FedEx Day

FedEx Day – heute denken, morgen umsetzen

„Ich habe keine Zeit die Axt zu schärfen, ich muss Bäume fällen!“ lautet die Antwort des Holzfällers auf die Frage, warum er denn seine Axt nicht schärft, damit das Bäumefällen leichter von der Hand geht. Viele Mitarbeitende kennen diese Situation aus eigener Erfahrung: Es türmen sich die Aufgaben, Deadlines drohen, Meetings reihen sich aneinander – für die Verbesserung von Abläufen oder die innovative Lösung von Problemen bleibt keine Zeit. Hier kommt der FedEx Day ins Spiel.

Die FedEx Corporation ist ein weltweit operierendes US-amerikanisches Logistikunternehmen und bekannt für seine Expresslieferungen, die dem Motto „Buy it today, receive it tomorrow“ folgen. Daraus abgeleitet ist der FedEx Day ein Event oder Format, bei dem sich Mitarbeitende einer Organisation bis zu einem Arbeitstag lang Zeit nehmen, um ausgewählte Probleme zu thematisieren und Lösungen zu entwickeln. [1] Heute denken, morgen die Lösung in der Praxis umsetzen und anwenden, wird so zum Motto des FedEx Days.

Alternative Bezeichnungen für dieses Format sind „ShipIt Day“, „Innovation Day“ oder „Hack Day“. [2]

Ablauf beim FedEx Day

Der FedEx Day gliedert sich wenig überraschend in drei Teile:

1. Vorbereitung
2. Durchführung
3. Nachbereitung

Die Vorbereitung ist die Grundlage für den Erfolg des Events. Zunächst wird ein geeigneter Termin festgelegt, an dem alle Teilnehmenden sich vollständig auf das Event und den Austausch konzentrieren können. Dieser sollte frühzeitig kommuniziert werden, um eine reibungslose Teilnahme zu ermöglichen und mögliche Terminkonflikte zu minimieren.

Je nach Unternehmensgröße und Zielsetzung kann der FedEx Day unterschiedlich aufgesetzt werden: In kleineren Unternehmen nehmen oft alle Mitarbeitenden teil, sodass das gesamte Unternehmen für diesen Zeitraum den Fokus auf Innovation legt. In größeren Unternehmen wird das Event eher für bestimmte Bereiche, Teams oder Standorte organisiert, um gezielter an spezifischen Herausforderungen oder Verbesserungen zu arbeiten.
Die Auswahl der Teilnehmenden beeinflusst maßgeblich die spätere Durchführung des Tages. Deshalb sollte sie bewusst getroffen und – falls erforderlich – auch nach außen kommuniziert werden, insbesondere wenn externe Partner davon betroffen sind.

Die Themenwahl erfolgt entweder durch eine offene Ideensammlung im Vorfeld oder wird am Morgen des Events gemeinsam festgelegt. Manche Unternehmen setzen ein Leitthema, das sich beispielsweise auf Produktverbesserungen, interne Prozessoptimierung oder innovative Geschäftsmodelle bezieht. Andere lassen völlige Freiheit, solange der Mehrwert für das Unternehmen erkennbar ist.

Für eine strukturierte Durchführung wird eine Moderation bestimmt – das kann eine Führungskraft, ein Innovationscoach oder eine andere erfahrene Person sein, die für einen reibungslosen Ablauf sorgt. Die Moderatorin oder der Moderator gibt den Teilnehmenden Orientierung, erläutert die Regeln und stellt sicher, dass die Teams produktiv arbeiten können.

Die Durchführung beginnt mit einer kurzen Kick-off-Session, in der die Teams gebildet oder bestätigt, der Zeitplan erläutert und offene Fragen geklärt werden. Anschließend folgt die Arbeitsphase, in der sie sich voll und ganz auf ihre Herausforderungen fokussieren.

Während des festgelegten Zeitrahmens, beispielsweise über einen Arbeitstag hinweg, arbeiten die Gruppen eigenständig an ihren Ideen. Die Struktur der Arbeitsphase kann individuell angepasst werden – einige Teams arbeiten fokussiert durch, andere setzen sich kleine Zwischenziele und tauschen sich regelmäßig aus. Falls erforderlich, stehen Fachleute oder Mentor:innen zur Verfügung, die punktuell Unterstützung leisten können.

Die Rolle der Moderation während dieser Phase besteht darin, für eine produktive Atmosphäre zu sorgen, Hindernisse zu beseitigen und gegebenenfalls Impulse zu setzen. Um den Fortschritt zu reflektieren, können Teams optional kurze Stand-ups durchführen.

Zum Abschluss der Arbeitsphase folgt die Präsentation der Ergebnisse. Jedes Team hat eine festgelegte Timebox (z. B. 10–15 Minuten), um seine Idee, deren Umsetzung und den potenziellen Nutzen für das Unternehmen vorzustellen. Die Ergebnisse werden oft als Live-Demo, Pitch oder interaktive Präsentation präsentiert.

Nach dem FedEx Day ist es wichtig, die Ergebnisse nicht nur zu dokumentieren, sondern auch aktiv weiterzuentwickeln. In einer Retrospektive sollten die Teilnehmenden zudem reflektieren:

• Was hat besonders gut funktioniert?
• Wo gab es Herausforderungen?
• Welche Lösungsansätze haben Potenzial für eine Weiterentwicklung?

Erfolgreiche Projekte können weiterverfolgt werden – sei es durch zusätzliche Ressourcen, eine Roadmap für die Umsetzung oder eine Übergabe an relevante Fachabteilungen. Auch die Dokumentation der erarbeiteten Lösungen (z. B. in einem internen Wiki) sorgt dafür, dass das Wissen langfristig im Unternehmen bleibt.

Nutzen und Herausforderungen eines FedEx Days

Ein FedEx Day bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile und kann eine enorme Innovationskraft freisetzen. Einer der größten Nutzen liegt in der Förderung von Kreativität und neuen Ideen, die im regulären Arbeitsalltag oft keinen Platz finden. Mitarbeitende erhalten die Möglichkeit, eigenverantwortlich an Herausforderungen oder Problemen zu arbeiten, die sie selbst als wichtig erachten. Das stärkt nicht nur die Motivation, sondern auch die Identifikation mit dem Unternehmen. Zudem profitieren Teams von bereichsübergreifender Zusammenarbeit, da verschiedene Perspektiven zusammenkommen und so innovative Lösungsansätze entstehen.

Der klar definierte Zeitrahmen zwingt zu fokussiertem, pragmatischem Arbeiten und sorgt dafür, dass bereits am Ende des Tages greifbare Ergebnisse vorliegen. Darüber hinaus trägt ein FedEx Day zur Entwicklung einer kreativen und lösungsorientierten Unternehmenskultur bei, da Mitarbeitende abteilungsübergreifend voneinander lernen und neue Netzwerke innerhalb des Unternehmens aufbauen können.

Gleichzeitig bringt ein solches Format aber auch Herausforderungen mit sich. Eine der größten Schwierigkeiten besteht darin, die richtige Balance zwischen Freiheit und Struktur zu finden. Wenn die Vorgaben zu eng sind, kann das die Kreativität hemmen, während zu viel Freiraum dazu führen kann, dass Teams ziellos arbeiten. Eine klare, aber flexible Moderation ist daher essenziell.

Ein weiteres Problem kann sich nach dem Event ergeben: Nicht alle entwickelten Ideen werden weiterverfolgt, was Frustration auslösen kann. Unternehmen sollten sicherstellen, dass vielversprechende Lösungen oder Projekte nicht einfach im Sand verlaufen, sondern aktiv weiterentwickelt werden.

Auch die Auswirkungen auf den Arbeitsalltag müssen bedacht werden, denn während eines FedEx Days pausieren reguläre Aufgaben. Eine gute Planung ist notwendig, um sicherzustellen, dass Kunden, laufende Prozesse oder wichtige Projekte nicht beeinträchtigt werden. Zudem spielt die Auswahl der Teilnehmenden eine entscheidende Rolle. Wenn nur bestimmte Teams eingeladen werden, kann das zu Akzeptanzproblemen führen. Gleichzeitig könnte es für Mitarbeitende, die wenig Erfahrung mit selbstorganisiertem Arbeiten haben, eine Herausforderung sein, in diesem Format produktiv zu bleiben.

Schließlich stellt sich die Frage, wie der Erfolg eines FedEx Days gemessen wird. Unternehmen sollten klare Kriterien definieren, um vielversprechende Ideen zu identifizieren und sicherzustellen, dass diese nicht nach kurzer Zeit wieder in Vergessenheit geraten.

Ein gut geplanter FedEx Day kann also ein wertvolles Instrument sein, um Innovation und Zusammenarbeit im Unternehmen zu fördern. Damit der langfristige Nutzen erhalten bleibt, ist es wichtig, nicht nur den Tag selbst gut zu gestalten, sondern auch eine strukturierte Nachbereitung sicherzustellen, in der ausgewählte Ideen weiterentwickelt und umgesetzt werden.

Hinweise:

[1] Der wesentliche Unterschied zwischen einem FedEx Day und bspw. einem Brainstorming ist die Dauer der Ideenfindung. Brainstorming-Sessions dauern meist nicht länger als 2 Stunden, ein FedEx Day hingegen ist auf einen ganzen Arbeitstag ausgelegt. Manche Quellen im Internet sprechen von bis zu 24 Stunden, adressieren damit aber eher den Gedanken von „heute denken, morgen anwenden“.

[2] Die alternative Bezeichnung „Hack-Day“ passt sehr gut; Ein Hack bezeichnet u.a. eine ungewöhnliche Problemlösung, einen technischen Kniff, eine Funktionserweiterung, einen Workaround oder die Umgehung von Sicherheitsmechanismen. Und worum geht es beim FedEx Day? Um die Lösung von definierten Problemen.

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