Timebox
Inhaltsverzeichnis: Definition – Dauer und Bestimmung – Unterschiede zu Deadline – Verwendung in Scrum – Vorteile und Nachteile – Download – Hinweise
Wissen kompakt: Timeboxing ist eine Technik zur Planung und zeitlichen Begrenzung von Projekten und Aktivitäten, die den Faktor Zeit höher gewichtet als die Faktoren Ressourcen und Qualität.
Timeboxing Definition
Timeboxing ist eine Technik zur Terminierung von Projekten, Vorgängen und Aktivitäten. Sie definiert einen Zeitrahmen und gewichtet den Faktor Zeit höher als die Faktoren Ressourcen und Inhalte.
Im Gegensatz zum klassischen Projektmanagement mit der Definition von Arbeitspaketen und der Fixierung von zu erbringenden Leistungen, legt eine Timebox die Dauer und den Zeitrahmen für eine Arbeit fest. Zur Einhaltung des vorgegebenen Zeitrahmens, können sich Inhalte und Umfänge im Laufe einer Timebox verändern. Vorgänge werden somit nach einer festgelegten Dauer zum definierten Zeitpunkt beendet, selbst wenn nicht alle geplanten Inhalte des Vorgangs realisiert werden konnten. Nicht realisierte Inhalte werden auf nachfolgende Timeboxes verschoben oder ggf. aufgrund neuer Erkenntnisse gestrichen. Der große Vorteil von Timeboxing besteht darin, dass es eine Planung unterstützt, auch wenn Unternehmen in einem dynamischen Umfeld agieren und gewünschte Ergebnisse sich nicht immer vorab und vollständig spezifizieren lassen.
Die Dauer und Bestimmung einer Timebox
Der Zweck von Timeboxing ist es, für Projekte, Vorgänge und Aktivitäten Zeiten festzulegen und diese zu begrenzen. Wichtig ist dabei, die Dauer einer Timebox sinnvoll zu bestimmen. Während zu kurze Zeiträume die Entwicklung von nützlichen Zwischenergebnissen erschweren können, erhöhen zu lange Zeiträume möglicherweise das Risiko von Fehlentwicklungen bei sich ändernden Zielen, Anforderungen oder Randbedingungen. Hier empfiehlt es sich gemeinsam im Team einen zur Organisation, zur Arbeitsweise und zum Projektgegenstand passenden Zeitrahmen festzulegen.
Unterschiede zwischen Timebox und Deadline
Es gibt drei wesentliche Unterschiede zwischen einer Deadline und einer Timebox:
- Eine Deadline wird nicht durch ein Entwicklungsteam – also aus dem inneren einer Organisation – vorgegeben, sondern meist von außen, bspw. durch einen Auftraggeber.
- Eine Deadline ist eine Frist, bei der bis zu einem fest vorgegebenen Zeitpunkt eine Leistung erbracht werden muss, denn ansonsten drohen Konsequenzen. Beim Timeboxing wird versucht, in einem vorgegebenen, gemeinsam verabredeten Zeitrahmen eine Menge an Aufgaben zu erledigen, ohne dass Konsequenzen drohen.
- Das Mindset bzw. die Haltung ist unterschiedlich. Die Macht liegt beim Arbeiten mit Deadlines beim Auftraggeber, beim Arbeiten mit Timeboxes im Team.
Timeboxing als zentrale Technik in Scrum
Timeboxing ist eine zentrale Technik in Scrum. Sie ist Bestandteil sowohl beim Sprint Planning, als auch im Sprint selbst, sie findet Anwendung bei den Daily Scrums, dem Sprint Review und der Sprint Retrospektive. Es gibt sogar Organisationen, die die Technik nicht nur für Sprints, sondern sogar innerhalb einzelner Sprints verwenden, bspw. zur Beseitigung von Unklarheiten, zur Durchführung von Recherchen oder beim Arbeiten mit Spike Storys. Ein wichtiger Gedanke ist dabei die klare Definition of Done, durch die Inhalte, die nicht allen Akzeptanz- und Fertigstellungskriterien entsprechen, in zukünftigen Timeboxes behandelt werden. Zusätzlich ermutigt das Arbeiten mit Timeboxing Teams auch, zügig mit der Arbeit zu beginnen, denn so erhalten sie frühzeitig Feedback und können Lieferobjekte entsprechend schnell anpassen.
Timebox beim Sprint Planning
Bevor ein Team mit der Entwicklung starten kann, muss es diese planen. Dieses Meeting zur Planung nennt sich Sprint Planning. Der Scrum Guide empfiehlt für einen einmonatigen Sprint eine Timebox für das Sprint Planning von 8 oder weniger Stunden. Je kürzer der Sprint wird, desto kürzer sollte der Zeitrahmen für das Sprint Planning sein. Bei einer Sprintdauer von einer Woche wären also 2 oder weniger Stunden angemessen.
Timeboxing im Sprint
Die Realisierung von Anforderungen erfolgt in Scrum im Rahmen der Sprints. Im Gegensatz zu einer klassischen Iteration sind Sprints mit einer Dauer von maximal einem Monat sehr kurz. Welches Timeboxing für ein Unternehmen am besten passt, lässt sich nicht allgemeingültig beantworten. Bei der Festlegung können sich Unternehmen an der geplanten Gesamtlaufzeit der Entwicklung, an der Unternehmenskultur und/oder dem Entwicklungsgegenstand orientieren.
Timebox beim Daily Scrum
Kommunikation ist in Scrum sehr wichtig – nicht nur zwischen den Stakeholdern und dem Product Owner, sondern auch innerhalb Entwicklung. Deswegen kommt das Scrum Team zu Beginn eines Arbeitstages zu einem Daily Scrum zusammen. Das Daily Scrum ist eine Timebox von 15 Minuten, in dem das Team Aktivitäten untereinander synchronisieren, Hindernisse für das Erreichen der Ziele sowie anstehende Tasks bespricht.
Timeboxing beim Sprint Review
Am Ende eines Sprints demonstriert und bespricht das Scrum Team seine Ergebnisse, sowie prüft, ob die angestrebten Ziele erreicht wurden. Die Stakeholder geben ebenfalls Feedback. Anschließend überarbeiten der Product Owner und die Entwickler das Product Backlog. Für einmonatige Sprints empfiehlt sich ein Timeboxing von 4 Stunden oder weniger für ein Sprint Review, bei einem dreiwöchigen Sprint von 3 Stunden oder weniger, usw.
Timebox bei der Retrospektive
Als Abschluss des Sprints führt das Scrum Team unter der Moderation des Scrum Masters eine Retrospektive durch. Ziel der Retrospektive ist es, Vorschläge zur Verbesserung der Zusammenarbeit zu identifizieren, um diese im nächsten Sprint umzusetzen. Bei einem einmonatigen Sprint liegt die Timebox bei 3 Stunden oder weniger.
Timeboxing im Backlog Refinement
Das Backlog Refinement ist kein offizielles Event von Scrum, dennoch beschreibt der Scrum Guide die Durchführung eines Refinements als kontinuierliche Aufgabe, bei dem der Product Owner und das Scrum Team kooperieren. Grundsätzlich ist auch die Teilnahme des Scrum Masters ist zu empfehlen, denn er kann auf die Einhaltung der Timebox achten. Im Scrum Guide 2020 gibt es keine Empfehlung für einen Zeitrahmen beim Backlog Refinement; in der Vorgängerversion hieß es noch “no more than 10% of the capacity of the Development Team”.
Vorteile und Nachteile beim Timeboxing
Folgende Vorteile kann ein Timeboxing bieten:
- Es fördert bei der Fokussierung auf Wesentliches – vorausgesetzt alle Beteiligten verstehen und achten den Sinn.
- Es hilft bei der Festlegung eines Work-in-Progress-Limits.
- Es fördert die konsequente Priorisierung von Tätigkeiten.
- Es initiiert einen Fortschrittsnachweis.
- Es hilft bei der Unterbindung von unnötigem Perfektionismus.
- Und es hilft bei der Verbesserung der Prognosefähigkeit.
Demgegenüber könnten folgende Nachteile beim Timeboxing entstehen:
- Es erzeugt ein permanentes Stressgefühl, zumal Tätigkeiten grundsätzlich so lange wie nötig, aber nicht länger dauern sollten.
- Es fördert die Priorisierung von dringenden vor wichtigen Tätigkeiten.
- Es führt dazu, dass die Sichtbarkeit über die Zuverlässigkeit gestellt wird.
- Es verhindert, dass Menschen in Ruhe ihre Tätigkeiten und Aktionen überdenken.
- Es motiviert dazu, etwas zu erledigen, anstatt es noch einmal zu überprüfen.
- Und es lässt vorhersehbare Arbeit besser als innovative Arbeit aussehen.
Es gibt sogar Meinungen, die keinerlei Vorteile beim Timeboxing erkennen und stattdessen die Technik als einen Grund für niedrige Qualität, Verschwendung und Nacharbeit erachten, zumal es tiefgreifende Diskussionen und Konsensfindung verhindert.
Kleines Fazit: Eine Technik wie Timeboxing muss nicht automatisch vorteilhaft oder nachteilig sein, es kommt auf die konkrete Anwendung, den Kontext und die beabsichtigte und tatsächliche Wirkung an.
Kleiner Tipp: Als Hilfsmittel zur effektiven Erstellung bzw. Auslieferung von wertvollen Inkrementen oder Produkten sollte das Timeboxing immer wieder – bspw. im Zuge von Retrospektiven – hinterfragt werden.
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Alles Wichtige über Timeboxing auf einen Blick.
- Definition
- Dauer
- Anwendung in der agilen und klassischen Projektplanung
- Herausforderungen und Tipps
Wissen auf 7 Seiten zum Mitnehmen.
Impulse zum Diskutieren:
Ist es möglich, die Wirksamkeit von Timeboxing empirisch zu belegen?
Hinweise:
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Auch beim Scrum of Scrums kommt Timeboxing zum Einsatz. Da der Scrum Guide 2020 keine Aussagen zur Skalierung macht, finden sich dort auch keine entsprechenden Vorgaben. Organisationen sollten daher eigene Vorgaben definieren.
Es gibt viele Unternehmen, die in regulierten Branchen wie der Medizintechnik, der Pharmaindustrie, der Luft- und Raumfahrt, dem Transportwesen oder in der Automobilindustrie aktiv sind. Wie können diese Unternehmen Timeboxing und klassische Projektplanung in Einklang bringen? Hier bieten sich verschiedene Optionen an. Bspw. könnten klassische Arbeitspakete so definiert werden, dass sich ihre inneren Strukturen nicht gegenseitig beeinflussen, denn so könnte Arbeitspaket A klassisch und Arbeitspaket B per Timebox geplant werden. Oder Unternehmen definieren in einem klassischen Terminplan lediglich Meilensteine für Zwischenergebnisse und der Projektmanager synchronisiert sich mit der Entwicklung über Product Backlogs, Release- und Sprint Plannings, sowie Sprint Reviews.
Timeboxing gibt es in vielen Lebenslagen: In der Schule beim Schreiben von Diktaten, beim Speed-Dating oder bei Rabatt-Aktionen, die zu einem definierten Zeitpunkt enden.
Hier finden Sie ein Online-Tool, mit dem Sie individuelle Zeitvorgaben “timen” können.
Und hier finden Sie ergänzende Informationen aus unserer Rubrik Wissen kompakt:
Wie funktioniert Scrum?
Gibt es bei Lean Coffee einen Zeitrahmen?
Warum macht Timeboxing beim Mob Programming Sinn?