Die vergessene Projektkommunikation

Projektkommunikation und das Informationsinteresse von Stakeholdern

Es gibt sehr viele verschiedene Projektarten und Vorgehensweisen in Projekten. Ein Softwareentwicklungsprojekt unterscheidet sich von einem Softwareeinführungsprojekt, ein Bauprojekt von einem Umzugsprojekt, ein Webseitenprojekt von einem ISO-Zertifizierungsprojekt. In den allermeisten Projekten ist Kommunikation ein wesentlicher Erfolgsfaktor, doch ein Aspekt wird oftmals vernachlässigt: die Projektkommunikation nach außen. Mit dem Informationsinteresse aller Stakeholder – also allen Personen oder Organisationen, die von den Aktivitäten einer Organisation direkt oder indirekt betroffen sind oder ein Interesse an diesen Aktivitäten haben – im Blick, steigt das Verständnis für Vorhaben, Tätigkeiten, Entscheidungen. Und alle gewinnen.

Ein Beispiel für eine fehlende Projektkommunikation: Die Baustelle vor der Tür!

Die Kommunikation in einem Projekt, die Definition von Zielen und Vorgehensweisen, der initiale und kontinuierliche Austausch zwischen den Projektbeteiligten, zwischen Vorgesetzten und einzelnen Mitarbeitern, innerhalb des Teams, zwischen Teams oder zwischen Vorgesetzten – all diese Punkte sind wichtig für das Gelingen eines Vorhabens. Ich möchte hier aber einen anderen Blickwinkel auf ein Projekt beschreiben, die Sicht eines Außenstehenden. Und als Beispiel eine Baustelle bei mir vor der Tür.

Die Baustelle vor der Tür.

Es ist eine ganz normale Baustelle. Schwere Maschinen rücken an, der Bürgersteig wird von Bauarbeitern aufgerissen, irgendetwas wird getan, irgendjemand erzählt gefühlt den halben Tag Teile seiner Lebensgeschichte und unterhält die Kollegen. Oder sollte es heißen: er hält die Kollegen von der Arbeit ab? Worüber sie sprechen, weiß ich nicht, also kann ich mir kein Urteil erlauben. Doch gibt es einige Punkte, zu denen ich mir gerne ein Urteil bilden möchte:

• Warum gibt es die Baustelle?
• Was wird bearbeitet und was soll erreicht werden?
• Wann geht es wirklich los und wann ist das Ziel erreicht?

Kurzum: Was habe ich im Endeffekt von der Baustelle?

Mein externes Wissensbedürfnis

Vor kurzem war ich in London und dort sollen in den nächsten 10 Jahren mehr als 200 neue Hochhäuser entstehen. Der Bauboom hat die Metropole längst ergriffen, doch ich als Passant habe keine wesentlichen Beeinträchtigungen wahrgenommen. Ab und an musste ich die Straßenseite wechseln, aber das war schon alles. Oftmals habe ich mich auch über die ungewöhnlichen Hinweisschilder gefreut, die als Pop Art auch in einem Museum hängen könnten:

Baustelle meets Pop Art.

Ehrlicherweise interessieren mich die meisten Baustellen nicht. Sie haben keinerlei Bezug zu mir. Stehe ich auf einer Autobahn und lese ein Schild „Wir bauen für Sie bis April 2019“ dann bin ich mir bewusst, dass dieses Schild – auch wenn neben einem Endtermin inhaltlich nichts Wesentliches darauf steht – viele Autofahrer beruhigt. Eine Begründung, egal wie oberflächig und inhaltsarm, ist immer noch besser als keine. Sie informiert, erweckt Verständnis und Empathie. Schön, dass der Streckenabschnitt für mich als Autofahrer ausgebaut wird.

Warum interessiere ich mich für also für “meine” konkrete Baustelle? Nun, der Grund ist einfach. Sie liegt bei mir vor der Tür. Ich sehe sie jeden Tag. Sie beeinflusst meinen Laufweg ein wenig und auch das Parken vor der Tür ist eingeschränkt, aber damit kann ich genauso gut leben wie bei jeder anderen Baustelle. Der wesentliche Unterschied für mich liegt eine Ebene tiefer: welchen Einfluss hat die Baustelle auf mich und meine Arbeit?

Diese Frage ist für mich wichtig. Muss ich mit Einschränkungen rechnen? Wie lange wird es Einschränkungen geben? Werden sie sporadisch oder permanent sein? Ich stelle mir nicht die Frage, warum ich nicht an dem Projekt mitarbeiten darf – diese Frage würde ich mir vielleicht stellen, wenn in meinem beruflichen Umfeld ein Projekt liefe, bei dem ich gerne mitarbeiten würde und/oder etwas Nützliches beisteuern könnte.

Fehlende Projektkommunikation führt zu Spekulationen

“Strom.” Das war die Antwort eines Bauarbeiters auf die Frage einer Bekannten, warum es denn die Baustelle gäbe. “Strom.” Was fängt man mit einer solchen Antwort an? Verblüffenderweise haben wir im Gebäude Strom. Jeden Tag. 24 Stunden lang. Rund um die Uhr. Funktioniert prima. Kommt aus der Steckdose. Kein Nachbar kann sich an Stromausfälle im Gebäude erinnern. Vielleicht hat der Verbrauch in den letzten Jahren zugenommen? Vielleicht müssen Stromkabel nach einer gewissen Laufzeit erneuert werden? Vielleicht müssen zusätzliche Leitungen verlegt werden? Ich kann nur spekulieren. Und nicht nur über den Grund der Baustelle, sondern auch über praktisch alles andere:

• Warum wird auf die Baustelle mit einem Anfangsdatum hingewiesen, dann aber erst 2 Wochen später mit dem ersten Spatenstich begonnen?
• Lässt sich die zu Beginn verlorene Zeit aufholen?
• Wie lange soll die Baustelle bestehen bleiben? (Die Aussage “Ende Mai” war vermutlich ein kleiner Scherz eines Bauarbeiters.)
• Wieso wird an der Baustelle nur sporadisch gearbeitet? Gibt es wichtigere Baustellen oder fehlen Materialien?
• Wieso arbeiten – wenn denn tatsächliche mehrere Bauarbeiter vor Ort sind – immer nur einige wenige davon? Handelt es sich bei diesem Phänomen um Social Loafing?
• Wieso scheint es nicht möglich zu sein, parallel mehrere Tätigkeiten an unterschiedlichen Stellen in Angriff zu nehmen?
• Gibt es einen Anreiz für Bauarbeiter, schnell mit Ihren Tätigkeiten fertig zu werden?
• Bekommen Bauarbeiter eigentlich Feedback?

Die Liste lässt sich natürlich beliebig fortsetzen. Tatsächlich habe ich auf die meisten Fragen keine Antworten und die Baustelle bleibt ein kleines Mysterium. Aber: ich kann von der Baustelle etwas lernen. Für meine Projektkommunikation mit Kollegen.

Situative und institutionelle Projektkommunikation

“Das ist zu kompliziert zu erklären.”

Oder: “Na, Du weißt doch, dass wir am nächsten Release arbeiten.”

Kennen Sie solche Antworten von Kollegen, wenn Sie sich in der Kaffeeküche erkundigen, woran gerade gearbeitet wird?

Möglicherweise ist die Kaffeeküche kein geeigneter Ort für solche Gespräche, möglicherweise hat die Kollegin oder der Kollege gerade wenig Zeit. Klar ist aber, dass eine unbeantwortete Frage nichts Positives erzeugen kann. Wie lange kann es dauern, die Frage mit “Ich arbeite gerade an einem großartigen Glossar vieler Begriffe aus Softwareentwicklung und Projektmanagement” oder “Ich mache gerade für XY ein Code Review. XY arbeitet mit einem Nearshoring Partner und sie wollen von einem unabhängigen Dritten eine Beurteilung, wie gut die Architektur und der Code tatsächlich ist.” Nicht lange, oder?

Situative Projektkommunikation unter Kolleginnen und Kollegen kann sehr einfach sein. Sie fördert das gegenseitige Verständnis, Feedback oder Ideen. Natürlich gibt es bei einer solchen situativen Kommunikation auch Grenzen:

• Die Kommunikation findet oftmals zwischen zwei Personen statt, der Austausch des Wissens ist also begrenzt.
• Die Projektkommunikation basiert an sich auf Zufall, denn nur wenn sich zwei Personen zufällig in der Kaffeeküche oder auf dem Weg zur Mittagspause treffen, kommt es zum Dialog.
• Die Kommunikation gibt nur einen persönlichen Ausschnitt des Vorhabens, des Projekts oder der Entwicklung wieder.
• Die Projektkommunikation basiert auf persönlicher Sympathie, denn nur wer sich annähernd sympathisch ist, wird sich auf einen solchen Austausch einlassen.

Grundsätzlich ist situative Projektkommunikation gut, sie kann institutionelle Kommunikation aber bestenfalls ergänzen. Institutionelle Projektkommunikation hat eine größere Reichweite. Sie adressiert Teams, Abteilungen oder Unternehmensbereiche. Sie kann

• Projekte mit ihren Zielen, mit Umfang, Dauer, verwendeten Techniken und den erhofften Vorteilen für Stakeholder beschreiben.
• im Sinne einer agilen Organisation die Grundlage für Projektmärkte und somit für die Beteiligung und Mitwirkung von Mitarbeitern liefern.
• regelmäßig Fortschritte, Herausforderungen, Learnings thematisieren.
• das interne Image der Organisation positiv beeinflussen.
• die Basis für einen Austausch auf Augenhöhe bilden.
• Ergebnisse präsentieren.

Offensichtlich ergibt institutionelle Projektkommunikation viel Sinn. Leider gibt es auch heute noch zahlreiche Unternehmen, die diese Kommunikation vergessen. Möglicherweise wird sie aber auch nicht vergessen, sondern lediglich vermieden? Vielleicht kennen Sie auch Unternehmen, bei denen Umsatzzahlen oder Verluste, Fluktuation, Schwierigkeiten bei Entwicklungen, kritisches Feedback von Kunden einfach nicht kommuniziert werden? Soll das eine Art Schutz der Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter sein? Herrscht Unklarheit über die Form der Informationsvermittlung? Natürlich sollten sich Unternehmen Gedanken über die Art, die Frequenz und die Dokumentation der Informationen machen, aber die allermeisten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind mündig. Werden Informationen nicht institutionell kommuniziert, erfolgt die Kommunikation häufig situativ. Und das führt oftmals wieder zu Spekulationen.

Fazit

“Was habe ich von der Baustelle?” Übertragen in den Arbeitsalltag ist das die Frage, die viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschäftigt. Welche Relevanz hat ein Vorhaben, ein Projekt, eine Entwicklung für mich? Kann es sein, dass eine Kollegin kurzfristig in einem anderen Projekt aushelfen muss, so dass mehr Arbeit für mich anfällt? Wieso darf ein Kollege mitwirken und ich nicht? Wieso entwickeln wir A und nicht B? Besteht die Möglichkeit, von dem Ergebnis anderer Teams zu profitieren? Der persönliche Bezug ist häufig wesentlich, sei es bei einer Baustelle vor der Tür oder bei einem Entwicklungsprojekt für einen Kunden. Gibt es schlicht keinen Bezug, reicht meist eine kurze Information. Organisationen sollten diese Projektkommunikation nicht vergessen oder vermeiden. Behält eine Organisation das Informationsinteresse aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Auge, nimmt der Austausch untereinander zu. Das Wir-Gefühl und die Motivation steigen. Und alle gewinnen.

Hinweis:

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