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Best Practice

Was sind Best Practices, wo werden sie in Organisationen genutzt und was ist der Unterschied zu Good Practices?

Erfolgsrezepte für Abläufe, Projekte, Entwicklungen

Unternehmen versuchen Ergebnisse möglichst effizient und effektiv zu produzieren. Eine Best Practice bezeichnet eine bewährte Vorgehensweise, eine Praxis oder eine Methode, um eine sich wiederholende Tätigkeit oder ein Vorhaben möglichst optimal durchzuführen. Es ist eine Art Muster, das genutzt wird, um ein definiertes Ergebnis zu produzieren. Im wahrsten Sinne des (übersetzten) Wortes bezeichnet eine Best Practice eine „hervorragende Praxis“. Aus diesem Grund gelten Best Practices als Erfolgsrezepte, die Organisationen im Laufe der Zeit entwickelt haben, und die sie in passenden Situation, Projekten, Entwicklungen anwenden.

Die Orientierung am Besten

Grundsätzlich adressiert eine Best Practice die Orientierung am Besten. Organisationen lernen idealerweise aus ihren Erfahrungen und verbessern daraufhin ihre Abläufe. Da dies in Abhängigkeit der Aufgabe oder des Vorhabens aufwändig sein kann, versuchen viele Unternehmen sich per Benchmarking an den positiven Erkenntnissen einer Branche zu orientieren und Erfahrungen von anderen Unternehmen zu nutzen. Dies führt bspw. zu zahlreichen Vorschlägen in Artikeln, Blogs oder Büchern wie Online Marketing am besten funktioniert, wann Facebook Ads geschaltet werden sollten oder wie Mitarbeiterkommunikation idealerweise funktioniert. Natürlich ergibt es Sinn, nach Best Practice Beispielen zu suchen – innerhalb und auch außerhalb einer Organisation. Die konkrete Verwendung von Erkenntnissen in vergleichbaren Situationen bietet sich an, bspw.

  • in der IT bei der Beschaffung von Rechnern und der Organisation von Service Level Agreements,
  • in der Produktion bspw. in der Stakeholdernanalyse, bei der Entwicklung von Pretotypen und Protoypen, oder der Gestaltung von Fertigungsanlagen,
  • im Projektmanagement bei der Planung und Gestaltung von Projekten, bei der Nutzung von Prozessen und Vorgehensmodellen, oder der Verwendung von Checklisten,
  • im Anforderungsmanagement bspw. bei der Definition von User Storys, beim Apprenticing oder bei der Ermittlung von widerspruchsfreien Anforderungen,
  • in der Softwareentwicklung bei der Nutzung von Entwicklungsumgebungen, bei der Verwendung von Design Pattern oder der Gestaltung von UML Diagrammen etc.

Innerhalb einzelner Branchen kristallisieren sich auch immer wieder Unternehmen heraus, die sich per Benchmarking von anderen abheben. So entstehen zum Beispiel auch Auszeichnungen wie „Best Places to Work“ oder „Top Company“, die darauf hinweisen, dass Organisationen vorbildlich mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern agieren. 

Die Entwicklung von Best Practices

Wie lässt sich eine Best Practice entwickeln? Mit Geduld, Zeit und dem kontinuierlichen Bestreben „besser zu werden“. Verschiedene Ansätze ähneln sich in der Praxis:

  • Der Deming Cycle – auch als Demingkreis bezeichnet – beschreibt einen Kreislauf aus Plan – Do – Check – Act (also: Planen – Umsetzen – Überprüfen – Handeln) und somit vier Phasen in einem sich wiederholenden Ablauf.
  • Inspect und Adapt ist ein ähnlicher Ansatz, der in kurzen Zyklen Aspekte des (agilen) Vorgehens untersucht und ggf. anpasst.
  • Auch der sogenannte Kontinuierliche Verbesserungsprozess – als KVP abgekürzt – adressiert stetige Verbesserungen in kleinen Schritten.
  • Beim bereits erwähnten Benchmarking wird der Blick nach Außen – in andere Branchen oder auf Wettbewerber – gerichtet, um Impulse für Verbesserungen zu gewinnen. Diese Impulse können dann in jedem der exemplarisch genannten Ansätze einfließen.

Wichtig ist zu beachten, dass die Entwicklung von Best Practices nie ein Ziel sondern immer nur ein Ergebnis ist. Keine Organisation versucht, „Best Practices zu entwickeln“, jedoch wollen sie allesamt „besser“ werden. Best Practices „entstehen“ so im Laufe der Zeit. Tatsächlich könnten sie auch bei der Anwendung von Inspect und Adapt, beim Deming Cycle oder auch im Zuge von KVP entstehen und die Umsetzung der Ansätze optimieren.

Best Practice als Blaupause

Best Practices sind aber keine Blaupause, die sich einfach oder gar ungeprüft auf Situationen oder Herausforderungen übertragen lassen und direkt zum gewünschten Erfolg führen. In manchen Diskussionen wird daher die alternative Verwendung von Good Practices empfohlen. 

Einen zusätzlichen Aspekt beleuchtet der Ausdruck „Best Current Practice“: den gegenwärtigen Status einer bewährten Vorgehensweise. Dieser Status kann sich im Verlaufe der Zeit verändern. Auch dies ist ein Hinweis, eine Vorgehensweise, einen Workflow oder einen Ablauf nicht ungeprüft in einem Projekt anzuwenden.

Und was kommt nach einem Best Practice? Handelt es sich um eine unternehmensübergreifende, eventuell branchenweit akzeptierte Vorgehensweise, kann diese sogar zu einem Standard werden; so geschehen bspw. bei ReqIF, der standardisierten Austauschformat von Anforderungen in der Automobilbranche.

Hinweis:

Oftmals werden Best Practices im Zuge von Lessons Learned Sessions identifiziert.

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