Best Practices für Anforderungsworkshops

So wie das A vor dem B und die 1 vor der 2 kommt, so kommt die Anforderungsermittlung vor der Anforderungsrealisierung. Das ist wenig überraschend, denn nur wenn Sie wissen, was eine Software, ein System oder ein Service leisten soll, können Sie dies entsprechend umsetzen. Und wie lassen sich korrekte, eindeutige, widerspruchsfreie, nach Wichtigkeit und/oder Stabilität bewertete, verifizierbare, modifizierbare und verfolgbare Anforderungen ermitteln? Die Antwort lautet: mit Anforderungsworkshops. Die Bandreite an Themen, die sich im Rahmen von Anforderungsworkshops adressieren lassen, ist sehr groß; sie reicht von der Arbeit an einzelnen Charakteristika wie der Widerspruchsfreiheit oder der Korrektheit der Anforderungsformulierung bis zu allgemeineren Themen wie bspw.

• die Ermittlung der Stakeholder und ihrer Ziele, sowie die Abstimmung der Ziele,
• die Definition einer Produktvision,
• die Abgrenzung des Systems und/oder die Identifikation von Schnittstellen
• die Diskussion von Anwendungsfällen,
• die Ableitung von Anforderungen aus Zielen, Szenarien, der Abgrenzung des Systems, aus Anwendungsfällen etc.,
• die Erhebung, Verfeinerung und auch Bewertung von Anforderungen,
• die Definition von Lasten oder Pflichten,
• oder die Festlegung von Projektanforderungen (die idealerweise im Projektauftrag oder in einem Projekthandbuch dokumentiert werden) wie Deadlines, Meilensteine, Termine, Budgets etc.

Anforderungsworkshops sind in vielen Unternehmen beliebt, doch schlecht organisierte Workshops können zu Streitigkeiten und damit zu schlechter Stimmung in Organisationen führen. Eine gute Vorbereitung, eine konstruktive Durchführung und eine strukturierte Nachbereitung sind die drei wesentlichen Phasen erfolgreicher Anforderungsworkshops. Und für jede Phase gibt es Best Practices.

Vorbereitung von Anforderungsworkshops

Für den Erfolg eines Anforderungsworkshops ist eine gute Vorbereitung wesentlich. Sie ist die Grundlage für eine zielgerichtete Durchführung. Es geht um viele kleine W-Fragen, also um wer, wann, wo, wie und was:

• Wer soll am Workshop teilnehmen und wer moderiert den Austausch?
• Wie wird der Workshop organisiert, wie lange dauert das Treffen und wo findet es statt? Wie häufig sammelt sich die Gruppe (einmalig einen ganzen Tag, mehrmals in einem vereinbarten Zeitraum zu 4 Stunden, regelmäßig nach einer Releasefreigabe?), wie erfolgt die Einladung und die Kommunikation mit den Teilnehmern vor und während des Workshops, wie ist der Ablauf, wie werden Ergebnisse dokumentiert und wie kommen alle Teilnehmer kontinuierlich zu Wort?
• Was soll erreicht werden, was sind die Ziele – bspw. was ist das primäre Ziel und welche sekundären Ziele gibt es?

Warum ist die Vorbereitung für das Gelingen von Anforderungsworkshops so wichtig? Wenn Sie einmal an einer Veranstaltung teilgenommen haben und Sie die Agenda nicht kannten, Arbeitsmaterialien fehlten, die Technik vor Ort nicht funktionierte, es zu warm, laut oder stickig war – wie toll war die Veranstaltung? Und vermutlich noch wichtiger: wie gut waren die Ergebnisse? Die Vorbereitung legt die Basis für ein sinnvolles Miteinander, für eine effektive Arbeit an vorab definierten Punkten. Selbst wenn Sie persönlich viel Erfahrung bei der Durchführung von Anforderungsworkshops besitzen, kann das bei jedem einzelnen Teilnehmer anders aussehen. Es hilft daher, sich im Vorfeld in die Lage der Teilnehmer zu versetzen und den Ablauf und den Austausch aus deren Sicht zu beleuchten. Folgende Best Practices bieten sich bei der Vorbereitung von Anforderungsworkshops an:

• Bestimmen Sie das Ziel des Workshops und definieren Sie das gewünschte Ergebnis.
• Planen Sie das Thema und den Ablauf der Veranstaltung, um das gewünschte Ergebnis zu erreichen.
• Identifizieren Sie die wichtigsten Stakeholder und laden Sie diese mit Hinweisen auf Ziel, Thema und Ablauf ein. Dies ist sehr wichtig, denn Sie benötigen die Teilnahme und den Input der Stakeholder. Evtl. sollten Sie daher Einladungen – falls möglich – auch persönlich aussprechen. Idealerweise laden Sie nicht alle Stakeholder zu jedem Anforderungsworkshop ein, sondern lediglich diejenigen, die zu Ihrem definierten Thema etwas beisteuern können.
• Nutzen Sie geeignete Techniken zur Interaktion und Kommunikation wie Brainstorming, Brainwriting oder Braindumping. Sehr moderne Formate wie bei einer Sessionplanung auf einer Unkonferenz erfreuen sich immer größerer Beliebtheit, passen aber nicht zu einem strukturierten Anforderungsworkshop.
• Finden Sie eine Lokation mit einem oder mehreren Räumen, so dass Sie die geplanten Übungen wie Gruppenarbeiten oder Fishbowl-Diskussionen gut durchführen können. Je länger Sie mit den Teilnehmern vor Ort sind, desto mehr sollten Sie auf ein angenehmes Klima achten – ein Raum im Keller ohne Tageslicht, ohne Frischluftzufuhr oder ohne Bewegungsfreiheit kann sich nicht positiv auf den Austausch und die Qualität der Ergebnisse auswirken. Sorgen Sie auch für genügend Materialien wie Flipcharts, Whiteboards mit abwaschbaren Stiften, Beamer, Papier etc. Auch das Vorhandensein von Getränken kann kleine Wunder vollbringen.

Es empfiehlt sich, initiale Anforderungsworkshops, bei denen über Themen wie Ziele, Vision und typische Anwendungsfälle gesprochen wird, gemeinsam mit allen Teilnehmern an einem Ort durchzuführen. Zu einem späteren Zeitpunkt können auch einzelne Teilnehmer von anderen Standorten über das Internet zugeschaltet werden. Natürlich erfordert dies auch eine entsprechende Vorbereitung, die Prüfung der technischen Anbindung, separate Techniken zur Interaktion etc.

Durchführung von Anforderungsworkshops

Der Erfolg eines Anforderungsworkshop steht und fällt mit der Durchführung des Treffens. Die Zeit der Stakeholder ist begrenzt und häufig sind sie es gewohnt, dass ihre Aussagen direkt umgesetzt werden. In einem Anforderungsworkshop geht es aber um den Konsens einer Zieldefinition, eine gemeinsame Produktvision oder die Bewertung von Anforderungen. Unterschiedliche Meinungen werden fast automatisch zu Diskussionen führen. Hier ist eine klare, neutrale und dennoch zielgerichtete Moderation besonders wichtig. Folgende Best Practices bieten sich bei der Durchführung von Anforderungsworkshops an:

• Begrüßen Sie die Teilnehmer, stellen Sie sich, möglicherweise Ihre Rolle und auf jeden Fall Ihre Aufgabe im Zuge des Workshops vor. Sprechen Sie – bei aller Nervosität – mit klarer Stimme, denn auch hier zählt der erste Eindruck. Selbst beim wiederholten Durchlauf sollten Sie einen ähnlichen Einstieg wählen, denn Teilnehmer können variieren. Warten Sie nicht auf Nachzügler – das ist ein Zeichen an diejenigen, die pünktlich erschienen sind, dass die fehlenden Teilnehmer wichtiger sind als die bereits anwesenden. Auch spätere Erläuterungen der Regeln werden so direkt hinterfragt, denn die erste Regel “Beginn um 9.00 Uhr” wurde bereits gebeugt.
• Wenn sich nicht alle Teilnehmer kennen, sollten Sie eine kurze Vorstellungsrunde – gerne anhand definierter Fragen wie dem Namen und der Tätigkeit im Unternehmen, der möglichen Rolle im Projekt oder der Nutzung der zu entwickelnden Lösung – durchführen. Die Abfrage von individuellen Zielen im Bezug auf den Anforderungsworkshop (“Ich wünsche mir heute, dass …”) ist hingegen oft nicht sinnvoll, denn das Ziel des Workshops haben Sie bereits in der Vorbereitung definiert.
• Formulieren Sie das Ziel und schreiben Sie es jederzeit sichtbar für die Teilnehmer auf. So können Sie im Verlauf von Diskussionen diese immer wieder auf das Ziel lenken. Ebenso bietet es sich an, die Agenda sichtbar – gerne auch mit Zeitangaben – zu veröffentlichen. Regeln – wie der Umgang mit Handys und Laptops oder die Dokumentation der Ergebnisse durch eine oder mehrere Personen – können, müssen Sie aber nicht schriftlich formulieren; oft reicht es, diese kurz zu erläutern.
• Zu Beginn bietet es sich an, jeden Teilnehmer zu animieren, aktiv zu werden. Bitten Sie bspw. die Teilnehmer in fünf Minuten die Ziele an die neue Software, das System oder den Service auf Moderationskarten festzuhalten und an eine Pinnwand anzubringen. Gruppieren Sie danach gemeinsam die Ziele, identifizieren Sie redundante oder sich widersprechende Ziele. Konflikte bei Zielen können Sie gleich zu Beginn oder im Verlauf des Workshops thematisieren. Werden bspw. viele Anwendungsfälle zur Erreichung eines Ziels definiert, kann dies ein Hinweis auf die Bedeutung des Ziels sein. So fällt es einem Stakeholder, der ein weniger populäres Ziel formuliert hat, gegebenenfalls leichter, darauf zu verzichten.
• Je nach Ausrichtung des Anforderungsworkshops nutzen Sie offene Diskussionen, Gruppenarbeiten oder individuelle Aufgabenstellungen zur Nennung von Anwendungsfällen oder Szenarien, Systemgrenzen oder Projektanforderungen.
• Fassen Sie Zwischenergebnisse regelmäßig zusammen. Dies bestärkt den Konsens in der Gruppe und hilft auch beim Verstehen der erarbeiteten Inhalte. Oftmals treten im Laufe von Diskussionen unterschiedliche Interpretationen von Begriffen auf – hier können Sie ein Glossar anlegen. Sofern Anforderungen explizit ausgeschlossen werden, können Sie auch eine Ausschlussliste bzw. ein Out-of-Scope-Dokument erstellen.
• Halten Sie die Agenda ein. Haben Sie sich zu viel vorgenommen – trotz aller Erfahrung passiert dies immer wieder – vereinbaren Sie lieber einen Folgetermin.
• Machen Sie Pausen und beobachten Sie die Gruppe und einzelne Mitglieder in der Pause. Auch wenn dies ungewöhnlich klingt, Teilnehmer diskutieren oft auch in Pausen weiter und gewinnen neue Erkenntnisse. Diese können Sie einfach mit einer Frage “Haben Sie in der Pause noch Ideen / Ziele / Anwendungsfälle / Anforderungen / Erkenntnisse etc. ermittelt?” in Erfahrung bringen.
• Fassen Sie zum Ende des Anforderungsworkshops die Ergebnisse zusammen. Holen Sie sich die Zustimmung der Teilnehmer öffentlich zu diesen Ergebnissen ein. Bestehen Konflikte und Dissonanzen halten Sie diese ebenfalls – bspw. auf einer Offene-Punkte-Liste – fest. Konflikte können Sie im Anschluss bilateral oder beim nächsten Treffen gemeinsam in der gesamten Gruppe thematisieren. Es kann auch sinnvoll sein, mit den Teilnehmern individuelle Aufgaben zu vereinbaren.
• Zum Abschluss sollten Sie bei Bedarf noch vor Ort ein nächstes Treffen vereinbaren; idealerweise haben Sie bereits 2 oder 3 Termine im Blick, über die Sie abstimmen lassen können. Vermutlich kann nicht jeder Teilnehmer zu jedem der vorgeschlagenen Termine erscheinen – das macht nichts, denn jeder Teilnehmer darf – sofern sinnvoll – Stellvertreter entsenden.
• Holen Sie sich Feedback von den Teilnehmern ein: Was war gut, was kann beim nächsten Mal noch besser gemacht werden? Hierzu können Sie eine kurze verbale oder schriftliche Abfrage durchführen.

Es empfiehlt sich übrigens nicht, für die Dauer eines Anforderungsworkshops die gegenseitige Ansprache auf “Du” festzulegen. Gerade in einer Organisation ohne ein bereits allgemein akzeptiertes “Du” wählen Mitarbeiter die gegenseitige Ansprache oft mit Bedacht. Wenn Klaus und Martin beide Thomas duzen, können sich Klaus und Martin siezen. Dies per Anordnung aufzuheben ist unnötig.

Nachbereitung von Anforderungsworkshops

Nach dem Anforderungsworkshop ist vor dem Anforderungsworkshop. Sämtliche vereinbarten Inhalte müssen dokumentiert werden. Diese Dokumentation lässt sich zum Start des nächsten Zusammentreffens nutzen und kann bei der Definition der nächsten Ziele helfen. Ohne Nachbereitung werden Inhalte möglicherweise in den nächsten Workshops wiederholt besprochen – das wäre nicht nur ineffizient, sondern auch kontraproduktiv. Folgende Best Practices haben sich bei der Nachbereitung bewährt:

• Dokumentieren Sie alle Erkenntnisse, also Ziele, Anwendungsfälle, Szenarien, Systemgrenzen, Anforderungen an Software, System oder Service sowie alle Projektanforderungen. Reichern Sie die Ergebnisse mit Fotos des Workshops an – dies hilft Menschen, sich besser an vereinbarte Aspekte zu erinnern. Erzeugen Sie bspw. ein Protokoll inklusive der vorab definierten Ziele, der Teilnehmer, der Agenda, der verwendeten Techniken etc. Konkrete Ergebnisse können auch in separaten Dokumenten wie einer Stakeholderliste mit Zielen, einem Systemkontextdiagramm, einem Lastenheft, einem Pflichtenheft, einer Liste mit Anwendungsfällen, einer Software Requirements Specification, einem Glossar oder einem Anforderungsdiagramm festgehalten werden.
• Versenden Sie die Ergebnisse an die Teilnehmer mit einem Dank für die aktive Teilnahme und einem Ausblick auf die nächsten Schritte (Realisierung der Anforderungen, vereinbarte Aufgaben, weitere Meetings).
• Haben Sie das Feedback am Ende der Durchführungsphase schriftlich abgefragt, könnten Sie die Ergebnisse ebenfalls versenden. Natürlich können Sie auch im Nachgang einen Fragebogen verschicken, allerdings sollte der eher kurz gehalten werden, denn die meisten Teilnehmer haben nicht viel Zeit. Hier könnte auch das eine oder andere persönliche Gespräch in einer Kaffeeküche Rückmeldungen liefern. Zusätzlich sollten Sie sich selbst hinterfragen: Wurden die Ziele aus Ihrer Sicht erreicht? Was können Sie beim nächsten Mal noch besser machen, was hat gut geklappt etc.?

 

Fazit

Jeder Teilnehmer an einem Anforderungsworkshop investiert Zeit. Je mehr Teilnehmer in den Austausch involviert werden, desto größer wird der Gesamtaufwand und desto wichtiger werden Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung. Eine gute Vorbereitung ist essentiell für eine konstruktive Durchführung des Austauschs. Durch die Definition des Workshops-Ziels ergeben Sie Themen und Teilnehmer, Techniken und Vorgehensweisen. Stakeholder, die wenig motiviert sind, zu einem Workshop einzuladen, ist vermutlich nicht die beste Idee; hier machen individuelle Befragungen oder Beobachtungstechniken oft mehr Sinn.

Bei der tatsächlichen Durchführung ist es wichtig, alle Teilnehmer zu integrieren und Diskussionen und Gruppenarbeiten effektiv und effizient zu steuern. Gute Kenntnisse im Anforderungsmanagement bzw. Requirements Engineering stören auch selten. Und natürlich ist eine zielgerichtete, motivierende Moderation sehr wichtig. Sie vermittelt ein gemeinsames Verständnis von Ziel, Vorgehen und Zeitrahmen und orchestriert das Sammeln, Gruppieren und Bewerten von Informationen. Die Nachbereitung dokumentiert die Ergebnisse, die für die Planung der Umsetzung und die anschließende Realisierung von Anforderungen oder als Basis für den nächsten Workshop genutzt werden können. Die Vorbereitung legt also die Basis für die Durchführung, die Durchführung produziert die Ergebnisse, die in der Nachbereitung festgehalten werden. Und die Ergebnisse werden zum Input für die Vorbereitung des nächsten Anforderungsworkshops oder fließen in die Planung der Anforderungsrealisierung ein. Ziel erreicht.

 

Hinweise:

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Michael Schenkel hat im t2informatik Blog weitere Beiträge zum Umgang mit Anforderungen veröffentlicht, u. a.

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