Wissen kompakt: Ein After Action Review ist ein unmittelbarer Erfahrungsaustausch nach der Durchführung einer Aktion mit dem Ziel, daraus zu lernen.
After Action Review – nach der Aktion ist vor der Aktion
„Action“ und „Cut“ sind vermutlich die beiden häufigsten Begriffe, die ein Regisseur beim Drehen eines Films ruft. „Action“ ist das Kommando, mit dem die Aufnahme des Schauspiels startet, „Cut“ ist das Kommando zum Beenden der Aufnahme. Was danach folgt, ist im übertragenen Sinne ein direktes After Action Review: die gemeinsame Besprechung der Crew mit den Schauspielenden, was was passiert ist, den Erwartungen entspricht und was beim nächsten Mal besser werden sollte.
Einfach ausgedrückt: Ein After Action Review ist ein Austausch von Beteiligten nach einer Aktion mit dem Ziel, diese Aktion zu reflektieren, um zukünftige Aktionen noch „besser“ durchzuführen.
Der Ursprung des After Action Reviews
Seinen Ursprung hat das After Action Review – oft auch einfach als AAR abgekürzt – nicht in der Filmindustrie, sondern im Militär. Häufig wird das US-Militär als Erfinder und die U.S. Army’s Opposing Force OPFOR als Anwender des Formats genannt.¹ Unabhängig davon, dass sich auch Berichte finden, wonach bereits andere Armeen entsprechende Formate genutzt haben, die deutsche Übersetzung Einsatznachbesprechung erscheint passend. Einsatznachbesprechungen finden in vielen Bereichen statt, in denen es im wahrsten Sinne des Wortes zu Einsätzen kommt, also bspw. bei der Polizei und der Feuerwehr, bei Notärzten, dem Technischen Hilfswerk oder bei Eingreiftruppen.
Die Anwendung von After Action Reviews in Unternehmen
Interessanterweise führen heutzutage zahlreiche Unternehmen aus der Wirtschaft und Industrie After Action Reviews durch, wobei oft auch alternative Begriffe wie bspw. Postmortem Review, After Event Review, Post Action Review, After Activity Review oder After Action Report genutzt werden.
Interessant ist dies vor allem, weil Unternehmen in der Praxis mit großer Wahrscheinlichkeit von den Ursprüngen der militärischen Anwendung abweichen. Das US-amerikanische Headquarters of the Army beschreibt das AAR wie folgt: „Es ist ein Werkzeug, das Führungskräfte und Einheiten nutzen können, um den maximalen Nutzen aus jeder Mission oder Aufgabe zu ziehen. Es bietet
- offene Einblicke in spezifische Stärken und Schwächen von Soldaten, Führungskräften und Einheiten aus verschiedenen Perspektiven.
- Feedback und Einblicke, die für ein kampforientiertes Training wichtig sind.
- Details, die in Bewertungsberichten allein oft fehlen“.²
Die spezifischen Stärken und Schwächen einzelner Teammitglieder in der Gemeinschaft zu erörtern, dürfte vielen Teammitgliedern in einem Unternehmen zu weit gehen. Was hingegen gut in Unternehmen funktioniert, sind die vier Phasen des AAR.
Phasen beim After Action Review
Das After Action Review definiert vier Phasen:
- Planning bzw. Planung
- Preparing bzw. Vorbereitung
- Conducting bzw. Durchführung
- Following-up bzw. Nachbereitung
Beim Planning besprechenden die Teilnehmenden den Plan, die Ziele, die Annahmen und die Erwartungen, die der Aktion vorausgegangen sind. Die Besprechung des Ziels ist dabei besonders wichtig, denn ohne Ziel lässt sich die Aktion – oder das Event, die Projektphase, das Projekt etc. – nicht angemessen bewerten bzw. mögliche Abweichungen analysieren. In diesem Punkt ähnelt das AAR bspw. einem Sprint Review, wie es in Scrum genutzt wird. Bei einem Sprint Review am Ende eines Sprints wird die erledigte Arbeit in Bezug auf das gesteckte Sprint-Ziel begutachtet. Die zentrale Frage beim Planning lautet: „What was planned?“ bzw. „Was war geplant?“.
Beim Preparing werden die Umstände der Aktion zusammengetragen. Der Fokus liegt auf der konkreten Aktion und der entsprechenden Rekonstruktion. Je umfassender die eigentliche Aktion war, desto wichtiger wird die Identifikation von Schlüsselelementen. Die zentrale Frage beim Preparing lautet: „What really happened?“ bzw. „Was ist wirklich passiert?“.
Beim Conducting wird die Aktion aus verschiedenen Blickwinkeln bewertet. In dieser Phase ist die Beteiligung aller Mitwirkenden, der offene und ehrliche Austausch untereinander, sowie die Bereitschaft über unterschiedliche Interpretationen und Bewertungen zu diskutieren, wichtig. In der Praxis empfiehlt sich der Einsatz eines Moderators, um so bspw. dem HIPPO-Effekt zu begegnen, den Soll-Ist-Vergleich zwischen Plan und Realität zielgerichtet durchzuführen und die Ursachen für mögliche Abweichungen zu erörtern. Die zentrale Frage bei der Durchführung lautet: „Why did it happen?“ bzw. „Warum ist das passiert?“.
Die letzte Phase ist das Following-up. Hier geht es darum, die Ursachen für die Erfolge und Misserfolge mit Handlungsempfehlungen zu verknüpfen. Als Lessons Learned oder Good Practices bilden sie idealerweise die Basis für zukünftige Aktionen. Die zentrale Frage bei der Nachbereitung lautet: „What can we do?“ bzw. „Was können wir tun?“.
Tipps für das After Action Review
Es gibt eine Reihe von Tipps zur Durchführung eines After Action Reviews in Unternehmen:
- Die klare Kommunikation von Zweck und Regeln. Der Zweck liegt im gemeinsamen Lernen aus einer Aktion. Es geht eher um Potenziale als um Fehler, um Chancen statt Kritik. Die Regeln adressieren sowohl den Ablauf, die Form des Austauschs und die aktive Teilnahme aller Beteiligten.
- Der Einsatz eines erfahrenen Moderators. Ein Moderator ist oftmals sehr wichtig für ein offenes, ehrliches und zielgerichtes Review. Voraussetzung dafür ist seine Neutralität und die Akzeptanz der Beteiligten.
- Das zügige After Action Review. Es findet idealerweise zügig nach einer Aktion statt, denn so sind die Erkenntnisse der Beteiligten noch frisch und die Erfahrungen lassen sich für realtiv kurzfristig für ähnliche Aktionen nutzen. Hier liegen zwei wesentliche Unterschiede zu einem klassischen Projektreview, das üblicherweise erst nach Abschluss eines Projekts durchgeführt wird: das Projektreview entfaltet sein Wirkung erst in einem nachfolgenden und nicht im aktuellen Projekt. Und die Menge der Erkenntnisse und Erfahrungen könnte so groß sein, dass es schwierig wird, alle wichtigen Lessons Learned zu identifizieren.
Grundsätzlich lässt sich ein After Action Review nach jeglicher „Aktion“ durchführen: nach dem Implementierung von Code, der Gestaltung einer Werbeanzeige, der Optimierung einer Webseite etc. Wie viele vergleichbare Lern- und Feedback-Formate ist es leicht durchzuführen. Und die zentralen Fragen sind universell anzuwenden:
- Was hätte passieren sollen und was ist passiert?
- Was hat funktioniert/nicht funktioniert und warum?
- Was würden Sie beim nächsten Mal genauso und was anders machen?
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Impuls zum Diskutieren:
Das Format zum Austausch von Erfahrungen ist unwichtig. Wichtig ist die Bereitschaft und Offenheit individuell und gemeinsam aus den Erfahrungen zu lernen.
Hinweise:
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[1] Learning in the Thick of It
[2] A Leader’s Guide to After-Action Reviews
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Die Erkenntnisse aus einem AAR könnten in Form von Checklisten festgehalten werden.
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