Delegation Poker

Was ist Delegation Poker, wie ist der Ablauf und welche Vorteile und Tipps gibt es?

Delegation Poker Definition

Selbstorganisiertes Arbeiten gilt als wesentliches Element agiler Führung. Es basiert auf dem Prinzip der Delegation, wonach Kompetenzen und Verantwortung an Mitarbeiter übertragen werden. Delegation Poker ist eine Technik für Teams, die diese Delegation spielerisch thematisiert, um Handlungsregeln für das Miteinander und das Treffen von Entscheidungen abzuleiten.

Beim Delegation Poker erhält jeder Teilnehmer 7 gleiche Karten, wobei jede Karte eine spezifische Bedeutung hat. Die Karte 1 steht bspw. für „Verkünden“; die Führungskraft verkündet demnach lediglich eine Entscheidung, begründet diese aber nicht. Die Karte 7 steht für „Delegieren“, d.h. das Team darf vollkommen autonom über eine Situation entscheiden, ohne die Entscheidung mit einem Vorgesetzten abstimmen zu müssen. Nachdem eine zu beurteilende Situation benannt wird, wählt jeder Mitspieler die Karte mit der Zahl aus, die aus seiner Sicht dem Grad der Delegation entspricht. Um eine gegenseitige Beeinflussung zu vermeiden, werden die Karten verdeckt mit der Zahl nach unten auf den Tisch gelegt und auf Kommando gemeinsam aufgedeckt. Anschließend beginnt eine Diskussion über den Grad der Delegation, mit dem Ziel, zu einer gemeinsamen Beurteilung zu kommen. 

Delegation Poker - spielerisch die Delegation von Entscheidungen festlegen

Die Delegation als Mittel der Selbstorganisation

Der lateinische Begriff delegare bedeutet hinschicken, anvertrauen oder übertragen. Im Zuge der Organisationslehre steht Delegation für die Übertragung von Kompetenzen und Verantwortung an Aufgabenträger. Sie gilt neben der Standardisierung und der Partizipation als eine Form der sogenannten vertikalen Arbeitsteilung, die eine Spezialisierung nach dem Grad der Entscheidungsbefugnis vorsieht. Diese Entscheidungsbefugnis, die in traditionell geführten Unternehmen von Führungskräften also Managern, Geschäftsführern, Vorständen, Inhabern oder Aufsichtsräten wahrgenommen wird, sollte in agilen Organisationen bei den Mitarbeitern liegen. Unklar ist aber häufig, wie weit Entscheidungsbefugnisse reichen können, sollen oder dürfen. Delegation Poker bietet die Möglichkeit, sich spielerisch im Team, in einem geschützten Raum, mit den verschiedenen Stufen der Delegation von Entscheidungen zu beschäftigen. Ziel ist es, gemeinsam zu klären, wer in welchen Situationen über welche Verantwortlichkeiten und Befugnisse verfügt, um im Anschluss Handlungsregeln für das Team und das Miteinander abzuleiten.

Die Lernziele beim Delegation Poker

Beim Delegation Poker geht es darum, drei Dinge zu erkennen:

  1. Delegation ist keine binäre entweder-oder-Entscheidung, d. h. zwischen einer einfachen Verkündung einer Entscheidung durch eine Führungskraft bis zur vollständigen Delegation von Kompetenzen und Verantwortung an ein Team gibt es verschiedene Stufen.
  2. Delegation ist ein schrittweiser Prozess. Selbstorganisation entsteht nicht per Anordnung oder auf Knopfdruck, sie wächst Schritt für Schritt, durch ein gemeinsames Verständnis, Erfahrung und Feedback.
  3. Delegation ist situations- und kontextabhängig. Es geht darum zu erörtern, wer was darf und welche Informationen bzw. welche Kompetenzen dafür notwendig sind.

 

Management 3.0 und Delegation Poker

Manage das System und nicht die Mitarbeiter und definiere Führung als Aufgabe für jeden Mitarbeiter und nicht als Aufgabe von Managern – diese Haltung bzw. dieses Mindset propagiert Management 3.0. Um die Selbstorganisation, Selbstverantwortung und Selbstentfaltung von Mitarbeitern in Organisationen zu fördern, bietet Management 3.0 eine Sammlung an Spielen, Werkzeugen und Praktiken. Delegation Poker ist eines dieser Spiele. Entwickelt wurde es von Jurgen Appelo, der sich in seinem Buch „Management 3.0: Leading Agile Developers, Developing Agile Leaders“¹ mit der veränderten Rolle des Managements in agilen Unternehmen, selbstorganisierten Teams und der Delegation von Verantwortlichkeiten beschäftigt. Und Delegation Poker adressiert die differenzierte Delegation von Verantwortlichkeiten.

Delegation Poker in der Praxis

7 Level der Delegation

Delegation Poker unterscheidet 7 Ebenen des Delegierens, auch bekannt als „7 Level of Delegation“. Sie sind aus Sicht der Führungskraft formuliert und jedes Level findet sich auf einer Karte im Spiel wieder:

1. Verkünden bzw. im Englischen tell: „Ich werde es Ihnen mitteilen.“
Die Führungskraft trifft eine Entscheidung und verkündet sie. Meist ohne Begründung oder Diskussion.

2. Verkaufen bzw. im englischen sell: „Ich werde versuchen, es Ihnen zu vermitteln.“
Die Führungskraft entscheidet, begründet die Entscheidung und versucht das Team davon zu überzeugen.

3. Befragen bzw. im Englischen consult: „Ich hole mir vor meiner Entscheidung Ihren Rat.“
Die Führungskraft holt Meinungen des Teams ein, bevor sie eine Entscheidung trifft.

4. Einigen bzw. im Englischen agree: „Wir werden einen Konsens finden.“
Es gibt eine Diskussion mit allen Beteiligten und gemeinsam wird im Konsens entschieden.

5. Beraten bzw. im Englischen advise: „Ich werde sie beraten, aber sie entscheiden.“
Nachdem sich das Team Rat bei der Führungskraft einholt, trifft das Team die Entscheidung.

6. Erkundigen bzw. im Englischen inquire: „Ich werde nach Ihrer Entscheidung nachfragen.“
Das Team trifft die Entscheidung und die Führungskraft erkundigt sich nach dem Ergebnis und den Beweggründen.

7. Delegieren bzw. im Englischen delegate: „Ich werde komplett delegieren.“
Die Führungskraft überlässt dem Team die autonome Entscheidung.

Bei genauer Betrachtung ergibt sich eine symmetrische Struktur der 7 Ebenen der Delegation: In den ersten drei Ebenen entscheidet die Führungskraft und die Partizipation des Teams variiert. Die Level 5, 6 und 7 spiegeln dies und das Team trifft die Entscheidungen, wobei die Führungskraft unterschiedlich partizipiert. Level 4 liegt in der Mitte: hier treffen Führungskraft und Team gemeinsam eine Entscheidung im Konsens.

Der Ablauf im Delegation Poker

Delegation Poker lässt sich in drei Phasen einteilen:

  1. Spielvorbereitung
  2. Spieldurchführung
  3. Dokumentation der Ergebnisse

Die Spielvorbereitung umfasst zwei Schritte:

  • Jeder Spieler / jedes Teammitglied überlegt sich Szenarien (die sogenannten Delegation Poker Storys), in denen Entscheidungen getroffen werden müssen, bspw. bei unklaren Zuständigkeiten, Erwartungshaltungen, Entscheidungskompetenzen etc.  (siehe Beispiele).
  • Jeder Spieler / jedes Teammitglied erhält 7 Karten entsprechend der Level of Delegation, sprich jeder Teilnehmer hat Karten, die von 1 bis 7 durchnummeriert sind.

Die Spieldurchführung umfasst folgende Schritte:

  • Ein Teilnehmer wählt ein Szenario, beschreibt es kurz oder liest es – sofern es in der Spielvorbereitung niedergeschrieben wurde – vor.
  • Jeder Teilnehmer überlegt sich, welchen Delegationslevel er für das Szenario sieht, wählt die entsprechende Karte, legt sie verdeckt (mit der Zahl nach unten) auf den Tisch und dreht sie auf Kommando um.
  • Jeder Teilnehmer erhält Punkte entsprechend dem Wert seiner Karte, mit Ausnahme der Spieler mit der „höchsten Minderheit“ bzw. der „niedrigsten Minderheit“ (siehe Tipps).
  • Die Spieler mit der höchsten und niedrigsten Wahl begründen ihre Wahl.
  • Da es Ziel des Spiels ist, im Konsens zu Entscheidungen zu kommen, daher wird das Szenario nochmals gespielt, in der Hoffnung ein einstimmiges Ergebnis zu erzielen. (siehe auch hier Tipps).

Last but not least folgt die Dokumentation der Ergebnisse. Die Dokumentation ist sehr wichtig, denn sie hilft mögliche Missverständnisse zu vermeiden. Hier bietet sich die Verwendung eines sogenannten Delegation Boards an, das sich schnell an einem Flipchart, einem Whiteboard oder einer einfachen Wandfläche darstellen lässt und für jedes Teammitglieder gut sichtbar sein sollte.

Das Delegation Board

Für Organisationen ist es wichtig zu wissen, wer in welcher Situation Entscheidungen treffen soll und darf. Das Delegation Board ist eine Möglichkeit, die im Konsens getroffenen Entscheidungen zu visualisieren bzw. zu dokumentieren. Der Aufbau als Matrix bzw. Tabelle ist dabei sehr einfach: pro Delegationslevel gibt es eine Spalte, in der Summe also 7 Spalten. In den Zeilen werden Szenarien, Aufgabenbereiche oder Situationen benannt. Und in den Feldern wird das jeweils vereinbarte Maß der Delegation bzw. Entscheidungskompetenz visualisiert.

Delegation Board - die Visualisierung der Entscheidungskompetenzen

Neben der reinen Dokumentation und der damit einhergehenden Nachvollziehbarkeit und Orientierung bietet das Delegation Board einige weitere Vorteile:

  • Es hilft dabei, die Delegation als schrittweisen Lernprozess zu verstehen.
  • Es bietet die Möglichkeit zur Reflexion bspw. zur Frage was hat sich bewährt, was könnte verbessert werden, was könnte nach rechts oder sollte nach links wandern.
  • Es ermöglicht einen Blick in die Zukunft und eine Diskussion über die zukünftig benötigten Kompetenzen im Team auf dem Weg zu einer Selbstorganisation.

Das Delegation Board bietet also mehr als nur eine Dokumenation, es ist auch gleichzeitig ein einfaches und effizientes Kommunikationsmittel.

Beispiele für Delegation Poker Storys

Theoretisch eignet sich jede Situation, in der eine Entscheidung getroffen werden muss, als Szenario für das Delegation Poker. Aber: lohnt es sich bspw. im Team darüber zu beraten, ob ein Mitarbeiter seinen Schreibtisch in einem Büro anders positionieren darf? Vermutlich lassen sich viele Situationen lösen, ohne das sie umfänglich als Delegation Poker Storys erörtert werden müssen.

Die Praxis zeigt, dass selbst bei unklaren Zuständigkeiten, Erwartungshaltungen und Entscheidungskompetenzen genaue Szenarienbeschreibung sehr nützlich sind. Beispiel: die Beschaffung von Software für ein Team. Es ist naheliegend, dass ein Team zumindest bei der Entscheidung für eine konkrete Software mitwirken, idealerweise sie sogar selbst treffen möchte. Wo aber liegen Grenzen? Welchen Einfluss haben Budgets oder Kosten auf eine mögliche Entscheidungskompetenz? Wie verhält es sich bei Open Source Tools? Es lohnt sich also bei den Storys mögliche Randbedingungen zu erfassen und bei der Entscheidungsdelegation zu berücksichtigen.

Verfolgen Organisation das Ziel der Selbstorganisation von Teams und Mitarbeitern, dann gibt es sehr viele Szenarien bzw. mögliche Delegation Poker Storys. Hier einige wenige Beispiele mit Bezug auf die Beschäftigung und Bezahlung von Mitarbeitern:

  • Mitarbeitereinstellung: Wer definiert einen Bedarf, wer legt mögliche Skills und Erfahrungen fest, wer nimmt an Auswahlgesprächen teil und wer trifft die Einstellungsentscheidung?
  • Mitarbeiterfreistellung: Ein Unternehmen versucht Kosten zu reduzieren und muss Mitarbeiter entlassen. Wer trifft die Entscheidung, dass auf diese Art und Weise Kosten reduziert werden? Wer entscheidet über die konkreten Entlassungen? Wer definiert die Höhe möglicher Abfindungszahlungen?
  • Mitarbeitergehalt: Wer legt das Gehalt von Mitarbeitern fest? Wie hoch soll das Gehalt neuer Mitarbeiter sein? Wie transparent wird über Gehälter in der Organisation gesprochen? Wer trifft die Entscheidung zur Einführung eines Einhaltsgehalts, zur Abschaffung oder Ausschüttung von Boni?
  • Beförderung von Mitarbeitern: Wer bestimmt über die Beförderung von Mitarbeitern? Wer definiert die Kriterien zur Beförderung und wer legt das Aufgabengebiet fest?

Leicht lassen sich viele weitere Beispiele, Fragen, Szenarien bzw. Delegation Poker Storys finden. Unter den Tipps finden Sie einige Hinweise zur Auswahl der geeigneten Storys.

Delegation Poker Vorteile

Delegation Poker bietet eine Reihe von Vorteilen:

  • Es sorgt für Transparenz über Entscheidungsprozesse und für Sicherheit durch das Festlegen von Handlungsrichtlinien.
  • Es fördert den Austausch über Entscheidungskompetenzen und somit ein das Verständnis der Teammitglieder. Gleichzeitig werden Erwartungen an Führungskräfte sichtbar.
  • Es fördert den Teamzusammenhalt durch die Konsensfindung und erhöht die Motivation im Team.
  • Es stärkt die Verantwortung des Teams, das nicht nur nach mehr Entscheidungskompetenz ruft, sondern auch die Übernahme von Verantwortung lernt.
  • Es ist einfach, spart Zeit und oftmals auch Nerven, da die Kombination aus einfachen Spielregeln und gezielter Moderation (siehe Tipps) für einen strukturierten Ablauf sorgt.
  • Es unterstützt auch introvertierte Mitarbeiter, die im Zuge der Diskussion zu Wort kommen können (sofern Sie nicht bewusst versuchen, Diskussionen zu vermeiden, in dem Sie lediglich Karten im mittleren Wertebereich spielen. Im Zweifel wäre hier der Moderator gefordert).
  • Es erhöht den Freiraum der Mitarbeiter und stärkt dabei die Selbstorganisation.
  • Es führt zur Entlastung von Führungskräften, die fortan weniger entscheiden müssen. Gleichzeitig kann es zu einem Hierarchieabbau beitragen.
  • Und last but not least: Delegation Poker macht Spaß!

 

Herausforderungen für Unternehmen

Tipps zum Delegation Poker

Es gibt auch eine Reihe von Tipps zum Delegation Poker:

  • Die Meinungen variieren, wie viele Teilnehmer pro Runde mitspielen können. Da agile Teams häufig neun oder weniger Mitglieder umfassen, ist dies sicherlich eine handhabbare Größe. Theoretisch und auch praktisch funktioniert das Spiel auch mit weniger oder deutlich mehr Mitarbeitern. Ein Delegation of Delegation Poker ähnlich wie ein Scrum of Scrums gibt es nicht.
  • Es ist notwendig, dass die Führungskraft an der Spielrunde teilnimmt, die möglicherweise Entscheidungskompetenzen abgeben soll. Ohne eine entsprechende Teilnahme wäre es bestenfalls eine Übung, die zwar auch im Konsens enden sollte, aber lediglich die Basis für zukünftige Dikussionsrunden darstellt.
  • Da es sehr viele Entscheidungssituationen gibt, sollten sich die Teilnehmer auf diejenigen konzentrieren, die unklar sind oder in der jüngeren Vergangenheit zu Problemen geführt haben. Ggf. empfiehlt sich auch die Gruppierung von ähnlichen Szenarien, in einem Spiel wird die Beschaffung von Software thematisiert, in einem anderen Spiel zu einem anderen Zeitpunkt der Umgang mit Feedback in der Organisation.
  • Es empfiehlt sich das Spiel durch einen Moderator zu begleiten. Ein solcher Moderator könnte bspw. ein Agile Coach oder auch ein Scrum Master sein. Er sollte die Regeln erklären, auf die Timebox achten und ggf. zwischen den Teilnehmern vermitteln.
  • Die Verwendung einer Timebox pro Spielrunde und für das gesamte Spiel ist sinnvoll. Pro Spielrunde könnte sie bspw. bei 5 Minuten liegen.
  • Management 3.0 empfiehlt die Wiederholung einzelner Spielrunden, bis ein Konsens zwischen allen Spielern erzielt wird. Einigen sich die Teilnehmer aber nicht, kann dies in der Praxis schnell die Timebox bzw. den Zeitrahmen sprengen. Die Verschiebung auf eine spätere Runde oder die Organisation einer umfassenderen Diskussion sind sinnvolle Alternativen.
  • Der Weg von 1 bis 7 ist weit. Zu den Aufgaben des Moderators gehört daher nicht nur die eigentliche Moderation, sondern auch die Vermittlung zwischen den Teilnehmern. Wählt ein Vorgesetzter immer die 1 und möchte auch zukünftig alle Entscheidungen selbständig und ohne Absprache treffen, wird es schwierig, die Organisation in Richtung Selbstorganisation zu entwickeln. Wählen Teammitglieder kontinuierlich die 7, um fortan alle Entscheidungen selbst zu treffen, wird es ebenfalls schwierig. Ziel ist es, das Team über verschiedene Stufen der Delegation zur Selbstorganisation und Selbstverantwortung zu ermächtigen. Dieses Ziel muss allen Teilnehmern klar sein und es ist auch wichtig, dieses Ziel gemeinsam erreichen zu wollen.
  • Es gibt Organisationen, die notieren keinerlei Punkte während des Spiels, da das Notieren der Punkte von dem eigentlichen Ziel ablenkt.
  • Andere Organisationen empfehlen für die „höchste Minderheit“ oder die „niedrigste Minderheit“ keine Punkte zu vergeben. Als „höchste Minderheit“ gilt die Karte mit dem höchsten Wert in einer Spielrunde, die aber nur von einer Person gewählt. Sprich: lediglich ein Teilnehmer wählt die 7 (oder die 6 wenn niemand anderes die 7 wählt etc.). Gleiches gilt für die „niedrigste Minderheit“: ein einziger Spieler wählt die 1.
  • Generell ist das Ausschließen von Mitarbeitern von der Diskussion nicht zu empfehlen. Gar keinen Sinn ergibt es, den Spieler mit der „niedrigsten Minderheit“ von der Diskussion auszuschließen, denn meist dürfte es sich um die Führungskraft handeln, die keine Entscheidungskompetenz abgeben möchte. Gerne sie ist aber für den Prozess der Selbstverantwortung von Teams wesentlich.
  • Der Moderator sollte auf relativ ausgewogene Sprachanteile der Teilnehmer achten. Hier ist etwas Fingerspitzengefühl gefragt.
  • Je konkreter eine Delegation Poker Story ist, desto besser lässt sich darüber diskutieren. Die Kunst liegt darin, sie so zu formulieren, dass die Rahmenbedingungen klar und eventuelle Vorbedingungen und Nachbedingungen bekannt sind. In gewisser Weise ähneln sie damit den sogenannten Use Case Spezifikationen.
  • Es gibt Organisationen, die verwenden eine sogenannte Kompetenz-Matrix als Ausgangspunkt für ein Delegation Poker. Die Kompetenz-Matrix beschreibt, welcher Mitarbeiter was tut und welche Skills diese Person hat.
  • Selbstorganisation ist ein Prozess. Die Zwischenschritte, Ergebnisse und Ziele lassen sich gut am Delegation Board visualisieren, bspw. durch das Hinzufügen von Datumsangaben, durch zusätzliche Post Its mit ergänzenden Informationen oder dem Hervorheben von Zielfeldern.

Delegation Poker ist leicht zu verstehen und relativ einfach anwenden. Es macht Spaß. Die Vorteile sind mannigfaltig. Und die Erkenntnisse sind wichtig. Aber: Selbstorganisation ist kein Wunschkonzert. Wer Selbstorganisation als Prozess versteht, sich die Zeit für die Entwicklung nimmt, und die Gegenwart und Zukunft reflektiert, hat aber gute Chancen, diesen Prozess zu meistern. Und dafür ist Delegation Poker ein sehr nützliches Instrument.

Impuls zum Diskutieren:

Entscheidungskompetenz bedeutet auch, dass einzelne Teammitglieder selbständig – ohne Konsultation des Teams – Entscheidungen treffen können, auch wenn diese Auswirkungen auf andere Teammitglieder oder das gesamte Team haben.

Hinweise:

[1] Management 3.0: The Book

Bei YouTube gibt es verschiedene Videos zum Thema: How to play Delegation Poker oder How to Delegate Better with the 7 Delegation Levels

Die Karten für das Spiel können Sie in verschiedenen Sprachen kostenlos herunterladen oder bspw. mit Ihrem Logo bedruckt bestellen.

Welche Verantwortlichkeiten kann ein Scrum Master abgeben? Hier finden Sie einen Vorschlag.

Delegation Poker ähnelt in der Anlage dem Planning Poker.

Hier finden Sie ergänzende Informationen aus dem t2informatik Blog:

t2informatik Blog: Der beste Weg zur Entscheidung

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t2informatik Blog: ROI of Trust - Was ist Vertrauen wert?

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t2informatik Blog: Entscheidungen richtig treffen

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