Weise, wie die Organisation strukturiert und dargestellt wird. Beide Diagramme dienen dazu, die Beziehungen und Zuständigkeiten innerhalb einer Organisation darzustellen, unterscheiden sich jedoch in ihrer Ausrichtung und Fokus:
Das hierarchische Organigramm zeigt die Organisation als eine Pyramide, bei der die oberste Führungsebene (z. B. der CEO oder Vorstand) an der Spitze steht und die nachfolgenden Ebenen darunter angeordnet sind. Jede Ebene stellt eine Hierarchiestufe dar, und die vertikalen Linien verdeutlichen die Berichts- und Weisungswege von oben nach unten. Damit betont dieses Diagramm die Rangordnung und zeigt klar, wer wem unterstellt ist. Es legt den Schwerpunkt auf die Autorität und die Berichtslinien, wobei Macht und Entscheidungen von oben nach unten fließen.
Im funktionalen Organigramm werden die Organisationseinheiten nach ihren spezifischen Funktionen oder Tätigkeitsbereichen gegliedert, z. B. Marketing, Vertrieb, Produktion, Finanzen, Personalwesen usw. Jede Funktionseinheit hat ihren eigenen Bereich im Organigramm, der von einem Abteilungsleiter oder Funktionschef geführt wird. Dieses Diagramm betont die Spezialisierung und Expertise innerhalb der Organisation. Es zeigt, wie die einzelnen Funktionen in der Organisation strukturiert sind und miteinander interagieren. Hier geht es weniger um die Rangordnung und mehr um die funktionale Organisation.
Wie ist der Prozess zur Erstellung eines Organigramms?
- Bestimmen Sie den Zweck des Organigramms. Soll es die gesamte Organisation oder nur einen bestimmten Bereich abbilden? Soll es die Hierarchie, die Funktionen oder die Kommunikationswege verdeutlichen?
- Überlegen Sie, wer das Ergebnis nutzen wird (z. B. Führungskräfte, Mitarbeiter, externe Partner) und welche Informationen für diese Gruppe relevant sind.
- Erfassen Sie die aktuelle Struktur der Organisation, einschließlich aller Abteilungen, Teams, Positionen und Berichtswege.
- Sprechen Sie mit Schlüsselpersonen in der Organisation, um genaue und aktuelle Informationen zu erhalten. Stellen Sie sicher, dass Sie die Namen, Titel, Abteilungen und die Berichtsbeziehungen der relevanten Personen und Positionen haben und wählen sie basierend auf der vorhandenen Organisationsstruktur die passende Darstellungsform.
- Überlegen Sie, wie Sie die Positionen und Abteilungen logisch anordnen, um eine klare Übersicht zu gewährleisten. Funktionale Abteilungen können nebeneinander dargestellt werden, während untergeordnete Positionen unterhalb der übergeordneten Einheiten platziert werden.
- Zeichnen Sie Kästen für jede Position oder Abteilung und verbinden Sie diese mit Linien, um die Hierarchie und Berichtswege darzustellen. Fügen Sie die relevanten Informationen in die Kästen ein, wie Titel und Namen der Personen oder Abteilungen. Und stellen Sie sicher, dass die Verbindungen klar und korrekt sind. Verwenden Sie vertikale und horizontale Linien, um die Beziehungen deutlich zu machen.
- Stellen Sie sicher, dass das Layout übersichtlich und gut strukturiert ist. Alle Elemente sollten gleichmäßig verteilt und leicht lesbar sein.
- Und zu guter Letzt lassen Sie das Organigramm von den entsprechenden Führungskräften oder Abteilungsleitern überprüfen, um sicherzustellen, dass es korrekt und vollständig ist.
PS: Es empfiehlt sich, ein Tool für die Erstellung zu nutzen, das bereits vorgefertigte Vorlagen mitbringt. Idealerweise sind diese Vorlagen anpassbar.
Was sind typische Fehler bei der Arbeit mit Organigrammen?
- Ein Organigramm ist nur so gut wie die Daten, die ihm zugrunde liegen. Wenn die Informationen veraltet oder unvollständig sind, kann das Organigramm die tatsächliche Struktur der Organisation nicht genau widerspiegeln.
- Eine Darstellung, die zu viele Details enthält oder zu komplex ist, wird schwer verständlich und verliert seine Übersichtlichkeit. Dies passiert oft, wenn versucht wird, jede einzelne Position oder Beziehung darzustellen, insbesondere in großen Organisationen.
- Eine Visualisierung, die schlecht lesbar ist, weil sie zu klein, überfüllt oder optisch unübersichtlich ist, verliert seine Funktion.
- Linien, die ungenau oder verwirrend angeordnet sind, können die Hierarchien und Beziehungen verfälschen. Besonders problematisch sind überkreuzende oder unklare Linien, die es schwierig machen, den Fluss der Informationen zu verfolgen.
- Ein Organigramm, das die Hierarchieebenen nicht korrekt darstellt, führt zu Verwirrung über die Verantwortlichkeiten und Berichtslinien. Dies kann vorkommen, wenn Ebenen falsch angeordnet oder Positionen auf derselben Ebene ohne klare Unterscheidung platziert werden.
- Eine Darstellung, die nicht regelmäßig aktualisiert wird, kann schnell veraltet sein und falsche Informationen vermitteln, was zu Fehlentscheidungen führen kann.
Fazit: Typische Fehler bei der Arbeit mit Organigrammen umfassen die Verwendung unklarer Daten, übermäßige Komplexität, mangelnde Leserfreundlichkeit, falsche Linienführung und die Missachtung von Hierarchien.
Gehört "der Kunde" in ein Organigramm?
Die Meinungen variieren, ob Kunden (und auch Lieferanten, Dienstleister etc.) dargestellt werden sollten. Kunden in einem Organisationsdiagramm drücken aus,
- dass sich Mitarbeiter stärker an Kunden und weniger an der reinen Darstellung orientieren sollten,
- dass Organisationen von “außen nach innen und wieder nach außen” und nicht von “oben nach unten” denken sollten.
- dass die Organisation primär den Kunden und nicht der Spitze des Unternehmens dient.
Als Argument gegen Kunden im Organisationsplan wird hervorgebracht, dass die Darstellung die
- Aufbauorganisation,
- formalen Machtverhältnisse und Kommunikationswege,
- Weisungsbefugnisse und Informationsflüsse
abbildet. Darüber hinaus wird argumentiert, dass
- es Abteilungen gibt, die sich explizit um Kunden kümmern,
- Kunden nicht in einem Kästchen wie jede beliebige Abteilung vereinnahmt werden können,
- Kunden zur Umwelt der Organisation gehören.
Das Organigramm ist demzufolge nicht das geeignete Werkzeug, um Kunden- oder Konsumentenzentrierung auszudrücken.
Impuls zum Diskutieren:
Organisationsplan gleich Hierarchie. Hierarchie ungleich Organisationsplan.
Hinweise:
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[1] Hier finden Sie Informationen zu Daniel Craig McCallum.
In manchen Publikationen ist zu lesen, dass die Aufgabe eines Organigramms darin liegt, die Organisationsstruktur visuell so darzustellen, dass Führungskräfte und Stakeholder erkennen, wie das Unternehmen und die internen Abläufe und Prozesse funktionieren. Ein Organigramm ist aber KEINE Ablauf- oder Prozessbeschreibung.
Hier finden Sie kostenlose Organigramm-Vorlagen für MS PowerPoint, MS Word und MS Excel.
Tools wie Lucidchart, OrgChart oder Miro unterstützen darüber hinaus eine Online-Erstellung.
Und hier finden Sie ergänzende Informationen aus unserem t2informatik Blog:
Kommunikation am Arbeitsplatz
Hybride Organisationen – Lösung oder Problem?
Die Matrixorganisation als formalisierte Verantwortungslosigkeit