Kanban
Inhaltsverzeichnis: Definition – Entstehungsgeschichte – Prinzipien – Praktiken – Werte – Anwendung in der Produktion – Anwendung im Projektmanagement – Fragen aus der Praxis – Hinweise
Kanban – Produktion und Wissensarbeit im Blick
In einer Produktionshalle muss jede Maschine reibungslos laufen, Materialien müssen just-in-time geliefert werden, und jedes Teil soll zur richtigen Zeit am richtigen Ort sein. Gleichzeitig arbeitet ein IT-Team daran, Softwareentwicklungsprojekte zu managen, bei denen verschiedene Aufgaben und Anforderungen miteinander verzahnt sind. In beiden Szenarien droht Chaos, wenn nicht genau gesteuert wird, was wann und wie passiert. Hier kommt Kanban ins Spiel:
Kanban ist eine Methode des Arbeits- und Prozessmanagements, die in den 1940er Jahren in der japanischen Automobilindustrie entwickelt wurde, um den Materialfluss in Produktionsprozessen zu optimieren. Seit den 2000er Jahren wird Kanban auch in der Wissensarbeit genutzt und gilt als eine Methode im agilen Projektmanagement bzw. in der Software- und Produktentwicklung.
Die Entstehungsgeschichte von Kanban
Das japanische Wort Kanban besteht aus den Teilen kan = Signal und ban = Karte, was zusammensetzt “Signalkarte” bedeutet.
Inspiriert von den Abläufen in Supermärkten, in denen sich Kunden selbst bedienen und Mitarbeiter für ausreichende Bestände in den Regalen sorgen, entwickelte Taiichi Ohno [1], ein Produktionsleiter bei Toyota, in den späten 1940er Jahren Kanban als Teil des Toyota Production Systems. Ziel war es, den Materialfluss effizienter zu gestalten, indem nur das produziert wurde, was tatsächlich benötigt wird. Die Kanban-Karten wurden dabei als visuelle Signale eingesetzt, um anzuzeigen, wann neue Materialien nachproduziert oder geliefert werden müssen, wodurch Überproduktion und unnötige Lagerbestände vermieden wurden.
Um 2005 herum übertrug der Informatiker David H. Anderson [2], der u. a. für Motorola und Microsoft gearbeitet hatte, Kanban als Methode auf die Wissensarbeit. Er erkannte das Potenzial, abstrakte Arbeitsprozesse bspw. in der Softwareentwicklung durch die Visualisierung und den kontinuierlichen Fluss von Arbeit zu optimieren.
Heute wird die Methode in vielen Branchen und Disziplinen eingesetzt, wobei zwischen zwei verschieden Kanban Arten unterschieden wird:
- Produktions-Kanban, auch als Manufacturing oder Operational Kanban bekannt, und
- Wissensarbeit-Kanban, auch als Agile oder IT-Kanban bezeichnet.
Obwohl beide Arten unterschiedliche Ursprünge und Anwendungsbereiche haben, basieren sie auf denselben Prinzipien:
Die Prinzipien von Kanban
Kanban basiert auf vier Grundprinzipien, die sicherstellen, dass Prozesse effizient und kontinuierlich verbessert werden können. Diese Prinzipien sind universell anwendbar, egal ob in der Produktion, der Softwareentwicklung oder in anderen Bereichen der Wissensarbeit.
1. Prinzip: Beginnen Sie mit dem, was Sie jetzt tun
Das 1. Prinzip ist eine klare Aufforderung, die Methode in einer aktuellen Arbeitssituation und möglichst ohne Verzögerung anwenden. Es geht nicht darum, ein perfektes Projekt zu identifizieren oder ein Team zu finden, dass besonders motiviert ist, es geht darum, zügig in die Anwendung zu kommen und die Implementierung mit den bestehenden Prozessen und Strukturen zu starten.
Beispiel:
Als Taiichi Ohno bei Toyota das Kanban-System einführte, begann er nicht mit einer radikalen Umstrukturierung der Produktionsprozesse. Stattdessen nahm er den bestehenden Fertigungsprozess als Ausgangspunkt und führte Signalkarten ein, um den Materialfluss zu steuern. Das Ziel war es, die Produktionslinie effizienter zu machen, ohne die gesamte Struktur zu verändern.
Ohno betrachtete die bereits existierenden Abläufe, identifizierte Engpässe und Ineffizienzen und führte dann schrittweise das neue System ein. Die Einführung der Karten ermöglichte es, den Materialnachschub zu steuern, indem nur dann neue Teile gefertigt oder geliefert wurden, wenn sie tatsächlich benötigt wurden. Dies führte zu einem schlankeren und effizienteren Produktionsprozess, ohne die ursprünglichen Prozesse und Strukturen zu stören.
2. Prinzip: Verfolgen Sie inkrementelle, evolutionäre Veränderungen
Anstatt große und potenziell disruptive Veränderungen vorzunehmen, propagiert das 2. Prinzip eine Kultur der kontinuierlichen, kleinen Verbesserungen. Ein PDCA-Zyklus (Plan, Do, Check, Act) reduziert das Risiko, das mit umfassenden Änderungen verbunden ist, und macht den Übergang reibungsloser.
- Es reduziert den Widerstand gegen Veränderungen, da Mitarbeiter nicht das Gefühl haben, dass ihre bisherige Arbeit entwertet wird.
- Es ermöglicht eine sanfte Transition, bei der bewährte Praktiken beibehalten und schrittweise optimiert werden können.
- Es berücksichtigt, dass bestehende Prozesse und Regeln oft aus gutem Grund existieren und wertvolles Wissen enthalten.
Beispiel:
In einer Produktionslinie wird festgestellt, dass die Lieferzeiten für ein bestimmtes Bauteil immer wieder zu Verzögerungen führen. Anstatt das gesamte System umzustellen, wird zunächst die Lieferkette analysiert und schrittweise optimiert, um die Engpässe zu beseitigen.
3. Prinzip: Respektieren Sie bestehende Prozesse, Rollen und Verantwortlichkeiten
Das 3. Prinzip betont den Wert von bestehenden Prozesse und Strukturen, von Rollen [3] und Verantwortlichkeiten. Statt alles Vorhandene über Bord zu werfen, wird das bestehende System genutzt, um Verbesserungen vorzunehmen, ohne im ersten Schritt bestehende Rollen oder Verantwortlichkeiten infrage zu stellen.
Beispiel:
David J. Anderson führte Kanban in einem Softwareentwicklungsteam bei Microsoft ein, das an einer komplexen, langwierigen Produktlinie arbeitete. Anstatt das Team radikal umzugestalten oder sofort neue Prozesse einzuführen, begann Anderson damit, den bestehenden Workflow zu analysieren und schrittweise kleine, inkrementelle Verbesserungen vorzunehmen.
Zunächst visualisierte das Team den bestehenden Prozess auf einem Board. Dabei identifizierte es Engpässe und ineffiziente Arbeitsweisen. Anstatt sofortige, umfassende Änderungen vorzunehmen, führte das Team schrittweise sogenannte Work-in-Progress Limits ein und passte nach und nach die Prozessregeln an, um den Arbeitsfluss zu verbessern.
Diese kleinen, evolutionären Veränderungen führten über die Zeit zu erheblichen Verbesserungen in der Effizienz und der Qualität der Softwareentwicklung, ohne dass das Team durch radikale Änderungen überfordert wurde. Die kontinuierliche Anpassung und Verbesserung des Prozesses ermöglichte es Microsoft, die Entwicklungszyklen zu verkürzen und die Produktqualität zu steigern.
4. Prinzip: Ermutigen Sie Menschen auf allen Ebenen, Führung zu übernehmen
Das 4. Prinzip zielt darauf ab, eine Kultur der Eigenverantwortung und des Engagements im Unternehmen zu fördern. [4] Es geht darum, traditionelle hierarchische Führungsmodelle aufzubrechen und stattdessen alle Teammitglieder zu ermutigen, in ihren jeweiligen Bereichen Verantwortung zu übernehmen und Initiative zu zeigen.
Beispiel:
Bei einem Softwareentwicklungsdienstleister werden Teammitglieder aufgefordert, sich untereinander abzustimmen und gemeinsame Entscheidungen zu treffen und Vorschläge zur Optimierung von Arbeitsabläufen einzubringen. Aufgaben wie die Moderation von Meetings oder die Koordination von Teilprojekten werden unter den Teammitgliedern rotiert und erfahrene Teammitglieder unterstützen weniger erfahrene Kollegen bei der Entwicklung ihrer Fähigkeiten.
Idealerweise führt die Umsetzung des 4. Prinzips zu einer höheren Motivation aller Beteiligten, zu besserer Problemlösung und einer insgesamt effizienteren Teamarbeit.
Anmerkung:
Es ist wichtig zu betonen, dass es hierbei nicht darum geht, formale Managementpositionen abzuschaffen, sondern vielmehr darum, eine Kultur zu schaffen, in der jeder Mitarbeiter sich als wichtiger Teil des Teams fühlt und aktiv zur Verbesserung der Arbeitsprozesse beiträgt.
Die Praktiken von Kanban
Neben den vier Prinzipien kennt Kanban auch sechs Praktiken:
1. Praktik: Visualisieren Sie Ihre Arbeit
Eine der zentralen Praktiken von Kanban ist die Visualisierung der Arbeit. Dies wird typischerweise durch ein Kanban-Board erreicht, auf dem alle anstehenden Aufgaben als Karten dargestellt werden. Diese Karten durchlaufen verschiedene Spalten, die jeweils einen Schritt im Prozess repräsentieren, wie
- “Zu erledigen”,
- “In Arbeit” und
- “Fertig”.
Ein einfaches Beispiel aus der Praxis könnte ein Team sein, das Features für eine Software entwickelt. Jede Funktionalität wird als Karte auf dem Board dargestellt. Das Team kann auf einen Blick sehen, welche Aufgaben anstehen, welche in Bearbeitung sind und welche abgeschlossen wurden.
2. Praktik: Limitieren Sie die parallele Arbeit (WIP-Limit)
Eine weitere wichtige Praxis ist die Limitierung der laufenden parallelen Arbeiten, auch als Work in Progress Limit (WIP-Limit) bekannt. Dies bedeutet, dass nur eine bestimmte Anzahl von Aufgaben gleichzeitig in einer bestimmten Phase bearbeitet werden darf. Nehmen wir an, ein Team hat festgestellt, dass es effektiv an maximal drei Aufgaben gleichzeitig arbeiten kann, ohne dass die Qualität leidet oder Engpässe entstehen. Das Team setzt daher ein WIP-Limit von drei für die “In Arbeit”-Spalte auf dem Kanban-Board. Dadurch wird verhindert, dass zu viele Aufgaben gleichzeitig begonnen, aber nicht abgeschlossen werden.
Verstärkt wird das Arbeiten mit dem WIP-Limit durch das angewandte Pull-Prinzip, wonach Aufgaben nur dann begonnen werden, wenn Kapazität dafür vorhanden ist. Im Gegensatz zu einem Push-Prinzip, bei dem Aufgaben unabhängig von der aktuellen Auslastung in den Prozess geschoben werden, zieht das Pull-Prinzip Aufgaben in den Arbeitsprozess hinein, wenn Platz (also ein Mitarbeiter mit Kapazität) vorhanden ist.
3. Praktik: Managen Sie den Arbeitsfluss
Beim Managen des Arbeitflusses geht es um Gleichmäßigkeit, Pünktlichkeit und ökonomisch gute Ergebnisse. Es geht darum sicherzustellen, dass Aufgaben gleichmäßig und ohne unnötige Verzögerungen durch das System fließen. Ein Beispiel wäre ein Marketing-Team, das eine Reihe von Kampagnen plant und durchführt. Indem das Team den Fortschritt jeder Kampagne auf dem Kanban-Board überwacht, kann es sicherstellen, dass alle Kampagnen rechtzeitig fertiggestellt werden und keine unnötigen Engpässe entstehen.
4. Praktik: Formulieren Sie explizite Prozessregeln
Für eine transparente und objektive Zusammenarbeit ist es sinnvoll, explizite Prozessregeln zu definieren. Sie helfen implizit ein gemeinsames Verständnis zu entwickeln und ergänzen somit das explizite Visualisieren der Arbeit. Idealerweise füllen die Prozessregeln keine umfangreichen Dokumente, sondern bringen Vereinbarungen auf einen gemeinsamen Nenner: Aufgaben in der “Zu erledigen”-Spalte sollten nicht mehr als 5 Arbeitstage Aufwand verursachen, Aufgaben gelten erst als erledigt, wenn die Definition of Done eingehalten wurde, etc.
5. Praktik: Implementieren Sie Feedback-Schleifen
Feedback-Schleifen ermöglichen es dem Team, den Arbeitsprozess kontinuierlich zu verbessern. Stellen Sie sich ein Softwareentwicklungsteam vor, das in einem großen Projekt mit zweiwöchigen Sprints arbeitet und Kanban nutzt, um den Arbeitsfluss zu visualisieren und zu steuern. Am Ende jeder Iteration führt das Team eine Retrospektive durch, die eine Art Feedback-Schleife darstellt. In diesen Meetings reflektieren die Teammitglieder über die vergangenen zwei Wochen und diskutieren, was gut gelaufen ist, welche Herausforderungen aufgetreten sind und wie sie ihre Arbeitsweise verbessern können.
6. Praktik: Verbessern Sie kontinuierlich und gemeinsam den Prozess
Die kontinuierliche und kooperative Verbesserung ist eine zentrale Praktik in Kanban, auch bekannt als Kaizen. Ziel ist es, die Zusammenarbeit und Abläufe fortwährend zu optimieren. Anstatt auf große, seltene Veränderungen zu setzen, fördert das ständige Nachjustieren die Arbeitsweise und in der Konsequenz auf das Arbeitsergebnis. Bspw. könnte ein Produktentwicklungsteam an einem neuen Küchengerät arbeiten und dabei stellt fest, dass ein bestimmtes Bauteil in der Fertigung zu lange dauert und die Qualität schwankt. Anstatt das gesamte Design zu überarbeiten, nimmt das Team eine kleine Änderung in der Montagesequenz vor und reduziert dadurch die Fertigungszeit um 10 %, ohne die Qualität zu beeinträchtigen. Diese kontinuierliche Verbesserung wird sofort in den Prozess integriert, und das Team setzt den Zyklus von kleinen Anpassungen und Optimierungen fort, um den gesamten Entwicklungsprozess effizienter zu gestalten.
Die Werte von Kanban
Neben den vier Prinzipien und den sechs Praktiken basiert Kanban auf neun Werten. Sie sind zentral für die Anwendung, da sie den Rahmen definieren, wie Arbeit organisiert, durchgeführt und optimiert wird:
1. Wert: Transparenz
Transparenz bedeutet, dass alle Arbeitsschritte und auftretenden Probleme sichtbar gemacht werden, ein offener Informationsaustausch untereinander herrscht und klare, eindeutige Begrifflichkeiten verwendet werden. Dies ermöglicht es dem Team, den aktuellen Status von Aufgaben jederzeit zu sehen, potenzielle Hindernisse frühzeitig zu erkennen und gemeinsame Entscheidungen im Team zu treffen.
2. Wert: Balance
Balance zielt darauf ab, die Anforderungen an das Team mit dessen Leistungsfähigkeit in Einklang zu bringen. Es geht darum, eine möglichst gleichbleibende, ausgewogene Arbeitsbelastung zu organisieren, ohne in eine (dauerhafte oder wiederholt temporäre) Überlastung zu geraten. Dies wird oft durch das Setzen von Work-in-Progress-Limits erreicht. Ähnlich wie bei Scrum geht es also darum, mit gleichbleibender Geschwindigkeit ruhig und kontinuierlich miteinander zu arbeiten, frühzeitig Feedback zu integrieren und so konsequent Fehlentwicklungen zu vermeiden, um so insgesamt auch die gesamte Geschwindigkeit der Entwicklung zu erhöhen. Verstärkt wird die Balance durch das Pull-Prinzip.
3. Wert: Kollaboration
Der Wert Kollaboration adressiert eine enge, kooperative Zusammenarbeit, mit dem Ziel, Arbeit effektiv zu erledigen und kontinuierlich Verbesserungen zu erzielen. In einem Produktentwicklungsteam könnten bspw. Designer, Ingenieure und Marketingexperten regelmäßig zusammen arbeiten, um sicherzustellen, dass das Produkt sowohl funktional als auch marktfähig ist. Dazu halten sie Weekly Meetings ab, um ihre Arbeit zu synchronisieren, Fortschritte abzustimmen und gemeinsam Probleme zu lösen.
4. Kundenfokus
Es gibt Unternehmen, die verlieren oftmals ihre Kunden aus dem Blick. Der Kundenfokus legt den Schwerpunkt darauf, die Bedürfnisse der Kunden zu verstehen und die Arbeit so auszurichten, dass sie maximalen Wert für den Kunden liefert. Stellt das Supportteam bspw. fest, dass Kundenanfragen zu einem bestimmten Thema zunehmen, priorisiert es die Lösung im nächsten Software-Update hoch, um so zügig die Kundenzufriedenheit zu erhöhen und zukünftige Anfragen zu reduzieren.
5. Arbeitsfluss
Der Arbeitsfluss bezieht sich auf die gleichmäßige Bewegung von Aufgaben durch das System. Ein stetiger Fluss ohne Blockaden und Verzögerungen ist das Ziel. Verwendet ein Logistikunternehmen bspw. ein Kanban Board zur Visualisierung des Versandprozesses, erkennt es idealerweise sofort, wenn eine Lieferung ins Stocken gerät, sodass das Team Maßnahmen ergreifen kann, um den Arbeitsfluss – auch als Workflow bezeichnet – wiederherzustellen.
6. Führung
Führung im Kanban-Kontext bedeutet, dass jeder im Team die Initiative ergreifen kann, wenn Chancen zur Verbesserung erkannt werden. Führung ist nicht auf formale Führungsrollen beschränkt. Entdeckt bspw. ein Softwareentwickler eine Möglichkeit, das Code Review zu beschleunigen, schlägt er die Änderung vor und führt das Team durch die Implementierung der neuen Vorgehensweise.
7. Verständnis
Verständnis bedeutet, dass ein Team ein gemeinsames Bild der aktuellen Situation und der Herausforderungen benötigt bzw. hat. Dieses gemeinsame Verständnis ist notwendig, um Veränderungen effektiv umzusetzen. Bevor ein Team also neue Tools oder Prozesse einführt, stellt es sicher, dass alle Mitglieder die Gründe für die Veränderung verstehen und sich darauf einigen, wie die neuen Methoden angewendet werden sollen.
8. Vereinbarung
Vereinbarung bedeutet, dass die Beteiligten klare Absprachen benötigen, definierte Prozesse befolgen und Commitments eingehen, um das System effektiv zu gestalten. Stimmt ein Team bspw. in einer Retrospektive darüber ab, neue WIP-Limits einzuführen, um die Qualität zu verbessern, verpflichten sich alle Mitglieder, diese neuen Limits in ihrer täglichen Arbeit zu respektieren.
9. Respekt
Respekt bedeutet, die Beiträge und Entscheidungen aller Teammitglieder zu würdigen und darauf zu vertrauen, dass jeder sein Bestes gibt. Macht also ein Mitarbeiter eines Projektteams einen Fehler, geht es idealerweise nicht um eine Schuldzuweisung, sondern um die Fehleranalyse und die gemeinsame Diskussion im Team, was in Zukunft getan werden kann, um diesen und ähnliche Fehler zu vermeiden. Dabei wird auch jeder Beitrag ernst genommen und respektiert.
Diese Werte bilden das Rückgrat der Kanban-Methode und helfen Teams, nicht nur ihre Arbeit zu organisieren, sondern auch eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung, des Lernens und der Zusammenarbeit zu entwickeln.
Anwendung von Kanban in der Produktion
In der Produktion wird Kanban traditionell genutzt, um den Materialfluss effizient zu steuern und Lagerbestände zu optimieren. Ein typisches Szenario wäre eine Fertigungsstraße, bei der verschiedene Komponenten in einer bestimmten Reihenfolge zusammengebaut werden müssen.
Stellen Sie sich eine Produktionslinie für Automobilteile vor. In diesem Umfeld dient Kanban als visuelles Steuerungssystem. Jedes Mal, wenn ein Bauteil in der Produktionslinie verbraucht wird, wird eine Kanban-Karte an den vorherigen Schritt oder an das Lager gesendet, um das Bauteil wieder aufzufüllen. Dieses Signal bedeutet, dass genau die Menge nachproduziert werden soll, die verbraucht wurde, wodurch Überproduktion vermieden und Lagerbestände minimiert werden.
Ein Beispiel dafür ist die Verwendung von physischen Kanban-Karten in Kisten oder Behältern. Sobald eine Kiste mit Schrauben beispielsweise leer ist, wird die Kanban-Karte zur Nachbestellung an die Materialverwaltung weitergeleitet. Diese bestellt oder produziert genau die benötigte Menge nach, um die Kiste wieder zu füllen. Dieser Prozess stellt sicher, dass die Produktion kontinuierlich und ohne unnötige Unterbrechungen läuft, während gleichzeitig die Lagerkosten niedrig gehalten werden.
Durch diese Methode bleibt die Produktion schlank, flexibel und anpassungsfähig an die tatsächliche Nachfrage. Sie ermöglicht es dem Unternehmen, schnell auf Veränderungen im Produktionsvolumen zu reagieren, ohne die Gefahr von Über- oder Unterproduktion.
Anwendung von Kanban im Projektmanagement und der Softwareentwicklung
Im Bereich des Projektmanagements und der Softwareentwicklung wird Kanban genutzt, um den Fortschritt von Aufgaben zu visualisieren und den Workflow innerhalb eines Teams zu optimieren. Hierbei geht es weniger um den physischen Materialfluss, sondern bspw. um die Verwaltung von Aufgaben oder die Realisierung von User Storys.
Ein Softwareentwicklungsteam könnte beispielsweise ein digitales Kanban-Board verwenden, das in Spalten wie “Backlog”, “In Arbeit”, “In Review” und “Fertig” unterteilt ist. Jede Aufgabe oder User Story wird als Karte auf dem Board dargestellt. Das Team beginnt mit einem großen Backlog an Aufgaben, die für die nächste Softwareversion erledigt werden müssen. Durch die Begrenzung der Anzahl der Aufgaben, die gleichzeitig bearbeitet werden dürfen (WIP-Limits), stellt das Team sicher, dass die Entwickler nicht überlastet werden und sich auf den Abschluss einer Aufgabe konzentrieren, bevor sie eine neue beginnen. Wenn ein Entwickler beispielsweise an einer Aufgabe in der Spalte “In Arbeit” arbeitet, kann er keine neue Aufgabe annehmen, bevor die aktuelle abgeschlossen und in die nächste Spalte verschoben wurde.
Das Kanban-Board bietet dabei jederzeit einen klaren Überblick über den Status aller Aufgaben, mögliche Engpässe werden sofort sichtbar. Das Team kann in regelmäßigen Meetings den Fortschritt besprechen und bei Bedarf Anpassungen vornehmen, um den Workflow zu verbessern.
Durch die kontinuierliche Visualisierung und das Management des Workflows wird die Effizienz gesteigert, und das Team kann sich besser an veränderte Anforderungen anpassen. Kanban hilft hier, Projekte termingerecht und mit hoher Qualität abzuschließen, während gleichzeitig die Flexibilität und Zufriedenheit der Teammitglieder gefördert wird.
Fragen aus der Praxis
Hier finden Sie einige Fragen und Antworten aus der Praxis:
Was sind die Vorteile von Kanban?
- Es bietet Teams eine Struktur, die es ihnen ermöglicht, eigenständig zu arbeiten und Entscheidungen basierend auf dem aktuellen Arbeitsstand zu treffen. Da die Aufgaben visualisiert und Prioritäten klar sind, müssen Teammitglieder nicht ständig auf Anweisungen von oben warten. Dies fördert die Selbstorganisation und stärkt das Vertrauen innerhalb des Teams.
- Durch die Transparenz und die klare Visualisierung von Aufgaben wissen die Teammitglieder immer, was als nächstes ansteht und welche Prioritäten gesetzt sind. Dies reduziert Stress und Frustration, die oft durch unklare Anforderungen und Prioritäten entstehen, und ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Arbeitslast besser zu managen.
- Es fördert eine offene Kommunikation im Team, da alle Mitglieder immer den gleichen Überblick über den Fortschritt haben. Es entstehen weniger Missverständnisse, und Probleme können schneller erkannt und gemeinsam gelöst werden. Dies führt zu einer verbesserten Zusammenarbeit und einem stärkeren Zusammenhalt im Team.
- Da Kanban auf der kontinuierlichen Visualisierung von Arbeit basiert, ermöglicht es den Teams, aus ihrem laufenden Prozess zu lernen. Sie können Muster und Trends erkennen, die möglicherweise zu Engpässen führen, und ihre Prozesse kontinuierlich optimieren. Dies führt zu einer Kultur des Lernens und der kontinuierlichen Verbesserung, die langfristig von großem Vorteil ist.
- Zudem fördert es ein experimentelles Mindset, da kleine Änderungen in den Prozessen sofort visualisiert und deren Auswirkungen beobachtet werden können. Teams sind ermutigt, neue Ansätze auszuprobieren und kontinuierlich zu verbessern, was zu innovativeren und effizienteren Arbeitsweisen führen kann.
Und zu guter Letzt kann Kanban leicht auf nicht-technische Bereiche wie Marketing, HR oder sogar im Bildungssektor angewendet werden. Es ist nicht auf Fertigung, Projektmanagement oder Softwareentwicklung beschränkt und kann in jeder Art von Arbeit, die einen Fluss und Aufgabenmanagement erfordert, effektiv eingesetzt werden. Dies macht es zu einer universell einsetzbaren Methode.
Was ist eine Lead Time?
Im Kontext von Kanban bezeichnet die Lead Time die gesamte Zeitspanne, die eine Aufgabe oder ein Element benötigt, um den gesamten Produktions- oder Entwicklungsprozess zu durchlaufen. Sie beginnt ab dem Zeitpunkt, an dem eine Aufgabe in den Prozess aufgenommen wird, und endet, wenn diese vollständig abgeschlossen und dem Kunden oder Stakeholder bereitgestellt ist.
Wenn ein Softwareentwicklungsprojekt eine neue Funktionalität entwickelt, beginnt die Lead Time, sobald die Entscheidung getroffen wird, diese Funktion zu entwickeln. Die Zeitspanne umfasst alle Schritte, einschließlich Planung, Entwicklung, Testen und finaler Auslieferung. Die Lead Time endet, wenn die Funktion dem Endbenutzer zur Verfügung steht.
Die Lead Time gilt als wichtiger Indikator für die Effizienz eines Prozesses und hilft Teams, Engpässe zu identifizieren und den gesamten Workflow zu optimieren. Eine verkürzte Lead Time deutet darauf hin, dass das Team schneller und effizienter arbeitet und den Kundenwert rascher liefert.
Was ist eine Cycle Time?
In Kanban bezieht sich die Cycle Time auf die Zeitspanne, die eine Aufgabe benötigt, um durch den aktiven Arbeitsprozess zu fließen, also von dem Moment an, in dem die Arbeit an der Aufgabe tatsächlich beginnt, bis zu dem Zeitpunkt, an dem sie abgeschlossen wird. Anders als die Lead Time, die den gesamten Prozess von der Aufnahme einer Aufgabe bis zu ihrer Fertigstellung misst, konzentriert sich die Cycle Time speziell auf die Zeit, die während der eigentlichen Bearbeitung der Aufgabe vergeht.
Angenommen, ein Softwareentwickler erhält die Aufgabe, ein neues Feature zu implementieren. Diese Aufgabe wird am Montag der ersten Woche in die “Zu erledigen”-Spalte des Kanban-Boards verschoben, der Entwickler beginnt aber erst am Montag der zweiten Woche mit der Arbeit daran und beendet diese am Freitag. Entsprechend wird die Aufgabe in die “Erledigt”-Spalte verschoben.
Die Lead Time misst die gesamte Zeitspanne vom Zeitpunkt, an dem die Aufgabe erstmals in den Workflow aufgenommen wird (also in die “Zu erledigen”-Spalte kommt), bis zu dem Zeitpunkt, an dem sie vollständig abgeschlossen ist. In diesem Beispiel wäre die Lead Time die Zeit vom Montag der ersten Woche (als die Aufgabe auf dem Board erschien) bis zum Freitag der zweiten Woche (als die Aufgabe abgeschlossen wurde). Das entspricht zehn Tagen.
Die Cycle Time hingegen misst nur die Zeitspanne, in der tatsächlich aktiv an der Aufgabe gearbeitet wird. Das bedeutet, die Cycle Time beginnt, wenn der Entwickler am Montag der zweiten Woche mit der Arbeit beginnt, und endet, wenn die Aufgabe am Freitag derselben Woche abgeschlossen wird. In diesem Fall beträgt die Cycle Time fünf Tage.
Was ist das WIP-Limit und wie lässt es sich bestimmen?
Ein WIP-Limit (Work In Progress Limit) ist ein zentraler Bestandteil der Kanban-Methode und bezeichnet die maximale Anzahl an Aufgaben, die gleichzeitig in einer bestimmten Phase des Arbeitsprozesses bearbeitet werden dürfen. Das Ziel eines WIP-Limits ist es, Überlastungen zu vermeiden, den Arbeitsfluss zu optimieren und sicherzustellen, dass Aufgaben effizient abgeschlossen werden, bevor neue begonnen werden.
- WIP-Limits verhindern, dass Teammitglieder zu viele Aufgaben gleichzeitig bearbeiten, was zu ineffizientem Arbeiten und Qualitätsverlust führen kann.
- Durch die Begrenzung der parallelen Arbeit wird es einfacher, Engpässe im Prozess zu identifizieren und zu beheben.
- Weniger gleichzeitige Aufgaben führen oft zu einer schnelleren Fertigstellung jeder einzelnen Aufgabe, was die gesamte Durchlaufzeit reduziert.
- Mit WIP-Limits wird Ihr Team dazu ermutigt, sich auf wenige Aufgaben zu konzentrieren und diese gründlich zu erledigen.
Zur Bestimmung des WIP-Limits gibt es einige Tipps:
Um das richtige WIP-Limit festzulegen, sollten Sie zunächst Ihren aktuellen Workflow analysieren. Überprüfen Sie, wie viele Aufgaben derzeit gleichzeitig bearbeitet werden und ob es zu Überlastungen oder Verzögerungen kommt, um einen ersten Anhaltspunkt zu erhalten.
Es ist sinnvoll, zunächst konservativ mit einem eher niedrigen WIP-Limit zu beginnen, um sicherzustellen, dass Ihr Team nicht überlastet wird. Ein WIP-Limit lässt sich leichter erhöhen als senken, wenn es sich als zu restriktiv erweist. Ein häufiger Ansatz besteht darin, das WIP-Limit auf das 1,5- bis 2-fache der Anzahl der Teammitglieder festzulegen. Bei einem Team von vier Personen könnte das Limit beispielsweise bei sechs bis acht Aufgaben liegen.
Beobachten Sie, wie sich die Arbeit mit den festgelegten WIP-Limits entwickelt, und passen Sie diese bei Bedarf an. Das optimale WIP-Limit wird oft erst nach einigen Anpassungen gefunden. Es ist wichtig, das Team in den Prozess einzubeziehen und die Meinungen der Teammitglieder zu berücksichtigen, um Akzeptanz und ein gemeinsames Verständnis der WIP-Limits zu schaffen.
Achten Sie darauf, dass das WIP-Limit weder so niedrig ist, dass es den Durchsatz unnötig verlangsamt, noch so hoch, dass die Qualität leidet. Schließlich sollten Sie auch die Größe der Aufgaben berücksichtigen. Wenn die Aufgaben stark variieren, kann es sinnvoll sein, die WIP-Limits nach Arbeitslast (z. B. Story Points oder geschätzte Stunden) statt nach Anzahl der Aufgaben zu definieren.
Es gibt übrigens auch Ansätze, die das Work in Progress Limit auf 1 setzen. [5]
Was ist der Unterschied zwischen Scrum und Kanban?
Obwohl Scrum und Kanban ähnliche Ziele verfolgen – die Effizienz zu steigern und die Flexibilität zu erhöhen –, unterscheiden sie sich in ihrer Herangehensweise und Struktur erheblich. Hier sind die wesentlichen Unterschiede:
Scrum arbeitet mit festgelegten Iterationen, sogenannten Sprints, die in der Regel 1 bis 4 Wochen dauern. Am Ende jedes Sprints sollte ein funktionsfähiges Produktinkrement vorliegen. Es definiert drei spezifische Verantwortlichkeiten bzw. Accountabilitys (Scrum Master, Product Owner und Developer) mit entsprechenden Tätigkeiten, nutzt fünf Events (Sprint, Sprint Planning, Daily Scrum, Sprint Review und Sprint Retrospektive) und deklariert drei Artefakte (Product Backlog, Sprint Backlog und Increment)
Kanban hingegen arbeitet ohne feste Iterationen. Aufgaben werden kontinuierlich durch den Workflow geschoben, sobald Kapazität frei wird. Es gibt es keine festgelegten Rollen und das Vorgehen ist flexibel in Bezug auf Meetings, wobei regelmäßige Überprüfungen, Feedback-Schleifen und Anpassungen des Workflows dennoch praktiziert werden. Zudem verwendet Kanban WIP-Limits, um die Anzahl der gleichzeitig bearbeiteten Aufgaben zu begrenzen und den Fokus auf den Abschluss der Aufgaben zu legen.
Scrum adressiert die Lieferung eines definierten Umfangs innerhalb eines Sprints. Es legt Wert auf ein inkrementelles Wachstum des Produkts mit dem Ziel, am Ende eines jeden Sprints ein potentiell auslieferbares Produktinkrement zu haben. Änderungen im Laufe eines Sprints sind zwar möglich, sofern sinnvoll werden sie aber vermieden. Die Priorisierung neuer Aufgaben erfolgt üblicherweise im Sprint Planning.
Kanban hingegen betont den kontinuierlichen Fluss von Arbeit und die Optimierung des gesamten Prozesses. Es geht darum, die Durchlaufzeiten zu verkürzen und Engpässe zu identifizieren. Ziel ist es, einen gleichmäßigen, stabilen Workflow zu erreichen, bei dem Aufgaben so schnell und effizient wie möglich erledigt werden. Änderungen können jederzeit vorgenommen werden, da es keine festen Iterationen gibt. Aufgaben werden dynamisch priorisiert, oft in Echtzeit, basierend auf dem aktuellen Bedarf und der Verfügbarkeit.
Fazit:
Scrum eignet sich gut für Projekte, bei denen es wichtig ist, in kurzen, planbaren Iterationen zu arbeiten und dabei regelmäßig funktionsfähige Produktinkremente zu liefern. Kanban hingegen ist ideal für Teams, die kontinuierlich und flexibel arbeiten müssen, insbesondere in Umgebungen, in denen die Prioritäten häufig wechseln und der Fokus auf einem konstanten Fluss von Aufgaben liegt.
Beide Methoden haben ihre Stärken, und es gibt auch hybride Ansätze, die Elemente von Scrum und Kanban kombinieren (z. B. Scrumban), um die Vorteile beider Ansätze zu nutzen.
Was ist Scrumban?
Scrumban ist ein hybrider Ansatz, der verschiedene Elemente von Scrum und Kanban kombiniert, um eine flexible und dennoch strukturierte Arbeitsweise zu ermöglichen. Ursprünglich wurde Scrumban entwickelt, um Teams den Übergang von Scrum zu Kanban zu erleichtern, aber es hat sich mittlerweile als eigenständige Methode etabliert.
In Scrumban werden die festen Iterationen aus Scrum beibehalten, was bedeutet, dass Sprints eine zentrale Rolle spielen. Scrumban kombiniert die regelmäßigen Sprints von Scrum mit den flexiblen WIP-Limits und dem kontinuierlichen Fluss aus Kanban.
Ein Scrumban-Team plant weiterhin seine Arbeit in Sprints, führt regelmäßige Sprint-Planungen, Daily Stand-ups, Sprint Reviews und Retrospektiven durch. Der Unterschied zu reinem Scrum liegt darin, dass in Scrumban die Begrenzung der gleichzeitigen Arbeiten (WIP-Limits) und die kontinuierliche Visualisierung des Arbeitsflusses, integriert werden, um den Prozess zu optimieren. Durch diese Mischung eignet sich die Methode besonders gut für Teams, die in einem dynamischen Umfeld arbeiten und gleichzeitig eine gewisse Stabilität und Planungssicherheit benötigen.
Was ist Personal Kanban?
Personal Kanban ist ein Ansatz, der einzelne Prinzipien von Kanban auf das individuelle Aufgabenmanagement anwendet. Er wurde von Jim Benson und Tonianne DeMaria Barry entwickelt, um Einzelpersonen dabei zu helfen, ihre Arbeit und ggf. auch ihr Privatleben besser zu organisieren, den Überblick zu behalten und Prioritäten zu setzen. [6]
Der Ansatz basiert auf zwei zentralen Prinzipien: der Visualisierung von Arbeit und der Begrenzung der parallelen Aufgaben. Durch die Visualisierung werden Aufgaben übersichtlich dargestellt, oft auf einem einfachen Board mit den Spalten “Zu erledigen”, “In Arbeit” und “Erledigt”. Dies verschafft einen klaren Überblick über den Status aller anstehenden Aufgaben und hilft dabei, Prioritäten besser zu setzen.
Ein weiterer wesentlicher Aspekt ist die Begrenzung der Anzahl von Aufgaben, die gleichzeitig bearbeitet werden. Diese Begrenzung dient dazu, den Fokus auf die Fertigstellung einzelner Aufgaben zu richten, bevor neue begonnen werden, was Überlastung und Stress minimiert. Die Methode ist flexibel einsetzbar und kann sowohl digital als auch physisch umgesetzt werden, abhängig von den individuellen Präferenzen.
Durch diese Herangehensweise wird nicht nur die eigene Effizienz gesteigert, Personal Kanban ermöglicht auch eine kontinuierliche Selbstreflexion und Anpassung des Arbeitsflusses. Dies führt idealerweise zu einer besseren Priorisierung von Aufgaben und einer erhöhten Produktivität, wodurch sowohl berufliche als auch private Projekte strukturierter und zielgerichteter bearbeitet werden können.
Impuls zum Diskutieren:
Sollte die Initiative, Kanban zu nutzen, vom Team selbst ausgehen, oder ist es effektiver, wenn das Management diese Methode einführt?
Hinweise:
[1] Logistics Hallo of Fame: Taiichi Ohno
[2] David J. Anderson: Kanban – Evolutionäres Change Management für IT-Organisiationen
[3] Interessanterweise lässt sich in Organisationen das Bedürfnis beobachten, dass Mitarbeiter auch ohne Druck von außen Rollen und Zuständigkeiten einführen wollen. Siehe: Rollenklärung im Team.
[4] Traditionelle Führungsstile basieren auf hierarchischer Autorität und Gehorsam. Moderne Führungsstile basieren auf den Prinzipien der Teamarbeit, der Partizipation und der Entwicklung der Mitarbeiter. Was bei dieser Betrachtung fehlt: Followership. Followership ist die andere Seite der Leadership-Medaille. Es betrachtet das Verhalten von Mitarbeitern im Zuge von Leadership. Siehe: Gemeinsam stark: Leadership und Followership.
[6] Jim Benson, Ronianne DeMaria Barry: Personal Kanban
Wenn Ihnen der Beitrag gefällt oder Sie darüber diskutieren wollen, teilen Sie ihn gerne in Ihrem Netzwerk. Und falls Sie sich für weitere Tipps aus der Praxis interessieren, dann testen Sie gerne unseren wöchentlichen Newsletter mit neuen Beiträgen, Downloads und Empfehlungen.
Hier finden Sie ergänzende Informationen aus dem t2informatik Blog:
Lean Kanban, Agile Kanban
Stolpersteine bei der Kanban-Einführung
Kamishibai und Kanban für (zu) interdisziplinäre Teams