Projektstatus

Projektstatus – Wo steht das Projekt, wie geht es dem Projekt?

„Alles derzeit im grünen Bereich!“ – so könnte die kurze Beschreibung des Ist-Zustands eines Projekts lauten. Interessanterweise steckt in dieser kurzen Beschreibung mehr Inhalt als es vielleicht auf den ersten Blick erscheint. „Alles“ deutet bspw. darauf hin, dass eine Summe von Informationen zu dieser Beurteilung beiträgt. „… derzeit …“ indiziert, dass es sich um eine aktuelle Aussage an einem Stichtag handelt und sich der Projektstatus im Laufe der Zeit verändern kann. „…im grünen Bereich“ verrät, dass es eine abgestufte Farbcodierung gibt, die den Zustand des Projekt ausdrückt. Und last but not least bedeutet „Alles derzeit im grünen Bereich“ auch, dass es sich um eine Bewertung handelt; eine Bewertung des  Fortschritts eines Projekts.

Kurz gesagt: der Projektstatus ist die Bewertung des aktuellen Projektfortschritts und Projektzustands an einem Stichtag. Im übertragenen Sinne beantwortet der die Fragen „Wo steht das Projekt?“ und „Wie geht es dem Projekt?“.

Die Adressaten des Projektstatus

Es kann eine ganze Reihe von Personen- und Personengruppen geben, die Interesse an einem Projektstatus haben:

• Unternehmensmanagement,
• Entscheidungsgremien wie Lenkungsausschuss, Change Control Board oder Gesellschafterversammlung,
• Project Management Office,
• Projektmitarbeiter,
• Auftraggeber,
• Kunden,
• Lieferanten und
• Partner.

In anderen Worten: eine Auswahl von Stakeholdern. Stakeholder sind
Personen oder Organisationen, die von den Aktivitäten (und Projekten) eines Unternehmens direkt oder indirekt betroffen sind oder ein Interesse an diesen Aktivitäten (und Projekten) haben. Interessanterweise variieren die Informationen, die diese Personen oder Organisationen von dem Projekt wissen wollen:

• Ein Auftraggeber möchte bspw. wissen, ob die Fertigstellung des Projekts fristgerecht und damit verabredungsgemäß erfolgt.
• Ein Project Management Office möchte bspw. wissen, ob die zuteilten Kapazitäten ausreichen, um das Projekt fristgerecht zu beenden.
• Das Entscheidungsgremium interessiert, welche Entscheidungen benötigt werden, um den vereinbarten Kostenrahmen des Projekts nicht zu überschreiten.
• Und dem Unternehmensmanagement reicht häufig eine einfache visuelle Darstellung in Form einer Ampel. Bei „grün – alles in Ordnung“ und evtl. auch bei „gelb – es besteht Handlungsbedarf“ wird das Management nicht selbst aktiv, bei „rot – der Projekterfolg ist gefährdet“ hingegen schon.

Aus den Adressaten des Projektstatus (und einem dokumentieren Projektstatusbericht) ergeben sich quasi die Informationen, die im Allgemeinen oder Speziellen benötigt werden.

Inhalte des Projektstatus

Der Projektstatus kann unterschiedlichste Aspekte eines Projekts ausdrücken, u. a.:

• die Projektphase, in der sich das Projekt befindet (also bspw. in der Vorbereitung, der Planung, der Durchführung, dem Abschluss oder der Inbetriebnahme),
• den Fertigstellungsgrad einzelner Arbeitspakete bspw. anhand der 0/100-, 20/80- oder 50/50-Methode,
• den Verbrauch von personellen, materiellen oder finanziellen Ressourcen, ggf. ergänzt um eine Kostentrendanalyse,
• die Terminsituation, ggf. ergänzt um eine Meilensteintrendanalyse,
• die Risikobeurteilung mit Bezug auf das Gesamtprojekt oder einzelne Projektaspekte, ggf. dargestellt in Form einer Risikomatrix.

Da der Projektstatus immer eine Momentaufnahme ist, sollte in der Organisation Einigkeit darüber bestehen, dass die Feststellung (oder Bewertung) eine regelmäßig wiederkehrende Aufgabe ist, die sich über die verschiedenen Projektphasen hinweg erstreckt. Welche Ausdrucksmittel dazu verwendet werden (quantitative Werte, qualitative Auswertungen, Indikatoren wie bspw. einen Earned Value oder einen Schedule Performance Index) und wann die Feststellung erfolgt, ist individuell mit den Adressaten zu vereinbaren.

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Hier finden eine Vorlage zur Dokumentation von Statusinformationen eines Teams.