Projektstart

Projektstart – die Basis für ein erfolgreiches Projekt legen

Der Projektstart kennzeichnet den Beginn eines Projekts. Im engeren Sinn umfasst der Projektstart sämtliche Aktivitäten und Maßnahmen der Projektvorbereitung (auch Initialisierung bezeichnet), im weiteren Sinne auch die konzeptionelle Ausrichtung des Projekts (auch Konzeptionierung genannt). In vielen Organisationen definiert der Projektauftrag den formalen Beginn eines Projekts; er wird zum Ende der Konzeptionierung formuliert. Folgende Aspekte gilt es zum Projektstart – im weiteren Sinn – zu klären:

• Wie heißt das Projekt, was ist der Scope und was ist Out of Scope?
• Was möchte der Auftraggeber warum, wie und bis wann? Welche Stakeholder gibt es und welche Ziele und Motive verfolgen sie?
• Was ist das Projektumfeld, was ist der Systemkontext und wo liegen Projektgrenzen?
• Welche Anforderungen, technische oder organisatorische Herausforderungen, Risiken und Chancen gibt es und welche Verflechtungen gilt es zu beachten?
• Wer wird für die Projektumsetzung in welchem Umfang wann benötigt? Wer wirkt im Projekt mit welchen Rollen mit, wer leitet das Projekt und wer trägt die Gesamtverantwortung?
• Wie lange dauert das Projekt, welche Budgets und Hilfsmittel werden benötigt?
• Welche inhaltlichen, zeitlichen und technischen Abhängigkeiten zu anderen Projekten oder Projektpartnern gibt es?
• Ist das Projekt technisch, zeitlich und finanziell machbar und strategisch und/oder operativ sinnvoll?
• Welche Priorität hat das Projekt und welche Management-Aufmerksamkeit bekommt es?

Verschiedene Events zum Projektstart

Manche Publikationen wählen einen etwas anderen Ansatz bei der Bestimmung des Projektstarts: sie definieren Events und Zeitpunkte im Zusammenspiel zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer: die Aufforderung zur Angebotsabgabe in Form einer Ausschreibung durch den Auftraggeber, die Angebotsabgabe durch den Auftragnehmer, die Beauftragung durch den Auftraggeber oder die Durchführung eines Kick-of-Meetings sind bspw. solche Events und Zeitpunkte.

Dieser Ansatz basiert auf der Überlegung, dass bereits der Weg zu einem Projekt selbst ein Projekt ist. Aus einer solchen Perspektive kann auch die Bestimmung einer passenden Kostenstelle oder die Formulierung eines Projektantrags als Zeitpunkt des Projektstarts betrachtet werden.

Sechs W-Fragen zum Projektstart

Eine einfache Vorgehensweise für einen erfolgreichen Projektstart ist die Beantwortung von sechs W-Fragen:

• Wo steht die Organisation und wo möchte sie hin?
• Was möchte die Organisation erreichen?
• Warum ist das Projekt wichtig?
• Wer profitiert vom Projekt und wer wirkt mit?
• Wann startet das Projekt und wann endet es?
• Wie wird das Projekt umgesetzt, wie werden die Ziele realisiert und wie viel Geld wird das Projekt kosten?

In der Projektmanagement-Praxis passiert es immer wieder, dass dem Projektstart zu wenig Aufmerksamkeit gewidmet wird. Herrscht innerhalb der Projektorganisation Unklarheit über die Ziele und den Nutzen eines Projekts, lassen sich die Ziele und der Nutzen nur schwer erreichen bzw. realisieren. Auch wenn im Zuge des Projektstarts die Durchführung eines Kick-offs, die Definition eines Projektstrukturplans oder die initiale Planung eines Gantt-Charts wichtig sind, so sind Ziele und Nutzen vermutlich wichtiger. Auch das zwischenmenschliche Zusammenspiel aller Beteiligten, der Prozess der Teambildung und der mögliche Umgang mit Konflikten oder Impediments sind wichtig – jedoch ergibt es wenig Sinn, dies alles dem Projektstart zuzuordnen.

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