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Checkliste

Per Fragenkatalog oder Prüfliste den Status ermitteln

Ein Checkliste ist entweder ein Fragenkatalog mit einer Sammlung von Fragen zu einem definierten Thema oder eine Prüfliste mit Kriterien. Sowohl der Fragenkatalog als auch die Prüfliste verfolgen drei wesentliche Ziele:

  • die Erfassung des Ist-Zustands,
  • die Dokumentation des Soll-Zustands,
  • die Einhaltung und Steuerung eines vorgegebenen Prozesses – also vom Ist-Zustand zum Soll-Zustand.

Oft wird behauptet, dass sich mit Checklisten Aufwand reduzieren lässt. Das stimmt bedingt, denn die Erstellung und die Nutzung von Checklisten verursacht erst einmal Aufwand. Ohne Checkliste könnten aber eventuell Arbeitsschritte übersehen oder erwartete Ergebnisse nicht produziert werden, und die Aufwände für eine spätere Korrektur solcher Versäumnisse wären vermutlich deutlich größer.

Bei der Arbeit mit Checklisten sollten Organisationen darauf achten, dass unvollständig formulierte Checklisten zu schwerwiegenden Fehlern führen können. Idealerweise sollten daher auch Checklisten immer wieder überprüft, optimiert oder gegebenenfalls sogar verworfen werden.

Checkliste als Fragenkatalog oder Prüfliste

Vorteile einer Checkliste

Die Vorteile beim Arbeiten mit einer Checkliste liegen auf der Hand: Als Leitfaden basieren sie meist auf Erfahrung und Expertise und stellen sicher,

  • dass Arbeitsschritte nicht übersehen bzw. vergessen,
  • vereinbarte Elemente bearbeitet oder überprüft,
  • oder erwartete Ergebnisse produziert werden.

Damit ist die Verwendung einer Checkliste fast immer auch eine Maßnahme zur Qualitätssicherung und eine dokumentierte Best Practice.

Das Anwendungsgebiet von Checklisten ist praktisch unendlich. Im privaten Umfeld gibt es zahlreiche Exemplare wie bspw. Checklisten für Hochzeiten, Hausbau, Kreditaufnahme, Autokauf, Urlaub, Umzug, Schwangerschaft, Geburt, Steuererklärung etc. Und in Unternehmen gibt es ebenfalls zahlreiche Beispiele in verschiedenen Disziplinen:

  • Im Projektmanagement bspw. zu Organisationsformen, Projektplänen, Risiken, Teambildung, Projektstart, Projektkrisen, Projektreview. Meist werden unternehmensweit geltende Checklisten im Projektmanagementhandbuch, projektspezifische hingegen im Projekthandbuch beschrieben.
  • Im Anforderungsmanagement bspw. zu Stakeholdern, Zielen, Anforderungsdokumenten, Systemkontext, Systemarchitektur, Anwendungsfällen, Priorisierung etc.
  • Im Personalwesen bspw. für Einstellungsgespräche, Feedback, Zeugniserstellung etc.

Hinweis:

Einen Blogbeitrag über die Verwendung von Checklisten in Projekten finden Sie hier  »

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