Fluktuation

Es gibt immer wieder Situationen, in denen Mitarbeitende sich entschließen, ein Arbeitsverhältnis zu beenden. Die Beendigung der Zusammenarbeit trifft viele Organisationen hart und in zahlreichen Fällen auch unvorbereitet. Hier finden Sie einige mögliche Konsequenzen für Organisationen, die sich durch arbeitnehmerseitige initiierte Kündigungen ergeben können:

• Mitarbeitende, die eine Organisation freiwillig verlassen, hinterlassen oftmals große Lücken. Als Wissensträger und Expertinnen sind sie selten 1:1 und je nach Markt und Unternehmen meistens nicht kurzfristig zu ersetzen.
• Mitarbeitende, die als externe Ansprechpartner fungieren, sind oftmals Vertrauenspersonen. Verlässt bspw. ein Entwickler seinen Arbeitgeber und damit auch ein konkretes Kundenprojekt, so kann das sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Kunden sehr schwierig sein. Technische Zusammenhänge, Wissen um Abläufe, gegenseitig gewonnenes Verständnis, etablierte Kommunikationswege – es gibt viele Aspekte die von neuem erarbeitet werden müssen. Nicht alle Kunden lassen sich dafür begeistern.
• Verlässt eine interne Ansprechpartnerin eine Organisation, fehlt möglicherweise die “gute Seele” im Team. Die Stimmung im Umfeld sinkt, die Aufgaben werden neu verteilt und somit erhöht sich die Arbeitslast. Das führt dazu, dass die Stimmung weiter sinkt und ggf. die Leistung darunter leidet.
• Das Image des Arbeitgebers ist gefährdet, insbesondere wenn mehrere Mitarbeitende binnen kürzester Zeit das Unternehmen verlassen. Das erschwert zusätzlich die Personalbeschaffung und kann ebenfalls Auswirkungen auf bestehende Geschäftsbeziehungen haben.
• Apropos Personalbeschaffung: Die Zahlen variieren je nach Studie und Betrachtung, aber die Neubesetzung einer Position kostet ca. 150 – 200% des Jahreseinkommens der Position. Die Aktualisierung von Stellenbeschreibungen, das Schalten von Anzeigen, die Selektion der zukünftigen Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter inklusive diversen Interviews, Abstimmungsrunden, Verhandlungen und Vertragsgestaltung, das anschließende Onboarding – es gibt viele Aspekte, die sich auf die Kosten der Personalbeschaffung auswirken.

Ergo: je größer die Konsequenzen der Fluktuation sind, desto mehr sollten sich Organisationen fragen, was sie gegen die Ursachen unternehmen können. Idealerweise sollten Unternehmensvertreterinnen bzw. -vertreter mit denjenigen sprechen, die das Unternehmen verlassen, um so einige konkrete Gründe aus erster Hand zu erfahren. Allerdings setzt dies Offenheit, Augenhöhe und Vertrauen voraus – also etwas, was möglicherweise die gesamte Zeit bereits gefehlt hat.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Fluktuation in einer Organisation mit einem Wert – als Fluktuationsrate oder Fluktuationsquote – auszurechnen:

1. Fluktuationsrate = (Personalabgänge / durchschnittlicher Gesamtpersonalbestand) x 100
2. Fluktuationsrate = (arbeitnehmerseitige Personalabgänge / (durchschnittlicher Gesamtpersonalbestand – 1/2 Neuzugänge/Abgänge)) x 100
3. Fluktuationsrate = (Abgänge / (Anfangspersonalbestand + Zugänge)) x 100
4. Fluktuationsrate = (Ersetzte Abgänge / Personalbestand im Durchschnitt) x 100

Die erste Berechnung wird gerne als einfache Basisformel bezeichnet, die bestenfalls eine grobe Fluktuation abbildet, da sie keinerlei Neuzugänge berücksichtigt.

Die zweite Berechnung geht auf die Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände zurück und wird daher auch BDA-Formel genannt. Durch die Berücksichtigung von 50% der Neuzugänge und Abgänge gilt sie als etwas genauer als die Basisformel.

Die dritte Berechnung geht auf Helmut Schlüter, einem ehemaligen deutschen Gewerkschaftler, zurück, und wird Schlüter-Formel genannt. Da sie einen Anfangspersonalbestand und die exakte Anzahl der Neuzugänge berücksichtigt, gilt sie allgemein als relativ genau.

Und die vierte Berechnung stammt vom Zentralverband Elektrotechnik- und Elektroindustrie e.V. und firmiert als ZVEI-Formel. Auch sie gilt als präzise, da sie neu besetzte Abgänge in der Formel berücksichtigt.

Die Meinungen variieren in der Praxis, ob es ausreicht, die Ergebnisse der Berechnungen mit eigenen Unternehmenswerten aus den Vorjahren zu vergleichen, um anschließend Trends oder Maßnahmen abzuleiten, oder ob ein Branchenvergleich notwendig ist. Vermutlich dürfte ein Branchenvergleich interessant sein, sofern entsprechende Branchenverbände oder Unternehmen aus derselben Branchen entsprechende Zahlen veröffentlichen, ob er aber wirklich nützlich ist, steht unter Umständen auf einem anderen Blatt. Evtl. ist es sinnvoller, sich die Konsequenzen für Organisationen im Detail anzuschauen.

Fluktuationskosten sind Kosten, die Unternehmen durch den Verlust von Mitarbeitern entstehen. Diese Kosten erstrecken sich über einen längeren Zeitraum, beginnend mit der Kündigung bis zur vollständigen Einarbeitung des neuen Mitarbeiters, und fallen für jeden einzelnen Personalwechsel gesondert an.

Fluktuationskosten lassen sich in direkte und indirekte Kosten unterteilen, wobei die Zuordnung nicht immer trennscharf möglich ist.

Direkte Fluktuationskosten sind die offensichtlichen Ausgaben, die in die Berechnung einfließen. Dazu gehören

• Abfindungen für entlassene Mitarbeiter,
• die Bearbeitung von Kündigungen, die Durchführung von Austrittsgesprächen und die Erstellung von Arbeitszeugnissen,
• Aufwendungen für die Personalbeschaffung wie Gestaltung und Schaltung von Stellenanzeigen, Zusammenarbeit mit Personalberatern, Bewerbungs- und Auswahlverfahren oder
• Kosten für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter wie Schulungen, Trainings und Mentoring.

Darüber hinaus können Kosten für ein eventuell höheres Gehalt des neuen Mitarbeiters, die Einrichtung des Arbeitsplatzes, die Anschaffung neuer Softwarelizenzen oder die Beteiligung an Reise- und Umzugskosten anfallen. Auch Austrittskosten wie Resturlaubstage, Krankenstände, Entgeltfortzahlungen oder Anwalts- und Gerichtskosten zählen zu den direkten Fluktuationskosten.

Indirekte Fluktuationskosten sind weniger offensichtlich, sollten aber in einer Gesamtbetrachtung berücksichtigt werden:

• Einige Mitarbeiter sind in der Zeit zwischen der Kündigung und dem tatsächlichen Austritt weniger motiviert und produktiv.
• Während der Einarbeitungszeit neuer Mitarbeiter kann die Arbeitsproduktivität des Teams oder der Abteilung vorübergehend sinken, da Zeit und Ressourcen für die Erstellung des Einarbeitungsplans sowie die Anleitung und Unterstützung der neuen Mitarbeiter aufgewendet werden müssen.
• Darüber hinaus geht oft wertvolles Wissen verloren, wenn erfahrene Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, was zu einem Qualitätsverlust in der Arbeit führen kann.
• Auch Kundenbeziehungen können beeinträchtigt werden, wenn Mitarbeiter, die diese pflegen, das Unternehmen verlassen. Neue Mitarbeiter benötigen Zeit, um Vertrauen aufzubauen und Kundenbeziehungen zu festigen, was zu möglichen Umsatzeinbußen oder Kundenverlusten führen kann.
• Eine erhöhte Fluktuation kann dazu führen, dass bestehende Mitarbeiter zusätzliche Aufgaben oder mehr Verantwortung übernehmen müssen, um die Lücke zu füllen. Dies kann zu erhöhter Arbeitsbelastung und Stress führen.

Fluktuationskosten sind also nicht nur mit direkten Kosten verbunden, sondern haben auch indirekte Auswirkungen auf die Produktivität, die Qualität und die Kundenbeziehungen eines Unternehmens.

Es gibt verschiedene Ansätze, um Flukationskosten zu berechnen:

• Fluktuationskosten = Direkte Fluktuationskosten + Indirekte Flukationskosten
• Fluktuationskosten = (Direkte + Indirekte Fluktuationskosten) x Anzahl der Mitarbeiter x Fluktationsrate

In manchen Publikationen ist zu lesen, dass sich die Kosten auf ca. 100 – 200 Prozent des Bruttojahresgehalts der ausscheidenen Person belaufen. Da die Abweichung von 100 Prozent realativ viel ist, sollten Unternehmen dies eher als Indikator sehen und bei Bedarf ihre konkreten Kosten selbst berechnen.

Die Frühfluktuation von Mitarbeitern in den ersten Monaten nach der Einstellung steht oft in engem Zusammenhang mit dem Einarbeitungsprozess. Hier sind einige wichtige Faktoren, die eine Rolle spielen:

Die Qualität des Onboarding-Prozesses ist entscheidend, um neue Mitarbeiter erfolgreich in das Unternehmen zu integrieren und ihre Produktivität schnell zu steigern. Ein effektives Onboarding stellt sicher, dass neue Mitarbeiter klare Erwartungen hinsichtlich ihrer Rolle, ihrer Aufgaben und der Unternehmenskultur haben. Eine unzureichende oder schlecht strukturierte Einarbeitung kann dazu führen, dass sich neue Mitarbeiter verunsichert fühlen und das Unternehmen schneller wieder verlassen.

Die Einarbeitungszeit und die Unterstützung, die neue Mitarbeiter erhalten, sind ebenfalls entscheidend. Ein effektives Onboarding stellt sicher, dass neue Mitarbeiter genügend Zeit haben, sich einzuarbeiten und ihre Rolle zu verstehen. Sie benötigen auch die notwendige Unterstützung und Anleitung, um erfolgreich zu sein. Fehlt diese Einarbeitungszeit oder ist sie unzureichend, können sich neue Mitarbeiter überfordert fühlen und möglicherweise das Unternehmen verlassen.

Auch die Beziehung zu Kollegen und Vorgesetzten spielt eine wichtige Rolle. Onboarding bietet die Möglichkeit, Beziehungen aufzubauen. Ein positives Beziehungsumfeld kann die Mitarbeiterbindung stärken, während Konflikte oder mangelnde Unterstützung zu Beginn der Beschäftigung zu einer schnelleren Fluktuation führen können.

Feedback ist ein weiterer wichtiger Aspekt des Eingliederungsprozesses. Ein guter Onboarding-Prozess beinhaltet Feedback-Mechanismen, um sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter sich wohl fühlen und sich in ihrer Rolle entwickeln können. Wenn dieses Feedback fehlt oder nicht angemessen berücksichtigt wird, kann dies dazu führen, dass Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, weil sie sich nicht verstanden oder unterstützt fühlen.

Insgesamt ist ein effektives Onboarding entscheidend, um die Fluktuation neuer Mitarbeiter zu reduzieren und sicherzustellen, dass sie sich schnell in ihre Rolle einfinden und langfristig erfolgreich im Unternehmen bleiben. Ein gut konzipiertes Onboarding vermittelt klare Erwartungen, bietet ausreichende Unterstützung und ermöglicht den Aufbau positiver Beziehungen. Dazu gehören auch Feedback-Mechanismen, die sicherstellen, dass sich neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wohl fühlen und weiterentwickeln können. Nur so kann die Fluktuation neuer Mitarbeiter wirksam reduziert werden.

Fluktuation wird häufig als negativ angesehen, insbesondere wenn sie in großem Umfang auftritt.; sie kann aber auch positive Aspekte haben:

1. Es kommen neue Mitarbeiter mit frischen Ideen, Fähigkeiten und Perspektiven ins Team. Dies kann zu einer Erneuerung der Teamdynamik führen und Innovationen fördern.

2. Manchmal verlassen Mitarbeiter, die nicht gut zur Unternehmenskultur passen oder unter ihren Möglichkeiten bleiben, das Unternehmen. So könnte die Qualität des Teams insgesamt steigen.

3. Für bestehende Mitarbeiter können interne Aufstiegsmöglichkeiten entstehen, da Positionen zu besetzen sind, die durch das Ausscheiden anderer Mitarbeiter frei werden.

4. In schnelllebigen Branchen oder Unternehmen kann Fluktuation dazu beitragen, dass das Team flexibel bleibt und sich an veränderte Anforderungen und Herausforderungen anpassen kann. Evtl. erhöht sich auch die Vielfalt und Inklusion in einem Unternehmen da neue Mitarbeiter unterschiedliche Hintergründe, Erfahrungen und Perspektiven mitbringen.

Natürlich bleibt es wichtig zu betonen, dass eine hohe Fluktuation auch negative Auswirkungen haben kann, wie z. B. höhere Kosten für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, Unterbrechungen des Arbeitsflusses und eine geringere Mitarbeiterbindung. Idealerweise sollte ein Gleichgewicht zwischen Fluktuation und Mitarbeiterbindung gefunden werden, um die Vorteile der Fluktuation zu nutzen und die negativen Auswirkungen zu minimieren.

Hinweis: Das Unternehmen Netflix hat vor einigen Jahren den so genannten Keeper-Test eingeführt. Mit diesem Test will das Unternehmen herausfinden, ob es versuchen würde, einen Mitarbeiter, der kündigen möchte, zu halten (to keep) oder ihn gehen zu lassen. Sobald das Unternehmen erkennt, dass es den Mitarbeiter nicht halten kann oder will, ist es besser, ihn – mit einer großzügigen Abfindung – gehen zu lassen. Ziel ist es, einen guten Mitarbeiter zu entlassen und stattdessen einen hervorragenden Mitarbeiter einzustellen.