Quo vadis, Meeting-Kultur?

Wie viel Zeit verbringen Sie wohl pro Jahr in Meetings? 50 Stunden? 100 Stunden? Laut einer Studie¹ verbringen Büroangestellte 198 Stunden pro Jahr in Meetings. Das sind fast 25 Arbeitstage im Durchschnitt. Viel Zeit. Dummerweise verlaufen viele dieser Meetings höchst ineffizient, so dass es nicht überrascht, wenn  8 von 10 Teilnehmern angeben, ihre Arbeitszeit am Arbeitsplatz produktiver nutzen zu können.

„Aber wir brauchen doch Meetings zum Austausch!“ wird gerne entgegnet. Wirklich? Brauchen wir wirklich so viele, ineffiziente Meetings? Denken wir einmal darüber nach, ob wir Meetings, so wie sie heute tagtäglich tausendfach passieren, wirklich brauchen, oder ob wir sie nicht zumindest besser machen können!

Wann sind Meetings ineffizient?

Montagmorgen, neun Uhr. Irgendein Büro in Deutschland. Ein Chef kommt gerade zur Arbeit und betritt den Meetingraum.

Alle: „Guten Morgen.“
Chef: „Morgen. So, um was geht’s heute?“

Extrem abgedroschen und trotzdem verwette ich mein Jahresgehalt darauf, dass dies genau so passiert. Jeden Tag. Das ist übrigens genau der Punkt, an dem ein Meeting sofort abgebrochen werden sollte. Alles danach ist verschwendete Zeit.

Ein Meeting ist dazu da, um konkrete Ergebnisse zu erarbeiten. Dies bedingt aber, dass alle darauf vorbereitet sind, ein Ergebnis zu erarbeiten und alle Anwesenden genug mit der Materie vertraut sind, um einen entsprechenden Beitrag zu leisten. Und hier beginnt schon die Krux!

Wenn man sich umhört, warum Meetings ineffizient sind und für die meisten Teilnehmer keinen Wert liefern, wird man viele Antworten bekommen, die im Kern eine Aussage treffen:

Meetings sind ineffizient,

• wenn es kein klares Ziel gibt,
• dadurch auch keine Vorbereitung getroffen werden konnte,
• der Fokus aufgrund schlechter oder fehlender Moderation verrutscht,
• man in absurde „Was wäre wenn…“ Fälle abdriftet,
• die Anwesenden abgelenkt sind oder
• gar die falschen Teilnehmer im Meeting sitzen und
• keine Ergebnisse erzielt werden.

Natürlich gibt es noch viele weitere Faktoren, die eine Besprechung ineffizient oder gar obsolete werden lassen.

Brauchen wir diesen Termin?

Die Frage, die man sich, meiner Meinung nach, ganz klar als Erstes stellen sollte, lautet:

Brauchen wir diesen Termin?

Mal ehrlich, wer stellt sich denn diese Frage ganz bewusst, wenn er ein Meeting organisiert?

Meist ist es doch so, dass Meetings auf Sätze wie: „… dafür brauchen wir ein Meeting.“ oder „…das sollten wir mal gemeinsam in einem Termin besprechen.“ folgen. Es gibt sogar Meetings, die sich aus Protokollen als To-Do ergeben: „Folgemeeting organisieren.“

Aber BRAUCHEN wir diese Meetings wirklich?

Aus meiner Sicht nicht, denn

• Informationen lassen sich mit geeigneten Methoden wesentlich breiter und effektiver streuen.
• die Erarbeitung eines gewissen Sachverhalts lässt sich in kollaborativer Arbeitsweise wesentlich effizienter bewerkstelligen.
• Feedback lässt sich auf unkompliziertere Art einholen.
• Entscheidungen lassen sich häufig wesentlich objektiver treffen, wenn gerade kein direkter Kontakt herrscht.

Der Weg zur Wertschöpfung

Also einfach weg mit den Meetings, Terminen, Besprechungen?

JA, ABER …

… es gibt auch Anliegen, die definitiv einen persönlichen Kontakt brauchen.

• Brainstormings,
• Diskussionen,
• Konfliktbewältigungen, …

Aufgrund des sehr kreativen Charakters solcher Ereignisse, ist es in meinen Augen unerlässlich den direkten Kontakt mit den Beteiligten zu haben. Diese Besprechungen haben meist großen Einfluss auf nachfolgende Maßnahmen oder gar Strategien. Und genau dafür sollte unsere wertvolle Zeit auch genutzt werden: zur Wertschöpfung! Wenn wir alle konsequent daran arbeiten, und uns dies immer wieder bewusst machen, dann bin ich mir sicher, wären in einem Jahr 75% aller Meetings, Termine, Besprechungen und Standups abgeschafft. Da wette ich gleich nochmals ein Jahresgehalt darauf … 😉

Bis dahin ist es aber ein langer, beschwerlicher Weg für Unternehmen und ihre Mitarbeiter. Meist hat der Einzelne auch gar nicht die Möglichkeit zur Einflussnahme. Und trotzdem glaube ich, dass sich in Organisationen diesbezüglich etwas ändern kann. Wir müssen anfangen, selbst konsequent zu sein und unsere „eigenen Regeln“ aufstellen. Das ist die Basis, für eine gesunde Meeting-Kultur, die sich mit viel Mühe und Aufwand entwickeln kann. Wenn Amazon, Google und Facebook hier für viele Unternehmen als Vorbild dienen, gehe ich davon aus, dass auch jedes andere Unternehmen eine sinnvolle und effiziente Meeting-Kultur schaffen kann.

Der Kern: klare Regeln

Den Kern für eine gesunde Meeting-Kultur bilden klare Regeln, an die Sie sich selbst halten und die idealerweise auch als allgemeine Besprechungsregeln fungieren. Hier sind meine Vorschläge für solche Regeln:

1. Machen Sie sich als Einlader / Organisator Ihr Ziel für das Meeting klar.

Möchten Sie eine Entscheidung herbeiführen?
Benötigen Sie jemand zum Challengen?
Möchten Sie Informationen einholen?
Kommunizieren Sie Ihre Ziel vorab an die Teilnehmer und weise Sie jedem eine Rolle zu.

2. Eine Agenda mit definierten Abschnitten und einer Timebox ist unerlässlich.

Lassen Sie die Agenda frühzeitig allen Teilnehmern zukommen.
Bitten Sie um entsprechende Vorbereitung auf das Meeting.
Nehmen Sie sich zu Beginn des Meetings fünf Minuten Zeit, um allen Teilnehmern den Sinn und Ziel des Meetings nochmal vor Augen zu führen.
Fragen Sie, ob allen die Zielstellung klar ist.
Nehmen Sie sich den letzten Timeslot, um Ergebnisse zu dokumentieren, Maßnahmen abzuleiten und ToDos zu vereinbaren.
Konsequente Feedback-Einholung zum Termin (nicht zum Thema!) ist ein Muss!

3. Überlegen Sie sich sehr genau, wer der richtige Teilnehmerkreis ist.

Natürlich hängt der richtige Teilnehmerkreis von Ihrer Zielsetzung ab. Generell gilt: so viele Teilnehmer wie nötig, so wenige wie möglich!
Im kleineren Kreis haben Sie größere Chancen, Ihr Ziel zu erreichen.
Auch ein 1-to-1 Meeting sollte den Meeting-Regeln entsprechen.
Etablieren Sie in Meetings das Gesetzt der zwei Füße. Wer denkt, keinen Mehrwert aus dem Meeting ziehen zu können oder keinen Mehrwert für andere schaffen zu können, darf gehen, ohne Konsequenzen „befürchten“ zu müssen. Die anderen Teilnehmer wiederum dürfen intervenieren und kommunizieren, warum Sie denken, dass die Person bleiben sollte. Die endgültige Entscheidung liegt aber bei jeder Person selbst (dieser Punkt stellt für mich die Königsdisziplin der Meeting-Kultur dar).

4. Mobile Devices sind untersagt bzw. werden nur zum Zwecke des Meetings genutzt.

Diese Regel sollten Sie bereits im Voraus klar kommunizieren.
Dies bedeutet aber auch, dass Sie bzw. der Moderator evtl. für die Dokumentation zuständig sind. Die Teilnehmer sollen sich ja auf den Inhalt des Meetings konzentrieren können. Zusätzlich ersticken Sie mit dieser Regel den Impuls, mal eben kurz eine Email schreiben zu wollen, oder mal kurz einen Fact online nachzuschauen. Auch wenn es hart ist: bestehen Sie darauf! Damit tun Sie sich nicht nur selbst, sondern auch allen anderen Teilnehmern einen großen Gefallen.

5. Ergebnisse sind das wichtigste Ziel eines Meetings.

Dokumentieren Sie Ergebnisse für jeden gut sicht- und einsehbar.
Benennen Sie konkrete Maßnahmen mit Verantwortlichkeiten und Terminen.
Fragen Sie die beteiligten Mitarbeiter, ob jedem die Konsequenzen dieser ToDos klar sind bzw. ob jeder verstanden hat, was zu tun ist und vor allem wofür dies nützlich ist.

Noch ein kleiner Tipp:

Es gibt terminierte Meetings, die zwar gut vorbereitet sind, dann aber kurzfristig verschoben werden. Dienstag kann Teilnehmer A nicht, Donnerstag ist Teilnehmer B aus dem Haus, usw.  Sollte dies mit einem von Ihnen organisierten Termin passieren, stellen Sie sich offen die Frage, ob der Zeitpunkt für das Meeting und das Thema richtig gewählt sind. Manchmal verliert ein eigentlich wichtiges Thema an Priorität, weil der Zeitpunkt nicht passt. Es schwelen schlicht zu viel andere Themen im Unternehmen oder in der Abteilung, die bei den Teilnehmern derzeit Vorrang haben. In einem solchen Fall würde ich Ihnen empfehlen, den Termin einfach abzusagen. Das ist wesentlich gesünder, als den Termin immer wieder von einer Woche in die nächste zu verschieben.

Fazit

Es gibt wohl viele Wege, die wir beschreiten können, um eine gesunde und effiziente Meeting-Kultur zu entwickeln, und damit unnötige Termine aus unserem Alltag zu verbannen. Ich denke das Wollen ist der größte Faktor an dem Ganzen. Gefolgt von der Disziplin. Und auch mal das Aushalten, wenn man schief angeschaut wird, weil man den Teilnehmern eben deutlich macht, dass das Meeting gewissen Regeln folgt.

Argumente haben wir für solche Vorgehensweisen mehr als genug. Und ich bin mir sicher, dass jeder der regelmäßig an Meetings teilnimmt, diese auch voll und ganz nachvollziehen kann, weil er selbst schon oft in ineffizienten Meetings saß. Machen wir Schluss mit schlechten, ineffizienten Meetings. Entwickeln wir eine sinnvolle Meeting-Kultur. Der Mehrwert, den wir damit generieren, ist es im wahrsten Sinne des Wortes wert!

Hinweise:

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[1] Studie: Meetings sind verschwendete Zeit

Tamara-Jane Schickle hat zwei weitere Beiträge im t2informatik Blog veröffentlicht:

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