Weekly Meeting

Der Austausch von Informationen und die Synchronisation von Aufgaben ist ein wichtiges Element in agilen Vorgehensweisen oder Frameworks wie z.B. Scrum. Der Scrum Guide, der die Spielregeln von Scrum definiert, kennt jedoch nur 5 sogenannte Events (Sprint, Sprint Planning, Daily Scrum, Sprint Review und Sprint Retrospektive) und somit kein Weekly.

Natürlich können sich Organisationen prinzipiell trotzdem entscheiden, ein solches Event zusätzlich durchzuführen, wobei sich die Frage stellt, warum ein solches Austauschformat notwendig ist und ob es dann nicht ggf. sinnvoll sein könnte, die Sprintdauer auf eine Woche festzulegen und stattdessen das obligatorische Sprint Review und die Sprint Retrospektive durchzuführen.

Theoretisch könnte ein Scrum of Scrums, also der Austausch zwischen Vertretern verschiedener Scrum Teams, ein Weekly Meeting sein; dies setzt allerdings voraus, dass die Sprintlängen der verschiedenen Scrum Teams alle “nur” eine Woche dauern. Ein Scrum of Scrums, bei dem z.B. zwei Teams das Ende des Sprints erreicht haben und ein Team noch mitten im Sprint ist, macht in der Praxis wenig Sinn.

Wenn das Weekly Meeting ein Ersatz für das Daily Scrum wäre, würden wir von einem Scrumbut sprechen; wir nutzen Scrum, aber nicht mit täglichem, sondern mit wöchentlichem Austausch.

Wäre das Weekly eine Ergänzung zum Daily Scrum, wäre es ein Scrumand; wir nutzen Scrum und zusätzlich wöchentliche Meetings zur Synchronisation. Da das Daily Scrum aber ein zentrales Element von Scrum ist, kann es kein Ersatz sein. Oder anders ausgedrückt: Ohne Daily Scrum macht ein Team kein Scrum.

Regelmäßiger Austausch und kurze Feedbackzyklen gelten als wichtige Merkmale agiler Vorgehensweisen. Nichtsdestotrotz kann es auch in klassischen Vorgehensmodellen wie bspw. dem V-Modell oder dem V-Modell XT wöchentliche Meetings geben. Weekly Meetings sind also kein Kennzeichen oder gar Alleinstellungsmerkmal agiler Vorgehensweisen.

In manchem Publikationen wird von einem Weekly Standup Meeting gesprochen. In einem solchen Fall ist ein Weekly Meeting eine Zusammenkunft, die im Stehen stattfindet. Da in der gelebten Praxis wöchentliche Treffen aber meist länger dauern als bspw. das Daily Scrum, dem täglichen Austausch eines Scrum-Teams, das im Stehen stattfindet, muss die Zusammenkunft nicht im Stehen vonstatten gehen. Oder anders herum formuliert: Die Dauer des Weeklys bestimmt in der Praxis, ob es sich um ein Standup handelt oder eben nicht.

In einigen Internetbeiträgen wird auf Unterschiede zwischen Jour fixes und Weeklys hingewiesen. Diese meist genannten Unterschiede sind jedoch eher ein Zeichen für ein relativ starres Verständnis der Formate.

• Braucht ein Jour fixe eine Agenda oder ist den Teilnehmenden aufgrund der Regelmäßigkeit des Informationsaustausches und der Synchronisation von Aufgaben auch ohne Agenda klar, wie der Ablauf ist?
• Muss das Treffen geplant und die Teilnehmenden gesondert eingeladen werden oder sind der Treffpunkt und die Teilnehmenden klar und auf absehbare Zeit festgelegt?

Grundsätzlich sind beide Formate verwandt, möglicherweise spricht man in Entwicklungskontexten eher von Weeklys und in Organisations- und Abteilungskontexten eher von Jour fixes.

Es gibt keine allgemeingültige Formel, um den idealen Zeitrahmen für einen wöchentlichen Austausch zu bestimmen. Viele Organisationen einigen sich auf einen Zeitrahmen von einer Stunde und definieren dies als Timebox.

Handelt es sich beim dem Weekly um ein Sprint Review, so empfiehlt der Scrum Guide für einwöchige Sprints ebenfalls eine Stunde.

Handelt es sich um ein ergänzendes Format im agilen Kontext, kann auch jede andere Dauer passen, sofern sie sich als sinnvoller Zeitrahmen erweist; hier sind der Kreativität der Beteiligten keine Grenzen gesetzt. Gleiches gilt aber auch für Meetings in “klassisch strukturierten Organisationen”; auch hier gibt es keine Formel. Es empfiehlt sich daher, die Dauer von Zeit zu Zeit zu hinterfragen und gegebenenfalls anzupassen.

Theoretisch ist jeder Wochentag für ein Weekly Meeting geeignet. Im Sinne eines Jour fixe, in dem häufig organisatorische oder abteilungsbezogene Aspekte thematisiert werden, dürften individuelle Präferenzen und verfügbare Zeitfenster ausschlaggebend sein. Im Sinne des Informationsaustausches und der Synchronisation von Aufgaben innerhalb von Projekten oder Entwicklungen werden jedoch überwiegend zwei Tage für die Durchführung von Weekly Meetings vereinbart: Montag oder Freitag.

• Ein Weekly Meeting am Montag bietet die Möglichkeit, die Woche mit einem klaren Fokus zu beginnen. Es ermöglicht den Teammitgliedern, sich zu orientieren, Ziele für die Woche festzulegen und direkt mit der Umsetzung der vereinbarten Aufgaben zu beginnen. Außerdem ist der Rückblick auf die vergangene Woche klar abgegrenzt, da diese in den allermeisten Fällen am vorhergehenden Freitag endete.
• Ein Weekly Meeting am Freitag bietet die Möglichkeit, die vergangene Woche mit frischen Eindrücken zu besprechen und Aspekte der Zusammenarbeit zu vereinbaren, die nach einer Ruhephase am Montag mit voller Motivation umgesetzt werden können. Es ist die Gelegenheit, die Fortschritte der Woche zu reflektieren, wichtige Lehren zu ziehen und Erfolge zu feiern.

Tatsächlich sind die Argumente für Montag oder Freitag nicht sehr stichhaltig, so dass es wohl auch bei Projekten oder Entwicklungen auf die gelebte Praxis und individuelle Vorlieben ankommt.