Pomodoro-Technik

Was ist die Pomodoro-Technik, wie ist der Prozess und wo liegen Vorteile und Nachteile?

Wissen kompakt: Die Pomodoro-Technik ist eine Methode des Zeitmanagements, die im Wechsel 25-minütige Arbeitsintervalle und 5-minütige Pausen propagiert.

Pomodoro-Technik – konzentriertes Arbeiten in 25-minütigen Zeitintervallen

Die Pomodoro-Technik ist eine Methode des Zeitmanagements für Individuen oder Unternehmen, die von Francesco Cirillo erfunden wurde. Cirillo ist Lehrbeauftragter an der Hochschule für Wirtschaft und Recht Berlin, Eigentümer der Cirillo Consulting GmbH und Produktivitätsexperte. Und Produktivität ist ein zentrales Anliegen der Technik, die auf zwei wesentlichen Elementen basiert:

  • Pomodori; 25-minütige Zeit- bzw. Arbeitsintervalle, für die ein Timer bzw. Wecker gestellt wird, und in denen schriftlich formulierte Aufgabe bearbeitet werden. In anderen Worten: die Methode nutzt das Konzept einer Timebox. Der Name der Technik geht auf eine Küchenuhr in Tomatenform zurück, die Francesco Cirillo bei seinen ersten Versuchen benutzte. Pomodoro ist das italienische Wort für Tomate.
  • Pausen; nach jedem Arbeitsintervall gibt es eine 5-minütige Pause, nach jeweils vier Pomodori eine längere Pause von 20 – 30 Minuten.

6 Schritte im Pomodoro-Prozess

Es gibt eine kleine Folge von 6 Schritten – manchmal auch als Pomodoro-Prozess bezeichnet:

  1. Die Auswahl und die Verschriftlichung der zu erledigenden Aufgabe. Die Verschriftlichung führt zu einer idealerweise klaren Abgrenzung der Aufgabe und zu einer Fokussierung auf die Aufgabe. Francesco Cirillo empfiehlt hier einfache Mittel wie einen Stift und ein Blatt Papier.
  2. Das Setzen des Timers auf 25 Minuten, verbunden mit dem persönlichen Commitment, sich in diesen 25 Minuten nur auf diese Aufgabe zu konzentrieren und sich nicht unterbrechen zu lassen. Eingehende E-Mails sollten also nicht gelesen und Telefonanrufe nicht beantwortet werden. Es empfiehlt sich sogar, entsprechende Programme und Geräte während der 25 Minuten auszuschalten.
  3. Arbeiten bis der Timer nach 25 Minuten klingelt. Mit dem Klingeln endet die Arbeit an der Aufgabe, selbst wenn die Aufgabe zu umfassend gewählt wurde. Eine Timebox bewertet den Faktor Zeit – in diesem Fall die 25 Minuten – höher als andere Faktoren wie bspw. die Qualität der Bearbeitung oder den Fertigstellungsgrad.
  4. Physisches Abhaken der Aufgabe auf dem Blatt Papier. Das Abhaken wirkt als Bestätigung für konzentriertes Arbeiten an der definierten Aufgabe und erzeugt ein Erfolgsgefühl.
  5. Eine kurze Pause von 5 Minuten folgt auf das Abhaken der Aufgabe.
  6. Nach 4 Pomodori eine längere Pause von 20 bis 30 Minuten einlegen, um sich vor den nächsten Pomodori etwas auszuruhen und Kraft zu tanken.

Interessanterweise wird die Planung und Priorisierung von Aufgaben als solches in Schritt 1 – unter Auswahl – subsumiert. Dieser Punkt ist aber oftmals in Organisationen eine Herausforderung, insbesondere wenn mehrere Menschen synchron an einer Aufgabe arbeiten.

Pomodoro-Technik – Vorteile und Nachteile

Es gibt eine Reihe von Vorteilen, evtl. aber auch einige Nachteile bei der Verwendung der Pomodoro-Technik. Hier finden Sie einige Vorteile:

  • Die Technik bzw. der Ablauf ist sehr leicht zu verstehen und leicht anzuwenden.
  • Durch die 25-minütigen Zeitintervalle wird das Herunterbrechen großer Aufgaben in kleinere Einheiten unterstützt und große – in machen Fällen auch unliebsame – Aufgaben werden begonnen.
  • Durch die Definition von Aufgaben, die innerhalb einer Pomodoro bearbeitet werden können, verbessert sich im Laufe der Zeit die Aufwandsschätzung. Übung macht den Meister.
  • Ähnliche Aufgaben (E-Mails beantworten, Angebote verfassen, Anrufe tätigen) lassen sich oftmals bündeln und damit „schnell“ erledigen.
  • Die Rückschau auf Pomodori ermöglicht es, Zeitfresser und Optimierungspotentiale zu identifizieren.
  • Die Vermeidung von Unterbrechungen während der Aufgabenerledigung fördert sowohl die Schaffenskraft als auch die Erzeugung konkreter Ergebnisse. Oder anders formuliert: die Produktivität steigt. Und zwar in Bezug auf eine konkrete Aufgabe und über die Summe der Aufgaben.
  • Das Abhaken wirkt als Verstärker für die Selbstwirksamkeit, stärkt ggf. die Motivation und fördert das Gefühl von Fortschritt.

Diesen Vorteilen stehen möglicherweise auch einige Nachteile gegenüber:

  • Die Pomodoro-Technik behauptet von sich, sie würde für Individuen und Organisationen Vorteile bieten. In der Praxis kann es aber eine Herausforderung sein, Aufgaben auf Organisationsebene in 25-minütige Arbeitsintervalle herunterzubrechen. Organisationen müssen also für sich herausfinden, für welche Arbeitsschritte, Arbeitspakete oder Aufgaben die Technik passt.
  • Nicht überall besteht die Möglichkeit, 25 Minuten lang keine E-Mails oder Anrufe zu beantworten. Die Technik passt also nicht für alle Rollen in einem Unternehmen.
  • Gerne wird behauptet, die Schwelle zum Anfangen würde kleiner. Das stimmt, aber eine Aufgabe zu beginnen, heißt nicht sie zu beenden. Das Beenden von Aufgaben ist aber wesentlich, zumal ansonsten bspw. das 90%-Syndrom oder die 90-90-Regel drohen.
  • Indirekt setzt die Technik eine hohe Selbstdisziplin voraus. Diese ist allerdings nicht immer gegeben und ob sie sich durch die Anwendung der Technik einstellt, müsste im Einzelfall beurteilt werden.
  • Bei allen Vorteilen der Methode sollte sie nicht zentral innerhalb einer Organisation für Mitarbeitende vorgegeben werden. Natürlich könnten Meetings in 25 Minuten abgehalten werden, aber sonstige Vorgaben könnten als „übergriffig“ verstanden werden.

Und last but not least hebt die Pomodoro-Technik wie andere Methoden des Zeitmanagements die Produktivität als besonders Element hervor. Warum sollte aber Produktivität wichtiger sein als bspw. Nachhaltigkeit? Warum ist es überhaupt erstrebenswert, möglichst viele produktive Zeitintervalle zu realisieren? Und erhöht sich durch die Anwendung möglicherweise der Stresslevel der Anwender?

 

Pomodoro-Technik - 25-minütige Arbeitsintervalle im Wechsel mit 5-minütigen Pausen

Pomodoro Timer – eine Auswahl von Tools

Es gibt eine Reihe von Tools, Apps oder Websites, die Timer anbieten, um definierte Timeboxes zu aktivieren. Hier finden Sie eine Auswahl:

Natürlich können Sie auch einfach einen herkömmlichen Wecker oder die Timer-Funktion in Ihrem Smartphone verwenden.

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Impulse zum Diskutieren:

[1] Viele Methoden des Zeitmanagements versprechen die Steigerung der Produktivität. Sollte dies stimmen, steht die Frage im Raum, warum Menschen Methoden im Laufe der Zeit wechseln oder fortan nicht mehr nutzen?

[2] Was halten Sie von der Idee, die erste Pomodoro-Session für die Planung und Vorbereitung des Tages zu nutzen?

Hinweise:

„Pomodoro®“ ist ein eingetragenes Warenzeichen von Francesco Cirillo. Auf seiner Website finden sich viele nützliche Tipps rund um die beschriebene Technik.

Und hier finden Sie ergänzende Informationen aus unserer Rubrik Wissen kompakt:

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