Vier Tipps für bessere Meetings
Gehören Sie auch zu den Menschen, die gerne weniger oder zumindest kürzere Meetings, dafür aber mehr Zeit für wichtige Dinge hätten? Willkommen im Club. Auch ich finde weniger, kürzere, bessere Besprechungen erstrebenswert.
Leider haben sich die meisten von uns angewöhnt, bei Herausforderungen einfach zügig ein Termin einzustellen. Die Verabredung geht in der Tat sehr schnell, was hingegen unendlich viel Zeit verschlingt, sind die Termine selbst, insbesondere wenn den Beteiligten unklar ist, was man eigentlich gemeinsam erreichen will. Mit steigender Unklarheit steigt die Länge und damit die Unproduktivität der Meetings.
In diesem Artikel schlage ich Ihnen vier Tipps vor, die Ihnen helfen, weniger, kürzere, dafür aber bessere Meetings zu haben.
Alternative Ansätze und was soll nach einem Meeting besser sein?
Ein wirksamer erster Schritt zur Reduzierung von Meetings ist die Frage: Muss es wirklich ein Meeting sein oder lässt sich die Fragestellung nicht mindestens genauso gut auf einem anderen Weg klären?
Die für viele überraschende Antwort lautet häufig: Ein anderer Weg ist oftmals mindestens genauso gut!
Überraschenderweise kennen die meisten Angestellten folgenden Klassiker: Einladungen werden nur verschickt, wenn das Ziel des Austauschs klar und transparent ist. Wie klappt das in Ihrem Unternehmen? Ich zumindest kenne zahlreiche Organisationen, die kennen den Klassiker, dennoch wird die Umsetzung oftmals vernachlässigt.
Natürlich ist die Zieldefinition nicht immer einfach, einen Austausch mit der Hoffnung zu initiieren, dass sich das Ziel im Laufe des Treffens ergibt, ist aber der falsche Weg. Aus persönlicher Erfahrung und Beobachtung weiß ich, dass es sich immer lohnt, fünf oder zehn Minuten in die Formulierung eines Ziels zu investieren. Die Personen, die klar wissen, was sie sich von einer Besprechung erwarten, können während des Austauschs genau auf dieses Ziel hinsteuern. Und daraus ergibt sich Tipp #1:
Bevor Sie das nächste mal ein Meeting einstellen, beantworten Sie für sich und für alle anderen in der Einladung folgende Frage: “Was soll nach diesem Meeting anders sein?”
Meetingablauf und Ziel
Viele Termine stellen wir ein, um uns mit anderen über bestimmte Sachverhalte auszutauschen, um Meinungen zu hören oder Ideen gemeinsam zu entwickeln. In der Realität ist es aber oft so, dass meistens nur zwei oder drei Leute reden, wenn überhaupt. Im schlechtesten Falle trägt jemand ein Thema 55 Minuten lang vor und fragt fünf Minuten vor Schluss: “Gibt es noch Fragen?”
Für eine offene Diskussion fehlt dann natürlich oft die Zeit.
Tipp #2: Gestalten Sie das Meeting so, dass Ihr Ziel erreicht werden kann. Planen Sie Zeit für Präsentationen, Diskussionen, Ideenfindungen, Abstimmungen etc. ein.
Wenn es bspw. Ihr Ziel ist, möglichst viele Informationen loszuwerden, dann könnte eine Präsentation die beste Variante darstellen. Vielleicht könnten Sie aber auch ein Video aufnehmen, was sich jeder anschauen kann, wenn es für ihn oder sie passt?
Wenn es darum geht, Meinungen in Erfahrung zu bringen, und Menschen die Möglichkeit zu geben, sich mit einem Thema gedanklich auseinanderzusetzen, dann ist es hilfreich, geeignete Methoden einzusetzen. Mein absoluter Favorit ist es, nachdem ich eine Frage gestellt habe, 30 Sekunden oder eine Minute Stille anzumoderieren. Das fühlt sich im ersten Moment ungewohnt an, aber schon nach kurzer Zeit sind die Teilnehmenden für diese stillen Sekunden, in denen sie die Inhalte sacken lassen und sich eine Meinung bilden können, sehr dankbar.
Gleichzeitig Zuhören und Denken klappt übrigens nach meinen Beobachtungen bei den wenigsten Menschen. Hier kann bspw. Popcorn helfen, das an einen anderen Teilnehmenden weitergegeben wird, nachdem jemand gesprochen hat. Solche und andere kleine, wirkungsvolle Methoden finden Sie auch in der Buch von Gesine Engelage-Meyer und mir: “Mit hybriden Teams mehr erreichen”.¹
Gemeinsame Dokumentation der Erkenntnisse
Vermutlich haben Sie auch schon die Erfahrung gemacht, dass gesagte Worte flüchtig sind.
- “Was hatten wir nochmal besprochen?”
- “Wer macht jetzt was bis wann?”
- “Wann überprüfen wir wie die Umsetzung?”
Für den Fortschritt und Verbindlichkeit ist es unerlässlich, Inhalte zu dokumentieren. Und zwar an einem Ort und in einer Art und Weise, in der sie schnell wiedergefunden werden können. Genau passiert in den wenigsten Fällen. Weil
- es vergessen wird,
- niemand Lust hat, die Inhalte zusammenzufassen,
- direkt das nächste Treffen ansteht.
Und wenn doch jemand die Inhalte und Erkenntnisse dokumentiert, dann finden sich im Zweifel nicht alle in der Zusammenfassung wieder. Daher mein Praxistipp #3:
Dokumentieren Sie die Zusammenfassung gemeinsam. Fragen Sie am besten am Ende des Meetings: “Was war deine wichtigste Erkenntnis?”
Bei Online Meetings lassen sich die Erkenntnisse bspw. im Chat sammeln. Wenn dann noch alle gleichzeitig auf “Senden” klicken, hat man nicht nur ein Protokoll mit den wichtigsten, sondern mit sämtlichen Perspektiven berücksichtigt. Das Ganze dauert meist nur eine Minute, bietet neben der Dokumentation aber den positiven Effekt, dass am Ende der Besprechung jeder eben diese noch einmal reflektiert und für sich erkennt, was für sie oder ihn am wichtigsten war.
Persönliche Haltung zum Meeting
Immer wieder nehme ich wahr, dass Menschen Meetings mit Konsumentenhaltung betreten, sich hinsetzen, zurücklehnen und warten, bis der Kinofilm beginnt. Natürlich hat der oder die Moderierende eine besondere Verantwortung dafür, dass der Austausch gelingt und zum Ziel geführt wird. Gleichzeitig trägt aber auch jeder einzelne Teilnehmer dazu bei, wie das Treffen abläuft.
Die innere Haltung ist ein weitestgehend unterschätzter Faktor. Gehe ich zu einem Termin mit der Haltung “Nicht noch ein Meeting …”, “Wird eh nichts bringen…”, oder denke ich mir “Wie schön: Hier nehmen sich jetzt 7 Menschen Zeit, um wichtige Themen gemeinsam zu besprechen”?
Tipp #4: Hinterfragen Sie Ihre Haltung vor einem Treffen. Eine positive Haltung kann ein wesentlichen Unterschied machen und so auch aktiv zur Zielerreichung beitragen.
Fazit
Es gibt viele Möglichkeiten, Meetings besser zu gestalten. So mancher Austausch muss gar nicht erst stattfinden, andere Treffen lassen sich kürzer terminieren und grundsätzlich ist die Orientierung an Zielen sehr sinnvoll. Die genannten Tipps sind ein guter Anfang auf dem Weg zu besseren Meetings. Idealerweise sollten sie für sich herausfinden, was für Sie gut und was bei Ihnen nicht funktioniert. Dabei reicht es aus, mit einem Punkt zu beginnen. Schritt für Schritt werden Ihre Treffen besser. Versprochen!
Hinweise:
[1] Hier finden Sie eine kostenlose Leseprobe von Mit hybriden Teams mehr erreichen – Werkzeuge, Methoden und Praktiken für gelungene Zusammenarbeit auf Distanz.
Wenn Ihnen der Beitrag gefällt oder Sie darüber diskutieren wollen, teilen Sie ihn gerne in Ihrem Netzwerk.
Sonja Hanau
Sonja Hanau tut alles dafür, damit es weniger, dafür aber bessere Meetings gibt. Seit mehr als zehn Jahren unterstützt die Wirtschaftsinformatikerin Menschen bei der Entfaltung von Potenzialen und der Erreichung von Zielen. Sie begleitet Unternehmen bei der Entwicklung einer Kultur der Zusammenarbeit. In ihren Vorträgen und Workshops verbindet sie Moderations- und Technikkompetenz mit Leichtigkeit und Humor.