Kick-off-Meeting

Kick-off-Meeting – die Auftaktveranstaltung zum Projektstart

Ein Kick-off-Meeting markiert den Auftakt eines Projekts, zu dem sich das Projektteam trifft. Je nach Organisation und konkreter Situation lernt sich das Projektteam kennen und tauscht sich über das Projekt, die Projektziele und das Projektvorgehen aus. Neben dem Informationsaustausch fördert das Kick-off-Meeting – alternativ auch als Kick-off-Veranstaltung oder kurz Kick-off bezeichnet – die Motivation der Projektbeteiligten.

Nach der DIN 69901-5 “Projektmanagement – Projektmanagementsysteme. Teil 5: Begriffe” findet ein Kick-Off-Meeting nach der Projektplanung und vor dem Projektstart statt. In der Unternehmenspraxis sind Kick-offs aber auch im Laufe von Projekten zu Beginn neuer Projektphasen denkbar. Interessanterweise kennen sowohl der PMBOK Guide, PRINCE2 oder die ICB kein Kick-off-Meeting, da es bei einem definierten Projektauftrag, einer bekannten Projektorganisation und einem funktionierendem Informationsaustausch keinen Grund für ein separates Treffen gibt. Kommt es dennoch zu einem Kick-off-Meeting, handelt es sich weniger um eine Motivationsveranstaltung, sondern um eine erste Klausur des Projektteams.

Bestandteile einer Kick-off-Veranstaltung

Wesentliche Bestandteile einer Kick-off-Veranstaltung sind:

• Begrüßung durch die Projektleitung oder bei besonders wichtigen Projekten durch die Geschäftsleitung
• In Abhängigkeit der Teilnehmeranzahl eine Vorstellungsrunde; alternativ ist auch denkbar, dass einzelne Teamvertreter kurz ihre Teams und die Mitarbeitenden vorstellen
• Beschreibung der Vision, der Projektziele und des erwarteten Projektnutzens, sowie der Chancen und Risiken
• Benennung wesentlicher Inhalte und Anforderungen, inklusive definierter System- und Projektgrenzen
• Bestimmung der Rollen und Aufgaben, der Verantwortlichkeiten und Ansprechpartner
• Erläuterung des Projektstrukturplans und der Zeitplanung
• Definition der Vorgehensweise inklusive Zusammenspiel mit Auftraggeber, Umgang mit Änderungen, Dokumentation der Ergebnisse, Verwendung von Tools und der Kommunikationsregeln
• Moderierte Diskussion über Anregungen und Sorgen

Teilnehmer beim Kick-off

Die Teilnehmer des Kick-off-Meetings werden durch die Art des Treffens determiniert. Ist es eine interne Veranstaltung, nehmen keine externen Beteiligten wie Auftraggeber, Lieferantenvertreter oder Partner teil. Ist es eine gemeinsame Veranstaltung, können die externen Teilnehmer auf die Geschäftsführung des Auftragnehmers, das Projektteam inklusive Projektleitung sowie weitere Projektbeteiligte, also bspw. Vertreter anderer Abteilungen oder Fachbereiche, treffen. Idealerweise wird die Einladung zum Kick-off sowohl beim internen als auch beim externen Austausch durch die Geschäftsleitung – mindestens aber von der Projektleitung – ausgesprochen, denn dadurch wird bereits zum Projektstart die Priorität des Projekts betont. Zusätzlich fördert dies eine positive Grundstimmung.

Tipps für Kick-off-Meetings

Da ein Kick-off-Meeting für ein Projekt eine einmalige Sache ist, sollte es sehr gut durchdacht und organisiert sein. Es gilt das Meeting

• gut vorzubereiten und Ort, Termin, Dauer und Agenda abzustimmen.
• strukturiert durchzuführen und zu moderieren.
• für einen Informationsaustausch zu nutzen.
• mit einer klaren Botschaft und Zielformulierung zu beenden.
• nachzubereiten.

Besonders die Nachbereitung wird in der Praxis oftmals vernachlässigt, dabei bietet sie die Möglichkeit, ein Protokoll an alle Teilnehmer zu verschicken, offene Fragen zu beantworten und ggf. sogar Erkenntnisse aus dem Kick-off-Meeting in die Planung aufzunehmen und entsprechend zu dokumentieren.

Neben dem beschriebenen Kick-off-Meeting im Kontext von Projekten gibt es Kick-offs in anderen Situationen, bspw. als Start in ein neues Geschäftsjahr als Motivationsveranstaltung im Vertriebsbereich. Auch im Sport gibt es in zahlreichen Disziplinen wie Fußball oder American Football einen Kick-off; dort kennzeichnet er den Beginn des Spiels.

Impuls zum Diskutieren:

Kick-offs gibt es auch bei anderen, gemeinsamen Vorhaben wie bspw. zu Beginn einer Produktentwicklung, der Planung von Events oder Kampagnen. Welchen Einfluss hat das zu planende und zu strukturierende “Etwas” auf die Art der Durchführung?

Hinweise:

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Die Individual Competence Baseline kennt einen Start-up-Workshop, der allerdings nicht als Kick-off-Veranstaltung gedacht ist, sondern der Entwicklung des Projektauftrags dient.

Hier finden Sie ein nützliches Hilfsmittel zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Kick-offs als Download.

Und hier finden Sie ergänzende Informationen aus unserer Rubrik Wissen kompakt:

Welche Fragen helfen beim Projektstart?

Was ist ein Projektstrukturplan?