Dokumentenanalyse

Dokumentenanalyse – wertvolle Informationen in Dokumenten finden

Die Dokumentenanalyse ist eine Technik zur Datenerhebung von historischen Daten, die in Form von Dokumenten erfasst, gespeichert, verwaltet und versioniert werden. Im Kontext von Unternehmen werden unter historischen Daten Informationen verstanden, die in früheren Projekten und Entwicklungen entstanden sind und dokumentiert wurden. Die Dokumentenanalyse – die manchmal auch als Quellenanalyse bezeichnet wird – umfasst dabei nicht nur elektronisch gespeicherte Dokumente, sondern auch gedruckte Informationen, die nicht im Intranet oder Internet zur Verfügung stehen.

Je weiter der Begriff der Dokumentenanalyse gefasst wird, desto mehr Informationsquellen lassen sich festhalten:

• Textdateien,
• Tabellenkalkulationen,
• Skizzen,
• Grafiken,
• Zeichnungen,
• Pläne und auch
• Filme oder Fotos.

Auch Erfahrungsberichte, Bücher, Urkunden und Zeugnisse dienen als Informationsquellen.

Vorteile der Dokumentenanalyse

Als Erhebungstechnik bietet die Dokumentenanalyse einige Vorteile:

• Die Analyse der Daten stört den Betriebsablauf nicht oder nur minimal.
• Der Aufwand zur Vorbereitung der Analyse ist im Vergleich zur Feldbeobachtung, zum Interview oder zum Anforderungsworkshop viel geringer.
• Die Analyse der Daten kann jederzeit unterbrochen und fortgesetzt werden.
• Die Datenquelle wird durch die Dokumentenanalyse nicht verfälscht. Historische Daten lassen sich zwar oftmals interpretieren, doch es droht keine Gefahr einer bewussten oder unbewussten Beeinflussung von Personen wie bspw. im Rahmen von mündlichen Meinungserhebungen.

Die Dokumentenanalyse ist damit ein wichtiger Bestandteil einer Bestandsaufnahme, zumal die gefundenen Informationen aktiv für andere Formate (Feldbeobachtung, Apprenticing, Interviews oder Workshops) genutzt werden können.

Bewertung der gefundenen Informationen

Auch wenn die Dokumentenanalyse bei der Ermittlung von Daten Vorteile bietet, so gibt es auch Aspekte bei der Bewertung der gefundenen Informationen zu berücksichtigen:

• Wie aktuell sind die gefundenen Informationen aus heutiger Sicht? Gelten sie noch?
• Für was und wie gut lassen sich die historischen Informationen in der Gegenwart nutzen?
• Wie gut passen die gefundenen Daten tatsächlich zum Untersuchungsgegenstand?
• Wie waren die Kontextbedingungen bei der damaligen Dokumentenproduktion?
• Wie erfolgt die qualitative oder quantitative Auswertung der Dokumente?
• Wie vollständig, widerspruchsfrei, glaubwürdig, authentisch und repräsentativ sind die dokumentierten Informationen und wer bewertet sie gegebenenfalls?

Grundsätzlich kann eine Dokumentenanalyse – sofern der Zugriff auf Dokumente sichergestellt ist – zügige Ergebnisse liefern. Je nach Einsatzszenario kann sie in Unternehmen so bspw. die Einarbeitung in Aufgabengebiete erleichtern, als Quelle zur Ermittlung von Anforderungen, Risiken, Ideen etc. dienen oder als Vorlage zur Strukturierung von Daten helfen. Bei entsprechender Berücksichtigung der Relevanz der gefundenen Informationen, ergibt die Datenanalyse also viel Sinn.

Hinweise:

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Hier finden Sie einen Beitrag über die Möglichkeiten von Text Analytics.

Und hier finden Sie ergänzende Informationen aus unserer Rubrik Wissen kompakt: