Stakeholderkommunikation

Stakeholderkommunikation – der regelmäßige Austausch mit Stakeholdern

Ein Stakeholder ist eine Person oder eine Organisationen, die von den Aktivitäten eines Unternehmens direkt oder indirekt betroffen ist oder ein Interesse an diesen Aktivitäten hat. Die Stakeholderkommunikation bezeichnet den regelmäßigen Austausch des Unternehmens mit den Stakeholdern. Für eine wirksame, zielgerichtete Stakeholderkommunikation ist es wichtig zu wissen, wer die Stakeholder sind und welche Ziele, Motive und Einstellungen sie haben. Dies herauszufinden ist die Aufgabe der Stakeholderidentifikation und der Stakeholderanalyse.

Einflussfaktoren der Stakeholderkommunikation

Folgende Aspekte haben u.a. Einfluss auf die Stakeholderkommunikation:

• Die Bedeutung des Stakeholders für das Vorhaben: Je wichtiger der Stakeholder ist, desto strukturierter sollte die Kommunikation geplant und durchgeführt werden.
• Die Kommunikationsart: Möchte er mit Informationen versorgt werden oder er auch selbst aktiv nach Informationen schauen? Hier könnte zwischen einer Push- oder einer Pull-Kommunikation unterschieden werden.
• Das Kommunikationsmittel: Möchte er persönlich im Gespräch oder telefonisch informiert werden, reicht ihm eine SMS oder eine Mail mit einem kurzen Status quo, wünscht er sich Reports per Post, etc.?
• Die Kommunikationsfrequenz: Möchte er kontinuierlich auf dem Laufenden sein, freut er sich über ein Update pro Woche oder über eine Zusammenfassung pro Monat?
• Der Kommunikationszeitpunkt: Wann ist der richtige Zeitpunkt für die Kommunikation? Am Sonntag um 17.00 Uhr oder lieber Montagfrüh um 7.00 Uhr?

Die Stakeholderkommunikation ist eine wichtige Aufgabe im Rahmen des Stakeholdermanagements. Stakeholder können ein Vorhaben fördern oder es behindern, sie können ihre Ziele und Einstellungen ändern und auch bei der Kommunikation mit anderen Stakeholdern helfen. Je wichtiger ein Stakeholder ist, desto wichtiger wird die Kommunikation mit ihm. Die Regelmäßigkeit der Stakeholderkommunikation ergibt sich aus der Bedeutung des Stakeholder, der gewünschten und der sinnvollen Frequenz, der gewünschten und sinnvollen Art und dem gewünschten und sinnvollen Zeitpunkt.

Formate zur Kommunikation mit Stakeholdern

Es gibt eine ganze Reihe von Formaten und Events, zu denen Organisationen ihre Stakeholder einladen können, um mit ihnen inhaltlich über für sie relevante Themen zu sprechen. Nachfolgend finden Sie eine kleine Auswahl:

• Das Sprint Review in Scrum ist ein Treffen von Entwicklern, Scrum Master und Product Owner am Ende eines Sprints zur Präsentation der Entwicklungsergebnisse und Festlegung zukünftiger Anpassungen. Hier können Stakeholder erfahren, wie neue Features funktionieren – idealerweise werden diese demonstriert und nicht nur besprochen – und wie wichtig ihre Perspektive bei der Entwicklung von Neuigkeiten ist.
• Das Daily Scrum ist ein tägliches Event in Scrum, zu dem sich die Entwickler treffen, um sich gegenseitig über den Fortschritt in Richtung des vereinbarten Sprint-Ziels, die anstehenden Tätigkeiten und mögliche Probleme bzw. Hindernisse auszutauschen. Auch hier können Stakeholder teilnehmen, wobei ihnen aber klar sein sollte, dass es sich bei dem Austausch nicht um ein Reporting handelt.
• Stakeholder können auch zu Retrospektiven eingeladen werden, in denen sich die beteiligten Mitarbeiter mit dem Ziel austauschen, ihre Zusammenarbeit zu verbessern. In einem solchen Fall ergibt es natürlich auch Sinn, über die konkrete Mitwirkung und Zusammenarbeit zwischen Entwicklung und Stakeholder zu sprechen.
• Anforderungsworkshops sind Treffen, bei denen Anforderungen an eine zu entwickelnde Lösung gesammelt, besprochen und ggf. auch priorisiert werden. Ein solches Format ist natürlich prädestiniert, um mit Stakeholdern intensiv zu kommunizieren.
• Manche Organisationen bieten auch sogenannte “Ask-Me-Anything-Sessions” an, in denen Interessierte sich über zu definierende Themen austauschen können.

Neben solchen Formaten und Events gibt es auch klassische Mittel wie bspw. Newsletter, Chats oder Foren, die für eine zielgerichtete Stakeholderkommunikation genutzt werden können.

Hinweise:

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