PDCA-Zyklus

PDCA-Zyklus – Geplant ins Handeln kommen

Mit iterativen Verbesserungsschritten stärken Unternehmen kontinuierlich ihre Wettbewerbsfähigkeit. Eine Möglichkeit zur Verbesserung bietet der sogenannte PDCA-Zyklus. Er ist universell anwendbar und umfasst vier namensgebende Phasen:

• P – Plan – also Planen
• D – Do – Umsetzen
• C – Check – Überprüfen
• A – Act – Handeln

Der PDCA-Zyklus gilt als bedeutende Methode im Qualitätsmanagement von Unternehmen – daher wird auch von der PDCA-Methode besprochen. Auch andere Disziplinen wie z.B. das Projektmanagement nutzen phasenbasierte Ansätze, auch wenn PDCA nicht immer explizit beim Namen genannt wird:

• Die DIN-Normenreihe 69901 nennt bspw. die Initiierung, Definition, Planung, Steuerung und den Abschluss von Projekten als zentrale Elemente im Projektmanagement.
• Die britische Projektmanagement-Methode PRINCE2 fordert die Planung, das Delegieren, die Überwachung und die Steuerung aller Aspekte eines Projekts.
• Und auch die International Competence Baseline (ICB) fordert die Planung, Organisation, Überwachung und Steuerung von Projekten.

Sich eine Situation anzuschauen, einen angemessenen Plan zu erstellen und umzusetzen, die Umsetzung zu überprüfen und ggf. Anpassungen an den Maßnahmen vorzunehmen, ist allerdings so allgemeingültig, dass artverwandte Vorgehensweisen nicht überraschen. Gefühlt gibt es unzählige Ansätze wie bspw. die Entwicklung von Minimum Viable Products oder die Gestaltung von Prototypen, die ähnlich funktionieren. Und auch Frameworks wie Scrum, die mit Reviews und Retrospektiven arbeiten, basieren auf Plänen, Umsetzungen und Überprüfungen.

Der Ursprung des PDCA-Zyklus

Der PDCA-Zyklus wird auch als Demingkreis, Deming-Rad, Deming-Zyklus oder Shewhart Cycle bezeichnet.

>Der US-amerikanische Physiker Walter Andrew Shewhart veröffentlichte 1939 das Buch “Statistical Method from the Viewpoint of Quality Control”.¹ In dem Buch beleuchtete er Produktionsprozesse, die auf den Phasen Spezifikation, Produktion und Inspektion basierten. Ihm gefiel die aufeinanderfolgende Darstellung nicht:

“These three steps must go in a circle instead of in a straight line … In this sense, specification, production and inspection correspond respectively to making a hypothesis, carrying out an experiment, and testing the hypothesis. The three steps constitute a dynamic scientific process of acquiring knowledge.”

Frei ins Deutsche übersetzt:

“Diese drei Schritte müssen kreisförmig und nicht geradlinig verlaufen … In diesem Sinne entsprechen Spezifikation, Produktion und Inspektion jeweils der Aufstellung einer Hypothese, der Durchführung eines Experiments und der Prüfung der Hypothese. Diese drei Schritte bilden einen dynamischen wissenschaftlichen Prozess des Erkenntnisgewinns.”

Der Shewhart-Zyklus mit einer kreisförmigen Darstellung war geboren.

Der US-amerikanische Physiker, Statistiker und Wegbereiter des Qualitätsmanagements William Edwards Deming² hatte bei Shewart studiert und verbreitete dessen Ideen. Im Laufe der Zeit wurde ihm die prozessorientierte Sicht auf Tätigkeiten von Unternehmen zugeschrieben. Der Deminigkreis, das Deming-Rad bzw. der Deming-Zyklus waren geboren.

Die vier Phasen des PDCA-Zyklus

Bei der Durchführung eines PDCA-Zyklus wird das Vorgehen in vier Phasen bzw. Schritte unterteilt:

Phase 1: Plan bzw. Planen

In der Phase Plan geht es darum, die Ist-Situation zu erfassen, Annahmen zu treffen, ein Ziel mit passenden Kriterien zu formulieren und Maßnahmen festzulegen, mit denen sich die Ist-Situation verbessern lässt. Folgt man den Ausführungen von Walter Andrew Shewhart handelt es sich bei Plan um die Erstellung einer Hypothese und nicht um die Erstellung eines Projektplans. Die Phasen des PDCA-Zyklus sind dementsprechend auch nicht vergleichbar mit den zuvor genannten Projektphasen der DIN 69901, bei PRINCE2 oder ICB.

Phase 2: Do  bzw. Umsetzen

In der Phase Do geht es um die Umsetzung der zuvor festgelegten Maßnahmen. Der Umfang der Umsetzung variiert im Einzelfall. In manchen Publikationen ist zu lesen, dass vollständige Projekte in der Phase Do realisiert werden könnten; handelt es sich aber um eine zu überprüfende Hypothese, könnten Methoden wie bspw. Pretotyping, mit der Produktideen oder eben auch Hypothesen mit minimalsten Aufwand getestet werden, sinnvoll sein.

Phase 3: Check bzw. Überprüfen

In der Phase Check geht es um das Überprüfen der durchgeführten Maßnahmen. Müssen sie angepasst werden? Haben sie funktioniert und das gewünschte Ergebnis ist eingetreten? Oder: Hat sich die Hypothese nicht bestätigt und die Maßnahmen müssen gestoppt oder gar rückgängig gemacht werden? William Edwards Deming nannte diesen Schritt später “Study”, um zu betonen, dass es nicht ausreicht, lediglich zu schauen, wie die Maßnahmen gewirkt haben. Es gilt Korrelationen und Kausalitäten zu erkennen und dadurch zu lernen; aus diesem Grund wird manchmal auch von einem  PDSA Zyklus bzw. PDSA Cycle gesprochen.

Phase 4: Act bzw. Handeln

In der Phase Act³ geht es um die Umsetzung der Erkenntnisse aus der Phase zuvor. Möglicherweise wurde eine Good Practice entdeckt (wobei der PDCA-Zyklus selbst auch ein passendes Beispiel für eine Good oder Best Practice ist), möglicherweise wurde eine Hypothese bestätigt und so die Basis für eine Produktentwicklung gelegt. Welche Handlung sich aus den Erkenntnissen ergibt, hängt von dem Einzelfall ab. Was auf jeden Fall folgt, ist die Phase Plan, denn einerseits handelt es sich beim Demingkreis um einen Zyklus, und andererseits um einen Ansatz zur kontinuierlichen Verbesserung von Arbeitsschritten, Prozessen, Entwicklungen etc.

Beispiele für einen Demingkreis

Hier finden Sie zwei Beispiele für den Demingkreis:

Beispiel 1: Sie sind Hersteller des Kosmetikprodukts X, das sie über den stationären Handel in Drogeriefachgeschäften verkaufen.

• Plan: Sie wollen den Umsatz mit Produkt X steigern. Die Hypothese lautet: Mit einer anderen Verpackung lässt sich dies realisieren. Zur Überprüfung der Hypothese wollen sie einen Impersonator nutzen. Ein Impersonator ist eine Technik, die oft zum Testen neuer Verpackungen genutzt wird.
• Do: Sie stellen Mitarbeiterkapazitäten zur Verfügung, die eine neue Verpackung mit sommerlichen, freundlichen Farben entwerfen. Anschließend platzieren sie die neue Verpackung in einigen ausgewählten Drogerien im Regal neben ihrem Produkt mit der bisherigen Verpackung.
• Check: Sie beobachten das Kundenverhalten und zählen, wie häufig Kunden zur alten und wie häufig zur neuen Verpackung greifen. Vielleicht führen Sie auch vor Ort Kundengespräche durch und erkunden sich nach den Beweggründen für die Wahl von alt versus neu.
• Act: Haben mehr Kunden nach der neuen Verpackung gegriffen, weiten sie den Test auf zusätzliche Märkte aus. Haben weniger Kunden nach der neuen Verpackung gegriffen, überlegen Sie sich, ob die Hypothese an sich falsch war, ob sie die neue Verpackung nochmals überarbeiten oder eine andere Maßnahme zur Umsatzsteigerung erproben.

Beispiel 2: Sie leiten eine IT-Abteilung mit 80 Mitarbeitenden, die sich in Richtung einer selbstlernenden Organisation entwickeln soll.

• Plan: Sie stellen fest, dass trotz aller Bemühungen manche Teams sich nicht an gemeinsamen Aktivitäten beteiligen und das Vorhaben ablehnen. Sie überlegen sich, wie sie diese Teams einbinden können und entscheiden sich, beim nächsten Zusammentreffen aller Mitarbeitenden der IT-Abteilung kein Programm vorzugeben, sondern den Anwesenden die Gestaltung des Austauschs zu überlassen.
• Do: Sie rufen das nächste Abteilungsmeeting ein, organisieren einige freie Büros für den möglichen Austausch in Kleingruppen und erklären allen Anwesenden das sogenannte Barcamp-Format.
• Check: Sie beobachten, wie sich der Austausch untereinander entwickelt. Welche Themen werden von einzelnen Teams adressiert? Wie ist die Stimmung? Welche Vereinbarungen werden zwischen einzelnen Teams getroffen? Welche Ergebnisse werden erzielt? Etc.
• Act: Ist das Barcamp-Format ein Erfolg – dies ließe sich bspw. durch ein ROTI-Feedback in Erfahrung bringen – dann nutzen Sie es in zukünftigen Meetings wieder. Ergeben sich aus den Rückmeldungen der Teilnehmenden Verbesserungsvorschläge, dann versuchen Sie diese bei den nächsten Meetings umzusetzen.

Leicht lässt sich die Liste von Beispielen für den PDCA-Zyklus verlängern, denn ein schrittweise Vorgehen zur Erlangung von Kenntnissen ist für die allermeisten Organisationen reines Tagesgeschäft.

Impuls zum Diskutieren:

Sollten Organisationen das Vorgehen aus Plan-Do-Ceck-Act exlizit beim Namen nennen, um so das Bewusstsein für eine angestrebte Verbesserung zu stärken?

Hinweise:

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[1] Statistical Method from the Viewpoint of Quality Control
[2] William Edwards Deming
[3] In manchen Publikationen wird auch von Adjust anstelle von Act gesprochen.

Hier finden Sie ergänzende Informationen aus dem t2informatik Blog: