Fluktuation

Fluktuation bezeichnet sowohl die arbeitnehmerseitig initiierte, als auch vertraglich geregelte und gesetzlich definierte Beendigung von Arbeitsverhältnissen. Auch ein unternehmensinterner Stellenwechsel wird als Fluktuation interpretiert, da es in Bezug auf eine konkrete Arbeitsstelle eine Veränderung – ergo Schwankung – darstellt.

Arten von Mitarbeiterfluktuation

Es gibt drei verschiedene Arten von Fluktuation:

• Natürliche Mitarbeiterfluktuation mit temporären Ausprägungen wie bspw. Elternzeit, Erziehungsurlaub oder Sabbaticals, und dauerhafte Ausprägungen wie das Ende eines befristeten Arbeitsvertrages, Vorruhestandsregeln, Altersteilzeit, Rentenbeginn oder Tod.
• Unternehmensinterne Mitarbeiterfluktuation bedingt durch Stellenwechsel innerhalb der Organisation.
• Unternehmensexterne oder -fremde Mitarbeiterfluktuation. Diese Form liegt immer dann vor, wenn eine Person das Arbeitsverhältnis beendet und das Unternehmen verlässt.

Ein Sonderform stellt die sogenannte Frühfluktuation bzw. Erstjahresfluktuation dar, bei der Mitarbeitende innerhalb der ersten 12 Beschäftigungsmonate das Unternehmen wieder verlassen bzw. in seltenen Fällen unternehmensintern wechseln. Hier empfiehlt es sich, das Onboarding der Organisation etwas genauer zu inspizieren oder ggf. eine Onboarding Checkliste zu benutzen.

Ob sich eine Organisation Gedanken über seine Mitarbeiterfluktuation machen muss, hängt von den Ursachen, der Fluktuationsrate – evtl. auch im Branchenvergleich – und den konkreten Konsequenzen ab.

Ursachen für dauerhafte, unternehmensexterne Personalfluktuation

Es gibt eine ganze Reihe von Ursachen und Gründen, die dazu führen, dass Mitarbeitende Unternehmen temporär oder dauerhaft verlassen. Bei “natürlichen” Ursachen wie dem Ende eines befristeten Arbeitsvertrages oder dem Rentenbeginn können Organisation im Vorfeld entsprechend agieren und planen. Viele Unternehmen kalkulieren mit diesen “natürlichen Schwankungen” und nutzen Sie als Element im Personalcontrolling.

In der Praxis lässt sich beobachten, dass temporäre Fluktuation sowohl für die Mitarbeitenden als auch für die Organisation als Arbeitgeber sinnvoll sein können. Der Mitarbeiter, der sich für Elternzeit entscheidet, oder die Mitarbeiterin, die ein Sabbatical einlegen möchte, haben veränderte Prioritäten. Unternehmen tun gut daran, diese Prioritäten zu akzeptieren, denn nur so erhalten sie sich die Chance, sich die Arbeitskraft der entsprechenden Mitarbeitenden mittel- und langfristig wieder zu sichern.

Die Ursachen für eine dauerhafte, unternehmensexterne Personalfluktuation lassen sich wie folgt kategorisieren:

• Überbetriebliche bzw. unternehmensexterne Ursachen: einer gesamten Branche geht es schlecht (bspw. Videotheken bedingt durch globale Streaming-Dienstleister), eine Region verliert den Anschluss, die Infrastruktur ist schlecht (Zugverbindungen werden stillgelegt, so dass die Anreise zum Arbeitsplatz nicht mehr mit öffentlichen Verkehrsmitteln erfolgen kann).
• Betriebliche bzw. unternehmensinterne Ursachen²: die Inhalte der Arbeit sind monoton, die Arbeitslast ist zu hoch, das Klima im Unternehmen ist gestört, die Vorgesetzten agieren nicht auf Augenhöhe, der Kollegenzusammenhalt fehlt, die Unternehmensvision ist unklar, Ziele sind unrealistisch, es fehlen Mentoren, Versprechen oder Vereinbarungen werden nicht eingehalten etc., das Unternehmen macht Verluste und der Arbeitsplatz könnte gefährdet sein.
• Persönliche Ursachen: der oder die Mitarbeitende möchte seine oder ihre Karriereplanung vorantreiben, mehr Gehalt verdienen oder eine andere Sprache und Kultur kennenlernen. Vielleicht steht auch ein familiär bedingter Umzug an oder in der Familie gibt es einen Pflegefall.

Insbesondere die betrieblichen und persönlichen Ursachen können sich überschneiden. Eine Mitarbeiterin, die mehr Verantwortung übernehmen und Karriere machen möchte, tut sich möglicherweise in einem traditionellen Unternehmen mit ausschließlich männlichen Führungskräften schwer. Für Organisationen ist die exakte Kategorisierung der Gründe jedoch eher sekundär; primär geht es darum, Mitarbeitende ein Arbeitsumfeld zu bieten, in dem diese sich entfalten und einbringen können, so dass sie sich idealerweise vorstellen können, auch noch in vielen Jahren für das Unternehmen aktiv zu sein. So gewinnen beide Seiten – es ist eine Win-Win-Situation.

Die Berechnung der Fluktuationsrate

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Fluktuation in einer Organisation mit einem Wert – als Fluktuationsrate oder Fluktuationsquote – auszurechnen:

1. Fluktuationsrate = (Personalabgänge / durchschnittlicher Gesamtpersonalbestand) x 100
2. Fluktuationsrate = (arbeitnehmerseitige Personalabgänge / (durchschnittlicher Gesamtpersonalbestand – 1/2 Neuzugänge/Abgänge)) x 100
3. Fluktuationsrate = (Abgänge / (Anfangspersonalbestand + Zugänge)) x 100
4. Fluktuationsrate = (Ersetzte Abgänge / Personalbestand im Durchschnitt) x 100

Die erste Berechnung wird gerne als einfache Basisformel bezeichnet, die bestenfalls eine grobe Fluktuation abbildet, da sie keinerlei Neuzugänge berücksichtigt.

Die zweite Berechnung geht auf die Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände zurück und wird daher auch BDA-Formel genannt. Durch die Berücksichtigung von 50% der Neuzugänge und Abgänge gilt sie als etwas genauer als die Basisformel.

Die dritte Berechnung geht auf Helmut Schlüter, einem ehemaligen deutschen Gewerkschaftler, zurück, und wird Schlüter-Formel genannt. Da sie einen Anfangspersonalbestand und die exakte Anzahl der Neuzugänge berücksichtigt, gilt sie allgemein als relativ genau.

Und die vierte Berechnung stammt vom Zentralverband Elektrotechnik- und Elektroindustrie e.V. und firmiert als ZVEI-Formel. Auch sie gilt als präzise, da sie neu besetzte Abgänge in der Formel berücksichtigt.

Die Meinungen variieren in der Praxis, ob es ausreicht, die Ergebnisse der Berechnungen mit eigenen Unternehmenswerten aus den Vorjahren zu vergleichen, um anschließend Trends oder Maßnahmen abzuleiten, oder ob ein Branchenvergleich notwendig ist. Vermutlich dürfte ein Branchenvergleich interessant sein, sofern entsprechende Branchenverbände oder Unternehmen aus derselben Branchen entsprechende Zahlen veröffentlichen, ob er aber wirklich nützlich ist, steht unter Umständen auf einem anderen Blatt. Evtl. ist es sinnvoller, sich die Konsequenzen für Organisationen im Detail anzuschauen.

Konsequenzen der Mitarbeiterfluktuation für Organisationen

Es gibt immer wieder Situationen, in denen Mitarbeitende sich entschließen, ein Arbeitsverhältnis zu beenden. Die Beendigung der Zusammenarbeit trifft viele Organisationen hart und in zahlreichen Fällen auch unvorbereitet. Hier finden Sie einige mögliche Konsequenzen für Organisationen, die sich durch arbeitnehmerseitige initiierte Kündigungen ergeben können:

• Mitarbeitende, die eine Organisation freiwillig verlassen, hinterlassen oftmals große Lücken. Als Wissensträger und Expertinnen sind sie selten 1:1 und je nach Markt und Unternehmen meistens nicht kurzfristig zu ersetzen.
• Mitarbeitende, die als externe Ansprechpartner fungieren, sind oftmals Vertrauenspersonen. Verlässt bspw. ein Entwickler seinen Arbeitgeber und damit auch ein konkretes Kundenprojekt, so kann das sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Kunden sehr schwierig sein. Technische Zusammenhänge, Wissen um Abläufe, gegenseitig gewonnenes Verständnis, etablierte Kommunikationswege – es gibt viele Aspekte die von neuem erarbeitet werden müssen. Nicht alle Kunden lassen sich dafür begeistern.
• Verlässt eine interne Ansprechpartnerin eine Organisation, fehlt möglicherweise die “gute Seele” im Team. Die Stimmung im Umfeld sinkt, die Aufgaben werden neu verteilt und somit erhöht sich die Arbeitslast. Das führt dazu, dass die Stimmung weiter sinkt und ggf. die Leistung darunter leidet.
• Das Image des Arbeitgebers ist gefährdet, insbesondere wenn mehrere Mitarbeitende binnen kürzester Zeit das Unternehmen verlassen. Das erschwert zusätzlich die Personalbeschaffung und kann ebenfalls Auswirkungen auf bestehende Geschäftsbeziehungen haben.
• Apropos Personalbeschaffung: Die Zahlen variieren je nach Studie und Betrachtung, aber die Neubesetzung einer Position kostet ca. 150 – 200% des Jahreseinkommens der Position. Die Aktualisierung von Stellenbeschreibungen, das Schalten von Anzeigen, die Selektion der zukünftigen Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter inklusive diversen Interviews, Abstimmungsrunden, Verhandlungen und Vertragsgestaltung, das anschließende Onboarding – es gibt viele Aspekte, die sich auf die Kosten der Personalbeschaffung auswirken.

Ergo: je größer die Konsequenzen der Fluktuation sind, desto mehr sollten sich Organisationen fragen, was sie gegen die Ursachen unternehmen können. Idealerweise sollten Unternehmensvertreterinnen bzw. -vertreter mit denjenigen sprechen, die das Unternehmen verlassen, um so einige konkrete Gründe aus erster Hand zu erfahren. Allerdings setzt dies Offenheit, Augenhöhe und Vertrauen voraus – also etwas, was möglicherweise die gesamte Zeit bereits gefehlt hat.

Impuls zur Diskussion:

Ist New Work ein Mittel gegen Personalfluktuation?

Hinweise:

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[1] Fluktuation wird als Begriff nicht nur in den Sozial- und Wirtschaftswissenschaften, sondern auch in der Mathematik, in den Naturwissenschaften (bspw. bei Schwankungen von Tierpopulationen oder Meeresspiegelhöhen) oder in der Medizin verwendet.
[2] Es gibt eine ganze Reihe von Untersuchungen, die sich mit dem Thema Fluktuation im Kontext von Unternehmen beschäftigen. Hier finden Sie einige exemplarische Studien bzw. Untersuchungen:

• Gallup: Engagement Index Deutschland 2020
• Deloite: Fluktuationsstudie 2019
• businesssolver: 2021 State of Workplace Empathy
• One4all: The 2018 Workplace Happiness Report – UK

Es gibt zahlreiche weitere Fluktuationsbeispiele: Parlamente werden alle 4 oder 5 Jahren neu gewählt, Schülerinnen und Schüler wechseln von der Grundschule in die Mittelstufe und von der Mittelstufe in die Oberstufe, Sportler wechseln ihre Vereine und Politiker ihre Parteien, etc.

Einen interessanten Einblick in Freistellungen innerhalb der IT-Branche finden Sie bei Tech Layoff Tracker and Startup Layoff Lists.

Und hier finden Sie ergänzende Informationen aus dem t2informatik Blog:

Was macht eigentlich t2informatik? Kleiner Tipp: Es hat etwas mit Softwareentwicklung zu tun.