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Onboarding

Die Aufnahme und Integration neuer Mitarbeiter

Onboarding ist der Prozess zur Aufnahme und Integration neuer Mitarbeiter in ein Unternehmen. Der bildhafte Ausdruck „Taking someone on board“ bzw. „Onboarding“ bedeutet „jemanden an Bord zu nehmen“.

Im engen und eher traditionellen Sinn obliegt es dem Personalmanagement bzw. der Personalabteilung, den Prozess und alle Maßnahmen der Eingliederung neuer Mitarbeiter zu begleiten, ihnen also bspw. den Arbeitsplatz zuzuweisen, benötigte Arbeitsmaterialien zu besorgen und erste Aufgaben in Abstimmung mit den Vorgesetzten zu formulieren.

Etwas weiter und progressiver gedacht, ist Onboarding die Aufgabe der gesamten Unternehmung, und somit auch von Führungskräften und Kollegen, die Integration neuer Mitarbeiter zu unterstützen und fördern. Darüber hinaus ist es ein Prozess, der auch in Bereichen wie Projektmanagement oder Softwareentwicklung immer wichtiger wird, da dort vermehrt mit externen Dienstleistern gearbeitet wird, die ebenfalls „an Bord“ zu nehmen sind.

Klassisches und progressives Onboarding

Betrachtet man Onboarding progressiv, dann rückt der Faktor Mensch stärker in den Fokus und verschiebt die Ausrichtung von einer Aufgabenerfüllung hin zu einer gemeinsamen und zwischenmenschlichen Zusammenarbeit. So wird die Bindung der neuen Mitarbeiter zum Unternehmen und die Integration von diesen von Anfang an gefördert. 

Im klassischen Sinn beginnt das Onboarding mit dem ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters und endet meist mit dem Ablauf einer vereinbarten Probezeit. Im progressiven Sinn kann das Onboarding bereits Bestandteil des Bewerbungsprozesses sein. So könnten Organisationen bereits im Bewerbungsprozess

  • neuen Mitarbeitern den konkreten Arbeitsplatz zeigen,
  • ein Kennenlernen der neuen Mitarbeiter mit den bereits aktiven Kollegen organisieren (und die evtl. auch an dem Auswahlprozess beteiligen),
  • übliche Arbeitsmaterialien nennen und ggf. sogar die Auswahl optionaler Geräte und Programme offerieren. 

Eine solche Vorgehensweise bietet eine Reihe von Vorteilen:

  • Die Bewerber wissen frühzeitig, wo sie mit wem und mit welchen Hilfsmitteln arbeiten, und können diese Informationen für eine fundierte Entscheidung nutzen.
  • Die Kollegen wissen, auf wen sie sich freuen können und mit wem sie zukünftig zusammenarbeiten werden.
  • Und das Unternehmen fördert bereits frühzeitig die Aufnahme und Integration neuer Mitarbeiter.

Ein weiterer Unterschied im klassischen und progressiven Onboarding liegt in der Form des Arbeitsverhältnisses. Handelt es sich um neue Mitarbeiter in Festanstellung oder um temporäre, externe Dienstleister wie bspw. Projektmanager, Softwarearchitekten oder Softwareentwickler? Bei einer zeitlich befristeten Zusammenarbeit muss das Onboarding deutlich schneller erfolgen; glücklicherweise kennen viele Dienstleister die Situation, sich zügig in einem neuen Arbeitsumfeld zurecht zu finden. D.h. sie wissen, worauf sich achten müssen, und welche Arbeitsmittel, Informationen und Ansprechpartner für ihre Tätigkeit wesentlich sind.

Onboarding - ein Willkommensgruß als nette Maßnahme zur Begrüßung

Typische Maßnahmen beim Onboarding

Es gibt eine Reihe von Maßnahmen, die beim Onboarding relativ üblich sind:

  • Ein Blumenstrauß, eine kleine Nachricht am neuen Arbeitsplatz, eine Begrüßung durch den Vorgesetzten, die Kollegen und ggf. auch der Geschäftsführung vermittelt neuen Mitarbeitern das Gefühl, Willkommen zu sein.
  • Die Vorstellung der Kollegen mit ihren Aufgaben, die Erläuterung wichtiger Abläufe in den ersten Tagen und die Nennung von Ansprechpartnern erleichtern das Kennenlernen und den Einstieg ins Unternehmen. 
  • Die gemeinsame Absprache eines Einarbeitungsplans und die anschließende Kommunikation im Team darüber. So wissen alle Beteiligten frühzeitig, woran sie sind und was sie erwarten können. Im Zuge des Einarbeitungsplans können bspw. Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen oder regelmäßige Feedbackrunden vereinbart werden.
  • Die Bereitstellung der benötigten Arbeitsmittel. Dieser Punkt klingt in der Theorie sehr einfach und bereitet in der Praxis vielen Organisationen große Mühe. Es reicht nicht aus, einen Laptop zur Verfügung zu stellen, wenn dieser sich nicht ins Netzwerk einwählen kann, wenn Programme und Zugangsberechtigungen fehlen. Es reicht nicht aus, wenn der Telefonapparat in der Telefonanlage nicht mit den richtigen Einstellungen freigeschaltet wurde. Fehlende Visitenkarten oder Visitenkarten mit falschen Stellenbezeichnungen oder einem falschen Titel sind ebenfalls nicht ideal. Und wie verhält es sich mit einem Unternehmensausweis, mit Zugangsberechtigungen oder Schlüsseln? 

Manche Unternehmen haben gute Erfahrungen mit einem Buddy-System gemacht. Ein Buddy ist ein Kollege, der sich um einen neuen Mitarbeiter kümmert, Fragen beantwortet, Kontakte zu anderen Kollegen herstellt und hilft, erste Herausforderungen zu meistern.

Immer wieder wird auch empfohlen, Werte des Unternehmens zu erklären. Abgesehen davon, dass diese bereits beim gegenseitigen Kennenlernen thematisiert werden sollten, reicht es nicht aus, Werte zu nennen. Werte müssen vorgelebt werden, erst dann geben sie Orientierung und helfen so auch beim Onboarding. Dieser Gedanke für zu einem weiteren Punkt:

Die Authentizität beim Onboarding

Die meisten Unternehmen wollen, das neue Mitarbeiter möglichst schnell die Tätigkeiten ausführen können, für die sie eingestellt wurden. Neue Mitarbeiter wollen das Unternehmen verstehen und die Unternehmenskultur kennenlernen, sich möglichst zügig in einer neuen Umgebung mit neuen Kollegen und Abläufen zurechtfinden, und wissen, was von ihnen erwartet wird. Damit dies dauerhaft gelingt, ist es wichtig, Onboarding als Prozess zu verstehen. Der Prozess endet nicht am ersten Tag der Zusammenarbeit, sondern beginnt spätestens dort. Ein gemeinsamer Austausch und die Weiterentwicklung der Maßnahmen helfen dabei, das Onboarding kontinuierlich zu verbessern. Wichtig ist dabei die Authentizität, denn leere Versprechungen, die über eine Website oder im Vorstellungsgespräch vermittelt werden, fallen schnell auf und tragen nicht zur erfolgreichen Integration neuer Mitarbeiter bei.

 

Hinweis:

Das Gegenteil von Onboarding ist Offboarding. Im Kontext externer Dienstleistungen ist Offboarding relativ üblich und meist strukturell geregelt, im Kontext von Fluktuation kann dies aber zur Herausforderung für Unternehmen werden. Eine Einschätzung zum Thema Fluktuation liefert der Blogbeitrag hier  »

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