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Zeiterfassung

Basis für Abrechnung und/oder Selbstkontrolle

Die Zeiterfassung – oder genauer die Arbeitszeiterfassung oder die Personalzeiterfassung – beschreibt den Vorgang der Datenerfassung von Arbeitszeiten der Mitarbeiter einer Organisation. Geregelt ist die Arbeitszeiterfassung im Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Die Vorschriften zum Umgang mit entsprechenden Daten der Zeiterfassung ist im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) festgehalten.

Grundsätzlich ist die Zeiterfassung ein wichtiges Instrument, mit dem Arbeitgeber ihre Arbeitskräfte kontrollieren, Arbeitnehmer ihre Arbeitszeiten dokumentieren und Auftragnehmer gegenüber Auftraggebern geleistete Arbeit nachweisen können. Für Unternehmen ist sie die Basis für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, sowie die Verwaltung von Urlaubs- und Krankheitszeiten. Sie bietet einen Überblick über die Arbeitszeiten der Mitarbeiter und könnte – zumindest theoretisch – bei der Identifikation unnötiger Aktivitäten, bei der Verbesserung von Aufwandsschätzungen und bei der Bildung von Gewohnheiten und Routinen helfen.

Darüber hinaus ist die Zeiterfassung auch ein Schutz für Mitarbeiter. Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) regelt u.a. Höchstarbeitszeiten, Ruhepausen und die Pflicht des Arbeitgebers, die über die werktäglich vereinbarte hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen. Sie bietet auch die Möglichkeit der Selbstkontrolle für Mitarbeiter, die durch die Dokumentation der Zeiten über einen längeren Zeitraum Über- und Unterstunden, oder individuelle Muster erkennen können.

Häufig werden in der Praxis Zeiten nicht immer von allen Mitarbeitern akkurat erfasst, da

  • das menschliche Zeitgefühl täuscht (unangenehme Aufgaben erscheinen länger, angenehmere kürzer),
  • es keine Anreize gibt, sich Mühe zu geben,
  • die Erwartungshaltung der vertraglich definierten Arbeitszeit zum Aufstocken der Zeiten führt.

Helfen könnten bspw. Softwarelösungen mit Stoppuhrfunktion, automatische Zeiterfassungen per Software, haptische Stoppuhren oder die Dokumentation vorab geschätzter und dann tatsächlicher Arbeitszeiten (eine Vorlage für eine solche Erfassung finden Sie hier).

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