Wissensmanagement im Wandel: Konzepte für die Zukunft

Wissensmanagement im Zeichen des demografischen Wandels: Innovative Konzepte für zukunftsfähige Organisationen

Der demografische Wandel stellt Unternehmen vor immense Herausforderungen. Prognosen zufolge wird Deutschland bis 2030 mit einem Arbeitskräftemangel von rund 3 Millionen Menschen konfrontiert sein [1]. Damit rücken Fragen der Wissenssicherung, des Wissenstransfers und der Qualifikation in den Fokus, denn mit dem altersbedingten Ausscheiden erfahrener Mitarbeitender droht nicht nur personeller, sondern auch strategischer Substanzverlust.

Wissensmanagement als Schlüssel zur Zukunftssicherung

Trotz dieser wachsenden Bedeutung wird Wissensmanagement in vielen Unternehmen noch immer nicht systematisch betrieben. Strukturiertes und prozessintegriertes Wissensmanagement bleibt in der Praxis häufig unterentwickelt, obwohl sich in zahlreichen Projekten die Vorteile deutlich gezeigt haben [2][3][9]. Die Notwendigkeit zum Handeln wächst angesichts mehrerer paralleler Entwicklungen, die Organisationen zunehmend unter Druck setzen:

1. Alternde Belegschaft: Der Anteil älterer Mitarbeitender steigt kontinuierlich, während es gleichzeitig immer schwieriger wird, junge Talente zu gewinnen [1].
2. Drohender Wissensverlust: Mit dem Ausscheiden der Babyboomer-Generation droht ein erheblicher Verlust an Erfahrungswissen, das häufig implizit vorhanden und personengebunden ist [4][5][6].
3. Digitalisierungslücke: Nur etwa 30 Prozent der Unternehmen nutzen digitale Methoden für den Wissenstransfer, wodurch wertvolle Potenziale ungenutzt bleiben [5].
4. Mangelnder Lerntransfer: Wissen wird zwar vermittelt, aber oft nicht nachhaltig im Arbeitsalltag angewendet, was die Wirksamkeit von Weiterbildungsmaßnahmen erheblich einschränkt [4][5].

Um diesen Herausforderungen zu begegnen, kristallisieren sich vielversprechende Konzepte heraus, die sowohl strukturiertes Vorgehen als auch technologische Unterstützung nutzen. Werfen wir einen Blick auf die Konzepte, die zahlreiche Möglichkeiten bieten, um Wissensmanagement effektiv und effizient zu fördern.

Das 7-W-Fragen-Konzept des Wissenstransfers

Das von Grames (2020) entwickelte 7-W-Fragen-Konzept bietet einen strukturierten Rahmen für den gezielten und systematischen Wissenstransfer in Organisationen. Es hilft insbesondere dabei, erfahrungsbasiertes und implizites Wissen nachvollziehbar zu erfassen und weiterzugeben. Der komplexe Prozess der Wissensweitergabe wird dabei in sieben zentrale Fragestellungen gegliedert, die jeweils eine essenzielle Dimension beleuchten:

WOZU? – Ziel und Zweck des Wissenstransfers klären

Warum soll Wissen überhaupt weitergegeben werden? Welche konkreten Ziele sollen durch den Wissenstransfer erreicht werden, etwa Einarbeitung, Sicherung von Prozessqualität oder Innovationsfähigkeit? Eine klare Zieldefinition schafft Orientierung und hilft, den Transfer auf relevante Inhalte zu fokussieren.

WAS? – Relevantes Wissen identifizieren und erfassen

Welches Wissen ist tatsächlich übergaberelevant? Dabei geht es nicht nur um Fakten oder Prozesse, sondern vor allem um Erfahrungswissen, implizite Routinen, bewährte Vorgehensweisen und kontextbezogene Einschätzungen, die für die Ausführung einer Aufgabe entscheidend sind.

WER? – Beteiligte Personen und Beziehungen analysieren

Wer sind die zentralen Wissensträger und Wissensempfänger? Wie ist deren Beziehung zueinander, und welche Kommunikationswege oder Rollenverteilungen bestehen? Der soziale Kontext beeinflusst maßgeblich, wie effektiv Wissen übertragen werden kann.

WIE? – Wissen in der Praxis anwenden und erlebbar machen

Auf welche Weise kann das Wissen praxisnah vermittelt werden? Besonders implizites Wissen wird am besten durch gemeinsame Aufgaben, Beobachtung, Coaching oder begleitende Reflexion weitergegeben. Die Art der Vermittlung sollte auf das jeweilige Wissen und den Arbeitskontext abgestimmt sein.

WANN? – Zeitliche Planung und geeigneter Zeitpunkt

Wann ist der richtige Zeitpunkt für den Wissenstransfer? Welche Phasen sind notwendig, um Wissen nachhaltig zu verankern? Eine rechtzeitige Planung ermöglicht Puffer für Wiederholung, Feedback und Anwendung.

WOMIT? – Werkzeuge und Hilfsmittel einsetzen

Welche Methoden, Tools oder Technologien unterstützen den Transfer? Dies können Checklisten, Wissenslandkarten, digitale Plattformen, Videodokumentationen oder KI-gestützte Assistenzsysteme sein. Die Auswahl der Mittel sollte den Transfer erleichtern und dokumentieren.

WO? – Den Arbeitskontext und Rahmenbedingungen verstehen

In welchem organisatorischen und physischen Umfeld findet der Wissenstransfer statt? Der Kontext beeinflusst, wie Wissen angewendet wird. Daher ist es wichtig, Aufgabenfelder, Rahmenbedingungen und kulturelle Besonderheiten zu kennen.

Durch diese strukturierte Herangehensweise unterstützt das 7-W-Fragen Konzept eine zielgerichtete, vollständige und praxisnahe Wissensweitergabe. Es fördert die Reflexion bei den Wissensträgern, erleichtert die Nachvollziehbarkeit für die Nachfolger und reduziert das Risiko, kritisches Wissen zu verlieren. Gerade im Zuge des demografischen Wandels kann dieses Vorgehen dazu beitragen, den Abgang erfahrener Mitarbeitender besser abzufedern und den Wissenserhalt langfristig zu sichern.

Prozessintegriertes Wissensmanagement

Dieses Konzept integriert Wissensmanagement direkt in die täglichen Arbeitsprozesse [3]. Ziel ist es, Wissen kontinuierlich zu erzeugen, zu sichern und im Team zu verteilen. Die Einbindung in bestehende Unternehmensabläufe macht diesen Ansatz besonders effektiv.

Statt Wissensmanagement als separate Aufgabe oder isoliertes Werkzeug zu betrachten, wird es zu einem integralen Bestandteil der täglichen Arbeit. Es geht darum, Wissen dort zu erzeugen, zu sichern, zu verteilen und anzuwenden, wo es gebraucht wird. Dies erfordert oft eine Anpassung der Prozesse selbst sowie den Einsatz unterstützender Technologien und die Förderung eines entsprechenden Betriebsklimas.

Die Prozessintegration macht Wissensmanagement praktisch handhabbar und weniger aufwändig, da es parallel zur eigentlichen Wertschöpfung stattfindet. Wissen wird aktuell gehalten und ist im relevanten Kontext verfügbar, was die Effizienz steigert und Fehler reduziert. Mitarbeiter können schneller auf benötigte Informationen und Erfahrungen zugreifen, was die Einarbeitung neuer Kollegen beschleunigt und bessere Entscheidungen ermöglicht. Durch die kontinuierliche Pflege wird das Wissen im Unternehmen lebendig gehalten und breiter genutzt.

Die Kombination der beiden Konzepte im Wissensmanagement

Die Kombination der 7-W-Fragen mit dem prozessintegriertem Wissensmanagement ist besonders wirkungsvoll, um den Herausforderungen des demografischen Wandels zu begegnen:

• Das 7-W-Fragen-Konzept bietet den strategischen Rahmen für gezielte Wissenstransferprojekte, etwa wenn Schlüsselpersonen das Unternehmen verlassen [2]. Es stellt sicher, dass das oft schwer greifbare Erfahrungswissen systematisch erfasst und übergeben wird.
• Das prozessintegrierte Wissensmanagement sorgt dafür, dass das im Tagesgeschäft entstehende und genutzte Wissen fortlaufend dokumentiert, geteilt und in den Prozessen verankert wird [3]. Dies schafft eine dynamische Wissensbasis, die über individuelle Mitarbeiter hinaus Bestand hat.

Zudem schließt die Kombination aus beiden Konzepten die Lücke zwischen gezielten Transferaktionen und dem alltäglichen Wissensfluss.

Implizites Wissen weitergeben und Selbstwirksamkeit stärken

Gerade das wertvolle implizite Wissen, also das Erfahrungswissen, das Mitarbeitenden oft nicht direkt bewusst ist, lässt sich schwer formalisieren und weitergeben [3][6][7]. Hier setzen strukturierte Ansätze an. Dazu können folgende Ansätze helfen:

Strukturierte Übergabe durch 7-W und Prozessorientierung

Das 7-W-Fragen-Konzept zwingt ausscheidende Mitarbeitende zur Reflexion und hilft, auch schwer greifbares Wissen zumindest teilweise zu artikulieren – insbesondere bei den Fragen „WAS?“ (relevantes Wissen, inkl. Erfahrungen), „WIE?“ (praktische Anwendung, Know-how) und „WO?“ (Kontext).  Kombiniert mit einem prozessorientierten Vorgehen, das z.B. eine strukturierte Einarbeitungsphase beinhaltet [2][6][8], schafft dies Raum für gemeinsame Erfahrungen und Beobachtung (Sozialisation), wodurch implizites Wissen auch ohne vollständige Explizierung übertragen werden kann [7].

Stärkung der Selbstwirksamkeit

Wenn Wissensempfänger:innen (z.B. Nachfolger:innen) durch einen solchen strukturierten Prozess nicht nur Faktenwissen, sondern auch anwendbares Handlungswissen und Kontextverständnis erhalten, können sie neue Aufgaben schneller und erfolgreicher meistern [6]. Diese Erfolgserlebnisse sind fundamental für den Aufbau von Selbstwirksamkeit und dem Glauben an die eigene Fähigkeit, Herausforderungen bewältigen zu können [9]. Das Verstehen des „WIE“ und „WARUM“ (implizit oft im „WOZU?“ enthalten) fördert die Kompetenzüberzeugung und die Motivation, das Gelernte anzuwenden [9].

Die Rolle von KI bei der Steigerung des Wissenstransfers

Welche Rolle kann Künstliche Intelligenz (KI) im Zuge des Wissensmanagements einnehmen? KI bietet erhebliche Potenziale, um den Wissens- und Lerntransfer zu verbessern und die Digitalisierungslücke zu schließen [4][5]:

• Effizienteres Wissensmanagement: KI kann die Erfassung, Organisation, Verknüpfung und das Auffinden von Wissen massiv beschleunigen [10][11]. Durch semantische Suche, die natürliche Sprache versteht, liefert KI präzisere Ergebnisse als herkömmliche Stichwortsuchen [10]. Sie kann zudem helfen, Wissenssilos aufzubrechen, indem sie Informationen aus verschiedenen Quellen integriert [5][11].
• Unterstützung bei der Erfassung impliziten Wissens: KI-Tools können beispielsweise Gespräche und Interviews im Rahmen der Wissensübergabe transkribieren und analysierbar machen, wodurch Erfahrungswissen besser dokumentiert und zugänglich wird [5].
• Verbesserter Lerntransfer: KI ermöglicht adaptives Lernen, bei dem Lerninhalte und -pfade individuell an den Kenntnisstand und die Bedürfnisse der Lernenden angepasst werden [4]. KI-basierte Systeme wie Chatbots oder virtuelle Coaches können Mitarbeitenden zudem Echtzeit-Feedback und Unterstützung direkt bei der Anwendung des Gelernten im Arbeitsalltag bieten [4][5]. Dies hilft, die Lücke zwischen theoretischem Wissen und praktischer Umsetzung zu schließen [4]. KI ist jederzeit verfügbar und kann helfen, Hemmschwellen beim Fragen zu überwinden [11].

Übrigens: Obwohl der breite Einsatz noch am Anfang steht, sind über 80% der Unternehmen überzeugt, dass KI den Zugang zu Wissen und dessen Verteilung erheblich vereinfachen wird [11].

Handlungsempfehlungen für Unternehmen

Um den Herausforderungen des demografischen Wandels wirkungsvoll zu begegnen, sind Unternehmen gefordert, Wissensmanagement strategisch zu verankern. Dies erfordert nicht nur geeignete Konzepte und Methoden, sondern auch den gezielten Einsatz digitaler Technologien sowie eine Unternehmenskultur, die Wissensaustausch und Lernen systematisch fördert. Die folgenden Handlungsempfehlungen zeigen zentrale Handlungsfelder auf, in denen Organisationen aktiv werden sollten, um ihr Wissen zu sichern und ihre Zukunftsfähigkeit zu stärken.

Systematische Wissensmanagementprozesse implementieren

Unternehmen sollten strukturierte Wissensmanagementprozesse etablieren, die auf bewährten Konzepten wie dem 7-W-Fragen-Modell und prozessintegriertem Wissensmanagement basieren. Diese helfen dabei, Wissen gezielt zu identifizieren, zu dokumentieren und effektiv zwischen Mitarbeitenden weiterzugeben. Besonders implizites Erfahrungswissen, das schwer zugänglich und stark personengebunden ist, kann auf diese Weise besser gesichert und für nachfolgende Generationen nutzbar gemacht werden [9].

Digitale Technologien und Künstliche Intelligenz gezielt einsetzen

Der Einsatz moderner Technologien, insbesondere KI-gestützter Systeme, kann Wissensmanagement auf ein neues Niveau heben. Digitale Tools ermöglichen eine effizientere Erfassung, Organisation und Verteilung von Wissen. Künstliche Intelligenz unterstützt darüber hinaus durch semantische Suchfunktionen, automatische Transkription von Erfahrungswissen oder adaptive Lernsysteme, die auf die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeitenden reagieren [11][13][14].

Eine lernförderliche Unternehmenskultur etablieren

Um Wissen langfristig zu sichern, ist eine Unternehmenskultur erforderlich, die kontinuierliches Lernen und Wissensaustausch aktiv unterstützt. Lebenslanges Lernen sollte nicht nur als individuelles Ziel verstanden werden, sondern als strukturelles Element der Organisation verankert sein. Dies erfordert flexible Weiterbildungsangebote, Raum für Lernzeiten und eine offene Fehler- und Feedbackkultur [4][12].

Mentoring- und strukturierte Übergabeprogramme fördern

Der persönliche Austausch zwischen erfahrenen und neuen Mitarbeitenden bleibt ein zentraler Hebel für erfolgreichen Wissenstransfer. Unternehmen sollten gezielte Programme entwickeln, die diesen Prozess bspw. durch Tandemmodelle, Mentoring, Job-Shadowing oder strukturierte Einarbeitungsphasen unterstützen.. Solche Maßnahmen ermöglichen nicht nur die Weitergabe von explizitem Wissen, sondern auch von Handlungswissen, Routinen und Kontextverständnis [12][13][14].

Wissensbasierte Personalentwicklung strategisch verankern

Personalentwicklung sollte nicht nur auf Qualifikation, sondern gezielt auf Wissenssicherung und -vernetzung ausgerichtet sein. Dafür ist es notwendig, kritisches Wissen im Unternehmen zu identifizieren und gezielt zu erhalten. KI-gestützte Systeme können dabei helfen, bestehende Wissenslücken zu erkennen oder interne Experten sichtbar zu machen. So entsteht eine gezielte, wissensbasierte Entwicklung der Belegschaft, die nicht nur individuelle Kompetenzen stärkt, sondern auch die organisationale Resilienz erhöht [4][6].

Die erfolgreiche Umsetzung dieser Maßnahmen erfordert ein Zusammenspiel aus strukturierter Vorgehensweise, technologischem Fortschritt und kulturellem Wandel. Unternehmen, die jetzt gezielt in Wissensmanagement investieren, schaffen die Grundlage für nachhaltige Kompetenzsicherung, Innovationsfähigkeit und eine resiliente Organisation im demografischen Zeitalter.

Fazit: Wissensmanagement als strategische Antwort auf den demografischen Wandel

Der demografische Wandel führt in vielen Unternehmen zu einem schleichenden, aber gravierenden Wissensverlust, da erfahrene Mitarbeitende in den Ruhestand treten und ihre impliziten Kenntnisse nur unzureichend dokumentiert sind. Strategisches Wissensmanagement wird vor diesem Hintergrund zu einem zentralen Erfolgsfaktor, um Handlungsfähigkeit, Innovationskraft und Wettbewerbsfähigkeit langfristig zu sichern.

Strukturierte Ansätze wie das 7-W-Fragen-Konzept und prozessintegriertes Wissensmanagement bieten praxisnahe Lösungen, um Wissen systematisch zu erfassen, weiterzugeben und nachhaltig in der Organisation zu verankern. Besonders die Weitergabe von Erfahrungswissen lässt sich durch gezielte Reflexion, begleitete Übergabeprozesse und soziale Lernformate wirkungsvoll unterstützen. Dies fördert nicht nur die fachliche Einarbeitung, sondern stärkt auch die Selbstwirksamkeit der Wissensempfängerinnen und -empfänger.

Moderne Technologien, insbesondere KI-basierte Tools, können diesen Prozess sinnvoll ergänzen. Sie ermöglichen eine schnellere Erfassung, gezielte Verteilung und individuelle Anwendung von Wissen im Arbeitsalltag. Gleichzeitig schaffen sie neue Möglichkeiten für adaptives Lernen und die Identifikation von Wissenslücken oder Expertenpotenzialen.

Unternehmen, die heute in systematische Wissensmanagementprozesse investieren und diese mit digitalen Lösungen kombinieren, schaffen die Grundlage für eine resiliente, lernfähige und zukunftssichere Organisation. Wissen wird so nicht nur bewahrt, sondern gezielt als wichtigste Ressource im Wandel nutzbar gemacht.

Hinweise:

Das prozessintegrierte Wissensmanagement ist ein Steckenpferd von Sascha Rülicke, das bereits seinen Weg in das Buch „Praxis der Wirtschaftspsychologie – Band III“ gefunden hat. Wenn Sie sich mit ihm über Wissensmanagement oder andere interessante Themen rund um Selbstwirksamkeit, das Innovationsklima in Teams oder Agilität in der Energiewirtschaft austauschen wollen, vernetzten Sie sich mit ihm auf LinkedIn.

[1] Destatis: Bevölkerungsvorausberechnung
[2] Patrick Philipp Grames: Wissenstransfer in Organisationen
[3] Sascha Rülicke, Praxis der Wirtschaftspsychologie – Band III: Prozessintegriertes Wissensmanagement – eine Lösung im demographischen Wandel
[4] Wissenschaftsjahr: Künstliche Intelligenz erleichtert Wissenstransfer und -erhalt
[5] Haufe: Tools und KI für den Wissensaustausch
[6] BVMW: Damit das Wissen bleibt
[7] Masterplan: Adaptives Lernen: Was das ist & wie KI dabei unterstützt
[8] Zukunftsmacher: Künstliche Intelligenz unterstützt Transfer in der Weiterbildung
[9] business-wissen: Wissen und Erfahrungen sichern mit Wissensmanagement und Debriefing
[10] Prof. Michael Dick & Theo Wehner: Wissensmanagement zur Einführung: Bedeutung, Definition, Konzepte
[11] Fraunhofer IPK: Leitfaden Wissen erfolgreich bewahren
[12] Karrierehelden Insights: Wie kann man Selbstwirksamkeit fördern?
[13] Business Automatica: KI-basiertes Wissensmanagement im Unternehmen
[14] zweitag: KI im Wissensmanagement – Für mehr Effizienz und Vorsprung

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Sascha Rülicke hat weitere Beiträge im t2informatik Blog veröffentlicht, u. a.: