Projektsteckbrief

Projektsteckbrief – komprimierte Projektinformationen auf einen Blick

Der Projektsteckbrief dokumentiert in Kurzform die wesentlichen Informationen über ein Projekt inklusive

• Projektname,
• Projektziele,
• Projektinhalte,
• Projektgründe und Projektnutzen,
• Projektumgebung und Projektorganisation,
• Zeitplan,
• Kosten,
• Chancen und Risiken sowie
• Verantwortlichkeiten und Mitwirkende.

Damit enthält er die wesentlichen Fakten zu einem Projekt.

Da es in der Praxis von Unternehmen verschiedene Dokumente gibt, die ähnliche oder sogar identische Inhalte abdecken – bspw. der Projektantrag, der Projektauftrag oder die Projektdefinition – ist es wichtig, dass sich die Beteiligten über ihr Vorgehen und die Form der Dokumentation verständigen.

In gewisser Weise ähnelt der Projektsteckbrief auch einem Projektbrief, wie ihn bspw. die britische Projektmanagement-Methode PRINCE2 definiert: „Ein Projektbrief dient als vollständige und solide Grundlage für die Initiierung des Projekts und wird im Rahmen des Start-ups eines Projektprozesses erstellt.“ Auch der Projektsteckbrief dokumentiert solide Informationen zu einem Projekt, im Gegensatz zum Projektbrief idealerweise auf einer einzelnen oder maximal auf zwei Seiten. Es handelt sich also praktisch um ein Informationsblatt und kein umfassendes Dokument zu einem Projekt.

Der Sinn von Projektsteckbriefen

Worin liegt der Sinn oder Zweck von Projektsteckbriefen? Diese Frage lässt sich mit zwei wesentlichen Punkten beantworten:

• Die übersichtliche, komprimierte Darstellung eines Projekts mit seinen wesentlichen Attributen ermöglicht es Stakeholdern, schnell eine Idee vom besagten Projekt zu gewinnen. Der Projektsteckbrief ist also eine Informationsquelle, die in kürzester Zeit einen Blick auf strukturierte Projektinformationen liefert.
• Darüber hinaus ist es auch ein Kommunikationsinstrument, das den Austausch zwischen Beteiligten – bspw. dem PMO und Projektleitern, dem Management und dem PMO, Auftraggeber und Auftragnehmer etc. erleichtert.

Vorteile von Projektsteckbriefen

Folgende Vorteile bietet ein Projektsteckbrief:

• Er präsentiert die wichtigen Informationen zu einem Projekt auf einen Blick und erhöht so das gemeinsame Verständnis aller Stakeholder.
• Projektbeteiligte und -interessierte haben einen gemeinsamen Stand an Informationen, der den Scope des Projeks definiert und gleichzeitig immer als Referenz im Projektverlauf dient. Indirekt es es somit eine Art Versicherung gegen Zusatzaufgaben und Mehraufwände.
• Nutzt eine Organisation eine einheitliche Vorlage zur Dokumentation, wird einerseits die Erfassung der Projektinformationen erleichtert und andererseits die Lesbarkeit für Stakeholder verbessert.
• Natürlich sorgt die strukturierte Erfassung der wesentlichen Projektinformationen dafür, dass zentrale Aspekte im Vorfeld einer Projektdurchführung nicht so leicht übersehen werden.

In manchen Publikationen wird der Projektsteckbrief auch als Entscheidungsvorlage für die Durchführung eines Projekts genannt. Solche Aussagen sind mit Vorsicht zu genießen, denn ein Projektsteckbrief ersetzt bspw. keinen Business Case.

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Hier finden Sie ein Video über die Erstellung von Projektsteckbriefen.