Projektabbruch

Projektabbruch – wenn die Projektweiterführung nicht sinnvoll ist

Es gibt eine ganze Reihe von Gründen, warum Projekte scheitern: Fehlerhafte Auftragsklärung zu Projektbeginn, unklare Anforderungen, unklare oder geänderte Prioritäten, fehlende Ressourcen, fehlende Unterstützung durch das Management, Fehleinschätzungen, sich ändernde Rahmenbedingungen, neue Gesetze, zu viele Partner, mangelnde Kommunikation etc. Die Liste lässt sich leicht verlängern. Und entsprechend lassen sich zahlreiche Gründe finden, warum immer wieder Projekte abgebrochen werden. Ein Projektabbruch kennzeichnet das vorzeitige Ende eines Projekts. Es ist der unmittelbare Stopp der Projektabwicklung. Es ist eine Willensbekundung, das Projekt nicht mehr weiterzuführen. Und es ist das Eingeständnis, dass eine Weiterführung weniger sinnvoll ist als ein vorgezogenes Projektende.

Gründe für einen Projektabbruch

Die heute nicht mehr gültige DIN 69905:1997 beschrieb den Projektabbruch als das “Einstellen der Projektabwicklung vor Erreichen der Projektziele”. Doch neben dem Verfehlen möglicher Projektziele gibt es eine ganze Reihe von Gründen, die zu einem Projektabbruch führen können:

• Mit gegebenen Mitteln und Ressourcen lässt sich das Projekt nicht zum geplanten Zeitpunkt realisieren. Ist der Zeitpunkt in Bezug auf Verabredungen mit Auftraggebern oder Marktchancen kritisch, und fehlt gleichzeitig die Bereitschaft, weitere Mittel oder Ressourcen zu investieren, dann ist ein Projektabbruch naheliegend.
• Die Fortführung des Projekts ist oder wird unwirtschaftlich. Dies kann bspw. passieren, wenn Aufwände unterschätzt oder notwendige Tätigkeiten übersehen werden.
• Die Bewertung von Risiken in Schadensumfang und Eintrittswahrscheinlichkeit verändert sich zuungunsten der Chancen.
• Die Prioritäten in der Organisation ändern sich, andere Projekte gewinnen an strategischer Bedeutung.
• Zentrale Projektmitglieder, erfahrene Kolleginnen oder Wissensträger fallen aus und gleichwertiger Ersatz lässt sich nicht organisieren.
• Partner können zugesagte, wichtige Leistungen nicht in der definierten Qualität oder Quantität liefern, sodass eine Fortführung technisch, logistisch und logisch schwierig bzw. unmöglich wird.

Warum tun sich Organisationen schwer, Projekte abzubrechen?

Im Wesentlichen gibt es fünf Gründe, warum sich Organisationen mit einem Projektabbruch schwertun:

• Ein Projektabbruch wird mit einem Scheitern gleichgesetzt. Scheitern gilt gemeinhin als schlecht und niemand ist gerne schlecht. Für viele Organisationen und damit auch für die Mitarbeitenden der Organisationen ist die Aussage von  Thomas Edison “Ich habe nicht versagt. Ich habe gerade 10.000 Wege gefunden, die nicht das gewünschte Ergebnis bringen” nur eine nette Anekdote.
• Hinzu kommt die Sorge vor einem Imageverlust bei Mitarbeiter und Kunden, Lieferanten und Partner, Gewerkschaften, Verbände und Verbraucherorganisationen, bei Kapitalgebern, Teilhabern oder Konkurrenten. Und je fortgeschrittener ein Projekt ist, desto größer ist der (tatsächliche oder gefühlte) Imageschaden.
• Bei der Betrachtung der Wirtschaftlichkeit stellen viele Organisationen bereits getätigte Investitionen zukünftigen Investitionen gegenüber. Dies führt zu positiven Projektfortschrittsentscheidungen, weil bereits “sehr viel Geld und Zeit” in das Projekt geflossen sind. Damit unterliegen Organisationen aber der Sunk Cost Fallacy, denn bei einer wirtschaftlichen Betrachtung sollte lediglich die Frage beantwortet werden, ob sich das weitere Investment in das Projekt lohnt.
• Die strategische und/oder politische Bedeutung des Projekts ist so groß, dass ein Projektabbruch außerhalb des Entscheidungsspektrums zu liegen scheint.
• Und last but not least gibt es Organisationen, die scheuen das Treffen von schwierigen Entscheidungen und hoffen insgeheim, dass sich eine Projektschieflage über Nacht auflöst. Getreu dem Motto: “Im Grunde ist jedes Unglück gerade nur so schwer, wie man es nimmt.” (Marie von Eber-Eschenbach)

Tipps zum Projektabbruch

Mit folgenden Tipps und Empfehlungen machen Organisationen beim Thema Projektabbruch positive Erfahrungen:

• Klare Analyse und Benennung der Ursachen, die zum vorzeitigen Projektende beigetragen haben.
• Offene Kommunikation durch den Lenkungsausschuss, das PMO oder die Projektverantwortlichen innerhalb der betroffenen Organisation und zu involvierten Partnern, bei Bedarf abgestimmte Kommunikation zu anderen Stakeholdern.
• Durchführung von Lessons Learned mit allen Beteiligten, um aus den Erfahrungen Erkenntnisse zu gewinnen, die sich beim nächsten Projekt nutzen lassen.
• Idealerweise (Weiter-)Verwendung der produzierten Inhalte und somit die Sicherung er erzeugten Wertschöpfung. Nur weil das Projekt vorzeitig beendet wird, heißt das nicht, dass die Ergebnisse wertlos sind; oftmals lassen sich sie in Teilen in anderen Vorhaben nutzen.
• Danksagung an die involvierten Mitarbeitenden, denn die allermeisten werden viel Zeit und Mühe in das Gelingen des Projektes investiert haben. Auch wenn es das Projekt vorzeitig abgebrochen wird, der geleistete Aufwand verdient Aufmerksamkeit und ein ernstgemeintes Danke.
• Durchführung von Pre-Mortems in frühen Phasen zukünftiger Projekte, um sich auf mögliche Herausforderungen besser einstellen zu können.

Und zu guter Letzt die schrittweise Etablierung einer Lernkultur im Unternehmen. Diese besagt, dass Fehler passieren und nicht immer alles zu 100 % klappt. Wichtig ist, wie man damit umgeht. Als Organisation und als betroffenes Individuum. Fehler bieten die Chance zur Verbesserung. Und damit wären wir wieder bei Thomas Edison.

Impuls zum Diskutieren:

Wenn Sie die Wahl hätten, würden Sie für ein neues Projekt einen Projektleiter wählen, der bisher alle seine Projekte erfolgreich zu Ende geführt hat oder einen, der in seiner Laufbahn schon mehrere Projekte abbrechen musste?

Hinweise:

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Es ist denkbar, dass Projekte zu sogenannten Phasenübergängen, also bspw. bei der Erreichung bzw. Nicht-Erreichung von Meilensteinen abgebrochen werden. Genauso ist es möglich, dass es zu einem Projektabbruch innerhalb einer Projektphase kommt.

Projektitis bezeichnet eine unsachgemäße, zweckfremde Verwendung des Projektbegriffs und eine damit einhergehende Überforderung der Beteiligten einer Organisation. Solche “Projekte” abzubrechen, dürfte häufig sehr sinnvoll sein.

Hier finden Sie einen Podcast von Frank Hampe über Projektabbruch – Chance oder Katastrophe?

Gerne empfehlen wir Ihnen das kostenlose Blogpaper Entscheidungen – Sieben Perspektiven zu Entscheidungen.

Hier finden Sie ergänzende Informationen aus dem t2informatik Blog: