Personal Kanban

Personal Kanban – Die Visualisierung von persönlichen Aufgaben

Wie im beruflichen Umfeld gibt es auch im privaten Alltag zahlreiche parallele Tätigkeiten, die eine effektive Organisation erfordern. Ob es sich um die Planung von Familienaktivitäten, die Erledigung von Haushaltsaufgaben, das Management persönlicher Projekte oder die Verfolgung langfristiger Ziele handelt – die Anforderungen an unsere Zeit und Aufmerksamkeit sind oft ebenso komplex wie bei der Arbeit. Hier kommt Personal Kanban ins Spiel.

Personal Kanban ist eine Methode zur Visualisierung von persönlichen Aufgaben. Sie basiert auf den Prinzipien des klassischen Kanban-System, das ursprünglich in der Produktionsplanung und -steuerung und später in der Wissensarbeit verwendet wurde. Im Wesentlichen geht es bei Personal Kanban darum, die eigenen Projekte und Aufgaben visuell zu organisieren, um den Überblick zu behalten, Prioritäten zu setzen und das eigene Tun effizienter zu gestalten.

Die Idee, Kanban aus den Produktions- und Entwicklungsprozessen von Unternehmen in das persönliche Umfeld zu transportieren, stammt von Jim Benson und Tonianne DeMaria Barry. In ihrem Buch „Personal Kanban: Mapping Work | Navigating Life“ [1] adaptierten die beiden das Kanban-System, das ursprünglich in den 1940er Jahren von Taiichi Ohno [2] für die Automobilproduktion von Toyota entwickelt und um 2005 von dem Informatiker David H. Anderson [3] auf abstrakte Arbeitsprozesse im Projektmanagement und der Softwareentwicklung übertragen wurde. Ziel war es, Kanban für den persönlichen Gebrauch nutzbar zu machen, um die tägliche Arbeit und persönliche Projekte besser zu organisieren und Stress zu reduzieren. [4]

Die Prinzipien von Personal Kanban

Während Kanban auf 4 Prinzipien, 6 Praktiken und 9 Werten basiert, konzentriert sich Personal Kanban auf zwei Kernelemente:

• Die Visualisierung der Arbeit und
• die Begrenzung der Anzahl von Aufgaben.

Die Visualisierung der Arbeit bzw. der Aufgaben erfolgt mithilfe eines Boards. Ein solches Board besteht typischerweise aus Spalten, die den Status der Aufgaben darstellen, wie z. B. „To Do“, „In Progress“ und „Done“. Jede Aufgabe oder jeder Arbeitsschritt wird als Karte oder auf einem Post-It  dargestellt und durchläuft diese Spalten, bis sie abgeschlossen ist. Diese visuelle Darstellung hilft, den Fortschritt zu verfolgen und Engpässe zu erkennen.

Die Begrenzung der Anzahl an Aufgaben, die gleichzeitig bearbeitet werden, verhindert, dass man sich übernimmt und zu viele Aufgaben gleichzeitig anfängt, was zu Stress und Ineffizienz führen kann. Man spricht von einem sogenannten Work-in-Progress Limit (WIP Limit). Grundlage ist die Überlegung (und Erfahrung), dass man sich so besser auf die aktuelle Aufgabe konzentrieren und diese schneller abschließen kann.

Tipps bei der Anwendung von Personal Kanban

Personal Kanban anzuwenden ist leicht, alles was dazu braucht, sind Karten oder Post Its und ein Board mit bspw. drei Spalten („To Do“, „In Progress“ und „Done“ bzw. „Zu tun“, „In Arbeit“ und „Erledigt“). Dennoch gibt es einige Tipps, um die Anwendung von Anfang erfolgreich zu gestalten:

• Definieren Sie Ihr WIP-Limit zu Beginn eher etwas zu niedrig als zu hoch; Ziel ist es, die Anzahl der parallel zu erledigenden Aufgaben zu minimieren und durch die Konzentration auf weniger einzelne Aufgaben effizienter zu werden.
• Nutzen Sie bei Bedarf Farben, Symbole oder Etiketten auf Ihren Kanban-Karten, um die Priorität von Aufgaben deutlich zu machen. So können Sie auf einen Blick erkennen, welche Aufgaben zuerst erledigt werden sollten und welche noch warten können.
• Aktualisiere Sie Ihr Board täglich, um sicherzustellen, dass es Ihren aktuellen Aufgaben und Prioritäten entspricht. Dies hilft Ihnen, den Überblick zu behalten und Ihre Arbeit kontinuierlich zu optimieren.
• Anstatt nur Aufgaben zu notieren, können Sie auch spezifische Zeitblöcke auf Ihrem Board eintragen, die Sie für bestimmte Aktivitäten reservieren. Dies hilft Ihnen, nicht nur zu entscheiden, was Sie tun wollen bzw. müssen, sondern auch, wann Sie es tun möchten; so fördern Sie gleichzeitig auch ein realistisches Zeitmanagement.
• Platzieren Sie Aufgaben basierend auf Ihrem persönlichen Energielevel während des Tages. Aufgaben, die viel Konzentration erfordern, sollten in Phasen mit hohem Energielevel liegen, während einfachere Tätigkeiten in Phasen mit weniger Energie erledigt werden können. Markieren Sie diese Zeiten farblich oder mit speziellen Symbolen auf Ihrem Board.
• Integriere Sie bei Bedarf eine zusätzliche Spalte für Aufgaben, die auf Input von anderen oder externe Ressourcen warten. So vermeiden Sie, dass solche Aufgaben Ihre aktive Arbeit behindern; gleichzeitig erhalten Sie so einen Überblick darüber, welche Aufgaben blockiert sind und eventuell später erneut bearbeitet werden müssen.
• Halten Sie regelmäßig Rückschau auf abgeschlossene Aufgaben und Projekte, indem Sie eine Retro-Spalte oder ein separates Board für persönliche Reflexionen erstellen. Dies hilft Ihnen, Muster in Ihrer Arbeit zu erkennen, Erfolge zu feiern und kontinuierlich Verbesserungen vorzunehmen.
• Strukturieren Sie Ihr Kanban-Board nicht nur nach Aufgaben, sondern auch nach verschiedenen Lebensbereichen wie „Beruf“, „Gesundheit“, „Hobbys“ und „Familie“. Dies sorgt dafür, dass Sie alle wichtigen Aspekte Ihres Lebens im Blick behalten und ein ausgewogenes Engagement zwischen ihnen sicherstellen.

Und zu guter Letzt ergänzen Sie Ihr Board mit Karten für persönliche Experimente – kleine, zeitlich begrenzte Projekte oder Gewohnheiten, die Sie  ausprobieren wollen. So können Sie neue Ansätze oder Ideen systematisch testen und evaluieren, ohne sie direkt in Ihren regulären Workflow einbauen zu müssen.

Hinweise:

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[1] Jim Benson und Tonianne DeMaria Barry: Personal Kanban: Mapping Work | Navigating Life

[2] Logistics Hallo of Fame: Taiichi Ohno

[3] David J. Anderson: Kanban – Evolutionäres Change Management für IT-Organisationen

[4] Personal Kanban lässt sich natürlich auch individuell am Arbeitsplatz nutzen. Und auch gemeinsam in einer Familie.