Arbeitszeiterfassung

Arbeitszeiterfassung – eine Basis für Abrechnungen und Selbstkontrolle

Die Arbeitszeiterfassung beschreibt den Vorgang der Datenerfassung von Arbeitszeiten der Mitarbeiter einer Organisation. Geregelt ist die Arbeitszeiterfassung in Deutschland im Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Die Vorschriften zum Umgang mit entsprechenden Daten der Arbeitszeiterfassung ist im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) festgehalten.

Grundsätzlich ist die Arbeitszeiterfassung, die manchmal auch als Personalzeiterfassung oder schlicht als Zeiterfassung bezeichnet wird, ein wichtiges Instrument, mit dem

• Arbeitgeber ihre Arbeitskräfte kontrollieren,
• Arbeitnehmer ihre Arbeitszeiten dokumentieren,
• Auftragnehmer gegenüber Auftraggebern geleistete Arbeit nachweisen können.

Für Unternehmen ist sie die Basis für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, sowie die Verwaltung von Urlaubs- und Krankheitszeiten. Sie bietet einen Überblick über die Arbeitszeiten der Mitarbeiter und könnte – zumindest theoretisch – bei der Identifikation unnötiger Aktivitäten, bei der Verbesserung von Aufwandsschätzungen und bei der Bildung von Gewohnheiten und Routinen helfen.

Arbeitszeiterfassung – ein Schutz für Arbeitnehmer

Darüber hinaus ist die Arbeitszeiterfassung auch ein Schutz für Mitarbeiter. Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) regelt u.a. Höchstarbeitszeiten, Ruhepausen und die Pflicht des Arbeitgebers, die über die werktäglich vereinbarte hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen. Sie bietet auch die Möglichkeit der Selbstkontrolle für Mitarbeiter, die durch die Dokumentation der Zeiten über einen längeren Zeitraum Über- und Unterstunden sowie individuelle Muster erkennen können.

Häufig werden in der Praxis Arbeitszeiten nicht immer von allen Mitarbeitern akkurat erfasst, da

• das menschliche Zeitgefühl täuscht (unangenehme Aufgaben erscheinen länger, angenehmere kürzer),
• es keine Anreize gibt, sich Mühe zu geben,
• die Erwartungshaltung der vertraglich definierten Arbeitszeit zum Aufstocken der Zeiten führt.

Helfen könnten bspw. Softwarelösungen mit Stoppuhrfunktion, automatische Arbeitszeiterfassungen per Software, haptische Stoppuhren oder die Dokumentation vorab geschätzter und dann tatsächlicher Arbeitszeiten.

Arbeitszeiterfassung bei Vertrauensarbeitszeit

Viele Unternehmen befinden sich im Umbruch. Neue Konzepte für neue Arbeit werden gesucht. Die Selbstverantwortung von Mitarbeitern steigt, viele Angestellte arbeiten inzwischen remote oder nutzen die Vorzüge einer Vertrauensarbeitszeit.

Dürfen Mitarbeiter mit Vertrauensarbeitszeit auf die Dokumentation ihrer Arbeitszeiten verzichten? Nein. Das Europäische Gerichtshof (EuGH) hat dazu im Mai 2019 geurteilt, dass die Einhaltung von Höchstarbeitszeitgrenzen und Ruhezeiten ein Grundrecht in der Europäischen Union und die Arbeitszeiterfassung ein Mittel ist, es zu wahren. Das EuGH argumentiert, dass ohne die Messung der tatsächlichen Arbeitszeit weder die Zahl der Überstunden noch die zeitliche Verteilung der Arbeitszeit verlässlich ermittelt werden kann. Arbeitgeber müssen aber sicherstellen, dass Beschäftigte pro Woche maximal 48 Stunden arbeiten und täglich elf Stunden Ruhezeit am Stück bekommen. Die Entscheidung stärkt also den Schutz der Arbeitnehmer.¹ Bei ca. 2 Milliarden Überstunden pro Jahr alleine in Deutschland sicherlich ein sinnvolles Urteil, zumal ein 996-System, wie es häufig in China zum Einsatz kommt, für die allermeisten Mitarbeiter nicht erstrebenswert ist.

Arbeitszeiterfassung und Agilität

Im Kontext von agilen Vorgehensweisen wird oftmals auf die Aussage von Jeff Sutherland, einem der Unterzeichner des Agilen Manifests, verwiesen: „Time Tracking is Anti-Scrum“². Sowohl das agile Mindset als auch die Methoden zur Planung – bspw. die Velocity – oder zur Steuerung – bspw. das Burn-Down-Chart – widersprechen dem Gedanken einer kleinteiligen Arbeitszeiterfassung. Eine Arbeitszeiterfassung bspw. für einzelne Backlog-Items wird aber auch von niemanden ernsthaft gefordert.

Die Arbeitszeiterfassung dient der Abrechnung der Arbeitsleistung, der Selbstkontrolle und dem Arbeitnehmerschutz. Das sind unterschiedliche Intentionen und Ebenen. Theoretisch denkbar wäre in Scrum bspw. eine Erfassung der Zeiten für diverse Meetings (Sprint Planning, Daily Scrum, Sprint Review, Retrospektive, Scrum of Scrums) und/oder für typische Tätigkeiten wie Backlog Refinement oder Entwicklung, allerdings geht es zumindest bei den Events, die zudem per Timebox gesteuert werden, nicht darum, sie zu beschleunigen.

Arbeitszeiterfassung und Homeoffice

Im Zuge der verstärkten Nutzung von Homeoffices rückt auch die Dokumentation von Arbeitszeiten in den Fokus. In Deutschland wird derzeit ein neues „Mobile Arbeit Gesetz“ diskutiert, wonach alle Angestellten einen gesetzlichen Anspruch von mindestens 24 Tagen pro Jahr für mobile Arbeit erhalten sollen und Arbeitszeiten im Homeoffice digital dokumentiert werden müssen. Wie diese Arbeitszeiterfassung allerdings im Detail erfolgen soll, ist noch nicht im Detail vereinbart. Auch daher bleibt abzuwarten, ob und wann das Gesetz verabschiedet wird.

Arbeitszeiterfassung per Software

Hier finden Sie eine kleine Auswahl von Software für Arbeitszeiterfassung:

• Clockify
• clockin
• clockodo
• Crewmeister
• Everhour
• Harvest
• Hours TimeLord
• Jibble
• My Hours
• neunzeit
• NovaCHRON
• TimeCamp
• TimeLive
• TimePunch
• Timo
• timr
• TimeTac
• TimeTrack
• toggl track
• WebWork Time Tracker
• ZEP

Darüber hinaus bieten viele Programme aus den Bereichen Projektmanagement oder Ressourcenplanung integrierte Lösungen an. Wie so häufig ist der konkrete Anwendungsfall wesentlich für die Wahl der am besten passenden Software.

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[1] Gerichtshof der Europäischen Union, Pressemitteilung Nr. 61/19
[2] Jeff Sutherland: Time Tracking is Anti-Scrum

Hier finden Sie eine Vorlage für eine Zeitgutschrift zum Downloaden.