Onboarding

Was ist Onboarding, wann beginnt es und welche Maßnahmen sind empfehlenswert?

Wissen kompakt: Onboarding ist der Prozess zur Aufnahme und Integration neuer Mitarbeiter in eine Organisation. „Taking someone on board“ bedeutet, „jemanden an Bord zu nehmen“.

Onboarding Definition

Wie fühlen Sie sich, wenn Sie zu Ihrem ersten Arbeitstag im neuen Unternehmen erscheinen, und der neue Vorgesetzte überrascht ist, dass Sie bereits heute beginnen, noch kein Arbeitsplatz eingerichtet wurde und keine Arbeitsmaterialien zur Verfügung stehen? Offensichtlich ist etwas nicht ideal gelaufen. Onboarding ist der Prozess zur Aufnahme und Integration neuer Mitarbeiter in ein Unternehmen. Der bildhafte Ausdruck „Taking someone on board“ bedeutet, „jemanden an Bord zu nehmen“.

Warum ist Onboarding wichtig? Im Wesentlichen aus folgenden Gründen:

  • Der Arbeitgeber möchte den neuen Mitarbeiter schnellstmöglich in die Lage versetzen, produktiv zu arbeiten. Gleichzeitig möchte er feststellen, ob er mit dem Arbeitnehmer die richtige Wahl getroffen hat und falls ja, diesen auch gerne als solchen halten. 
  • Auch der neue Mitarbeiter möchte wissen, ob er sich für den richtigen Arbeitgeber entschieden hat, ob der Zusammenhalt im Unternehmen den werblichen Versprechungen entspricht und ob er über eine vereinbarte Probezeit hinaus das Arbeitsverhältnis aufrecht erhaltenmöchte.

 

Onboarding - der Prozess zur Integration neuer Mitarbeiter in eine Organisation

Wer ist für Onboarding verantwortlich?

Im engen und eher traditionellen Sinn obliegt es dem Personalmanagement bzw. der Personalabteilung, den Prozess und alle Maßnahmen der Eingliederung neuer Mitarbeiter zu begleiten, ihnen also bspw. den Arbeitsplatz zuzuweisen, benötigte Arbeitsmaterialien zu besorgen und erste Aufgaben in Abstimmung mit den Vorgesetzten zu formulieren.

Etwas weiter und progressiver gedacht, ist Onboarding die Aufgabe der gesamten Unternehmung, und somit auch von Führungskräften und Kollegen, die Integration neuer Mitarbeiter zu unterstützen und fördern. Darüber hinaus ist es ein Prozess, der auch in Bereichen wie Projektmanagement oder Softwareentwicklung immer wichtiger wird, da dort vermehrt mit externen Dienstleistern gearbeitet wird, die ebenfalls „an Bord“ zu nehmen sind. 

Phasen beim Onboarding

Beim Onboarding werden meist drei Phasen unterschieden:

  1. Als Preboarding gilt der Zeitraum zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag. In der gelebten Praxis lässt sich in Unternehmen beobachten, dass diese klassische einer progessiveren Sicht weicht, nach der Onboarding bereits Teil des Bewerbungsprozesses ist.
  2. In der Orientierung – häufig in den ersten beiden Arbeitswochen – lernt der neue Mitarbeiter Kollegen, Vorgesetzte und Abläufe kennen. Es geht darum, die Einarbeitung zu organisieren und die Basis zur Integration zu legen.
  3. Die eigentliche Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters findet in der dritten Phase – sinnigerweise als Integration bezeichnet – statt. Hier geht es darum, Erwartungshaltungen abzustimmen, und die Produktivität des Mitarbeiters nach und nach zu steigern, um idealerweise eine beidseitige, positive Entscheidung für eine weitere Zusammenarbeit nach Ablauf der vereinbarten Probezeit zu treffen.

 

Arten von Onboarding

Es lassen sich vier verschiedene Arten von Onboarding unterscheiden:

  • Formales Onboarding adressiert organisatorische Aspekte, also bspw. die Arbeitsplatzausstattung, Zugangsberechtigungen, Mailzugang, Visitenkarten etc.
  • Fachliches Onboarding umfasst die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, die Vermittlung von Informationen zur Organisation, zu Workflows, Regeln oder Meetings, sowie das Erlernen von Fachwissen.
  • Soziales Onboarding fokussiert auf Kontakte zu Kollegen, Vorgesetzten, Kunden und den Austausch mit diesen Kontakten.
  • Kulturelles Onboarding dreht sich um Visionen, Werte und Prinzipien der Organisation. Auch wenn es sich empfiehlt, Werte und Prinzipien frühzeitig zu kommunizieren, handelt es häufig um einen mittelfristigen Prozess, da es kontinuierlich zum Abgleich von kommunizierten und gelebten Werten kommt.

 

Klassisches und progressives Onboarding

Neben den genannten Arten ist auch eine Trennung in klassische und progressive Aspekte möglich:

Betrachtet man die Integration neuer Mitarbeiter progressiv, dann rückt der Faktor Mensch stärker in den Fokus und verschiebt die Ausrichtung von einer Aufgabenerfüllung hin zu einer gemeinsamen und zwischenmenschlichen Zusammenarbeit. So werden die Bindung der neuen Mitarbeiter zum Unternehmen und die Integration von diesen von Anfang an gefördert.

Betracht man die Integration neuer Mitarbeiter klassisch, dann beginnt die Integration mit dem ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters – also der Orientierung – und endet meist mit dem Ablauf einer vereinbarten Probezeit. Im progressiven Sinn kann das Onboarding bereits Bestandteil des Bewerbungsprozesses sein. So könnten Organisationen bereits im Bewerbungsprozess

  • neuen Mitarbeitern den konkreten Arbeitsplatz zeigen,
  • ein Kennenlernen der neuen Mitarbeiter mit den bereits aktiven Kollegen organisieren (und die evtl. auch an dem Auswahlprozess beteiligen),
  • übliche Arbeitsmaterialien nennen und ggf. sogar die Auswahl optionaler Geräte und Programme offerieren.

Eine solche Vorgehensweise bietet eine Reihe von Vorteilen:

  • Die Bewerber wissen frühzeitig, wo sie mit wem und mit welchen Hilfsmitteln arbeiten, und können diese Informationen für eine fundierte Entscheidung nutzen.
  • Die Kollegen wissen, auf wen sie sich freuen können und mit wem sie zukünftig zusammenarbeiten werden.
  • Und das Unternehmen fördert bereits frühzeitig die Aufnahme und Integration neuer Mitarbeiter.

Auch die Form des Arbeitsverhältnisses kann Einfluss auf die Integration haben. Handelt es sich um neue Mitarbeiter in Festanstellung oder um temporäre, externe Dienstleister wie bspw. Projektmanager, Softwarearchitekten oder Softwareentwickler? Bei einer zeitlich befristeten Zusammenarbeit muss das Onboarding deutlich schneller erfolgen; glücklicherweise kennen viele Dienstleister die Situation, sich zügig in einem neuen Arbeitsumfeld zurecht zu finden. D.h. sie wissen, worauf sich achten müssen, und welche Arbeitsmittel, Informationen und Ansprechpartner für ihre Tätigkeit wesentlich sind.

Tipps für ein erfolgreiches Onboarding

Es gibt eine Reihe von Maßnahmen und Tipps, die beim Onboarding sinnvoll sind.

Vor dem ersten Arbeitstag (im Preboarding):

Vor dem ersten Arbeitstag fragen sich zukünftige Mitarbeiter oftmals, ob die Entscheidung für den neuen Arbeitgeber richtig war. Diese Unsicherheit wird größer, je länger die Zeit zwischen Vertragsunterschrift und Arbeitsbeginn ist. Hier können kleine Aufmerksamkeiten bei neuen Mitarbeitern ein gutes Gefühl vermitteln. Eine kleine Notiz, ein schriftlicher Gruß via E-Mail oder eine Einladung zu einer Firmenfeier vor dem ersten Arbeitstag bestärken die getroffene Entscheidung, bei dem Unternehmen zu beginnen. Diese Aufmerksamkeiten können von Vorgesetzten oder Kollegen kommen und sollten natürlich auch ernst gemeint sein.

Hier finden Sie weitere Tipps zum Preboarding:

  • Nennen Sie explizit einen Ansprechpartner für Fragen vor dem Beginn der Zusammenarbeit.
  • Erstellen Sie eine Begrüßungsmappe oder ein Willkommensschreiben mit nützlichen Tipps zur Stadt, einigen Informationen zu Ihrem Unternehmen und einem groben Plan zur Einarbeitung.
  • Bieten Sie Hilfe bei organisatorischen Themen wie bspw. beim Umzug an.
  • Halten Sie selbst aktiv Kontakt vor dem ersten Arbeitstag und bestärken Sie so die Entscheidung des neuen Mitarbeiters für Ihr Unternehmen.
  • Laden Sie den neuen Mitarbeiter zu Feiern ein.
  • Verzichten Sie auf Einladungen zu Weiterbildungen, die vor dem ersten Arbeitstag stattfinden.
  • Falls vorhanden, stellen Sie einen Zugang zur Onboarding-Software zur Verfügung.

Am ersten Arbeitstag und in den ersten beiden Wochen (Orientierungsphase):

  • Zeigen Sie, dass Sie sich auf die Zusammenarbeit freuen. Ein Blumenstrauß, eine Tafel Schokolade, eine kleine Nachricht am neuen Arbeitsplatz, eine Begrüßung durch den Vorgesetzten, die Kollegen und ggf. auch der Geschäftsführung vermittelt neuen Mitarbeitern das Gefühl, willkommen zu sein. Manche Organisationen machen auch gute Erfahrungen mit einem Welcome Day – einer Einführungsveranstaltung.
  • Stellen Sie benötigte Arbeitsmittel zur Verfügung. Dieser Punkt klingt in der Theorie sehr einfach und bereitet in der Praxis vielen Organisationen große Mühe. Es reicht nicht aus, einen Laptop zur Verfügung zu stellen, wenn dieser sich nicht ins Netzwerk einwählen kann, wenn Programme und Zugangsberechtigungen fehlen. Es reicht nicht aus, wenn der Telefonapparat in der Telefonanlage nicht mit den richtigen Einstellungen freigeschaltet wurde. Fehlende Visitenkarten oder Visitenkarten mit falschen Stellenbezeichnungen oder einem falschen Titel sind ebenfalls nicht ideal. Und wie verhält es sich mit einem Unternehmensausweis, mit Zugangsberechtigungen oder Schlüsseln?
  • Die Vorstellung der Kollegen mit ihren Aufgaben, die Erläuterung wichtiger Abläufe in den ersten Tagen und die Nennung von Ansprechpartnern erleichtern das Kennenlernen und den Einstieg ins Unternehmen.
  • Benennen Sie einen Paten bzw. Buddy. Dieser „kümmert“ sich um den neuen Mitarbeiter, beantwortet Fragen, stellt Kontakte zu anderen Kollegen her und hilft, erste Herausforderungen zu meistern. Ermöglichen Sie einen einfachen und kontinuierlichen Austausch zwischen Buddy und neuem Mitarbeiter.
  • Zusätzlich gibt es auch die Möglichkeit, einen Coach als Unterstützung anzubieten.
  • Besprechen Sie einen Einarbeitungsplan mit dem neuen Mitarbeiter. Vereinbaren Sie Maßnahmen zum Kompetenzaufbau, besprechen Sie Erwartungen, legen Sie Ziele fest, definieren Sie Stationen in anderen Abteilungen, vereinbaren Sie regelmäßige Feedbackrunden etc.
  • Kommunizieren Sie den Einarbeitungsplan im Team. So wissen alle Beteiligten frühzeitig, woran sie sind und was sie erwarten können.

Immer wieder wird empfohlen, Werte des Unternehmens zu erklären. Abgesehen davon, dass diese bereits beim gegenseitigen Kennenlernen thematisiert werden sollten, reicht es nicht aus, Werte zu nennen. Werte müssen vorgelebt werden, erst dann geben sie Orientierung und helfen so auch beim Onboarding.

In der Integrationsphase:

In der Integrationsphase findet die eigentliche, fachliche Einarbeitung statt. Grundsätzlich ist es sinnvoll, sich Onboardingmaßnahmen für unterschiedliche Mitarbeiterprofile zu überlegen. Ein Azubi braucht andere Maßnahmen und Unterstützung als eine Führungskraft, ein Vertriebsmitarbeiter andere Informationen als ein Mitarbeiter am Band, und in Branche A sind möglicherweise andere Maßnahmen als in Branche B sinnvoll.

Folgende allgemeine Tipps sind nützlich:

  • Unterstützen Sie den neuen Mitarbeiter aktiv beim Aufbau von Wissen und Fähigkeiten. Wenn er etwas von Kollegen lernen soll, räumen Sie diesen Zeit dafür ein. Lassen Sie ihn bspw. an Webinaren teilnehmen, die Sie für Kunden anbieten. Setzen Sie ihn bspw. zeitweise in anderen Abteilungen ein, um einen Eindruck von der dortigen Arbeit zu gewinnen und Zusammenhänge besser zu verstehen. Schicken Sie ihn mit Kollegen auf Veranstaltungen und Konferenzen. Ermöglichen Sie ihm die Teilnahme an Meetups und erachten Sie dies als Arbeitszeit.
  • Je größer ein Unternehmen ist, desto mehr Sinn ergibt es, für eine weitergehende Vernetzung der Mitarbeiter zu sorgen.
  • Führen Sie strukturierte Feedbackgespräche und Retrospektiven mit dem neuen Mitarbeiter, gerne auch in unterschiedlichen Konstellationen: mit dem Team, der Führungskraft, dem Buddy und der HR-Abteilung.
  • Nutzen Sie das Feedback bzw. die Lessons Learned zur Verbesserung und Weiterentwicklung des Onboardings.

Darüber hinaus hilft es dem Team und den neuen Mitarbeitern, wenn bei einem täglichen Austausch gemeinsam überlegt wird, an welchen Stellen die neuen Mitarbeiter – neben allen Einarbeitungsaufgaben – direkt an der „eigentlichen“ Arbeit beteiligt werden können. 

Onboarding Checkliste - Downloads - t2informatik

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Planen und überprüfen Sie Tätigkeiten

  • vor dem ersten Arbeitstag,
  • am ersten Arbeitstag,
  • in den ersten beiden Arbeitswochen sowie
  • weitere Tätigkeiten bis zum Ende der vereinbarten Probezeit.

Eine Vorlage für erfolgreiches Onboarding zum Mitnehmen.

Onboarding Remote

Und was passiert, wenn der neue Mitarbeiter an einem anderen Standort sitzt, vom Home Office aus agiert, und/oder in einer anderen Zeitzone aktiv ist? Immer wieder stehen Organisationen vor der Herausforderung, Mitarbeiter remote zu integrieren. Damit entfallen einige „übliche“ Maßnahmen des sozialen Onboardings wie bspw. die klassische Vorstellung von Kollegen, ein Rundgang über das Firmengelände, der zwanglose Austausch in der Kaffeeküche oder das gemeinsame Mittagessen. Dennoch gibt es einige Dinge, die auch online gut funktionieren:

  • Die Bereitstellung von Arbeitsmaterialien wie bspw. einem „konfigurierten“ Laptop inklusive aller notwendigen Programme, dem Zugang zu Dateien und Informationen z.B. per VPN, den Freigaben von Netzwerken usw.
  • Die proaktive Vernetzung durch Kollegen u.a. mittels vorhandener Collaboration-Tools oder Social Media Plattformen wie XING, LinkedIN, Twitter & Co.
  • Ein regelmäßiger telefonischer Austausch zwischen Vorgesetztem und dem neuem Mitarbeiter.
  • Ein kontinuierlicher Austausch zwischen Buddy und dem neuem Mitarbeiter.
  • Auch der Austausch in Form von Daily Meetings – bspw. jeden Morgen und jeden Abend – und eine moderierte Vernetzung fördert die Integration. Wissen die Beteiligten mit wem sie zusammenarbeiten, fällt diese Zusammenarbeit häufig leichter.
  • Ein klarer Einarbeitungsplan mit vereinbarten Meilensteinen und Zielen, mit kurzfristigen Tätigkeiten und mittelfristigen Aufgaben.
  • Die Durchführung von Retrospektiven und Lessons Learned Sessions.
  • Und last but not least: das Feedback und damit der offene Austausch untereinander. Was wünscht sich der neue Mitarbeiter? Wo sind Unklarheiten, wo gibt es Verbesserungspotentiale, was funktioniert gut, was könnte zukünftig noch besser funktionieren. Feedback ist die Basis für ein gelungenes Onboarding – offline und online. Und zwar für den neuen Mitarbeiter, die Organisation und künftige Mitarbeiter.

 

Die Erfolgsmessung mit Onboarding KPI

Wann ist die Integration von neuen Mitarbeitern ein Erfolg? Es gibt verschiedene Kennzahlen, die Unternehmen heranziehen, um den Erfolg von Maßnahmen zur Aufnahme und Integration von Mitarbeitern zu überprüfen und Verbesserungspotenziale zu erkennen:

  • Fluktuationsquote während bzw. zum Ende der Probezeit – auch Frühfluktuation genannt
  • Das Gegenteil von der Frühfluktuation: die Anteil bzw. Anzahl der nach der Probezeit verbleibenden Mitarbeiter
  • Messung der Qualität des neuen Mitarbeiters in Bezug auf Leistungserbringung und Zusammenarbeit im Team – im Englischen als quality of hire bezeichnet
  • Dauer bis zur vollständigen Leistungsfähigkeit – die sogenannte time to fully operative
  • Dauer bis alle notwendigen Arbeitsmittel vorliegen – auch als time to environmentally operative bezeichnet
  • Anzahl der Schulungsmaßnahmen in der Probezeit
  • Beurteilung der kulturellen Passung (cultural fit)
  • Anzahl Vier-Augen-Gespräche
  • Employer Branding

Diese Onboarding KPI sind aber allesamt mit Vorsicht zu genießen. Ein Mitarbeiter kann ein Unternehmen nach der Probezeit verlassen, obwohl die Maßnahmen zur Integration gut waren. Die Einschätzung der Dauer bis zur vollständigen Leistungsfähigkeit ist subjektiv.

Die Authentizität beim Onboarding

Die meisten Unternehmen wollen, dass neue Mitarbeiter möglichst schnell die Tätigkeiten ausführen können, für die sie eingestellt wurden. Neue Mitarbeiter wollen das Unternehmen verstehen und die Unternehmenskultur kennenlernen, sich möglichst zügig in einer neuen Umgebung mit neuen Kollegen und Abläufen zurechtfinden, und wissen, was von ihnen erwartet wird. Damit dies dauerhaft gelingt, ist es wichtig, die Einarbeitung und Integration als Prozess zu verstehen. Der Prozess endet nicht am ersten Tag der Zusammenarbeit, sondern beginnt spätestens dort. Ein gemeinsamer Austausch und die Weiterentwicklung der Maßnahmen helfen dabei, das Onboarding kontinuierlich zu verbessern. Wichtig ist dabei die Authentizität, denn leere Versprechungen, die über eine Website oder im Vorstellungsgespräch vermittelt werden, fallen schnell auf und tragen nicht zur erfolgreichen Integration neuer Mitarbeiter bei.

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Alles Wichtige über Onboarding auf einen Blick.

  • Definition und Verantwortung
  • Unterschiede zwischen verschiedenen Formen
  • Phasen und Arten
  • Tipps

Wissen auf 10 Seiten zum Mitnehmen.

Impuls zum Diskutieren:

[1] Würden Sie für Onboardingmaßnahmen Budgets definieren?
[2] Was könnte und sollte ein neuer Mitarbeiter tun, um den Prozess der Integration zu unterstützen?

Hinweise:

Bei Capterra finden Sie eine Liste mit 10 Tools für Online Onboarding.

Hier finden Sie einen Podcast mit Gabriel Raht und Christiane Brandes-Visbeck über Onboarding im hybriden Zeitalter.

In manchen Publikationen wird eine Korrelation zwischen der Steigerung der Produktivität von Mitarbeitern in der Phase der Integration und dem Sinken des Kündigungsrisikos erwähnt. Ob es diese Korrelation tatsächlich gibt, darf hinterfragt fragen; sicherlich ist sie aber nicht linear.

Das Gegenteil von Onboarding ist Offboarding. Im Kontext externer Dienstleistungen ist Offboarding relativ üblich und meist strukturell geregelt, im Kontext von Fluktuation kann dies aber zur Herausforderung für Unternehmen werden.

Manche Unternehmen definieren sogenannte Reboardingprozesse für Mitarbeiter, die intern wechseln und andere Aufgaben oder Projekte übernehmen, oder nach längerer Abwesenheit – z. B. nach einer Elternzeit oder einem Sabbatical – wieder in der Organisation aktiv werden.

Hier finden Sie ergänzende Informationen aus unserem Blog:

t2informatik Blog: Tipps zum Online Onboarding

Tipps zum Online Onboarding

t2informatik Blog: Vorsicht: Fluktuation

Vorsicht: Fluktuation

t2informatik Blog: Die Entwicklung von Kompetenzen

Die Entwicklung von Kompetenzen