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Checkliste

Aus Erfahrung gut

Ein Checkliste ist entweder ein Fragenkatalog mit einer Sammlung von Fragen zu einem definierten Thema bzw. Themenbereich, oder eine Prüfliste mit Kriterien, die es zu überprüfen und bei Erfolg abzuhaken gilt. Sowohl der Fragenkatalog als auch die Prüfliste verfolgen drei wesentliche Ziele:

  • die Erfassung eines Ist-Zustands.
  • die Einhaltung und Steuerung eines vorgegebenen Prozesses – also vom Ist-Zustand zum Soll-Zustand.
  • die Dokumentation von Ist-Zustand und/oder Sollzustand.

Die Vorteile beim Arbeiten mit einer Checkliste liegen auf der Hand: Als Leitfaden basieren sie meist auf Erfahrung und Expertise und stellen sicher, dass Arbeitsschritte nicht übersehen bzw. vergessen, vereinbarte Elemente bearbeitet oder überprüft, oder erwartete Ergebnisse produziert werden. Damit ist die Verwendung einer Checkliste fast immer auch eine Maßnahme zur Qualitätssicherung.

Oft wird behauptet, dass sich mit Checklisten Aufwand reduzieren lässt. Das stimmt bedingt, denn die Erstellung und die Nutzung von Checklisten verursacht erst einmal Aufwand. Ohne Checkliste könnten aber eventuell Arbeitsschritte übersehen oder erwartete Ergebnisse nicht produziert werden, und die Aufwände für eine spätere Korrektur solcher Versäumnisse wären vermutlich deutlich größer. Bei der Arbeit mit Checklisten sollten Organisationen jedoch darauf achten, dass unvollständig formulierte Checklisten zu schwerwiegenden Fehlern führen können. Idealerweise sollten daher auch Checklisten immer wieder überprüft, optimiert oder gegebenenfalls sogar verworfen werden.

Das Anwendungsgebiet von Checklisten ist praktisch unendlich. Im privaten Umfeld gibt es zahlreiche Exemplare wie bspw. Checklisten für Hochzeiten, Hausbau, Kreditaufnahme, Autokauf, Urlaub, Umzug, Schwangerschaft, Geburt, Steuererklärung etc. Und in Unternehmen gibt es ebenfalls zahlreiche Beispiele in verschiedenen Disziplinen:

  • Im Projektmanagement bspw. zu Organisationsformen, Projektplänen, Risiken, Teambildung, Projektstart, Projektkrisen, Projektreview. Meist werden unternehmensweit geltende Checklisten im Projektmanagementhandbuch, projektspezifische hingegen im Projekthandbuch beschrieben.
  • Im Anforderungsmanagement bspw. zu Stakeholdern, Zielen, Anforderungsdokumenten, Systemkontext, Systemarchitektur, Anwendungsfällen, Priorisierung etc.

Hinweise:
Bei uns im Download-Center finden Sie verschiedene Checklisten wie eine Projekt-Checkliste oder eine Product Owner Checkliste.
Einen Blogbeitrag über die Verwendung von Checklisten in Projekten finden Sie hier  »

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