Projektdefinition

Der Prozess und das Ergebnis zur Definition eines Projekts

Die Projektdefinition bildet die Grundlage eines Projekts. Sie beschreibt einerseits den Prozess zur Initialisierung und damit die Festlegung der Rahmenbedingungen eines Projekts, und andererseits das Ergebnis dieses Prozesses. Sowohl der Prozess als auch die Ergebnisse der Projektdefinition variieren in der Praxis von Unternehmen zu Unternehmen. Viele Unternehmen verwenden definierte Workflows zum Aufsetzen von Projekten. Sie

• arbeiten mit Projekt Management Offices, die für die Zusammenstellung des Projektportfolios und somit sowohl für die Projektdefinition als auch für die Rahmenbedingungen der Projekte verantwortlich sind.
• nutzen Projektanträge, die sie anhand interner Kriterien klassifizieren und bewerten.
• definieren Business Cases und bestimmen die Motivation sowie verschiedene Optionen zur Durchführung des Projekts. Sie erfassen den Nutzen, sowie negative Effekte und mögliche Risiken. Zusätzlich bestimmen sie den Zeitrahmen, die Kosten und erstellen eine Investitionsrechnung.
• erstellen Lastenhefte zur strukturierten und fundierten Beschreibung von Anforderungen sowie erwarteter Leistungen.
• gestalten Projektmärkte, bei denen mögliche Projekte mit ihrer Vision durch einen Repräsentanten vorgestellt werden. Ziel ist es Mitstreiter bzw. Teammitglieder für ein Projekt zu finden. Projektmärkte sind eine Ausprägung agiler Organisationen.

Der Zeitpunkt der Projektdefinition

Es gibt verschiedene Interpretationen, wann der Prozess der Projektdefinition stattfindet und wo er einzuordnen ist:

• Die britische Projektmanagement-Methode PRINCE2 bspw. versteht unter der Projektdefinition einen Abschnitt innerhalb der Projektbeschreibung, die im Zuge der Projektinitialisierung erstellt wird.
• Der PMBOK Guide verordnet die Projektdefinition – genauer: den Prozess „Develop Project Charter“ – ebenfalls in die „Initiation“.
• Nach der DIN 69901-2:2009-01 „Projektmanagement – Projektmanagementsysteme – Teil 2: Prozesse, Prozessmodell“ findet die Projektdefinition nach der Initialisierung und vor der Projektplanung statt.
• Und der Kompetenzstandard der IPMA – die ICB – verwendet den Begriff „Projektdesign“ anstelle von Projektdefinition und adressiert den Grobentwurf der Projektarchitektur.

Das Ergebnis der Projektdefinition

Und was ist das Ergebnis der Projektdefinition? Im übertragenen Sinne sind es die Antworten auf typische W-Fragen: Was, Warum, Wozu, Wie, Wann, Wer. Also bspw.

• Was sind die Rahmenbedingungen des Projekts? Welche Hintergründe gibt es, welcher Systemkontext wird beachtet und welche Ziele werden verfolgt?
• Welche Priorität genießt das Projekt, wozu und wann wird es durchgeführt?
• Welcher Nutzen wird erwartet, welche Vorteile und Risiken gibt es?
• Wer sind die Stakeholder, welche Interessen und Meinungen haben sie und wie erfolgt die kontinuierliche Kommunikation mit ihnen?
• Welches Vorgehen, welcher Prozess und welche Tools werden genutzt?
• Wer arbeitet mit welchen Rollen und Rechten mit?

In manchen Publikationen wird das Ergebnis der Projektdefinition als Lieferung verschiedener, verbindlicher Dokumente deklariert. Dies sind dann bspw. der Projektantrag, der Projektauftrag, die Projektbeschreibung mit dem Projektziel, die Festlegung der Projektorganisation, initiale Projekt- und Ressourcenpläne oder die Produktbeschreibung.

Hinweise:

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In der Projektmanagement-Praxis passiert es immer wieder, dass Mitarbeiter die Frage nach der Anzahl der Projekte, in denen sie derzeit parallel arbeiten, nicht genau beantworten können. Dies ist ein Indikator, dass der Prozess der Projektdefinition nicht ideal funktioniert.

Hier finden Sie eine Vorlage zur Beschreibung von Projekten.