Transparenz in Organisationen

Wieso, weshalb, warum Transparenz?

Achtsamkeit, Wertschätzung, Unternehmensdemokratie, New Work und New Pay – es gibt viele Begriffe, die sich mit dem Miteinander im Berufsleben und allgemein betrachtet auch mit dem Leben in unserer Gesellschaft beschäftigen. Fast könnte man meinen, die ganze Welt redet nur noch über neue Formen der Arbeit und die Ermächtigung der Mitarbeitenden, eigenverantwortlich zu arbeiten. Diese Eigenverantwortung erfordert von Organisationen das Vertrauen in die Kompetenzen und den guten Willen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Eine Organisation besteht aus einzelnen Menschen, d.h. nicht nur die abstrakte Firma muss dieses Vertrauen aufbringen, sondern auch jede einzelne involvierte Person. Wenn Sie also bspw. in Ihrer Firma nach mehr Mitbestimmung, nach Offenlegung der Gehälter, Diversität oder nach New Work rufen, bedeutet dies für Sie, dass Sie Ihren Kolleginnen und Kollegen und deren Meinungen und Entscheidungen vertrauen müssen. Und wie kann Vertrauen entstehen? Vielleicht durch Transparenz.

Was verbinden Menschen mit Transparenz in Organisationen?

Die meisten Menschen finden Transparenz „gut“. Sie setzen Transparenz mit frei zugänglichen Informationen, mit offener Kommunikation und Partizipation, und manchmal sogar mit Rechenschaft gleich. Mitarbeitende wünschen sich in Unternehmen häufig

• mehr Einblick in Entscheidungen und Abläufe,
• eine bessere Versorgung mit Informationen,
• mehr Eigenverantwortung und Beteiligung.

Doch ist Transparenz immer gut? Kann es nicht auch sein, dass eine Geschäftsleitung Informationen bewusst für sich behält, um Mitarbeiter zu schützen, um Sorgen und Stress zu vermeiden? Ist Intransparenz unter Umständen auch gut und manchmal sogar zielführender? Hier gehen die Meinungen natürlich weit auseinander, doch wenn die Existenz einer Information bekannt wird und Spekulationen entstehen, verkehrt sich die beabsichtigte Wirkung ins Negative. Dann ist Transparenz  sicherlich gut, selbst wenn die Information an sich negativ ist.

Wer benötigt welche Information?

Stellen Sie sich folgendes Szenario vor:

• Mitarbeiter Heiko benötigt die Informationen A, B und C.
• Mitarbeiter Andreas benötigt für seine Tätigkeiten die Informationen A und C.
• Mitarbeiter Conny benötigt die Information D.

Wie verteilen Sie die Informationen? Woher wissen Sie, wer welche Information benötigt? Bei Heiko, Andreas und Conny können Sie sich vermutlich noch merken, wer an welchen Informationen Interesse hat. Was ist aber, wenn Olaf, Lars, Marc, Martin, Mark, Marcus und Maike auch noch mitwirken? Bei drei Mitarbeitenden klappt die Informationsversorgung bestimmt, bei zehn Mitarbeitenden vielleicht auch noch. Bei 20, 40 oder 100 Personen aber vermutlich nicht mehr. Hier ergibt ein geregelter Zugang zu Informationen Sinn.

Informationen gelten nicht umsonst als Holschuld. Die genannten Informationen A, B, C und D sind sehr abstrakt. Wer sich für welche Informationen interessiert, können Sie im Zeitalter von Conversion, Cookies und Counter relativ leicht ablesen. Sie können auch einfach einen kleinen Test ohne technische Hilfsmittel machen:

Gibt es eine Information, die Sie in Ihrem Umfeld regelmäßig verteilen? Einen Statusbericht zum Monatsende, eine aktualisierte Risikomatrix beim Passieren eines Meilensteins oder diverse Meeting-Protokolle?

Was passiert, wenn Sie die Information nicht verteilen? Wer spricht Sie auf die fehlende Information an? Werden Sie gar nicht darauf angesprochen, könnte es daran liegen, dass die Informationen bestenfalls ungelesen abgelegt werden. Sprechen Sie einzelne Mitarbeitende darauf an, dann wissen Sie genau, wer Interesse an den Informationen hat. Vielleicht sind es wieder nur drei Mitarbeiter, so dass Sie beurteilen sollten, ob sich der Aufwand und die gewonnene Transparenz die Waage halten.

Zeitpunkt und Menge der Transparenz

Haben Sie schon einmal eine Information erhalten, für die Sie sich grundsätzlich interessieren, die Sie dann aber dennoch ignoriert, abgelegt oder gar gelöscht haben?

Natürlich passiert dies immer wieder. Was im Bereich von Social Media oft als „best time to engage“ bezeichnet wird, gibt es auch bei der Zusammenarbeit im Unternehmen:

• Der Zeitpunkt ist ein wesentlicher Aspekt bei Transparenz.
• Genauso wie die Menge der Informationen.

Führt das eigenverantwortliche Arbeiten von Kolleginnen und Kollegen zu übertriebener Abstimmung und Kommunikation, zu vielen Meetings, Mails und Dokumenten, wird die Transparenz schnell nicht mehr als „gut“ empfunden.

Wer sich mit operativen Aufgaben beschäftigt, hat nicht permanent Zeit, sich mit 5-Jahres-Plänen zu beschäftigen. Eigenverantwortung bedeutet also auch, nicht nur selbst mit vielen Informationen umzugehen, sondern auch den Umgang der Kolleg:innen mit Informationen zu betrachten. In anderen Worten: Transparenz muss einen konkreten Nutzen stiften.

Interessanterweise kann sich dieser Nutzen auch im Laufe der Zeit verändern. Zu Projektbeginn ist der Austausch über Projektziele und Ideen sehr wichtig. Die Kommunikation darüber fördert das Engagement der Mitarbeiter, die Transparenz stärkt das Miteinander und stiftet Sinn. Im Laufe des Projekts, bei drohenden Deadlines, beim Umgang mit zahlreichen Änderungswünschen, müssen Sie dann aber vermutlich die Informationsmenge anpassen. Dies gelingt durch kleine Tests (wie oben beschrieben) oder durch konkrete Absprachen mit den Kollegen und Mitarbeiterinnen.

Individuelle Transparenz

Beim eigenverantwortlichen Arbeiten in Projekten und Organisationen ist Kommunikation sehr wichtig. Wie wichtig sie aber für einen einzelnen Mitarbeitenden ist, entscheidet letztlich die konkrete Person. Auch bei der Transparenz ist das Individuum maßgeblich.

• Bietet Transparenz für Sie Chancen?
• Sehen Sie die Vorteile und sind Sie bereit auch für Transparenz in Ihrem Umfeld, bei Mitarbeitern und Kolleginnen zu sorgen?
• Ist es für Sie in Ordnung, wenn die Wahl von Vorgesetzten öffentlich stattfindet und somit jeder weiß, für wen Sie gestimmt haben?
• Wären Sie damit einverstanden, wenn ein Entwickler wüsste, dass Sie das dreifache Gehalt bekommen?

Bei der persönlichen Forderung nach Transparenz stellt sich stets die Frage, was möchte ich warum wissen und was bin ich selbst bereit über mich und von mir preiszugeben.

Bei der Beurteilung von Transparenz in Zeiten von Achtsamkeit, Wertschätzung, Unternehmensdemokratie, Diverstität, New Work und New Pay ist es auch sehr wichtig, die Meinung von Kolleginnen und Kollegen zu akzeptieren. Wenn neun von zehn Mitarbeitenden bereit sind, ihr Gehalt zu veröffentlichen, muss sich dann die zehnte Person fügen oder wäre es nicht viel gesünder für das Unternehmen, wenn sich die neun Mitarbeitenden zurücknehmen?

Es wird immer Mitarbeiter und Kolleginnen geben, die Probleme mit persönlicher Transparenz haben. Sie haben schlechte Erfahrungen gemacht, wollen sich nicht „gläsern“ und angreifbar machen. Transparenz ist für solche Mitarbeitende eher Risiko als Chance. Transparenz kann somit zwei Seiten haben, eine positive und eine negative. Im Sinne von Achtsamkeit und Wertschätzung ist das eine sehr wichtige Erkenntnis.

Hinweise:

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Das 7-S-Modell der Unternehmensberatung McKinsey gliedert eine Organisation in 7 Elemente, die wesentlich für den Erfolg einer Unternehmung sind. Interessanterweise ist Transparenz kein entsprechendes Element.

Michael Schenkel hat im t2informatik Blog weitere Beiträge  veröffentlicht, u. a.