Checkliste

Was ist eine Checkliste, wo liegen Vorteile bei der Verwendung und wo kommen sie zum Einsatz?

Wissen kompakt: Eine Checkliste ist entweder ein Fragenkatalog mit einer Sammlung von Fragen zu einem definierten Thema oder eine Prüfliste mit abzuhakenden Kriterien.

Per Fragenkatalog oder Prüfliste den Status ermitteln

In vielen Situationen helfen Checklisten. In manchen Fällen beinhalten sie eine Sammlung von Fragen zu einem spezifischen Thema, in anderen definierte Kriterien in Form von Prüflisten. Sowohl Fragenkataloge als auch Prüflisten verfolgen drei wesentliche Ziele:

  • die Erfassung des Ist-Zustands,
  • die Dokumentation des Soll-Zustands,
  • die Einhaltung und Steuerung eines vorgegebenen Prozesses – also vom Ist-Zustand zum Soll-Zustand.

Oft wird behauptet, dass sich mit Fragenkatalogen und Prüflisten Aufwand reduzieren lässt. Das stimmt bedingt, denn die Erstellung  verursacht erst einmal Aufwand: Anwendungsszenarien müssen identifiziert und Informationen gesammelt, dokumentiert und sortiert werden. Es gilt den Aufbau, die Struktur, den Inhalt und passende Formate zu diskutieren, zu definieren und zu optimieren. Ohne diesen Aufwand könnten jedoch wichtige Arbeitsschritte übersehen oder erwartete Ergebnisse nicht produziert werden, und die Aufwände für eine spätere Korrektur solcher Versäumnisse wären vermutlich deutlich größer.

Bei der Arbeit mit Checklisten sollten Organisationen darauf achten, dass unvollständig formulierte Fragenkataloge oder Prüflisten zu schwerwiegenden Fehlern führen können. Idealerweise sollten sie daher auch immer wieder überprüft, optimiert oder gegebenenfalls sogar verworfen werden.

Checkliste als Fragenkatalog oder Prüfliste

Vorteile einer Checkliste

Die Vorteile beim Arbeiten mit einer Checkliste liegen auf der Hand: Als Leitfaden basieren sie meist auf Erfahrung und Expertise und stellen sicher,

  • dass Arbeitsschritte nicht übersehen bzw. vergessen,
  • vereinbarte Elemente bearbeitet oder überprüft,
  • Ist-Zustände dokumentiert 
  • oder erwartete Ergebnisse produziert werden.

Damit ist die Verwendung von Fragenkatalogen oder Prüflisten fast immer auch eine Maßnahme zur Qualitätssicherung und eine dokumentierte Best Practice.

Die Nutzung von Checklisten

Das Anwendungsgebiet von Checklisten ist praktisch unendlich. Im privaten Umfeld gibt es zahlreiche Exemplare bspw. für Hochzeiten, Hausbau, Kreditaufnahme, Autokauf, Urlaub, Umzug, Schwangerschaft, Geburt, Steuererklärung etc. Und in Unternehmen gibt es ebenfalls zahlreiche Beispiele in verschiedenen Disziplinen:

  • Im Projektmanagement bspw. zu Organisationsformen, Projektplänen, Risiken, Teambildung, Projektstart, Projektkrisen, Projektreview. Meist werden unternehmensweit geltende Checklisten im Projektmanagementhandbuch, projektspezifische hingegen im Projekthandbuch beschrieben.
  • Im Anforderungsmanagement bspw. zu Stakeholdern, Zielen, Anforderungsdokumenten, Systemkontext, Systemarchitektur, Anwendungsfällen, Priorisierung etc.
  • Im Personalwesen bspw. für Einstellungsgespräche, Feedback, Zeugniserstellung, Onboarding etc.

 

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Hinweise:

Unter Downloads finden Sie verschiedene Fragenkataloge oder Prüflisten für Projekte, Kick-off-Meetings oder Product Owner.

Hier finden Sie ergänzende Informationen aus unserem Blog:

t2informatik Blog: Checklisten für Projekte

Checklisten für Projekte

t2informatik Blog: Die Inspektion der Spezifikation

Die Inspektion der Spezifikation