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Projektauftrag

Die Grundlage für ein Projekt

Der Projektauftrag ist die formale Grundlage zur Durchführung eines Projekts. In den meisten Unternehmen wird er nach der Projektinitiierung und vor der Projektplanung erteilt. Der Projektauftrag entspricht einer Autorisierung zur Projektdurchführung, die je nach Organisation durch das Management – die Geschäftsführung, die Abteilungsleitung oder auch das Project Management Office – erfolgt. Die gelebte Projektmanagement-Praxis zeigt, dass kein Projekt ohne Projektauftrag gestartet werden sollte, denn nur so lassen sich

  • die Bedeutung bzw. Priorität des Projekts,
  • der Projektkontext bzw. die Rahmenbedingungen wie Auftraggeber, Ausgangslage und Projektziel,
  • mögliche Klassifizierungen zu Projektart, Projektrisiken, Komplexität, Innovationsgrad oder Nutzen,
  • die Verantwortlichkeiten, also Projektleiter und mögliche Teilprojektleiter,
  • die Projektorganisation und der Projekteigentümer,
  • die Mitwirkenden und den Zeitraum der Mitwirkung,
  • die Inhalte und Umfänge,
  • der Projektzeitraum von Projektbeginn bis Projektende,
  • das Projektbudget, evtl. sogar abgegrenzt nach Projektphasen,
  • sowie die eigentliche Projektfreigabe

dokumentieren. Startet ein Projekt ohne Projektauftrag, führt dies in Organisationen schnell zu sogenannten U-Boot-Projekten, die auf knappe Kapazitäten zugreifen, für Reibungsverluste sorgen und ggf. die Leistungsfähigkeit des gesamten Unternehmens beeinträchtigen.

Über die genannten Punkte hinaus, kann ein Projektauftrag – der auch als Project Charter oder Projektvereinbarung bezeichnet wird – auch Informationen zum Scope bzw. den Elementen, die „Out of Scope“ sind, sowie zu weiterführenden Dokumenten wie bspw. initiale Projektpläne, eine Risikomatrix, einem Zieldiagramm etc. enthalten. Auch mögliche Schnittstellen und Abhängigkeiten zu anderen Projekten können beschrieben werden.

Die formale Dokumentation

Sofern es sich nicht um einen Vertragsbestandteil zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer handelt, muss ein Projektauftrag nicht schriftlich festgehalten werden. Gerade in kleineren Organisationen, bei denen Projekte tendenziell nur wenig Aufwand verursachen, nur ein oder zwei Personen zur Umsetzung benötigt werden, und die Projekte eher repetitiv als einmalig sind, erfolgt die Beauftragung oftmals verbal. In Organisationen, die komplizierte oder komplexe Projekte durchführen, für die Revisionssicherheit, IT-Compliance und Traceability wichtig sind, enthält der Projektauftrag aber zu viele Informationen, die sich nicht in wenigen Sätzen verbal vermitteln lassen. In solchen Fällen ist der Projektauftrag ein internes Dokument, das die Projektdefinition enthält und die Projektdurchführung in Auftrag gibt. Mit der Projektfreigabe geht die Freigabe finanzieller Mittel einher, Mitarbeiter werden für die Projektdauer allokiert und die Projektarbeit kann beginnen.

Projektauftrag - die Form kann variieren

Projektauftrag und Business Case

Wie ist der Zusammenhang zwischen Business Case und Projektauftrag? Ein Business Case bewertet Nutzen, Kosten und Risiken eines Projekts und beurteilt die Auswirkungen einer Projektinvestition eines Unternehmens. Er liefert damit die Grundlage zur Genehmigung oder Ablehnung eines Projekts. Im positiven Fall kann er die Basis für den Projektauftrag sein, da aber nicht jedes Projekt den Aufwand zur Erstellung eines Business Cases rechtfertigt, muss er aber nicht die Basis sein.

Im realen Projektkontext gibt es einen weiteren Unterschied zwischen Projektauftrag und Business Case: Der Business Case ist nicht nur eine einmalige, sondern auch eine fortlaufende Rechtfertigung eines Projekts. Er ist immer eine Momentaufnahme, d.h. er beurteilt eine Situation und verschiedene Handlungsoptionen zu einem bestimmten Zeitpunkt. Da sich Rahmenbedingungen schnell ändern können, kann es im Laufe eines Projekts auch zu einer Anpassung des Business Cases kommen. Theoretisch wäre natürlich auch die Anpassung des Projektauftrags denkbar, doch eine solche Anpassung findet in der Projektmanagement-Praxis eher selten statt.

Hinweis:

Eine Projektauftrag Vorlage zum kostenlosen Download finden Sie hier »

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