Jour fixe

Regeln beim Jour fixe

Das Jour fixe wird auch als Regelkommunikation beschrieben. Dies ergibt Sinn, denn einerseits findet die Kommunikation sehr regelmäßig statt, und andererseits gibt es wie einige sehr leicht verständliche Regeln, die zum Gelingen beitragen:

• Ein Jour fixe benötigt keine Einladung, denn der Kreis der Teilnehmer ist meist identisch. So trifft sich bspw. der Leitungsstab einer Organisation jeden Morgen zur Lagebesprechung oder das Entwicklungsteam täglich zum Daily Scrum.
• Es gibt keinen Grund, einen nachfolgenden Termin mit potentiellen Teilnehmern abzustimmen, denn durch den vereinbarten Turnus stehen alle Termine im Vorfeld fest. Es bedarf lediglich einer initialen Terminvereinbarung und alle Folgetermine stehen damit fest. Übliche Jour Fixe-Zyklen sind täglich, einwöchig, monatlich oder einmal pro Quartal.
• Ein regelmäßiges Treffen benötigt keine separate Agenda. Während eine Agenda bei einem spezifisch geplanten und terminierten Meeting sehr wichtig ist und Orientierung bietet, ist dies bei einem Jour fixe selten nötig. Der Ablauf des Treffens und die besprochenen Themen sind ähnlich bzw. sogar identisch: + Wie ist der Projektstatus? + Welche Probleme gilt es zu lösen? + Wie lauten die wirtschaftlichen Zahlen? Offene Punkte können natürlich ebenfalls besprochen werden.
• Die Erstellung von Protokollen mit besprochenen Inhalten, offenen Punkten und Vereinbarungen variiert in Organisationen. Manche Organisationen verzichten darauf, andere legen Wert darauf.
• Die Teilnahme am Jour fixe ist für den definierten Personenkreis obligatorisch. Ist ein Teilnehmer verhindert, sollte idealerweise ein Stellvertreter teilnehmen. Alternativ müssten die Erkenntnisse des Treffens separat kommuniziert werden.
• Ob Gäste an dem regelmäßigen Austausch teilnehmen dürfen oder nicht, gilt es innerhalb der Organisation festzulegen.
• Das Jour fixe findet nicht nur zur selben Zeit, sondern auch am selben Ort statt, wobei im Zuge der Digitalisierung viele Unternehmen inzwischen die  turnusmäßigen Treffen per Videokonferenz aus dem Homeoffice durchführen.

 

Tipps zur Durchführung eines Jour fixe

Zusätzlich zu den wenigen Regeln, die den kontinuierlichen Austausch untereinander fördern, sollten Organisationen separate Fragen und Regeln im Vorfeld klären:

• Ist allen (und insbesondere neuen) Teilnehmenden das Ziel des Austauschs bekannt?
• Wissen alle Teilnehmenden, welche Informationen sie für das Treffen vorbereiten oder aufbereiten müssen?
• Wie lange dauert das Treffen und wer sorgt für die Einhaltung der Timebox? Sind alle Informationen ausgetauscht, kann das Meeting natürlich auch vor Ablauf der vereinbarten Dauer beendet werden. Wird mehr Zeit benötigt, bspw. weil kreative Ideen entwickelt werden müssen, sollte ein separates Treffen vereinbart werden.
• Wer moderiert das Treffen und gibt es einen Protokollanten?
• Werden die Ergebnisse den Teilnehmern im Anschluss schriftlich zur Verfügung gestellt?
• Wie werden besprochene Aufgaben nachverfolgt?
• Ist die Verwendung von Handys und anderen Hilfsmitteln während des Treffens erlaubt?
• …

Sind diese Fragen und Regeln im Vorfeld geklärt, steht einer erfolgreichen Durchführung nichts mehr im Wege. Leicht lassen sich die verschiedenen Vorteile eines Jour fixe wie bspw. die Themen- und Zielfokussierung, die hohe Anwesenheitsquote der Teilnehmenden, die gewonnenen Erkenntnisse, die gute Informationsbasis für mögliche Entscheidungen und die Effizienz beim kontinuierlichen Austausch realisieren.

Impuls zum Diskutieren:

Wie können Sie in Ihrer Organisation die Meeting-Kultur verbessern?

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