Pomodoro-Technik

6 Schritte im Pomodoro-Prozess

Es gibt eine kleine Folge von 6 Schritten – manchmal auch als Pomodoro-Prozess bezeichnet:

1. Die Auswahl und die Verschriftlichung der zu erledigenden Aufgabe. Die Verschriftlichung führt zu einer idealerweise klaren Abgrenzung der Aufgabe und zu einer Fokussierung auf die Aufgabe. Francesco Cirillo empfiehlt hier einfache Mittel wie einen Stift und ein Blatt Papier.
2. Das Setzen des Timers auf 25 Minuten, verbunden mit dem persönlichen Commitment, sich in diesen 25 Minuten nur auf diese Aufgabe zu konzentrieren und sich nicht unterbrechen zu lassen. Eingehende E-Mails sollten also nicht gelesen und Telefonanrufe nicht beantwortet werden. Es empfiehlt sich sogar, entsprechende Programme und Geräte während der 25 Minuten auszuschalten.
3. Arbeiten bis der Timer nach 25 Minuten klingelt. Mit dem Klingeln endet die Arbeit an der Aufgabe, selbst wenn die Aufgabe zu umfassend gewählt wurde. Eine Timebox bewertet den Faktor Zeit – in diesem Fall die 25 Minuten – höher als andere Faktoren wie bspw. die Qualität der Bearbeitung oder den Fertigstellungsgrad.
4. Physisches Abhaken der Aufgabe auf dem Blatt Papier. Das Abhaken wirkt als Bestätigung für konzentriertes Arbeiten an der definierten Aufgabe und erzeugt ein Erfolgsgefühl.
5. Eine kurze Pause von 5 Minuten folgt auf das Abhaken der Aufgabe.
6. Nach 4 Pomodori eine längere Pause von 20 bis 30 Minuten einlegen, um sich vor den nächsten Pomodori etwas auszuruhen und Kraft zu tanken.

Interessanterweise wird die Planung und Priorisierung von Aufgaben als solches in Schritt 1 – unter Auswahl – subsumiert. Dieser Punkt ist aber oftmals in Organisationen eine Herausforderung, insbesondere wenn mehrere Menschen synchron an einer Aufgabe arbeiten.

Vorteile und Nachteile der Pomodoro-Technik

Es gibt eine Reihe von Vorteilen bei der Verwendung der Pomodoro-Technik mit seinen regelmäßigen Pausen:

• Die Technik bzw. der Ablauf ist sehr leicht zu verstehen und leicht anzuwenden.
• Durch die 25-minütigen Zeitintervalle wird das Herunterbrechen großer Aufgaben in kleinere Einheiten unterstützt und große – in machen Fällen auch unliebsame – Aufgaben werden begonnen.
• Durch die Definition von Aufgaben, die innerhalb einer Pomodoro bearbeitet werden können, verbessert sich im Laufe der Zeit die Aufwandsschätzung. Übung macht den Meister.
• Ähnliche Aufgaben (E-Mails beantworten, Angebote verfassen, Anrufe tätigen) lassen sich oftmals bündeln und damit “schnell” erledigen.
• Die Rückschau auf Pomodori ermöglicht es, Zeitfresser und Optimierungspotentiale zu identifizieren.
• Die Vermeidung von Unterbrechungen während der Aufgabenerledigung fördert sowohl die Schaffenskraft als auch die Erzeugung konkreter Ergebnisse. Oder anders formuliert: die Produktivität steigt. Und zwar in Bezug auf eine konkrete Aufgabe und über die Summe der Aufgaben.
• Das Abhaken wirkt als Verstärker für die Selbstwirksamkeit, stärkt ggf. die Motivation und fördert das Gefühl von Fortschritt.
• Regelmäßige Pausen erhöhen die Sicherheit am Arbeitsplatz, verbessern die körperliche und psychische Gesundheit, und fördern den Austausch mit Kollegen, die ebenfalls Pause machen.

Diesen Vorteilen stehen möglicherweise auch einige Nachteile gegenüber:

• Die Pomodoro-Technik behauptet von sich, sie würde für Individuen und Organisationen Vorteile bieten. In der Praxis kann es aber eine Herausforderung sein, Aufgaben auf Organisationsebene in 25-minütige Arbeitsintervalle herunterzubrechen. Organisationen müssen also für sich herausfinden, für welche Arbeitsschritte, Arbeitspakete oder Aufgaben die Technik passt.
• Nicht überall besteht die Möglichkeit, 25 Minuten lang keine E-Mails oder Anrufe zu beantworten. Die Technik passt also nicht für alle Rollen in einem Unternehmen.
• Gerne wird behauptet, die Schwelle zum Anfangen würde kleiner. Das stimmt, aber eine Aufgabe zu beginnen, heißt nicht sie zu beenden. Das Beenden von Aufgaben ist aber wesentlich, zumal ansonsten bspw. das 90%-Syndrom oder die 90-90-Regel drohen.
• Regelmäßige Pausen passen nicht nur nicht auf alle Rollen in einem Unternehmen, für manche Tätigkeiten sind sie geradezu ausgeschlossen: Lehrer, Erzieherinnen, Busfahrer, Pilotinnen, Rettungsärzte etc.
• Indirekt setzt die Technik eine hohe Selbstdisziplin voraus. Diese ist allerdings nicht immer gegeben und ob sie sich durch die Anwendung der Technik einstellt, müsste im Einzelfall beurteilt werden.
• Nicht alle Menschen haben die gleiche Konzentrationsspanne – Mitarbeitende sollten daher die Pomodori selbst definieren.
• Pomodori negieren die Existenz eines Flows¹ – ein Zustand, in dem Menschen maximal Leistungsfähig sind.
• Bei allen Vorteilen der Methode sollte sie nicht zentral innerhalb einer Organisation für Mitarbeitende vorgegeben werden. Natürlich könnten Meetings in 25 Minuten abgehalten werden, aber sonstige Vorgaben könnten als “übergriffig” verstanden werden.

Und last but not least hebt die Pomodoro-Technik wie andere Methoden des Zeitmanagements die Produktivität als besonders Element hervor. Warum sollte aber Produktivität wichtiger sein als bspw. Nachhaltigkeit? Warum ist es überhaupt erstrebenswert, möglichst viele produktive Zeitintervalle zu realisieren? Und erhöht sich durch die Anwendung möglicherweise der Stresslevel der Anwender?

Pomodoro Timer – eine Auswahl von Tools

Es gibt eine Reihe von Tools, Apps oder Websites, die Timer anbieten, um definierte Timeboxes zu aktivieren. Hier finden Sie eine Auswahl:

• Pomodoro TECHNIQUE – direkt von Francesco Cirillo
• Tomato Timers
• Pomodoro Tracker
• Pomofocus
• Pomodor
• Pomotodo
• timer.pizza
• KanbanFlow
• Engross
• FocusList
• focus booster
• Focus To-Do
• Pomodoro-Timer
• Marinara Timer
• Be Focused

Natürlich können Sie auch einfach einen herkömmlichen Wecker oder die Timer-Funktion in Ihrem Smartphone verwenden.

Impulse zum Diskutieren:

[A] Viele Methoden des Zeitmanagements versprechen die Steigerung der Produktivität. Sollte dies stimmen, steht die Frage im Raum, warum Menschen Methoden im Laufe der Zeit wechseln oder fortan nicht mehr nutzen?

[B] Was halten Sie von der Idee, die erste Pomodoro-Session für die Planung und Vorbereitung des Tages zu nutzen?

Hinweise:

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“Pomodoro®” ist ein eingetragenes Warenzeichen von Francesco Cirillo. Auf seiner Website finden sich viele nützliche Tipps rund um die beschriebene Technik.

[1] Der Flow wird bspw. in der Yerkes-Dodson-Kurve thematisiert.

Einen gänzlichen anderen Ansatz propagiert die 60-Minuten-Methode, die empfiehlt, jeden Tag 60 Minuten zu reservieren, um dediziert eine Aufgabe zu bearbeiten.

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